正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

第 2 週:與團隊成員有效率地溝通交流

想在公司或學校充分運用 Google 應用程式嗎?申請免費試用 Google Workspace
藍色分隔線

顯示通訊工具的各種裝置現在您已熟悉基本概念,可以嘗試下列方法... 

下列操作說明的適用對象為電腦版使用者。

藍色分隔線

全部展開  |  全部收合

使用適當的通訊管道

核取方塊可透過 Google Workspace 使用的管道

視目標對象和您要傳送的訊息內容而定,選擇適當的通訊管道。

與個別使用者溝通交流:

  • 直接傳送即時通訊訊息:如果您有簡短或具有時效性的問題,可以傳送 Google Chat 訊息。
  • 電子郵件:如果您要討論的事務較為複雜或不具時效性,則可透過 Gmail 傳送電子郵件。

與多組使用者溝通交流:

  • 聯絡人群組:針對短期專案 (團隊) 這類臨時的群組,您可以建立聯絡人群組,用來進行電子郵件和即時通訊交流。雖然您無法直接與他人分享聯絡人群組,但只要將電子郵件寄給聯絡人群組,其他使用者就能回信給該群組的成員,也可以複製郵件地址清單。
  • 群組電子郵件名單:利用 Google 網路論壇建立團隊專屬的電子郵件名單,讓溝通流程更簡便。隨後只要使用群組的電子郵件地址,就可以一次為所有人提供狀態更新資訊以及共用資源 (例如團隊日曆和雲端硬碟文件)。

    注意:如果管理員並未為機構啟用網路論壇服務,您可以改為使用聯絡人群組。 

核取方塊透過 Chat 應用程式或 Gmail 與他人進行即時通訊

傳送即時訊息給使用者

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 ""
  3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
    • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士,請輸入對方的電子郵件地址。
  4. 按一下你要傳送訊息的對象。
  5. 輸入要傳送的訊息,然後點選「傳送」圖示 ""

發起群組對話

  1. 前往 Google ChatGmail 帳戶
  2. 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 下一步 按一下「傳送」圖示 ""
  3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 "" 下一步 [發起群組對話]
  4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
  5. 按一下「完成」圖示 ""
  6. 輸入要傳送的訊息,然後按一下「傳送」圖示 ""

在 Gmail 中變更 Chat 面板的位置

你可以將 Chat 面板移至 Gmail 收件匣的右側或左側。

  1. 在電腦上開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的 [設定] 圖示 "" 下一步 [查看所有設定]
  3. 按一下頂端的 [即時通訊和 Meet]
  4. 在 [即時通訊位置] 旁邊,選取 [收件匣左側] 或 [收件匣右側]
  5. 按一下 [儲存變更]
核取方塊在不希望受到打擾時將 Chat 通知設為靜音
  1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶
  2. 在頂端按一下你的狀態。
  3. 選取「零打擾」。 
  4. 如要設定偏好的時間長度,請從清單中選取持續時間,或按一下「直到特定時間為止」。  
  5. 按一下「設定」

提示:忽略期間結束後,通知功能就會自動重新開啟。如要提早解除忽略通知的狀態,請依序按一下你的狀態 接下來「零打擾」接下來「關閉『零打擾』模式」

瞭解詳情

核取方塊建立網路論壇電子郵件名單
  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下頂端的「建立群組」
  3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。
  4. 按一下 [建立群組]
  5. 如果你要向新群組傳送郵件,請先稍候片刻,等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件,可能會收到無法傳送郵件的通知。

瞭解詳情

核取方塊建立聯絡人群組

如果您想透過電子郵件與同一群使用者快速聯絡,可以建立並儲存聯絡人群組。這樣一來,下次只要在電子郵件收件者欄位輸入群組名稱,即可輕鬆將電子郵件寄給這群使用者。

如果管理員沒有為貴機構啟用網路論壇功能,您也可以建立聯絡人群組。

如何建立聯絡人群組

  1. Gmail 中點選「撰寫」。
  2. 按一下「收件者」、「副本」或「密件副本」
  3. 找到您要加入群組的聯絡人,並勾選該聯絡人名稱旁邊的方塊。
  4. 按一下 [管理標籤] 接下來 [建立標籤]
  5. 輸入標籤名稱。
  6. 按一下 [儲存]
  7. 按一下「插入」,將聯絡人新增至目前的郵件。

如何傳送電子郵件給聯絡人群組

  1. Gmail 中點選「撰寫」。
  2. 在「收件者」旁邊,輸入群組的標籤名稱。
  3. 撰寫郵件內容,然後按一下「傳送」

進一步瞭解管理電子郵件的方式

核取方塊延後顯示電子郵件並於稍後提醒
針對含有日期和時間的確認電子郵件,您可以將這類郵件延後,等到需要查看時再顯示。您可以選擇讓電子郵件回到收件匣頂端的時機,無論是延後到明天、下週還是今晚再顯示,都能自行決定。
  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 將滑鼠游標指向您要延後的電子郵件。
  3. 按一下右側的「延後」圖示 打瞌睡
  4. 選擇於稍晚的日期和時間接收這封郵件。

如要延後多封郵件,請先選取您要延後的郵件,然後按一下頂端的「延後」圖示 打瞌睡

將電子郵件放在「已延後」分類夾中,並設定稍後再開啟電子郵件的提醒

詳情請造訪 Gmail 說明中心

核取方塊將您不想查看回覆的電子郵件設為「忽略」

如果您是某個 Gmail 會話群組的收件者,但該會話群組的郵件已經與您無關,可以選擇略過這個會話群組。如此一來,該會話串新增的所有回覆就不會再傳送到您的收件匣,方便您專注處理重要郵件。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

核取方塊預先排定電子郵件傳送時間
  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 按一下左上方的 [撰寫] 圖示
  3. 輸入電子郵件內容。
  4. 在左下方的 [傳送] 旁邊,點選向下箭頭 更多傳送選項
  5. 按一下 [排定傳送時間]

附註:你最多可以排定 100 封電子郵件的傳送時間。

詳情請造訪 Gmail 說明中心

核取方塊轉寄整個電子郵件會話群組
  1. 在電腦上前往 Gmail
  2. 開啟要轉寄的會話群組。
  3. 依序按一下會話群組頂端的「更多」圖示 "" ""「全部轉寄」
  4. 在「收件者」欄位中新增收件者。
  5. 在郵件中輸入任何其他內容。
  6. 按一下底部的「傳送」

進一步瞭解回覆和轉寄方式

核取方塊在傳送電子郵件後自動封存郵件
  1. 開啟 Gmail
  2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 "" 接下來 [查看所有設定]
  3. 捲動至「傳送並封存」部分,然後選取 [在回覆中顯示 [傳送並封存] 按鈕]
  4. 按一下 [儲存變更]。
  5. 開啟您要回覆的郵件,然後按一下 [回覆]
  6. 撰寫郵件內容,然後按一下 [傳送 + 封存]。

自訂公司或學校的日曆活動

核取方塊建立預約時段
  1. 開啟 Google 日曆,在日曆方格中按一下您有空的時段,然後點選 [預約時段]。
  2. (選用) 如果您想在其他日曆中建立自己的預約時段,請在底部您的名稱旁邊,點選向下箭頭 "",然後選取想要使用的日曆。
  3. 新增標題並選擇日期和時間。
  4. 選取時段數以及每次預約的時間長度。
  5. (選用) 如果您想在預約時段中新增更多詳細資料,請按一下 [更多選項] 然後新增資訊。
  6. 按一下 [儲存]

您的預約區塊會在日曆中以單一活動的形式呈現,但左上角有格狀符號 。有人預約時,預約時段就會顯示為一般活動,蓋過原本的預約區塊。

您的預約區塊會在日曆中顯示為一個活動,且左上角帶有格狀符號 預約。有人預約時,預約時段就會顯示為一般活動,蓋過原本的預約區塊。

瞭解詳情

核取方塊透過收件匣建立活動

透過電子郵件建立活動

  1. Gmail 中開啟郵件。
  2. 依序按一下頂端的「更多」圖示 "" 接下來 [建立日曆活動]
  3. 新增新的活動詳細資訊後,按一下 [儲存]

如何查看透過電子郵件自動建立的活動

系統會將部分電子郵件 (例如餐廳訂位和航班確認信) 中的活動資訊自動新增到您的日曆中。

如何關閉自動建立活動功能

如果您不希望 Gmail 中的活動出現在日曆上,可以刪除單一活動或變更設定,讓系統不要自動新增活動資訊。

  1. 開啟 Google 日曆,然後依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]。
  2. 捲動至「Gmail 中的活動」部分。
  3. [Gmail 活動的顯示設定] 欄位中,選擇下列其中一個選項:
    • 日曆預設值:任何使用者只要有權檢視您日曆的活動詳細資料,就能夠看到您 Gmail 活動的名稱和時間。不過,只有對您的活動擁有變更權限的使用者可以查看您電子郵件中的其他詳細資訊,例如確認編號、航班狀態或電話號碼。

      注意:
      如果您已將自己的日曆設為公開,選擇這個選項後,您的 Gmail 活動也會開放給所有人檢視。
    • 私人:只有對您的日曆擁有變更權限的使用者可以查看您的活動詳細資料。針對其他能夠檢視您的日曆,但無法對日曆內容進行更動的使用者,系統會將活動顯示為「忙碌」。
    • 我自己:只有您自己能夠存取您日曆上的活動。
  4. (選用) 如要關閉這項功能,請取消勾選 [自動將 Gmail 中的活動加入我的日曆] 方塊。

瞭解詳情

核取方塊複製需要再次舉辦的活動

有時候,您可能會需要安排另一場活動來討論同一個主題。此時只要複製原本的活動,即可輕鬆進行安排。

  1. 依序按一下您的活動和「編輯」圖示 ""
  2. 開啟您的活動,然後在頂端的 [全天] 旁邊按一下 [不重複]
  3. 選擇活動的重複頻率。

    如果您想選擇活動結束日期,請按一下 [自訂],然後輸入活動的開始和結束日期。

  4. 按一下 [儲存]

瞭解詳情

核取方塊以雲端硬碟附件的方式新增待辦事項

如何建立待辦事項

選擇下列任一做法:

  • 按一下文件中的「建立」圖示 ""
  • 雲端硬碟中按一下 [新增],將滑鼠游標移至 [Google 文件] 旁邊的向右箭頭 "",然後點選 [空白文件] 或 [選擇範本]

如何將待辦事項附加至活動中

  1. 按一下 [新增說明或附件] 欄位。
  2. 按一下 [我的雲端硬碟] 或 [上傳],然後選取您想附加的檔案。
  3. 按一下 [選取] 或 [上傳],就能將您的檔案附加至活動中。

注意:如果管理員不允許您將 Google 雲端硬碟檔案與機構外部的人士共用,您可以改為傳送 Gmail 附件給外部邀請對象

瞭解詳情

核取方塊建立記事和操作項目文件

如何建立記事和操作項目文件

選擇下列任一做法:

  • 按一下文件中的「建立」圖示 ""
  • 雲端硬碟中按一下 [新增],將滑鼠游標移至 [Google 文件] 旁邊的向右箭頭 "",然後點選 [空白文件] 或 [選擇範本]

如何新增註解並指派給特定使用者

  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

瞭解詳情

核取方塊日曆:設定私人或隱藏的活動

如果您想在日曆中預留工作時間,可以新增並設定私人活動。

  1. 選擇下列其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 ["" 建立]。
  2. 新增活動標題、日期和時間。
  3. (選用) 如要新增更多活動詳細資料,請按一下 [更多選項]
  4. 在「顯示設定」部分選擇 [私人]。
  5. 完成後,按一下 [儲存]

瞭解詳情

核取方塊允許邀請對象修改活動,省去電子郵件往返溝通的麻煩

與其來回傳送大量電子郵件、討論邀請對象是否有空參與會議,建議您不妨開放邀請對象修改活動,讓對方挑選自己有空的時段。

如何允許邀請對象修改活動

  1. 在 [新增邀請對象] 欄位中,輸入使用者名稱或電子郵件地址的前幾個字。系統會在您輸入文字的同時顯示貴機構目錄中相符的電子郵件地址。
  2. 按一下系統提供的建議項目,將想邀請的使用者加入活動中。如果系統未顯示相關建議,請輸入邀請對象的完整電子郵件地址。您在活動中加入邀請對象後:
    • 系統會自動在活動中新增 Google Meet 視訊會議。
    • 邀請對象的日曆會顯示在您的日曆旁邊。
  3. (選用) 您可以新增 Google 網路論壇郵寄清單地址,一次邀請一大群使用者。
    如要進一步瞭解如何邀請大量使用者,請參閱在日曆中管理大型活動
  4. (選用) 如要將特定邀請對象標示為不一定要出席,請將滑鼠游標移至該邀請對象的名稱,然後點選「人物」圖示 聯絡人
  5. (選用) 如要讓邀請對象修改活動、邀請其他人,或是查看邀請對象名單,請按一下 [邀請對象權限],然後勾選適用的方塊。

注意:如果您在 Google 日曆中建立了活動,但沒有授予邀請對象修改活動的權限,他們就無法在自己的日曆上變更活動的日期或時間。

如何預設允許邀請對象修改活動

  1. Google 日曆中依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]。
  2. 在「活動設定」部分按一下 [預設邀請對象權限],然後選取 [修改活動]。

瞭解詳情

核取方塊建議新的會議時間

注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。

  1. Google 日曆中按一下您日曆方格里的活動。
  2. 前往「是否參加?」部分,依序點選向上箭頭 "" 接下來 [建議新時間]。
  3. 「你的提議」部分,選取其他時間或日期,並新增訊息。
  4. 按一下 [傳送提議]。

瞭解詳情

核取方塊刪除及還原已刪除的活動

活動擁有者可以刪除活動。如果您不是活動擁有者,則只能移除活動。請放心,遭刪除或移除的活動皆可重新還原。

刪除活動

  1. 點選日曆方格中的活動,
  2. 然後按一下「刪除」圖示 ""

如何還原活動

  1. 依序按一下「設定」圖示 設定 接下來 [垃圾桶]
  2. 勾選已刪除活動旁邊的方塊,然後按一下「還原」圖示 ""

注意:刪除的活動會在日曆的垃圾桶中保留大約 30 天。

瞭解詳情

後續步驟

 
這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?
搜尋
清除搜尋內容
關閉搜尋
Google 應用程式
主選單
搜尋說明中心
true
true
false
false