In contact blijven, ook als u op afstand werkt

 Wat u leert

Hoe u in contact kunt blijven met uw team, uw planning kunt beheren en praktische tips kunt volgen als u op afstand of vanuit huis werkt.

Wat u nodig heeft

10 minuten

Google Workspace-account: Heeft u geen account? Start vandaag uw proefperiode van 14 dagen.

In deze tutorial

In contact blijven met uw team  Uw werk- en privéschema beheren Praktische tips om in contact te blijven

1  In contact blijven met uw team

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwenAlles samenvouwen

1.1 Een mailinglijst maken

Maak een mailinglijst in Google Groepen voor u en uw team als u dit nog niet heeft gedaan. Gebruik het e-mailadres van de groep om statusupdates te sturen en bronnen (zoals teamagenda's en Drive-documenten) met iedereen tegelijk te delen.

1. Log in bij Google Groepen.
2. Klik bovenaan op Groep maken.
3. Geef informatie over en instellingen voor de groep op. Informatie over instellingen
4. Klik op Groep maken.

Wacht enkele minuten totdat de nieuwe groep actief is voordat je een bericht naar de groep stuurt. Als je dat niet doet, krijg je wellicht de melding dat het bericht niet kan worden bezorgd.

1.2 Een chatruimte maken

Met Google Chat kunt u communiceren met uw collega's, bestanden en andere online bronnen delen en samenwerken aan teamprojecten.

 

 

 

1.3 Een gedeelde teammap maken

Gedeelde Drives zijn gedeelde plekken waar teams hun bestanden kunnen openen, opslaan en zoeken, overal en op elk apparaat.

1. Open Google Drive.
2. Klik links op Gedeelde Drives.
3. Klik bovenaan op Nieuw.
4. Voer een naam in en klik op Maken.

Nadat u de gedeelde Drive heeft gemaakt, bekijkt u hoe u mappen maakt, bestanden toevoegt en bewerkt en bestanden deelt.

1.4 Videovergaderingen houden

U kunt videovergaderingen rechtstreeks vanuit Gmail in een webbrowser starten of eraan deelnemen. U kunt ook een directe vergadering starten vanaf een mobiel apparaat of in een webbrowser op een computer met Google Meet. Als iemand u een link naar een vergadering stuurt, klikt u op de link om deel te nemen aan de vergadering.

Opmerking: U kunt mensen binnen of buiten uw organisatie toevoegen aan een Meet-videovergadering. Iedereen die is uitgenodigd in de Agenda-afspraak of tijdens de videovergadering (inclusief externe gasten) kan automatisch deelnemen aan de vergadering. Mensen in uw organisatie moeten toegang geven aan niet-uitgenodigde externe gasten die proberen deel te nemen. Meer informatie over mensen toevoegen aan een videovergadering.

Een videovergadering starten vanuit Gmail

1. Open Gmail en klik in de zijbalk op Meet Nieuwe vergadering.
   Opmerking: Als u Meet niet ziet in Gmail, controleert u uw Gmail-instellingen.
2. Klik in het venster De nieuwe vergadering delen op Nu deelnemen.
3. Als u wilt deelnemen met de camera van uw computer voor video en de microfoon van uw computer voor audio, klikt u op Nu deelnemen.
4. Als u wilt inbellen met een telefoon, klikt u op Deelnemen en een telefoon gebruiken voor audio en volgt u de aanwijzingen op het scherm.

   U kunt deze functie alleen gebruiken als deze wordt ondersteund door uw organisatie. Neem contact op met uw beheerder voor hulp. 

   Als u per telefoon deelneemt, kunt u uw computer nog steeds gebruiken voor video. Zie Een telefoon gebruiken voor audio in een videovergadering voor meer informatie.

Deelnemen aan een videovergadering vanuit Gmail

1. Open Gmail en klik in de zijbalk op Meet.
2. Kies een optie:
   • Klik op Nieuwe vergadering om een nieuwe vergadering te starten Nu deelnemen.
   • Klik op Deelnemen aan een vergadering en voer de bijnaam of code van de vergadering in Deelnemen.
   • Als u wilt deelnemen aan een geplande vergadering, plaatst u de muisaanwijzer op een vergadering onder Mijn vergaderingen Nu deelnemen.

Meet gebruiken op internet

1. Ga in een webbrowser naar https://meet.google.com/.
2. Klik op Nieuwe vergaderingMeteen een vergadering starten.
3. Als u iemand wilt toevoegen aan een vergadering, kiest u een optie in het pop-upvenster dat wordt weergegeven:
   • Klik op Anderen toevoegen en kies een optie:
     • Selecteer onder het gedeelte Uitnodigen een naam of voer een e-mailadres in en klik op Uitnodiging verzenden.
     • Voer in het gedeelte Bellen een telefoonnummer in en klik op Bellen .
   • Klik op Kopiëren  en plak de vergadergegevens in een e-mail of een andere app.

Opmerking: U kunt een link voor de vergadering naar mensen buiten uw organisatie sturen, maar iemand binnen uw organisatie moet ze wellicht toegang geven tot de videovergadering.

Meet gebruiken op een mobiel apparaat

De Google Meet-app downloaden

1. Ga naar de Play Store.
2. Download en installeer de Google Meet-app .
3. Tik op de Google Meet-app om de app op uw apparaat te openen.

Als u meerdere apparaten gebruikt, kunt u de videomeeting starten op het ene apparaat en doorgaan op een ander apparaat. Vergarderingen worden automatisch gesynchroniseerd op alle apparaten.

Een vergadering starten via de Google Meet-app

1. Open de Meet-app .
2. Kies een optie om een vergadering te starten:
   • Tik op Nieuwe vergaderingMeteen een vergadering starten.
   • Tik op Deelnemen met een codevoer de code van de vergadering in en tik vervolgens op Deelnemen.

1.5 Uw scherm delen tijdens videovergaderingen

Organisatoren van vergaderingen met Google Workspace for Education kunnen instellen dat deelnemers niet hun scherm kunnen delen.

Presenteer uw hele scherm of een specifiek venster in een vergadering om documenten, presentaties, spreadsheets en meer te delen. Voeg presentaties of andere bronnen toe aan de Agenda-afspraak zodat deze beschikbaar zijn voor mensen in de Meet-vergadering.

1. Neem deel aan een Meet-videovergadering.
2. Klik onderaan op Nu presenteren .
3. Selecteer Een tabblad, Een venster of Je volledige scherm.
   • Als je een Chrome-tabblad presenteert, wordt de audio van dat tabblad standaard gedeeld.
   • Zo presenteert u een ander tabblad:
     1. Selecteer het tabblad dat u wilt presenteren.
     2. Klik in de banner op In plaats daarvan dit tabblad delen.
   • Als je een Google-presentatie presenteert via een tabblad, kun je de presentatie bedienen via Meet.
4. Klik op Delen.
5. Optioneel: Als je de presentatie wilt losmaken en als tegel wilt tonen, klik je op Losmaken .
   Nu worden er meer deelnemers getoond terwijl je presenteert.

Tips:

• Als je camera aanstaat, is je video actief terwijl je presenteert.
• Voor betere presentaties en om het oneindige spiegeleffect te voorkomen, deel je een nieuw venster of een specifiek tabblad in plaats van het vergadervenster.
• Als je je audio wilt delen, moet je Een Chrome-tabblad delen of Dit tabblad delen selecteren.

Als uw camera aanstaat, blijven deelnemers uw video zien terwijl u presenteert.

Tijdens de vergadering kunt u ook de ingebouwde chatfunctie gebruiken om opmerkingen en links naar referentiemateriaal te delen. Zie Chatberichten sturen naar de deelnemers van een videovergadering.

2  Uw werk- en privéschema beheren

2.1 Uw werktijden instellen

Als u vanuit huis werkt, moet u een balans vinden tussen werk en privé. Organiseer uw agenda zodat iedereen weet wanneer u beschikbaar bent. U kunt uw Google Agenda-instellingen aanpassen, zodat organisatoren weten dat een afspraak beter kan worden verzet.

Opmerking: Google Chat toont de afwezigheidsstatus die mensen hebben ingesteld in Agenda. Als mensen niet aanwezig zijn, ziet u in Chat hun afwezigheidsstatus wanneer u een chat met deze mensen start. Meer informatie over de afwezigheidsstatus.

1.  Open Google Agenda op je computer.
2. Klik rechtsboven op Instellingen  Instellingen.
3. Klik aan de linkerkant onder Algemeen op Werktijden.
   • Tip: Als je beheerder werklocatie heeft aangezet, klik je op Werktijden en locatie. Bekijk wie je beheerder is.
4. Klik in het gedeelte Werktijden op Werktijden inschakelen.
5. Selecteer de dagen waarop je werkt de tijden waarop je werkt.
6. Je kunt je werktijden opsplitsen op basis van wanneer je beschikbaar bent.
   • Als je meer dan één periode wilt toevoegen aan je werkdag, klik je naast een dag van de week op Toevoegen .
   • Klik op Verwijderen om een periode te verwijderen.

Tip: Als je werktijden toevoegt, moet de begintijd vóór de eindtijd liggen.

Agenda kan werktijden voorstellen op basis van je tijdzone, de werkpatronen in je land en je planning. Je kunt deze suggesties accepteren, weigeren of bewerken. Meer informatie over Agenda in verschillende tijdzones

Als iemand u buiten deze tijden uitnodigt voor een afspraak, krijgt deze persoon een melding te zien dat de afspraak buiten uw werktijden is.

2.2 Uw beschikbaarheid doorgeven

Laat het uw team weten als u even weggaat. Stuur een bericht naar een chatruimte die speciaal is gemaakt voor dit doel of stuur een snelle e-mail. Als u een paar uur of meerdere dagen niet beschikbaar bent, stelt u een afwezigheidsbericht in Gmail in. U kunt ook een gedeelde agenda instellen om te laten zien wanneer mensen in het team afwezig zijn.

Een gedeelde agenda maken

Je kunt nieuwe agenda's alleen maken vanuit een browser en niet vanuit de Google Agenda-app. Nadat de agenda is gemaakt, zie je deze zowel in je browser als in de app.

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik links naast Andere agenda's op Andere agenda's toevoegen  Nieuwe agenda maken.
3. Voeg een naam en beschrijving voor je agenda toe.
4. Klik op Agenda maken.
5. Als je je agenda wilt delen, klik je in de linkerbalk op de agenda en selecteer je Delen met specfieke mensen.

Een agenda delen

1. Open Google Agenda op je computer. Je kunt geen agenda's delen vanuit de Google Agenda-app.
2. Zoek aan de linkerkant het gedeelte Mijn agenda's. Klik op de pijl-omlaag om het gedeelte uit te vouwen.
3. Plaats de cursor op de agenda die je wilt delen en klik op Meer Instellingen en delen.
4. Klik bij Delen met specifieke mensen of groepen op Mensen en groepen toevoegen.
5. Voeg het e-mailadres van een persoon of Google-groep toe. Gebruik het dropdownmenu om de instellingen voor rechten aan te passen.Meer informatie over toegangsrechten
6. Klik op Sturen.
7. De ontvanger moet op de gemailde link klikken om de agenda aan zijn of haar lijst toe te voegen. Meer informatie over hoe je de agenda van iemand anders toevoegt

Tip: Als je een agenda wilt delen waarvan je niet de eigenaar bent, moet je de eigenaar vragen je de rechten 'Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren' te geven.

Een wekker instellen

Vergeet niet om u 's avonds af te melden en uw apparaten uit te zetten. U kunt de Klok-app gebruiken op elk Android-apparaat.

1. Open de Klok-app op uw telefoon.
2. Tik op Wekker.
3. Kies een wekker:
   • Als u een wekker wilt toevoegen, tikt u op Toevoegen .
   • Als u een wekker wilt resetten, tikt u op de huidige tijd van de wekker.
4. Stel een tijd voor de wekker in.
5. Tik op GereedOpslaan.

2.3 Statusupdates delen en doelen stellen

Als u op afstand werkt, is communicatie nog belangrijker. Deel dagelijkse statusupdates en stel wekelijkse doelen in een gedeeld teamprojectplan.

Dagelijkse virtuele updates delen: Laat uw collega's weten hoe het gaat via Meet, e-mail of Chat.

Wekelijkse doelen stellen: Gebruik een teamprojectplan om doelen te stellen en bepaalde taken prioriteit te geven. Meer informatie over dynamische projectplannen maken in Google Spreadsheets.

3  Praktische tips om in contact te blijven

3.1 Tips voor videovergaderingen vanuit huis

Uw internet thuis instellen en testen

• Maak verbinding met internet via een Ethernet-kabel als u die heeft. Gebruik anders 5 GHz wifi (2,4 GHz wordt vaak intensiever gebruikt en de videoverbinding is dan wellicht minder goed).
• Als u een wifi-verbinding heeft, maakt u een testvergadering om te controleren of het signaal vanaf uw werkplek sterk genoeg is. Als u direct zicht heeft op de router, krijgt u vaak het sterkste signaal. 
• Als de verbinding traag lijkt, voert u een snelheidstest uit om te controleren of u een upload- en downloadsnelheid van minstens 3,2 Mbps heeft.
• Beperk tijdens een videovergadering de andere internetactiviteit in uw huis, zodat u genoeg bandbreedte heeft.

Hoofdtelefoon, microfoon en camera

• We raden u aan een hoofdtelefoon of oordopjes te dragen voor het beste geluid en om eventuele echo tijdens de vergadering te verminderen.
• Als u wilt typen terwijl u praat, raden we u aan een externe microfoon te gebruiken, zoals een headsetmicrofoon of een USB-microfoon voor podcasts.
• Bedrade headsets en microfoons produceren vaak een betere geluidskwaliteit dan draadloze.
• Upgrade de headset, microfoon en camera naar de nieuwste firmware van de fabrikant.
• Zorg dat de juiste camera's, microfoon en luidsprekers zijn geselecteerd in Meet. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de ingebouwde microfoon is geselecteerd in Meet en niet de microfoon van de headset die u draagt:
  • De video- en audio-instellingen van uw computer wijzigen
  • Uw mobiele camera of audioapparaat wijzigen voor Meet

De juiste omgeving kiezen

• Ga op een goed verlichte plek zitten waar het licht bij voorkeur op uw gezicht valt, niet van achteren. Zo voorkomt u dat u alleen als silhouet te zien bent. Houd een testvergadering met een collega om te checken of de camerapositie en belichting goed zijn.
• Een eenvoudige achtergrond en een opgeruimde kamer zien er het meest professioneel uit bij zakelijke vergaderingen.
• Plaatsen met weinig achtergrondruis werken het beste. Als u zich op een drukke locatie bevindt, kunt u de microfoon uitzetten als u niet praat en de functie voor live ondertiteling van Meet gebruiken om ondertiteling in realtime te zien.

Problemen met een langzaam apparaat of trage prestaties oplossen

• Update uw computer naar de nieuwste versie van het OS.
• We raden u aan te presenteren vanaf een tweede laptop, als u die heeft, of een smartphone (met de iOS- of Android Meet-app) om het CPU-gebruik te verspreiden.
• Software of hardware die Meet-verkeer inspecteert of aanpast (zoals lokale firewalls en antivirussoftware) kan de videokwaliteit verlagen. Zorg ervoor dat deze tools uw videovergaderingen niet verstoren.
• Gebruik één monitor. Twee of meer monitors kunnen een zware belasting zijn voor de CPU en GPU.

  Als u problemen blijft ondervinden met de kwaliteit van uw Meet-videovergadering, bekijkt u Problemen met de video- en audiokwaliteit in een vergadering oplossen of meldt u een probleem.

3.2 Tijdzones toevoegen aan uw agenda

Als u met een extern team werkt, kunt u zien hoe laat het is in andere landen door wereldklokken toe te voegen aan uw agenda. Voeg tijdzones toe aan uw agenda zodat u weet wanneer u afspraken moet plannen met teamleden van over de hele wereld.

Opmerking: Als niet iedereen kan deelnemen aan een vergadering vanwege het tijdsverschil, kunt u de vergadering opnemen en delen om deze later te bekijken. Meer informatie over vergaderingen opnemen.

Wereldklokken toevoegen in Agenda

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Instellingen.
3. Klik bij Wereldklok op Wereldklok weergeven.
4. Klik op Tijdzone toevoegen kies de gewenste tijdzones.

Een tijdzone toevoegen in Agenda

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Instellingen.
3. Klik in het gedeelte Tijdzone op Secundaire tijdzone weergeven.
4. Klik op Secundaire tijdzone kies je tijdzone.

Uw tijdzone wijzigen

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Instellingen.
3. Klik bij Tijdzone op Primaire tijdzone kies je tijdzone.

Opmerking: Als u een vergadering organiseert en een tijdstip wilt vinden dat geschikt is voor iedereen, kunt u voorgestelde vergadertijden gebruiken.

3.3 Interactieve Q&A-sessies houden tijdens presentaties

Organisatoren van vergaderingen met Google Workspace for Education kunnen instellen dat deelnemers niet hun scherm kunnen delen.

Als je presenteert in een Meet-videovergadering, kun je interactieve vraag- en antwoordsessies instellen met Presentaties. Deelnemers typen hun vragen in een apart venster, zodat mensen niet worden onderbroken en mensen niet door elkaar heen praten.

1. Open een Google-presentatie.
2. Klik bovenaan, naast Diavoorstelling , op de pijl-omlaag .
3. Klik op Presentatorweergave.
4. Klik in het nieuwe venster op Tools voor het publiek.
   • Klik op Nieuwe sessie starten als je een nieuwe sessie wilt starten.
   • Klik op Recente sessie voortzetten als je een recente sessie wilt hervatten.
   • Klik op de aan/uit-schakelaar in het Q&A-venster om de Q&A te beëindigen.
     • Tip: Zelfs als je Q&A niet uitzet, wordt de Q&A-weergave gesloten kort nadat je de Google-presentatie hebt beëindigd.

Tip: Als u Google Workspace gebruikt via uw werk, school of een andere organisatie kunt u kiezen wie vragen kan sturen. Klik in het venster Presentatorweergave op Tools voor het publiek. Klik vervolgens naast Accepteert vragen van op de pijl-omlaag en selecteer een publiek.

3.4 Content delen en eraan samenwerken met uw team

Documenteer en deel meer in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties dan normaal. Gebruik bijvoorbeeld reacties om feedback te geven aan teamleden. Als u in een team werkt waarin de tijdzones elkaar niet overlappen, werkt dit vaak makkelijker.

Reacties toevoegen aan bestanden en taken toewijzen

1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
2. Klik op Opmerking toevoegen .
3. Typ een opmerking in het vak.
4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Bronnen verzamelen op een interne site

Met Google Sites kunt u een interne site maken om bronnen te verzamelen voor u en uw team of om de nieuwste informatie te delen met collega's.

Een site maken

Kies een optie:

• Klik bovenaan de homepage van Sites op Leeg of klik op Templategalerij en selecteer een template.
• Klik in Google Drive op Nieuw MeerGoogle Sites.

Opmerking: Alle sites worden opgeslagen in Drive. Zie Aan de slag met Drive voor meer informatie over het gebruik van Drive om bestanden te ordenen.

_{Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.}