Restare in contatto con gli altri quando si lavora da remoto

 Cosa imparerai a fare

Come comunicare con il tuo team remoto, gestire i tuoi impegni e seguire le best practice quando lavori da remoto.

Che cosa ti serve

10 minuti

 Un account Google Workspace. Non ce l'hai? Inizia oggi la tua prova di 14 giorni.

In questo tutorial

Comunicare con il team  Gestire i tempi dedicati alla casa e al lavoro Seguire le best practice per restare in contatto

1 Comunicare con il team

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1.1 Creare una mailing list

Se non lo hai ancora fatto, crea una mailing list di Google Gruppi per te e per il tuo team. Usa l'indirizzo email del gruppo per inviare aggiornamenti di stato e condividere con tutti risorse, dai calendari del team ai documenti di Drive, in una sola operazione.

1. Accedi a Google Gruppi.
2. In alto, fai clic su Crea gruppo.
3. Inserisci le informazioni e scegli le impostazioni per il gruppo. Guida di riferimento alle impostazioni.
4. Fai clic su Crea gruppo.

Devi attendere qualche minuto perché il nuovo gruppo risulti attivo e sia possibile inviare un messaggio al gruppo stesso. In caso contrario, potresti ricevere una notifica che indica che non è stato possibile consegnare il messaggio.

1.2 Creare uno spazio di Chat

Con Google Chat puoi conversare con i tuoi colleghi di lavoro, condividere file e altre risorse online e collaborare a progetti di gruppo.

 

 

 

1.3 Creare una cartella del team condivisa

I Drive condivisi sono spazi in cui i team possono archiviare, cercare e accedere ai file ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo.

1. Apri Google Drive.
2. A sinistra, fai clic su Drive condivisi.
3. In alto, fai clic su Nuovo .
4. Inserisci un nome e fai clic su Crea.

Dopo aver creato il Drive condiviso, scopri come creare cartelle, aggiungere e modificare file e condividere file.

1.4 Organizzare riunioni video

Puoi partecipare a riunioni video o avviarle direttamente da Gmail in un browser web. Altrimenti, puoi avviare una riunione istantanea da un dispositivo mobile o da un browser web su computer utilizzando Google Meet. Se qualcuno ti invia il link a una riunione, fai clic sul link per partecipare. 

Nota: a una riunione video di Meet puoi aggiungere persone interne o esterne all'organizzazione. Chiunque sia stato incluso nell'evento di Calendar o sia stato invitato durante la riunione video (inclusi gli invitati esterni) può partecipare automaticamente. In alternativa, qualcuno della tua organizzazione deve concedere l'accesso agli invitati esterni che tentano di partecipare alla riunione. Scopri come aggiungere persone a una riunione video.

Avviare una riunione video da Gmail

1. Apri Gmail e, nella barra laterale, fai clic su MeetNuova riunione.
   Nota: se non vedi Meet in Gmail, controlla le impostazioni di Gmail.
2. Nella finestra Condividi la tua nuova riunione, fai clic su Partecipa.
3. Se vuoi partecipare utilizzando la videocamera del computer per il video e il microfono per l'audio, fai clic su Partecipa.
4. Se vuoi connetterti via telefono, fai clic su Partecipa e usa un telefono per l'audio, quindi segui le istruzioni visualizzate sullo schermo.

   Puoi utilizzare questa funzionalità solo se è supportata dalla tua organizzazione. Per assistenza, contatta il tuo amministratore. 

   Se partecipi alla riunione utilizzando il telefono, puoi comunque usare il computer per il video. Per informazioni dettagliate, vedi Utilizzare il telefono per l'audio in una riunione video.

Partecipare a una riunione video da Gmail

1. Apri Gmail e fai clic su Meet nella barra laterale.
2. Scegli un'opzione:
   • Fai clic su Nuova riunione per avviare una nuova riunionePartecipa.
   • Fai clic su Partecipa a una riunione e inserisci il nickname o il codice riunionePartecipa.
   • Per partecipare a una riunione pianificata, posiziona il puntatore del mouse su una riunione in Le mie riunioniPartecipa.

Utilizzare Meet sul web

1. In un browser web, inserisci https://meet.google.com.
2. Fai clic su Nuova riunioneAvvia una riunione adesso.
3. Per aggiungere una persona a una riunione, scegli un'opzione nella finestra popup che viene visualizzata:
   • Fai clic su Aggiungi altri e scegli un'opzione:
     • Nella sezione Invita, seleziona un nome o inserisci un indirizzo email e fai clic su Invia email.
     • Nella sezione Chiama inserisci un numero di telefono e seleziona Chiama .
   • Fai clic su Copia e incolla i dettagli della riunione in un'email o in un'altra app.

Nota: puoi inviare un link alla riunione a persone esterne all'organizzazione, ma potrebbe essere necessario che una persona della tua organizzazione conceda loro l'accesso alla riunione video.

Utilizzare Meet su un dispositivo mobile

Scaricare l'app Google Meet

1. Accedi al Play Store.
2. Scarica e installa l'app Google Meet .
3. Per aprire l'app sul dispositivo, tocca l'app Google Meet .

Se hai più dispositivi, puoi avviare la riunione video su un dispositivo e continuarla su un altro. Le riunioni si sincronizzano automaticamente su tutti i dispositivi.

Avviare una riunione utilizzando l'app Google Meet

1. Apri l'app Meet .
2. Per avviare una riunione, scegli un'opzione:
   • Tocca Nuova riunioneAvvia una riunione adesso.
   • Tocca Partecipa con un codiceinserisci un codice riunione e quindi tocca Partecipa.

1.5 Condividere lo schermo durante le riunioni video

Gli organizzatori di riunioni con Google Workspace for Education possono impedire ai partecipanti di condividere il loro schermo. 

Nel corso di una riunione, puoi mostrare tutto il tuo schermo o solo una finestra specifica per condividere documenti, presentazioni, fogli di lavoro e molto altro. Allega una presentazione o altre risorse all'evento di Calendar in modo che siano disponibili per le persone che partecipano alla riunione video di Meet.

1. Partecipa a un riunione video di Meet.
2. In basso, fai clic su Presenta ora .
3. Seleziona Una scheda, Una finestra o Il tuo schermo intero.
   • Se presenti una scheda di Chrome, l'audio della scheda verrà condiviso per impostazione predefinita.
   • Per presentare un'altra scheda:
     1. Seleziona la scheda che vuoi presentare.
     2. Sul banner, fai clic su Condividi questa scheda invece.
   • Se scegli una presentazione di Presentazioni tramite una scheda, puoi controllarla in Meet.
4. Fai clic su Condividi.
5. (Facoltativo) Per staccare la presentazione e visualizzarla come riquadro, fai clic su Sgancia .
   Ora puoi trovare più partecipanti durante la presentazione.

Suggerimenti:

• Se la videocamera è accesa, i partecipanti possono vedere il tuo schermo mentre presenti.
• Per avviare presentazioni migliori e per evitare il mirroring, condividi una nuova finestra o una scheda specifica, anziché la finestra della riunione.
• Per condividere l'audio, devi selezionare Condividi una scheda di Chrome o Condividi questa scheda.

Se la tua videocamera è attiva, i partecipanti continueranno a vedere il tuo video mentre esponi la presentazione.

Durante la riunione puoi anche utilizzare la funzionalità di chat integrata per condividere note e link a materiali di riferimento. Vedi Inviare messaggi di chat ai partecipanti a riunioni video.

2 Gestire i tempi dedicati alla casa e al lavoro

2.1 Impostare l'orario di lavoro

Quando si lavora da casa, è importante trovare un equilibrio tra il lavoro e la vita domestica. Organizza il tuo calendario in modo che tutti sappiano quando sei disponibile per una riunione. Puoi modificare le tue impostazioni di Google Calendar in modo che gli organizzatori sappiano quando devono riprogrammare un dato evento per un momento più opportuno.

Nota: Google Chat indica quali sono le persone per cui è impostato lo stato fuori sede in Google Calendar. Se apri una chat con una persona che non è in ufficio, Chat indica che il suo stato è fuori sede. Ulteriori informazioni sullo stato fuori sede.

1.  Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. A sinistra, nella sezione "Generali", fai clic su Orario di lavoro.
   • Suggerimento: se l'amministratore ha attivato il luogo di lavoro, fai clic su Orario e luogo di lavoro. Scopri di più sull'amministratore.
4. Nella sezione "Orario di lavoro", fai clic su Abilita orario di lavoro.
5. Seleziona i giorni in cui lavori gli orari in cui lavori.
6. Puoi suddividere gli orari in cui lavori in base a quando sei disponibile.
   • Per aggiungere più di un periodo di tempo alla tua giornata di lavoro, fai clic su Aggiungi accanto a un giorno della settimana.
   • Per rimuovere un periodo di tempo, fai clic su Rimuovi .

Suggerimento: quando aggiungi l'orario di lavoro, l'ora di inizio deve precedere l'ora di fine.

Calendar potrebbe suggerire orari di lavoro basati sul tuo fuso orario, sui modelli di lavoro nel tuo paese e sulla tua pianificazione. Puoi accettare, rifiutare o modificare questi suggerimenti. Scopri di più su Calendar in fusi orari diversi.

Se una persona ti invita a un evento al di fuori di questi orari, verrà visualizzata una notifica che la informa che l'evento non rientra nel tuo orario di lavoro.

2.2 Comunicare la propria disponibilità

Fai sapere al tuo team se non sarai disponibile per qualche tempo. Pubblica un messaggio in uno spazio di Chat dedicato agli spostamenti del team o invia una breve email. Se hai intenzione di assentarti per alcune ore o giorni, imposta un risponditore automatico "Fuori sede" in Gmail. Puoi anche configurare un calendario condiviso dove vengono indicate le date in cui i membri del team sono fuori sede.

Creare un calendario condiviso

Puoi creare nuovi calendari solo da un browser e non dall'app Google Calendar. Una volta creato il calendario, puoi trovarlo sia nel browser sia nell'app.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. A sinistra, accanto ad "Altri calendari", fai clic su Aggiungi altri calendari Crea nuovo calendario.
3. Aggiungi un nome e una descrizione per il tuo calendario.
4. Fai clic su Crea calendario.
5. Se vuoi condividere il tuo calendario, fai clic su di esso sulla barra a sinistra, quindi seleziona Condividi con persone specifiche.

Condividere un calendario

1. Sul computer, apri Google Calendar. Non puoi condividere calendari dall'app Google Calendar.
2. A sinistra, trova la sezione "I miei calendari". Per espanderla, fai clic sulla Freccia giù .
3. Passa il mouse sopra il calendario da condividere e fai clic su Altro Impostazioni e condivisione.
4. Nella sezione "Condividi con persone o gruppi specifici", fai clic su Aggiungi persone e gruppi.
5. Aggiungi l'indirizzo email di una persona o di un gruppo Google. Utilizza il menu a discesa per modificare le impostazioni di autorizzazione. Scopri di più sulle autorizzazioni di accesso.
6. Fai clic su Invia.
7. Per aggiungere il calendario al suo elenco, il destinatario deve fare clic sul link inviato via email. Scopri come aggiungere il calendario di qualcun altro.

Suggerimento: per condividere un calendario di cui non hai la proprietà, devi chiedere al proprietario di concederti l'autorizzazione "Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione".

Impostare una sveglia

Al termine della giornata lavorativa, ricordati di spegnere i dispositivi per staccare. Puoi utilizzare l'app Orologio su qualsiasi dispositivo Android.

1. Apri l'app Orologio del telefono.
2. Tocca Sveglia.
3. Scegli una sveglia:
   • Per aggiungere una sveglia, tocca Aggiungi .
   • Per reimpostare una sveglia, tocca l'ora corrente.
4. Imposta un'ora per la sveglia.
5. Tocca FineSalva.

2.3 Condividere gli aggiornamenti di stato e definire gli obiettivi

Quando lavori da remoto, comunicare diventa ancora più importante. Condividi gli aggiornamenti di stato giornalieri e imposta obiettivi settimanali in un piano di progetto del team condiviso.

Condividi rapide riunioni virtuali quotidiane: comunica aggiornamenti ai tuoi colleghi tramite Meet, email o Chat.

Imposta obiettivi settimanali: usa un piano di progetto del team per definire gli obiettivi e assegnare priorità alle attività lavorative. Scopri di più su come creare piani di progetto dinamici con Fogli Google.

3 Seguire le best practice per restare in contatto

3.1 Suggerimenti sulle videoconferenze per le riunioni da casa

Configurare e verificare la connessione a Internet domestica

• Collegati a Internet utilizzando un cavo Ethernet, se disponibile. In caso contrario, utilizza una connessione Wi-Fi a 5 GHz (il Wi-Fi a 2,4 GHz è più utilizzato e potrebbe comportare connessioni video più deboli).
• Se utilizzi il Wi-Fi, crea una riunione di prova per accertarti che la qualità del segnale sia sufficiente dalla posizione in cui lavorerai. Posizionati su una traiettoria priva di ostacoli rispetto al router per ottenere una ricezione ottimale. 
• Se la connessione sembra lenta, esegui un test di velocità per assicurarti che la velocità di caricamento e download sia di almeno 3,2 Mbps.
• Per assicurarti che la larghezza di banda sia sufficiente, limita le altre attività su Internet in casa durante le videoconferenze.

Cuffie, microfono e fotocamera

• Prendi in considerazione l'utilizzo di cuffie o auricolari per creare un audio ottimale e ridurre la possibilità che ci sia eco durante la riunione.
• Se intendi usare la tastiera mentre parli, prendi in considerazione l'utilizzo di un microfono esterno, come un microfono con auricolare o un microfono USB per podcast.
• Gli auricolari e i microfoni con fili producono spesso una qualità audio migliore rispetto a quelli wireless.
• Esegui l'upgrade al firmware di cuffie, microfono e fotocamera più recente fornito dal produttore.
• Assicurati che Meet stia utilizzando le fotocamere, i microfoni e gli altoparlanti corretti. Ad esempio, anche se indossi le cuffie, è possibile che Meet stia utilizzando in realtà il microfono integrato nel dispositivo.
  • Cambiare le impostazioni audio e video del computer
  • Cambiare la videocamera o l'audio del dispositivo mobile per Meet

Scegliere l'ambiente giusto

• Siediti in un'area ben illuminata, preferibilmente con la luce davanti anziché alle spalle, per evitare che si crei un'ombra. Fai una riunione di prova con un collega per verificare la posizione della fotocamera e l'illuminazione ottimali.
• Durante le riunioni di lavoro, gli sfondi semplici e le stanze ordinate e curate tendono ad avere un aspetto più professionale.
• I luoghi con un rumore di fondo minimo funzionano meglio, ma se ti trovi in una zona rumorosa, puoi disattivare il microfono quando non parli. Inoltre, puoi utilizzare la funzionalità dei sottotitoli di Meet per visualizzare i sottotitoli in tempo reale.

Risolvere i problemi di lentezza del dispositivo o di rallentamento delle prestazioni

• Aggiorna il computer alla versione più recente del sistema operativo.
• Valuta la possibilità di avviare la presentazione da un secondo laptop, se ne hai uno, o da uno smartphone (utilizzando l'app Meet per iOS o Android), per distribuire l'utilizzo della CPU.
• Eventuali software o hardware che esaminano o alterano il traffico associato a Meet (come firewall locali e software antivirus) potrebbero avere un impatto negativo sulla qualità video. Attenzione: evita che questi strumenti interferiscano con le tue riunioni. 
• Utilizza un solo monitor. Due o più monitor possono causare un carico elevato su CPU e GPU.

  Se continui ad avere problemi con la qualità della riunione video di Meet, vedi Risolvere i problemi di qualità video e audio in una riunione oppure segnala un problema.

3.2 Aggiungere fusi orari al calendario

Se lavori con un team da remoto, puoi vedere che ore sono negli altri paesi aggiungendo gli orologi internazionali al tuo calendario. Aggiungi i fusi orari al tuo calendario per sapere quando organizzare eventi con membri del team dislocati in varie parti del mondo.

Nota: se il diverso fuso orario impedisce a qualcuno di partecipare a una riunione, puoi registrarla e condividerla in un secondo momento. Scopri come registrare una riunione.

Aggiungere orologi internazionali a Calendar

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. In "Orologio internazionale", fai clic su Mostra orologio internazionale.
4. Fai clic su Aggiungi fuso orario  e scegli i fusi orari da visualizzare. 

Aggiungere un fuso orario a Calendar

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. Nella sezione "Fuso orario", fai clic su Mostra fuso orario secondario.
4. Fai clic su Fuso orario secondario e scegli il tuo fuso orario.

Cambiare il tuo fuso orario

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. In "Fuso orario," fai clic su Fuso orario principale e scegli il tuo fuso orario.

Nota: se stai organizzando una riunione e devi trovare un orario adatto a tutti, usa gli orari suggeriti per le riunioni.

3.3 Configurare sessioni interattive di domande e risposte durante le presentazioni

Gli organizzatori di riunioni con Google Workspace for Education possono impedire ai partecipanti di condividere il loro schermo. 

Se stai presentando durante una riunione video di Meet, puoi configurare Domande e risposte interattive utilizzando Presentazioni. I partecipanti possono digitare le domande in una finestra separata, in modo da non interrompere la presentazione o intervenire mentre sta parlando qualcun altro.

1. Apri una presentazione Google.
2. In alto, accanto a Slideshow , fai clic sulla Freccia giù .
3. Fai clic su Visualizzazione presentatore.
4. Nella nuova finestra, fai clic su Strumenti per il pubblico.
   • Per avviare una nuova sessione, fai clic su Avvia nuova.
   • Per riprendere una sessione recente, fai clic su Continua recente.
   • Per chiudere la sessione di domande e risposte, fai clic sull'opzione On/Off nella finestra di Q&A.
     • Suggerimento: anche se non la disattivi, la sessione di domande e risposte non verrà più visualizzata poco dopo la fine della tua presentazione Google.

Suggerimento: se usi Google Workspace per il lavoro, la scuola o altre organizzazioni, puoi scegliere chi può inviare domande. Nella finestra Visualizzazione presentatore, fai clic su Strumenti per il pubblico. Quindi, accanto a Accetta domande da, fai clic sulla Freccia giù e seleziona un pubblico.

3.4 Condividere e collaborare ai contenuti con il team

Documenta e condividi una quantità di contenuti maggiore di quanto faresti normalmente utilizzando Documenti, Fogli e Presentazioni Google. Ad esempio, usa i commenti per fornire feedback ai membri del team. Questa operazione è più facile se lavori in un team i cui i fusi orari non si sovrappongono troppo.

Aggiungere commenti ai file e assegnare attività

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
2. Fai clic su Aggiungi commento .
3. Inserisci il commento nella casella.
4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Consolidare le risorse in un sito interno

Con Google Sites puoi configurare un sito interno per consolidare le risorse in un hub centralizzato per te e per il tuo team o condividere le ultime informazioni con i tuoi colleghi.

Creare il sito

Scegli un'opzione:

• Nella parte superiore della home page di Sites, fai clic su Vuoto. Se invece vuoi scegliere un modello, fai clic su Galleria modelli e selezionane uno.
• In Google Drive, fai clic su Nuovo AltroGoogle Sites.

Nota: tutti i siti vengono archiviati su Drive. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Drive per organizzare i tuoi file, consulta la Guida introduttiva all'utilizzo di Drive.

_{Google, Google Workspace e marchi e loghi correlati sono marchi di Google LLC. Tutti gli altri nomi di società e prodotti sono marchi delle rispettive società a cui sono associati.}