Woche 2: Effektive Kommunikation

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Kommunikationstools auf verschiedenen GerätenIn diesem Artikel finden Sie Tipps, wie Sie schnell und effizient mit Ihrem Team kommunizieren können.

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1. Den richtigen Kommunikationskanal verwenden

KästchenÜber Google Workspace verfügbare Kanäle

Wählen Sie den richtigen Kommunikationskanal für Ihre Zielgruppe und Ihre Botschaft aus.

Mit Einzelpersonen:

  • Direktnachricht per Chat: Wenn Sie eine kurze oder dringende Frage haben, können Sie eine Nachricht in Google Chat senden.
  • E-Mail: Wenn Sie eine komplexere Angelegenheit klären möchten oder die Dringlichkeit geringer ist, haben Sie die Möglichkeit, über Gmail eine E-Mail zu senden.

Mit Personengruppen:

  • Gruppe in Google Kontakte: Für kurzlebige Gruppen, z. B. ein Team, das nur für die Dauer eines Projekts besteht, können Sie über Google Kontakte eine Gruppe erstellen. Solche Gruppen lassen sich sowohl in E-Mails als auch in Chats verwenden. Sie können sie nicht direkt für andere Personen freigeben. Wenn Sie jedoch eine E-Mail an eine Google Kontakte-Gruppe senden, haben andere Personen die Möglichkeit, allen in dieser Gruppe zu antworten oder die von Ihnen eingegebenen Adressen zu kopieren.
  • Eine E-Mail-Liste in Google Groups vereinfacht die Kommunikation im Team. Anstatt einzelne Personen per E-Mail zu kontaktieren, können Sie über die Gruppen-E-Mail-Adresse Statusupdates senden und Ressourcen für alle gleichzeitig freigeben, z. B. Teamkalender und Drive-Dateien.

    Hinweis: Wenn der Administrator für Ihre Organisation Google Groups nicht aktiviert hat, können Sie stattdessen die Gruppenfunktion von Google Kontakte nutzen.  

KästchenMit Personen in Google Chat oder Gmail chatten

So senden Sie eine Direktnachricht:

  1. Melden Sie sich in Google Chat oder Gmail an.
  2. Wenn der Name unter Chat nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Personen, Chatrooms und Bots suchen oder auf „Chat starten“ "".
  3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Eingabe werden Vorschläge angezeigt.
    Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
  4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
  5. Geben Sie eine Nachricht ein und dann klicken Sie auf „Senden“ "".
    Es werden alle infrage kommenden Personen in Ihrer Organisation vorgeschlagen, selbst wenn sie Google Chat nicht aktiviert haben.

So starten Sie eine Gruppenunterhaltung:

  1. Melden Sie sich in Google Chat oder Gmail an.
  2. Klicken Sie unter „Chat“ auf einen Gruppennamen, geben Sie eine Nachricht ein und dann klicken Sie auf „Senden“ "".
  3. Wenn der Gruppenname nicht unter „Chat“ aufgeführt ist:
    • Klicken Sie in Google Chat auf Personen, Chatrooms und Bots suchen und dann Gruppenunterhaltung starten.
    • Klicken Sie in Gmail unter Chat auf „Chat starten“ "" und dann Gruppenunterhaltung starten.
  4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Eingabe werden Vorschläge angezeigt. 
  5. Klicken Sie auf Nachricht oder „Fertig“ "".
  6. Geben Sie eine Nachricht ein und dann klicken Sie auf „Senden“ "".
    Es werden alle infrage kommenden Personen in Ihrer Organisation vorgeschlagen, selbst wenn sie Google Chat nicht aktiviert haben.

 

So ändern Sie die Position des Chat-Bereichs in Gmail:

  1. Öffnen Sie Gmail auf Ihrem Computer.
  2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" "" und dann Alle Einstellungen anzeigen.
  3. Klicken Sie oben auf Chat und Meet.
  4. Wählen Sie neben Chatposition die Option Linke Seite des Posteingangs oder Rechte Seite des Posteingangs aus.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
KästchenChat-Benachrichtigungen stummschalten, wenn Sie sich konzentrieren müssen
  1. Melden Sie sich in Google Chat oder Gmail an.
  2. Klicken Sie links oben auf Ihren Status.
  3. Wählen Sie unter Benachrichtigungen stummschalten aus, wie lange die Benachrichtigungen stummgeschaltet werden sollen.
    Anschließend werden sie automatisch wieder aktiviert.
  4. Optional: Wenn Sie möchten, dass Benachrichtigungen wieder angezeigt werden, klicken Sie auf Ihren Status und dann "Bitte nicht stören" deaktivieren.

Weitere Informationen

2. E-Mails verwalten

KästchenE-Mails zurückstellen und später daran erinnert werden
  1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine E-Mail.
  2. Klicken Sie rechts auf "Zurückstellen" Zurückstellen.
  3. Wählen Sie unter Zurückstellen bis eine Zeit aus.

    Die E-Mail wird automatisch zurückgestellt und aus dem Posteingang verschoben. Nach Ablauf der angegebenen Zeit erhalten Sie automatisch eine Erinnerung.

  4. Wenn Sie sich alle zurückgestellten E-Mails ansehen möchten, klicken Sie in der Seitenleiste auf Zurückgestellt.

Weitere Informationen

KästchenE-Mails ignorieren, damit Antworten darauf nicht angezeigt werden
  1. Wählen Sie in Gmail die Konversation aus, die Sie ignorieren möchten.
  2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü "" und dann auf Ignorieren.
  3. Die Konversation wird aus Ihrem Posteingang entfernt und archiviert. Sie können sie weiterhin aufrufen, indem Sie unter Alle Nachrichten das Label Ignoriert anwenden.

Weitere Informationen

KästchenE-Mail-Konversationen weiterleiten
  1. Öffnen Sie die E-Mail.

    Hinweis: Signaturen und bisherige Antworten werden ausgeblendet. Wenn Sie den gesamten Inhalt Ihrer Antwort sehen möchten, klicken Sie unten auf "Vollständigen Inhalt anzeigen" "".

  2. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü "".
  3. Klicken Sie auf eine Option, z. B. auf Antworten, Allen antworten, Weiterleiten oder Drucken.

Hinweis: Mit der Gmail-Funktion "Intelligente Antwort" werden Ihnen basierend auf der erhaltenen E-Mail Antworten vorgeschlagen. Sie können einfach einen Vorschlag auswählen und sofort senden oder ihn vor dem Senden noch bearbeiten  – das spart Zeit.

Weitere Informationen

KästchenE-Mails und Kalendereinladungen drucken

So drucken Sie eine E-Mail oder eine Kalendereinladung:

  • E-Mail: Öffnen Sie in Gmail die gewünschte E-Mail. Klicken Sie rechts oben auf "Alles drucken" "".
  • Kalendereinladung: Öffnen Sie in Google Kalender die gewünschte Einladung. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Drucken.

Weitere Informationen

KästchenE-Mail-Liste in Google Groups erstellen
  1. Melden Sie sich in Google Groups an.
  2. Klicken Sie links oben auf Gruppe erstellen.
  3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus.
  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
  5. Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Weitere Informationen

KästchenKontaktgruppen erstellen

Wenn Sie schnell einer Reihe von Personen eine E-Mail senden möchten, können Sie eine Gruppe von Kontakten erstellen und speichern. Das nächste Mal, wenn Sie denselben Personen eine Nachricht schreiben möchten, müssen Sie als E-Mail-Empfänger dann nur noch den Namen dieser Gruppe eingeben.

So erstellen Sie eine Kontaktgruppe:

  1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
  2. Klicken Sie auf An, Cc oder Bcc. 
  3. Suchen Sie die Kontakte, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie die Kästchen neben ihren Namen an.
  4. Klicken Sie auf Labels verwalten und dann Label erstellen.
  5. Geben Sie einen Namen für das Label ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Schließen Sie das Fenster, um zur Nachricht zurückzukehren.

So senden Sie eine E-Mail an eine Kontaktgruppe:

  1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
  2. Geben Sie neben An den Namen der Gruppe ein.
  3. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden.

Weitere Informationen

3. Termine erstellen und anpassen

KästchenZeitblöcke erstellen
  1. Öffnen Sie Google Kalender. Klicken Sie im Kalenderraster auf einen leeren Zeitblock und dann auf Zeitblöcke oder auf Plus Erstellen und dann Zeitblöcke.
  2. Wenn Sie den Zeitblock in einem anderen Kalender erstellen möchten, klicken Sie unten auf Ihren Namen und wählen Sie den Kalender aus.
  3. Fügen Sie einen Titel hinzu und wählen Sie ein Datum sowie eine Uhrzeit aus.
  4. Wählen Sie die Anzahl der Zeitblöcke und die Dauer für die einzelnen Termine aus.
  5. Optional: Klicken Sie auf Weitere Optionen, um zusätzliche Informationen einzugeben.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Der Zeitblock wird im Kalender als einzelner Termin angezeigt. Sie erkennen ihn an dem Rastersymbol Termin links oben. Wenn jemand einen Termin bei Ihnen bucht, wird er als Überlappung auf dem Zeitblock angezeigt.

Weitere Informationen

KästchenÜber Gmail Termine erstellen

So erstellen Sie einen Termin aus einer E-Mail:

  1. Öffnen Sie die E-Mail in Gmail.
  2. Klicken Sie oben auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Termin erstellen.
  3. Ergänzen Sie die Details für den Termin und klicken Sie auf Speichern.

So lassen Sie sich Termine anzeigen, die automatisch aus E-Mails erstellt wurden:

Manche E-Mails wie Flugbestätigungen und Restaurantreservierungen werden Ihrem Kalender automatisch hinzugefügt.

So deaktivieren Sie automatische Termine:

Wenn Termine aus Gmail nicht mehr in Ihrem Kalender angezeigt werden sollen, können Sie sie einzeln löschen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, für die Zukunft festzulegen, dass Termine nicht mehr automatisch hinzugefügt werden.

  1. Öffnen Sie Google Kalender und gehen Sie zu "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Scrollen Sie zu Termine aus Gmail.
  3. Wählen Sie im Feld Sichtbarkeit von Gmail-Terminen eine Option aus:
    • Kalender Standard: Alle Nutzer, die berechtigt sind, Termindetails in Ihrem Kalender zu sehen, können den Namen sowie Datum und Uhrzeit Ihres Termins in Gmail sehen. Weitere Details aus Ihrer E-Mail, wie Bestätigungsnummern, Flugstatus oder Telefonnummern, sind nur für Nutzer sichtbar, die berechtigt sind, Änderungen an Ihren Terminen vorzunehmen.

      Hinweis
      : Wenn Sie den Kalender öffentlich freigeben, ist der Termin mit dieser Option auch in Gmail öffentlich sichtbar.  
    • Privat: Nur Nutzer, die berechtigt sind, Änderungen an Ihrem Kalender vorzunehmen, können die Termindetails sehen. Nutzer mit Lesezugriff sehen hier lediglich die Information "Beschäftigt".
    • Nur ich: Termine in Ihrem Kalender sind nur für Sie sichtbar.
  4. Wenn Sie diese Option deaktivieren möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Automatisch Termine aus Gmail zu meinem Kalender hinzufügen.

Weitere Informationen

KästchenTermine duplizieren, wenn weitere Besprechungen nötig sind

Manchmal muss zu einem Thema ein weiterer Termin angesetzt werden. Das können Sie ganz einfach tun, indem Sie den ursprünglichen Termin duplizieren.

  1. Klicken Sie auf den Termin und dann auf "Bearbeiten" Bearbeiten.
  2. Klicken Sie oben neben Ganztägig auf Einmalig.
  3. Legen Sie fest, wie oft der Termin wiederholt werden soll.

    Wenn Sie ein Enddatum auswählen möchten, klicken Sie auf Benutzerdefiniert und geben Sie ein Enddatum ein.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen

KästchenEine Terminübersicht als Anhang aus Google Drive hinzufügen

So erstellen Sie eine Terminübersicht:

Wählen Sie eine Option aus:

So hängen Sie die Terminübersicht an einen Termin an:

  1. Klicken Sie auf das Feld Beschreibung oder Anhänge hinzufügen.
  2. Klicken Sie auf Meine Ablage oder Hochladen und wählen Sie eine Datei aus.
  3. Klicken Sie auf Auswählen oder auf Hochladen. Die Datei wird an den Termin angehängt.

Hinweis: Wenn Ihr Administrator festgelegt hat, dass Google Drive-Dateien nicht außerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden dürfen, können Sie externen Gästen stattdessen Anhänge über Gmail senden.

Weitere Informationen

KästchenDokumente mit Notizen und Aufgaben erstellen

So erstellen Sie ein Dokument mit Notizen und Aufgaben:

Wählen Sie eine Option aus:

So fügen Sie Kommentare hinzu und weisen sie bestimmten Personen zu:

  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ "".
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Weitere Informationen

KästchenGoogle Kalender: Private oder unsichtbare Termine erstellen

Wenn Sie in Ihrem Kalender Zeiträume für die Arbeit blockieren möchten, können Sie private Termine hinzufügen.

  1. Wählen Sie eine Option aus:
    • Klicken Sie im Kalenderraster auf einen leeren Zeitblock.
    • Klicken Sie auf Plus Erstellen.
  2. Geben Sie für den Termin einen Titel sowie Datum und Uhrzeit ein.
  3. Optional: Klicken Sie auf Weitere Optionen, wenn Sie dem Termin weitere Details hinzufügen möchten.
  4. Wählen Sie im Bereich Sichtbarkeit die Option Privat aus.
  5. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Weitere Informationen

KästchenGäste Termine bearbeiten lassen, um unnötigen E-Mail-Verkehr zu vermeiden

Sie können verhindern, dass die Verfügbarkeit von Gästen für eine Besprechung erst in vielen E-Mails geklärt werden muss. Dazu erlauben Sie den Gästen einfach, den Termin selbst zu bearbeiten und einen Zeitraum auszuwählen, zu dem sie verfügbar wären.

So erlauben Sie Gästen, einen Termin zu bearbeiten:

  1. Geben Sie im Feld Gäste hinzufügen die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail-Adresse einer Person ein. Schon während der Texteingabe werden Ihnen passende Adressen aus dem Verzeichnis Ihrer Organisation angezeigt.
  2. Klicken Sie auf einen Vorschlag, um die entsprechende Person dem Termin hinzuzufügen. Falls keine Vorschläge angezeigt werden, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Gasts ein. Nachdem Sie Ihrem Termin einen Gast hinzugefügt haben:
    • Eine Videokonferenz in Google Meet wird dem Termin automatisch hinzugefügt.
    • Der Kalender des Gasts wird neben Ihrem angezeigt.
  3. Hinweis: Über die Adresse einer Google Groups-Mailingliste können Sie eine große Gruppe von Personen gleichzeitig einladen.
    Hier erfahren Sie, wie Sie Termine mit vielen Gästen in Google Kalender verwalten.
  4. Sie haben auch die Möglichkeit, die Teilnahme eines Gasts als optional zu markieren. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den Namen des Gasts und klicken Sie auf "Personen" Personen.
  5. Optional: Wenn Sie Gästen erlauben möchten, Termine zu bearbeiten, Personen einzuladen oder die Gästeliste aufzurufen, klicken Sie auf Berechtigungen für Gäste und dann auf die entsprechenden Kästchen.

Hinweis: Wenn Sie einen Termin in Google Kalender erstellen und den Gästen keine Berechtigung zum Ändern erteilen, können diese das Datum und die Uhrzeit des Termins nicht in ihrem eigenen Kalender ändern.

So erlauben Sie Gästen standardmäßig, Termine zu bearbeiten:

  1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen" Einstellungen und dannEinstellungen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Termineinstellungen auf Standardberechtigungen für Gäste und wählen Sie Termin bearbeiten aus.

Weitere Informationen

KästchenEinen anderen Zeitpunkt für eine Besprechung vorschlagen

Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen Zugriff gewährt hat, können Sie direkt eine neue Zeit festlegen, ohne sie erst vorschlagen zu müssen.

  1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den Termin.
  2. Klicken Sie unter Teilnehmen? auf den Aufwärtspfeil "" und dann Neue Uhrzeit vorschlagen.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Mein Vorschlag eine andere Uhrzeit oder ein anderes Datum aus und geben Sie eine Nachricht ein.
  4. Klicken Sie auf Vorschlag senden.

Weitere Informationen

KästchenTermine löschen und wiederherstellen

Sie können einen Termin löschen oder entfernen. Ersteres geht jedoch nur, wenn Sie der Inhaber sind. Danach lässt sich ein Termin auch wiederherstellen.

So löschen Sie Termine:

  1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin.
  2. Klicken Sie auf "Löschen" Löschen.

So stellen Sie Termine wieder her:

  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Papierkorb.
  2. Klicken Sie das Kästchen neben dem gelöschten Termin an und klicken Sie dann auf "Wiederherstellen" Wiederherstellen.

Hinweis: Gelöschte Termine werden ca. 30 Tage im Papierkorb eines Kalenders aufbewahrt.

Weitere Informationen

Tipp

Sie möchten produktiv mit Google Workspace arbeiten? Dann sehen Sie sich die Checkliste für Woche 3 an.
 
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