通知

正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

第 2 週:與團隊成員有效率地溝通交流

藍色分隔線

顯示通訊工具的各種裝置現在您已熟悉基本概念,可以嘗試下列方法... 

下列操作說明的適用對象為電腦版使用者。

藍色分隔線

全部展開  |  全部收合

使用適當的通訊管道

核取方塊可透過 Google Workspace 使用的管道

視目標對象和您要傳送的訊息內容而定,選擇適當的通訊管道。

與個別使用者溝通交流:

  • 直接傳送即時通訊訊息:如果您有簡短或具有時效性的問題,可以傳送 Google Chat 訊息。
  • 電子郵件:如果您要討論的事務較為複雜或不具時效性,則可透過 Gmail 傳送電子郵件。

與多組使用者溝通交流:

  • 聯絡人群組:針對短期專案 (團隊) 這類臨時的群組,您可以建立聯絡人群組,用來進行電子郵件和即時通訊交流。雖然您無法直接與他人分享聯絡人群組,但只要將電子郵件寄給聯絡人群組,其他使用者就能回信給該群組的成員,也可以複製郵件地址清單。
  • 群組電子郵件名單:利用 Google 網路論壇建立團隊專屬的電子郵件名單,讓溝通流程更簡便。隨後只要使用群組的電子郵件地址,就可以一次為所有人提供狀態更新資訊以及共用資源 (例如團隊日曆和雲端硬碟文件)。

    注意:如果管理員並未為機構啟用網路論壇服務,您可以改為使用聯絡人群組。 

核取方塊透過 Chat 應用程式或 Gmail 與使用者進行即時通訊

傳送即時訊息給使用者

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示
  3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
    • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士,請輸入對方的電子郵件地址。
  4. 按一下你要傳送訊息的對象。
  5. 輸入要傳送的訊息,然後點選「傳送」圖示

發起群組對話

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 下一步 按一下「傳送」圖示
  3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 下一步 [發起群組對話]
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
  5. 按一下「完成」圖示
  6. 輸入要傳送的訊息,然後按一下「傳送」圖示

在 Gmail 中變更 Chat 面板的位置

你可以將 Chat 面板移至 Gmail 收件匣的左側或左側。

  1. 在電腦上開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 下一步 [查看所有設定]
  3. 按一下頂端的 [即時通訊和視訊會議]
  4. 在「即時通訊位置」旁邊,選取 [收件匣左側] 或 [收件匣右側]
  5. 按一下 [儲存變更]
核取方塊在不希望受到打擾時將 Chat 通知設為靜音
  1. 前往 Chat Gmail
  2. 在頂端按一下你的狀態。
  3. 選取「零打擾」。 
  4. 如要設定偏好的時間長度,請從清單中選取持續時間,或按一下「直到特定時間為止」。  
  5. 按一下「設定」

提示:忽略期間結束後,通知功能就會自動重新開啟。如要提早解除忽略通知的狀態,請依序按一下你的狀態 接下來「零打擾」接下來「關閉『零打擾』模式」

瞭解詳情

核取方塊建立網路論壇電子郵件名單
  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下頂端的「建立群組」
  3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。
  4. 按一下 [建立群組]
  5. 如果你要向新群組傳送郵件,請先稍候片刻,等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件,可能會收到無法傳送郵件的通知。

瞭解詳情

核取方塊建立聯絡人群組

如果您想透過電子郵件與同一群使用者快速聯絡,可以建立並儲存聯絡人群組。這樣一來,下次只要在電子郵件收件者欄位輸入群組名稱,即可輕鬆將電子郵件寄給這群使用者。

如果管理員沒有為貴機構啟用網路論壇功能,您也可以建立聯絡人群組。

如何建立聯絡人群組

  1. Gmail 中點選「撰寫」。
  2. 按一下「收件者」、「副本」或「密件副本」
  3. 找到您要加入群組的聯絡人,並勾選該聯絡人名稱旁邊的方塊。
  4. 按一下 [管理標籤] 接下來 [建立標籤]
  5. 輸入標籤名稱。
  6. 按一下 [儲存]
  7. 按一下「插入」,將聯絡人新增至目前的郵件。

如何傳送電子郵件給聯絡人群組

  1. Gmail 中點選「撰寫」。
  2. 在「收件者」旁邊,輸入群組的標籤名稱。
  3. 撰寫郵件內容,然後按一下「傳送」

進一步瞭解其他管理電子郵件的方式

核取方塊延後顯示電子郵件並於稍後提醒
針對含有日期和時間的確認電子郵件,您可以將這類郵件延後,等到需要查看時再顯示。您可以選擇讓電子郵件回到收件匣頂端的時機,無論是延後到明天、下週還是今晚再顯示,都能自行決定。
  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 將滑鼠游標指向您要延後的電子郵件。
  3. 按一下右側的「延後」圖示
  4. 選擇於稍晚的日期和時間接收這封郵件。

如要延後多封郵件,請先選取您要延後的郵件,然後按一下頂端的「延後」圖示

將電子郵件放在「已延後」分類夾中,並設定稍後再開啟電子郵件的提醒

詳情請造訪 Gmail 說明中心

核取方塊將您不想查看回覆的電子郵件設為「忽略」

如果您是某個 Gmail 會話群組的收件者,但該會話群組的郵件已經與您無關,可以選擇略過這個會話群組。如此一來,該會話串新增的所有回覆就不會再傳送到您的收件匣,方便您專注處理重要郵件。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

核取方塊預先排定電子郵件傳送時間
  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
  3. 輸入電子郵件內容。
  4. 在左下方的 [傳送] 旁邊,點選向下箭頭 更多傳送選項
  5. 按一下 [排定傳送時間]

附註:你最多可以排定 100 封電子郵件的傳送時間。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

核取方塊轉寄整個電子郵件會話群組
  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 開啟要轉寄的會話群組。
  3. 依序按一下會話群組頂端的「更多」圖示 「全部轉寄」
  4. 在「收件者」欄位中新增收件者。
  5. 在郵件中輸入任何其他內容。
  6. 按一下底部的「傳送」

進一步瞭解回覆及轉寄郵件的方法

核取方塊在傳送電子郵件後自動封存郵件
  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  接下來 [查看所有設定]
  3. 捲動至「傳送並封存」部分,然後選取 [在回覆中顯示 [傳送並封存] 按鈕]
  4. 按一下 [儲存變更]。
  5. 開啟您要回覆的郵件,然後按一下 [回覆]
  6. 撰寫郵件內容,然後按一下 [傳送 + ]。

自訂公司或學校的日曆活動

核取方塊建立預約時段
將日曆上的時段設成預約時段,方便其他人預訂。 已預訂的預約會顯示在您的日曆中,方便您瞭解會談對象和時間。
  1. 在電腦上使用自己的公司或學校帳戶開啟 Google 日曆
  2. 確定您使用的是 [週] 檢視或 [天] 檢視。
  3. 按一下日曆中的任何一個位置。然後在隨即彈出的活動方塊中按一下 [預約時段]
  4. 輸入詳細資料 (包括標題),並選擇您要讓活動出現在哪個日曆中。
  5. 如要新增更多資訊 (例如地點或說明),請按一下「更多選項」

提示:如果你想將預約區塊設定為週期性活動,請在邀請他人預訂時段前先進行設定。當你將包含已預訂時段的現有預約區塊設為重複時,系統會複製已預訂的時段作為新時段,並且可以進行重複預訂。瞭解如何設定重複活動。

您的預約區塊會在日曆中顯示為一個活動,且左上角帶有格狀符號 預約。有人預約時,預約時段就會顯示為一般活動,蓋過原本的預約區塊。

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

核取方塊透過收件匣建立活動

透過電子郵件建立活動

  1. Gmail 中撰寫電子郵件。
  2. 依序按一下「更多」圖示 接下來「插入會議時間」接下來「建立活動」
  3. 新增新的活動詳細資訊後,按一下 [儲存]

另請參閱:在 Gmail 中管理日曆活動的訣竅

核取方塊安排週期性團隊會議
  1. 在電腦上開啟 Google 日曆
  2. 按一下左上方的「建立」圖示 新增
  3. 新增活動名稱以及其他詳細資訊。
  4. 按一下「不重複」旁邊的向下箭頭 向下箭頭
  5. 選擇活動的重複頻率,以及重複活動結束的時間。
  6. 按一下右上方的 [儲存]
核取方塊在活動中新增議程

Google 日曆可以為您建立議程,也可以將活動現有的議程附加到您的活動中。

為新活動建立議程

  1. 在電腦上開啟 Google 日曆
  2. 建立活動。
  3. (選用) 請依需要輸入標題、時間、邀請對象和其他詳細資料。
  4. 依序按一下 [新增說明或附件] 下一步 [建立會議記錄] 下一步 [儲存]
    • 預先填入活動詳細資料的會議記錄隨即附加到活動中,並與包括機構外部人員在內的邀請對象共用。

在現有活動中建立或附加議程

  1. 在電腦上開啟 Google 日曆
  2. 選擇下列任一做法:
    • 依序按一下活動 下一步「製作會議記錄」
      系統會自動將會議記錄附加到該活動,並在會議記錄中預先填入活動詳細資料。
    • 依序按一下活動 下一步「選單」圖示  下一步「附加文件」
      系統會將所選的會議記錄附加到活動中。
  3. 系統會在新視窗中開啟會議記錄。按一下右側的「共用」

注意:如果管理員不允許您將 Google 雲端硬碟檔案與機構外部的人士共用,您可以改為傳送 Gmail 附件給外部邀請對象

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

核取方塊建立記事和操作項目文件

如何建立記事和操作項目文件

  1. 在電腦上開啟 Google 文件試算表簡報表單主畫面。
  2. 按一下「建立」圖示 Plus

你也可以使用範本建立文件

如何新增註解並指派給特定使用者

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

核取方塊建立私人活動 (顯示為「忙碌」)

您可以在工作日曆中新增個人活動,其他使用者無法查看這類活動的詳情。例如,安排醫師預約或個人體育活動,並將活動的瀏覽權限設為「私人」。您會在日曆上看到活動詳細資訊,但其他使用者只會看到該活動顯示「忙碌」狀態。

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

核取方塊允許邀請對象修改活動,省去電子郵件往返溝通的麻煩

與其來回傳送大量電子郵件、討論邀請對象是否有空參與會議,建議您不妨開放邀請對象修改活動,讓對方挑選自己有空的時段。

如何允許邀請對象修改活動

  1. 在電腦上開啟 Google 日曆
  2. 依序按一下活動 下一步「編輯活動」圖示 編輯
  3. 在右側的「邀請對象權限」下方,勾選「修改活動」。
  4. 按一下「儲存」

注意:若您勾選「邀請對象可以修改活動」,他們就可以和您一樣編輯所有欄位、查看邀請對象名單、預約會議室及管理活動。

如何預設允許邀請對象修改活動

  1. Google 日曆中依序點選「設定」圖示 接下來 [設定]。
  2. 在「活動設定」部分按一下 [預設邀請對象權限],然後選取 [修改活動]。
核取方塊提議或查看新會議時間

邀請對象可以建議新的會議時間,發起人可以自由選擇是否接受該提議。

提議新時間 (以與會者身分)

  1. 點選日曆上的活動。
  2. 在「不確定」旁邊依序輕觸向上箭頭 向上箭頭 下一步 [建議新時間]。
  3. 選取其他時間或日期。
    提示:你也可以為建議的時間留下訊息。
  4. 按一下 [傳送提議]。

注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。

查看提議時間 (以主辦人身分)

  1. 點選日曆上有時鐘圖示的活動。
  2. 查看「邀請對象」下方的建議時間。
  3. 在你要查看的提議時間之下,點選 [查看提議時間]。
  4. 如要將活動時間變更為提議時間,請按一下 [儲存]。

提議時間的運作方式

  • 系統會為邀請對象超過 200 人的大型活動和全天活動關閉提議功能。進一步瞭解大型活動
  • 所有邀請對象都能提議新時間,但是主辦人不行。
  • 在電腦的 Google 日曆設定中,如果主辦人開啟了「活動回應」功能,就能收到提議時間的電子郵件通知。
確認出席狀況
核取方塊刪除及復原活動

刪除活動即可取消活動

你可以刪除自己建立的活動。系統會將這項活動從你的日曆以及受邀對象的日曆中刪除。

  1. 在電腦上開啟 Google 日曆
  2. 按一下你要刪除的活動。
  3. 按一下「刪除活動」圖示 刪除

如何還原活動

如果您不小心誤刪活動,大約在 30 天內都還能將該活動復原。

  1. 開啟 Google 日曆
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 設定 下一步 [垃圾桶],畫面上就會顯示你在這個日曆中刪除的活動。
    • 如要還原個別活動,請按一下活動旁邊的「還原」圖示 復原
    • 如要還原所有選取的活動,請按一下清單上方的「還原所有選取項目」圖示 復原

復原已刪除的活動

後續步驟


               

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