第 2 週:進行有效率的溝通交流

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顯示通訊工具的各種裝置如要與團隊成員快速有效地溝通交流,請完成下列各項工作。

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顯示所有操作說明 | 隱藏所有操作說明

1. 使用適當的通訊管道

核取方塊可透過 G Suite 使用的管道

為目標對象和您要傳送的訊息內容選擇適當的通訊管道。

與個別使用者溝通交流:

  • 直接傳送即時通訊訊息:如果您有簡短或具有時效性的問題,可以傳送 Google Chat 訊息。
  • 電子郵件:如果您要討論的事務較為複雜或不具時效性,則可透過 Gmail 傳送電子郵件。

與多組使用者溝通交流:

  • 聯絡人群組:針對短期專案 (團隊) 這類臨時的群組,您可以建立聯絡人群組。這類群組不僅可用於電子郵件,也可用於即時通訊。雖然您無法直接與他人分享聯絡人群組,但只要將電子郵件寄給聯絡人群組,其他使用者就能回信給該群組的成員,也可以複製郵件地址清單。
  • 網路論壇郵寄清單:針對機構中的長期專案團隊或部門,則可建立網路論壇郵寄清單。您可以透過網路論壇郵寄清單中的電子郵件地址,一次與多位使用者通訊及分享內容,不論是在電子郵件、日曆活動,還是檔案中皆能輕鬆操作。 

    注意: 如果 G Suite 管理員沒有為機構啟用網路論壇服務,你可以改為使用聯絡人群組。 

核取方塊在 Chat 或 Gmail 中與使用者進行即時通訊

傳送即時訊息給使用者:

  1. 登入 ChatGmail
  2. 按一下「Chat」下方的名稱並輸入訊息,然後點選「傳送」圖示 ""
  3. 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下 [尋找使用者、聊天室和機器人] 或按一下「開始進行即時通訊」圖示 ""
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。系統會在您輸入文字時提供相關建議選項。
    如要傳送即時訊息給機構外部的使用者,請輸入對方的完整電子郵件地址。
  5. 選取您要傳送訊息的使用者。
  6. 輸入訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""
    建議清單會列出貴機構的所有人,包括並非使用 Chat 的人員。

發起群組對話:

  1. 登入 ChatGmail
  2. 按一下「Chat」下方的群組名稱並輸入訊息,然後點選「傳送」圖示 ""
  3. 如果您在「Chat」下方找不到群組名稱,請執行下列操作:
    • 在 Chat 中,依序按一下 [尋找使用者、聊天室和機器人] 接下來 [發起群組對話]
    • 在 Gmail 中,依序按一下「Chat」下方的「發起即時通訊」圖示 "" 接下來 [發起群組對話]
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。系統會在您輸入文字時顯示建議選項。
  5. 按一下 [訊息] 或「完成」圖示 ""
  6. 輸入訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""
    建議清單會列出貴機構的所有人,包括並非使用 Chat 的人員。

在 Gmail 中變更 Chat 面板的位置:

  1. 在電腦上開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 "" 接下來 [查看所有設定]
  3. 按一下頂端的 [即時通訊和視訊會議]
  4. 在「即時通訊位置」旁邊,選取 [收件匣左側] 或 [收件匣右側]
  5. 按一下 [儲存變更]。
核取方塊在不希望受到打擾時將 Chat 通知設為靜音
  1. 登入 ChatGmail
  2. 在畫面左上方點選您的狀態。
  3. 在「忽略通知」下方,選取忽略通知的時間範圍。
    忽略通知期間結束後,通知功能就會自動重新開啟。
  4. (選用) 如要停止忽略通知,請依序按一下您的狀態 接下來 [關閉「零打擾」模式]。

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2. 管理電子郵件

核取方塊延後顯示電子郵件並於稍後提醒
  1. 開啟 Gmail 並將滑鼠游標移至電子郵件。
  2. 按一下右側的「延後」圖示 延後
  3. 選擇「延後到」下方的時間。

    系統會自動將電子郵件延後並移出您的收件匣。您會在指定時間後收到關於延後電子郵件的提醒。

  4. (選用) 如要查看所有延後的電子郵件,請點選左側欄中的 [已延後]

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核取方塊將您不想查看回覆的電子郵件設為「忽略」
  1. Gmail 中選取您要略過的會話群組。
  2. 按一下「更多」圖示 "",然後選取 [略過]
  3. 略過會話群組後,系統會將該會話群組自您的收件夾中移除,並且予以封存。您仍然可以在 [所有郵件] 中查看這個會話群組 (系統會套用 [已略過] 標籤)。

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核取方塊轉寄整個電子郵件會話串
  1. 開啟電子郵件。

    注意:如果郵件含有簽名或先前的回覆,Gmail 會將其從檢視畫面中隱藏。點選回覆底下的「顯示省略的郵件內容」圖示 "",即可查看您的回覆中包含的所有文字內容。

  2. 按一下右上方的「更多」圖示 ""
  3. 點選一個選項,例如 [回覆]、[回覆所有人]、[轉寄] 及 [列印]。

提示:Gmail 的智慧回覆功能會根據您收到的電子郵件提供回信建議。如想節省時間,您可以直接選取回覆內容並寄出,也可以視需要編輯回覆內容。

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核取方塊列印電子郵件和日曆邀請

如何列印電子郵件或日曆邀請:

  • 列印電子郵件:Gmail 中開啟電子郵件。按一下右上方的「全部列印」圖示 ""
  • 列印日曆邀請:Google 日曆中開啟邀請。依序按一下右上方的「更多」圖示 "" 接下來 [列印]

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核取方塊建立網路論壇郵寄清單

注意:建立網路論壇郵寄清單前,請先確認網路論壇中尚未存有這份清單。如果系統無法顯示網路論壇,請與您的 G Suite 管理員聯絡。如果貴機構尚未啟用網路論壇服務,則可改為建立聯絡人群組。

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下左上角的 [建立群組]
  3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。
  4. 捲動至「群組類型」,然後在「選取群組類型」旁選取 [電子郵件清單]。
  5. 捲動至「基本權限」,然後選擇誰可以加入群組、在群組中張貼訊息及查看主題。
  6. 按一下 [建立群組]
  • 如果您是在公司或學校帳戶中建立群組,群組地址的結尾會是「example.com」
  • 如果您建立的是消費者版群組,群組地址的結尾會是「googlegroups.com」
如果你要向新群組傳送郵件,請先稍候片刻,等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件,可能會收到無法傳送郵件的通知。

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核取方塊建立聯絡人群組

如果您想透過電子郵件與同一群使用者快速聯絡,可以建立並儲存聯絡人群組。這樣一來,下次只要在電子郵件收件者欄位輸入群組名稱,即可輕鬆將電子郵件寄給這群使用者。

如何建立聯絡人群組:

  1. Gmail 中,按一下 [撰寫]
  2. 按一下 [收件者]、[副本] 或 [密件副本]。
  3. 找到您要加入群組的聯絡人,並勾選該聯絡人名稱旁邊的方塊。
  4. 按一下 [管理標籤] 下一步 [建立標籤]。
  5. 輸入標籤名稱。
  6. 按一下 [儲存]
  7. 關閉視窗即可返回郵件。

如何傳送電子郵件給聯絡人群組:

  1. Gmail 中,按一下 [撰寫]
  2. 在 [收件者] 旁邊輸入群組名稱。
  3. 撰寫您的郵件,然後按一下 [傳送]

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3. 建立及自訂日曆活動

核取方塊建立預約時段
  1. 開啟 Google 日曆,在日曆方格中按一下您有空的時段,然後點選 [預約時段]。
  2. (選用) 如果您想在其他日曆中建立自己的預約時段,請在底部您的名稱旁邊,點選向下箭頭 向下箭頭,然後選取想要使用的日曆。
  3. 新增標題並選擇日期和時間。
  4. 選取時段數以及每次預約的時間長度。
  5. (選用) 如果您想在預約時段中新增更多詳細資料,請按一下 [更多選項] 然後新增資訊。
  6. 按一下 [儲存]

您的預約區塊會在日曆中以單一活動的形式呈現,但左上角有格狀符號 預約。有人預約時,預約時段就會顯示為一般活動,蓋過原本的預約區塊。

您的預約區塊會在日曆中顯示為一個活動,且左上角帶有格狀符號 預約。有人預約時,預約時段就會顯示為一般活動,蓋過原本的預約區塊。

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核取方塊透過收件匣建立活動

如何透過電子郵件建立活動:

  1. Gmail 中開啟郵件。
  2. 依序按一下頂端的「更多」圖示 "" 接下來 [建立日曆活動]
  3. 新增新的活動詳細資訊後,按一下 [儲存]

如何查看透過電子郵件自動建立的活動:

系統會將部分電子郵件 (例如餐廳訂位和航班確認信) 中的活動資訊自動新增到您的日曆中。

如何關閉自動建立活動功能:

如果您不希望 Gmail 中的活動出現在日曆上,可以刪除單一活動或變更設定,讓系統不要自動新增活動資訊。

  1. 開啟 Google 日曆,然後依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]。
  2. 捲動至「Gmail 中的活動」部分。
  3. [Gmail 活動的顯示設定] 欄位中,選擇下列其中一個選項:
    • 日曆預設值:任何使用者只要有權檢視您日曆的活動詳細資料,就能夠看到您 Gmail 活動的名稱和時間。不過,只有對您的活動擁有變更權限的使用者可以查看您電子郵件中的其他詳細資訊,例如確認編號、航班狀態或電話號碼。

      注意:
      如果您已將自己的日曆設為公開,選擇這個選項後,您的 Gmail 活動也會開放給所有人檢視。
    • 私人:只有對您的日曆擁有變更權限的使用者可以查看您的活動詳細資料。針對其他能夠檢視您的日曆,但無法對日曆內容進行更動的使用者,系統會將活動顯示為「忙碌」。
    • 我自己:只有您自己能夠存取您日曆上的活動。
  4. (選用) 如要關閉這項功能,請取消勾選 [自動將 Gmail 中的活動加入我的日曆] 方塊。

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核取方塊複製需要再次舉辦的活動

有時候,您可能會需要安排另一場活動來討論同一個主題。此時只要複製原本的活動,即可輕鬆進行安排。

  1. 依序按一下您的活動和「編輯」圖示 編輯
  2. 開啟您的活動,然後在頂端的 [全天] 旁邊按一下 [不重複]
  3. 選擇活動的重複頻率。

    如果您想選擇活動結束日期,請按一下 [自訂],然後輸入活動的開始和結束日期。

  4. 按一下 [儲存]

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核取方塊以雲端硬碟附件的方式新增待辦事項

如何建立待辦事項:

選擇下列任一做法:

  • 在 Google 文件試算表簡報首頁,按一下「空白」上方的「建立」圖示 ""
  • 雲端硬碟中,依序按一下 [新增] 接下來 [Google 文件/試算表/簡報] 接下來 [空白文件] 或 [選擇範本]

如何將待辦事項附加至活動中:

  1. 按一下 [新增說明或附件] 欄位。
  2. 按一下 [我的雲端硬碟] 或 [上傳],然後選取您想附加的檔案。
  3. 按一下 [選取] 或 [上傳],就能將您的檔案附加至活動中。

注意:如果 G Suite 管理員不允許您將 Google 雲端硬碟檔案與機構外部的人士共用,您可以改為傳送 Gmail 附件給外部邀請對象

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核取方塊建立記事和操作項目文件

如何建立記事和操作項目文件:

選擇下列任一做法:

  • 在 Google 文件試算表簡報首頁,按一下「空白」上方的「建立」圖示 ""
  • 雲端硬碟中,依序按一下 [新增] 接下來 [Google 文件/試算表/簡報] 接下來 [空白文件] 或 [選擇範本]

如何新增註解並指派給特定使用者:

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+),並接著輸入對方的電子郵件地址。您可以視需求新增使用者,人數不限。每位使用者都會收到電子郵件,其中附有您的註解內容和檔案連結。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給:] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

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核取方塊日曆:設定私人或隱藏的活動

如果您想在日曆中預留工作時間,可以新增並設定私人活動。

  1. 選擇下列其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 [Google+ 建立]。
  2. 新增活動標題、日期和時間。
  3. (選用) 如要新增更多活動詳細資料,請按一下 [更多選項]
  4. 在「顯示設定」部分選擇 [私人]。
  5. 完成後,按一下 [儲存]

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核取方塊允許邀請對象修改活動,省去電子郵件往返溝通的麻煩

與其來回傳送大量電子郵件、討論邀請對象是否有空參與會議,建議您不妨開放邀請對象修改活動,讓對方挑選自己有空的時段。

如何允許邀請對象修改活動:

  1. 在 [新增邀請對象] 欄位中,輸入使用者名稱或電子郵件地址的前幾個字。系統會在您輸入文字的同時顯示貴機構目錄中相符的電子郵件地址。
  2. 按一下系統提供的建議項目,將想邀請的使用者加入活動中。如果系統未顯示相關建議,請輸入邀請對象的完整電子郵件地址。您在活動中加入邀請對象後:
    • 系統會自動在活動中新增 Google Meet 視訊會議。
    • 邀請對象的日曆會顯示在您的日曆旁邊。
  3. (選用) 您可以新增 Google 網路論壇郵寄清單地址,一次邀請一大群使用者。
    如要進一步瞭解如何邀請大量使用者,請參閱在日曆中管理大型活動
  4. (選用) 如要將特定邀請對象標示為不一定要出席,請將滑鼠游標移至該邀請對象的名稱,然後點選「人物」圖示 聯絡人
  5. (選用) 如要讓邀請對象修改活動、邀請其他人,或是查看邀請對象名單,請按一下 [邀請對象權限],然後勾選適用的方塊。

注意:如果您在 Google 日曆中建立了活動,但沒有授予邀請對象修改活動的權限,他們就無法在自己的日曆上變更活動的日期或時間。

預設允許邀請對象修改活動:

  1. Google 日曆中依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]。
  2. 在「活動設定」部分按一下 [預設邀請對象權限],然後選取 [修改活動]。

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核取方塊建議新的會議時間

注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。

  1. Google 日曆中按一下您日曆方格里的活動。
  2. 前往「是否參加?」部分,依序點選向上箭頭 "" 接下來 [建議新時間]。
  3. 「你的提議」部分,選取其他時間或日期,並新增訊息。
  4. 按一下 [傳送提議]。

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核取方塊刪除及還原已刪除的活動

活動擁有者可以刪除活動。如果您不是活動擁有者,則只能移除活動。請放心,遭刪除或移除的活動皆可重新還原。

如何刪除活動:

  1. 點選日曆方格中的活動,
  2. 然後按一下「刪除」圖示 刪除

如何還原活動:

  1. 依序按一下「設定」圖示 設定 接下來 [垃圾桶]
  2. 勾選已刪除活動旁邊的方塊,然後按一下「還原」圖示 還原

注意:刪除的活動會在日曆的垃圾桶中保留大約 30 天。

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後續步驟

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