第 2 週：與團隊成員有效率地溝通交流

現在您已熟悉基本概念，可以嘗試下列方法... 

• 使用適當的通訊管道
• 瞭解更多管理電子郵件的方法
• 自訂公司或學校的日曆活動

下列操作說明的適用對象為電腦版使用者。

全部展開  |  全部收合

使用適當的通訊管道

可透過 Google Workspace 使用的管道

視目標對象和您要傳送的訊息內容而定，選擇適當的通訊管道。

與個別使用者溝通交流：

• 直接傳送即時通訊訊息：如果您有簡短或具有時效性的問題，可以傳送 Google Chat 訊息。
• 電子郵件：如果您要討論的事務較為複雜或不具時效性，則可透過 Gmail 傳送電子郵件。

與多組使用者溝通交流：

• 聯絡人群組：針對短期專案 (團隊) 這類臨時的群組，您可以建立聯絡人群組，用來進行電子郵件和即時通訊交流。雖然您無法直接與他人分享聯絡人群組，但只要將電子郵件寄給聯絡人群組，其他使用者就能回信給該群組的成員，也可以複製郵件地址清單。

• 群組電子郵件名單：利用 Google 網路論壇建立團隊專屬的電子郵件名單，讓溝通流程更簡便。隨後只要使用群組的電子郵件地址，就可以一次為所有人提供狀態更新資訊以及共用資源 (例如團隊日曆和雲端硬碟文件)。
  
  注意：如果管理員並未為機構啟用網路論壇服務，您可以改為使用聯絡人群組。 

在 Chat 應用程式或 Gmail 中與使用者進行即時通訊

傳送即時訊息給使用者

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示 。
3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
   • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
4. 按一下你要傳送訊息的對象。
5. 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示 。

發起群組對話

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
5. 按一下「完成」圖示 。
6. 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示 。

在 Gmail 中變更 Chat 面板的位置

你可以將 Chat 面板移至 Gmail 收件匣的左側或左側。

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 [查看所有設定]。
3. 按一下頂端的 [即時通訊和視訊會議]。
4. 在「即時通訊位置」旁邊，選取 [收件匣左側] 或 [收件匣右側]。
5. 按一下 [儲存變更]。

在不希望受到打擾時將 Chat 通知設為靜音

1. 前往 Chat 或 Gmail。
2. 在頂端按一下你的狀態。
3. 選取「零打擾」。 
4. 如要設定偏好的時間長度，請從清單中選取持續時間，或按一下「直到特定時間為止」。  
5. 按一下「設定」。

提示：忽略期間結束後，通知功能就會自動重新開啟。如要提早解除忽略通知的狀態，請依序按一下你的狀態 「零打擾」「關閉『零打擾』模式」。

瞭解詳情

建立網路論壇電子郵件名單

1. 登入 Google 網路論壇。
2. 按一下頂端的「建立群組」。
3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。
4. 按一下 [建立群組]。
5. 如果你要向新群組傳送郵件，請先稍候片刻，等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件，可能會收到無法傳送郵件的通知。

瞭解詳情

建立聯絡人群組

如果您想透過電子郵件與同一群使用者快速聯絡，可以建立並儲存聯絡人群組。這樣一來，下次只要在電子郵件收件者欄位輸入群組名稱，即可輕鬆將電子郵件寄給這群使用者。

如果管理員沒有為貴機構啟用網路論壇功能，您也可以建立聯絡人群組。

如何建立聯絡人群組

1. 在 Gmail 中點選「撰寫」。
2. 按一下「收件者」、「副本」或「密件副本」。
3. 找到您要加入群組的聯絡人，並勾選該聯絡人名稱旁邊的方塊。
4. 按一下 [管理標籤] [建立標籤]。
5. 輸入標籤名稱。
6. 按一下 [儲存]。
7. 按一下「插入」，將聯絡人新增至目前的郵件。

如何傳送電子郵件給聯絡人群組

1. 在 Gmail 中點選「撰寫」。
2. 在「收件者」旁邊，輸入群組的標籤名稱。
3. 撰寫郵件內容，然後按一下「傳送」。

瞭解更多管理電子郵件的方法

延後顯示電子郵件並於稍後提醒

針對含有日期和時間的確認電子郵件，您可以將這類郵件延後，等到需要查看時再顯示。您可以選擇讓電子郵件回到收件匣頂端的時機，無論是延後到明天、下週還是今晚再顯示，都能自行決定。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 將滑鼠游標指向您要延後的電子郵件。
3. 按一下右側的「延後」圖示 。
4. 選擇於稍晚的日期和時間接收這封郵件。

如要延後多封郵件，請先選取您要延後的郵件，然後按一下頂端的「延後」圖示 。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

將您不想查看回覆的電子郵件設為「忽略」

如果您是某個 Gmail 會話群組的收件者，但該會話群組的郵件已經與您無關，可以選擇略過這個會話群組。如此一來，該會話串新增的所有回覆就不會再傳送到您的收件匣，方便您專注處理重要郵件。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

預先排定電子郵件傳送時間

1. 在電腦上前往 Gmail 。
2. 按一下左上方的 [撰寫] 圖示 。
3. 輸入電子郵件內容。
4. 在左下方的 [傳送] 旁邊，點選向下箭頭 。
5. 按一下 [排定傳送時間]。

附註：你最多可以排定 100 封電子郵件的傳送時間。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

轉寄整個電子郵件會話群組

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 開啟要轉寄的會話群組。
3. 依序按一下會話群組頂端的「更多」圖示 。
4. 在「收件者」欄位中新增收件者。
5. 在郵件中輸入任何其他內容。
6. 按一下底部的「傳送」。

進一步瞭解回覆及轉寄郵件的方法

在傳送電子郵件後自動封存郵件

1. 開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  [查看所有設定]。
3. 捲動至「傳送並封存」部分，然後選取 [在回覆中顯示 [傳送並封存] 按鈕]。
4. 按一下 [儲存變更]。
5. 開啟您要回覆的郵件，然後按一下 [回覆]。
6. 撰寫郵件內容，然後按一下 [傳送 + ]。

自訂公司或學校的日曆活動

建立預約時間表

重要事項：預約時間表會取代預約時段。進一步瞭解預約時段的異動。

您可以使用預約時間表，進一步管理自己在 Google 日曆中有空的時段。

您可以利用預約時間表進行以下操作：

• 建立並分享預約頁面，方便其他人跟您預約時間。
• 在 Google 日曆中同時查看已預約的時段以及您的時間表。

建立預約時間表

重要事項：如果想在次要日曆中建立預約時間表，或是在預約時間表中新增共同主辦人，則需使用符合條件的 Google Workspace 訂閱方案。進一步瞭解預約時間表的付費功能

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下左上方的「建立」圖示 。
3. 按一下「預約時間表」。
4. 輸入標題。
   • 只要使用者有預約頁面的連結，就看得見這個標題。
   • 這個標題會顯示在您日曆的時間表，以及日後接受的預約行程中。
5. 如要設定預約時間長度，請點按向下箭頭 。
   • 預約時間長度不得短於 5 分鐘。
6. 設定預約日期、時間和時區。
   • 您可以設定一次性或週期性的預約時間表。
   • 提示：如要在一天中新增多個時段，請點按「在這天新增其他時段」圖示 。
7. 選擇開放預約時段設定，例如可預約時間範圍或沒空的日期。瞭解如何自訂開放預約時段
8. 選擇要新增預約時間表的主要或次要日曆。

   • 提示：

     • 建立預約時間表後，就無法將預約時間表更改到主要日曆或次要日曆上。

     • 只要使用者有權編輯預約時間表所屬的次要或主要日曆，就能修改時間表及查看相關預約行程。進一步瞭解存取權限。

9. 選用：如要避免主要/次要日曆中建立或接受的活動相互衝突，請在「日曆」底下選取「查看日曆中可以預約的時段」，接著選取要避免行程衝突的日曆，防止在這些日曆上已建立或接受活動的時段開放預約。
   • 重要事項：即使關閉這項功能，預約頁面上的每個預約時段也只接受一次預約。
10. 如要新增預約行程的共同主辦人，請輸入共同主辦人的姓名或電子郵件地址。

    • 您也可以直接新增 Google 群組。

11. 點選「下一步」。

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

透過收件匣建立活動

透過電子郵件建立活動

1. 在 Gmail 中撰寫電子郵件。
2. 依序按一下「更多」圖示 「插入會議時間」「建立活動」。
3. 新增新的活動詳細資訊後，按一下 [儲存]。

另請參閱：在 Gmail 中管理日曆活動的訣竅

設定定期團隊會議

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下左上方的「建立」圖示 。
3. 新增活動名稱以及其他詳細資訊。
4. 按一下「不重複」旁邊的向下箭頭 。
5. 選擇活動的重複頻率，以及重複活動結束的時間。
6. 按一下右上方的 [儲存]。

在活動中新增議程

Google 日曆可以為您建立議程，也可以將活動現有的議程附加到您的活動中。

為新活動建立議程

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 建立活動。
3. (選用) 請依需要輸入標題、時間、邀請對象和其他詳細資料。
4. 依序按一下 [新增說明或附件] [建立會議記錄] [儲存]。
   • 預先填入活動詳細資料的會議記錄隨即附加到活動中，並與包括機構外部人員在內的邀請對象共用。

在現有活動中建立或附加議程

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 選擇下列任一做法：
   • 依序按一下活動 「製作會議記錄」。
     系統會自動將會議記錄附加到該活動，並在會議記錄中預先填入活動詳細資料。
   • 依序按一下活動 「選單」圖示  「附加文件」。
     系統會將所選的會議記錄附加到活動中。
3. 系統會在新視窗中開啟會議記錄。按一下右側的「共用」。

注意：如果管理員不允許您將 Google 雲端硬碟檔案與機構外部的人士共用，您可以改為傳送 Gmail 附件給外部邀請對象。

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

建立記事和操作項目文件

如何建立記事和操作項目文件

1. 在電腦上開啟 Google 文件、試算表、簡報、表單或 Vids 主畫面。
2. 按一下「建立」圖示 。

您也可以執行下列動作：

• 使用範本建立檔案
• 在 Google Vids 中使用範本

如何新增註解並指派給特定使用者

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

建立私人活動 (顯示為「忙碌」)

您可以在工作日曆中新增個人活動，其他使用者無法查看這類活動的詳情。例如，安排醫師預約或個人體育活動，並將活動的瀏覽權限設為「私人」。您會在日曆上看到活動詳細資訊，但其他使用者只會看到該活動顯示「忙碌」狀態。

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

允許邀請對象修改活動，省去電子郵件往返溝通的麻煩

與其來回傳送大量電子郵件、討論邀請對象是否有空參與會議，建議您不妨開放邀請對象修改活動，讓對方挑選自己有空的時段。

如何允許邀請對象修改活動

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下活動 「編輯活動」圖示 。
3. 在右側的「邀請對象權限」下方，勾選「修改活動」。
4. 按一下「儲存」。

注意：若您勾選「邀請對象可以修改活動」，他們就可以和您一樣編輯所有欄位、查看邀請對象名單、預約會議室及管理活動。

如何預設允許邀請對象修改活動

1. 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示 [設定]。
2. 在「活動設定」部分按一下 [預設邀請對象權限]，然後選取 [修改活動]。

提議或查看新會議時間

邀請對象可以建議新的會議時間，發起人可以自由選擇是否接受該提議。

提議新時間 (以與會者身分)

1. 點選日曆上的活動。
2. 在「不確定」旁邊依序輕觸向上箭頭  [建議新時間]。
3. 選取其他時間或日期。
   提示：你也可以為建議的時間留下訊息。
4. 按一下 [傳送提議]。

注意：如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限，您就可以直接重新安排活動時間，不需要建議新時間。

以發起人身分查看提議時間

1. 點選日曆上有時鐘圖示的活動。
2. 查看「邀請對象」下方的建議時間。
3. 在你要查看的提議時間之下，點選 [查看提議時間]。
4. 如要將活動時間變更為提議時間，請按一下 [儲存]。

提議時間的運作方式

• 系統會為邀請對象超過 200 人的大型活動和全天活動關閉提議功能。進一步瞭解大型活動。
• 所有邀請對象都能提議新時間，但是主辦人不行。
• 在電腦的 Google 日曆設定中，如果主辦人開啟了「活動回應」功能，就能收到提議時間的電子郵件通知。

刪除及復原活動

刪除活動即可取消活動

你可以刪除自己建立的活動。系統會將這項活動從你的日曆以及受邀對象的日曆中刪除。

1. 在電腦上開啟 Google 日曆。
2. 按一下你要刪除的活動。
3. 按一下「刪除活動」圖示 。

如何還原活動

如果您不小心誤刪活動，大約在 30 天內都還能將該活動復原。

1. 開啟 Google 日曆。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 [垃圾桶]，畫面上就會顯示你在這個日曆中刪除的活動。
   • 如要還原個別活動，請按一下活動旁邊的「還原」圖示 。
   • 如要還原所有選取的活動，請按一下清單上方的「還原所有選取項目」圖示 。

後續步驟

第 3 週：共用檔案並進行協作

               

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