Semana 2: comunicação eficiente com as equipes

Agora que você conhece os fundamentos, conheça estas maneiras de... 

• Usar o canal de comunicação adequado
• Saiba mais sobre como gerenciar seu e-mail
• Personalizar eventos da agenda para o trabalho ou a escola

Estas instruções são apenas para computador.

Expandir tudo  |  Recolher tudo

Usar o canal de comunicação adequado

Canais disponíveis no Google Workspace

Escolha o canal de comunicação adequado para o público-alvo e a mensagem.

Comunicar-se com pessoas:

• Mensagem direta pelo chat: se você tiver uma pergunta rápida ou urgente, envie uma mensagem pelo Google Chat.
• E-mail: se você precisar falar sobre algo mais complexo ou não urgente, envie uma mensagem pelo Gmail.

Comunicar-se com grupos de pessoas:

• Grupo de contatos: para grupos temporários, como equipes de projetos de curta duração, você pode criar um grupo de contatos. Os grupos de contatos podem ser usados em e-mails e bate-papos. Não é possível compartilhar diretamente seu grupo de contatos com outras pessoas. No entanto, se você enviar um e-mail para um grupo de contatos, outras pessoas poderão responder a todos os membros ou copiar sua lista de endereços.

• Lista de e-mails do Grupos: facilite a comunicação criando uma lista de e-mails do Grupos do Google para sua equipe. Em vez de enviar um e-mail para cada pessoa, use o endereço do grupo para comunicar atualizações de status e compartilhar recursos, como agendas de equipe e arquivos do Drive, com todos de uma só vez.
  
  Observação: se o administrador não tiver ativado o Grupos para sua organização, use os grupos de contatos.  

Conversar com pessoas no app Chat ou no Gmail

Enviar uma mensagem direta

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Se o nome ainda não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat .
3. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
   • Para enviar uma mensagem individual para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail da pessoa.
4. Selecione o destinatário da mensagem.
5. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

Iniciar uma conversa em grupo

1. Acesse o Google Chat ou sua conta do Gmail.
2. Em "Chat", clique em uma conversa em grupo, digite uma mensagem clique em Enviar .
3. Se a conversa em grupo não estiver em "Chat", clique em Iniciar um chat Iniciar conversa em grupo.
4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
5. Clique em Concluído .
6. Digite uma mensagem e clique em Enviar .

Alterar a posição do painel do Chat no Gmail

Você pode mover o painel "Chat" para o lado direito ou esquerdo da sua Caixa de entrada do Gmail.

1. Abra o Gmail no computador.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Na parte superior, clique em Chat e Meet.
4. Ao lado de “Posição do chat”, selecione Lado esquerdo da Caixa de entrada ou Lado direito da Caixa de entrada.
5. Clique em Salvar alterações.

Desativar as notificações de chat quando você precisar se concentrar

1. Acesse o Chat ou o Gmail.
2. Na parte de cima da tela, clique no seu status.
3. Selecione Não perturbe.  
4. Para definir a duração, selecione uma opção na lista ou clique em "Até um horário específico".  
5. Clique em Definir.

Dica: as notificações são reativadas automaticamente depois que o período definido termina. Para reativar as notificações antes disso, clique no seu status  Não perturbe  Desativar Não perturbe.

Saiba mais

Criar uma lista de e-mails do Grupos

1. Faça login no Grupos do Google.
2. Na parte de cima, clique em Criar grupo.
3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo.
4. Clique em Criar grupo.
5. Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.

Saiba mais

Criar um grupo de contatos

Se você quiser entrar em contato rapidamente com o mesmo grupo de pessoas por e-mail, poderá criar e salvar um grupo de contatos. Na próxima vez que quiser enviar um e-mail para esses contatos, basta digitar o nome do grupo como destinatário do e-mail.

Também é possível criar um grupo de contatos caso o administrador não tenha ativado o Grupos para sua organização.

Criar um grupo de contatos

1. No Gmail, clique em Escrever.
2. Clique em Para, Cc ou Cco. 
3. Encontre os contatos que você quer adicionar ao grupo e marque as caixas ao lado dos nomes.
4. Clique em Gerenciar marcadoresCriar marcador.
5. Digite um nome para o marcador.
6. Clique em Salvar.
7. Clique em Inserir para adicionar os contatos à sua mensagem. 

Enviar um e-mail para um grupo de contatos

1. No Gmail, clique em Escrever.
2. Ao lado de Para, digite o nome do marcador do grupo.
3. Escreva sua mensagem e clique em Enviar.

Saiba mais sobre como gerenciar seu e-mail

Adiar os e-mails para receber um lembrete mais tarde

Adie e-mails de confirmação com datas e horas para quando você precisar deles. Seu e-mail voltará para o topo da caixa de entrada quando você quiser, seja amanhã, na próxima semana ou hoje à noite. 

1. No computador, acesse o Gmail. 
2. Aponte para o e-mail.
3. À direita, clique em Suspender .
4. Escolha um dia e horário para receber o e-mail.

Para suspender várias mensagens, selecione-as. Na parte de cima, clique em Suspender .

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

Ignorar os e-mails com respostas que você não quer ver

Se estiver em uma conversa do Gmail que não é mais relevante para você, é possível ignorar a conversa. As futuras mensagens da conversa não vão aparecer na sua Caixa de entrada, e você vai poder se concentrar nas mensagens importantes.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail

Programar o envio de um e-mail

1. No computador, acesse o Gmail .
2. No canto superior esquerdo, clique em Escrever.
3. Crie o e-mail.
4. No canto inferior esquerdo, ao lado de "Enviar", clique na seta para baixo .
5. Clique em Programar envio.

Observação: é possível programar até 100 e-mails.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

Encaminhar uma conversa de e-mail inteira

1. No computador, acesse o Gmail.
2. Abra a conversa que você quer encaminhar.
3. Na parte superior da conversa, clique em Mais Encaminhar tudo.
4. No campo Para, adicione os destinatários.
5. Digite qualquer conteúdo adicional da mensagem.
6. Na parte inferior, clique em Enviar. 

Veja outras formas de responder e encaminhar

Arquivar e-mails automaticamente depois de enviá-los

1. Abra o Gmail.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Role até a seção Enviar e arquivar e selecione Mostrar o botão "Enviar e arquivar" na resposta.
4. Clique em Salvar alterações.
5. Abra um e-mail que você queira responder e clique em Responder.
6. Escreva sua mensagem e clique em Enviar+.

Personalizar eventos da agenda para o trabalho ou a escola

Criar horários disponíveis

Transforme blocos de horários na sua agenda em horários disponíveis que outras pessoas possam reservar. Os horários reservados aparecerão na sua agenda para que você saiba com quem e quando será uma reunião.

1. Abra o Google Agenda no computador usando sua conta profissional ou escolar.
2. Verifique se você está na visualização Semana ou Dia.
3. Clique em qualquer parte da agenda. Na caixa de evento exibida, clique em Horários disponíveis.
4. Digite os detalhes, inclusive o título, e escolha a agenda em que o evento será exibido.
5. Para adicionar mais informações, como um local ou uma descrição, clique em Mais opções.

Dica: se você quiser que o bloco de horário seja recorrente, defina isso antes de convidar as pessoas para reservar um horário. Quando você repete um bloco com horários reservados, eles são duplicados como novos horários, e talvez ocorra uma reserva duplicada. Saiba como criar eventos recorrentes.

Seu bloco de horários é exibido como um único evento na sua agenda, com um símbolo de grade no canto superior esquerdo. Conforme as pessoas reservarem os horários, eles aparecerão como eventos comuns sobrepostos no bloco de horários.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Agenda

Criar eventos usando sua Caixa de entrada

Criar um evento usando um e-mail

1. No Gmail, escreva um e-mail.
2. Clique em Mais Definir um horário para uma reuniãoCriar um evento.
3. Adicione detalhes ao novo evento e clique em Salvar.

Consulte também:  Dicas para gerenciar os eventos do Agenda no Gmail.

Configurar uma reunião de equipe recorrente

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. Na parte superior esquerda, clique em Criar .
3. Adicione o título do evento e outros detalhes.
4. Ao lado de "Não se repete", clique na seta para baixo .
5. Escolha a frequência com que você quer que o evento se repita e quando a repetição termina.
6. No canto superior direito, clique em Salvar.

Adicionar uma pauta ao evento

O Agenda pode criar uma pauta para você ou anexar uma existente ao evento.

Criar uma pauta para um novo evento

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. Crie um evento.
3. Opcional: digite o título, o horário, os participantes e outros detalhes.
4. Clique em Adicionar descrição ou anexos Criar ata da reunião Salvar.
   • A ata é anexada ao seu evento com os detalhes pré-preenchidos e compartilhada com quem você convidou, inclusive pessoas de fora da sua organização.

Criar ou anexar uma pauta a um evento existente

1. Abra o Google Agenda no computador.
2. Selecione uma destas opções:
   • Clique em um evento  Criar ata da reunião.
     Uma ata pré-preenchida com os detalhes é anexada ao seu evento.
   • Clique em um evento Menu   Anexar um documento.
     A ata da reunião selecionada é anexada ao evento.
3. A ata é aberta em uma nova janela. À direita, clique em Compartilhar.

Dica: se o administrador não permitir o compartilhamento de arquivos do Google Drive fora da sua organização, você poderá enviar anexos do Gmail para convidados externos.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Agenda

Criar um documento com notas e ações necessárias

Criar o documento com notas e ações necessárias

1. No computador, abra a tela inicial do Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google.
2. Clique em Criar .

Você também pode criar um documento usando um modelo.

Adicionar comentários e atribuir a pessoas

1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
2. Clique em Adicionar comentário .
3. Digite seu comentário na caixa.
4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Criar um evento particular (exibido como "Ocupado")

Você pode adicionar eventos pessoais à sua agenda de trabalho onde os detalhes não são mostrados para outras pessoas. Por exemplo, agende uma consulta médica ou um evento esportivo pessoal e defina a visibilidade do evento como Particular. Você verá detalhes do evento na sua agenda, mas para outras pessoas o evento será exibido apenas como "ocupado".

Veja como fazer isso na Central de Ajuda do Google Agenda

Permitir que os convidados modifiquem um evento para evitar a troca de muitos e-mails

Para evitar a troca de muitos e-mails sobre a disponibilidade dos convidados para suas reuniões, permita que eles modifiquem o evento para que possam escolher um horário adequado.

Permitir que os convidados modifiquem um evento

1. No seu computador, abra o Google Agenda.
2. Clique em um evento Editar evento .
3. À direita, em "Convidados podem", marque a opção "Modificar evento".
4. Clique em Salvar.

Observação: se a opção "Os convidados podem modificar o evento" for marcada, seus convidados podem editar todos os campos, acessar a lista de convidados, reservar salas e gerenciar o evento da mesma maneira que você.

Permitir que os convidados modifiquem eventos por padrão

1. No Agenda, clique em Configurações Configurações.
2. Na seção Configurações de eventos, clique em Permissões padrão de convidados e selecione Modificar evento.

Sugerir ou analisar novos horários de reunião

Os convidados podem sugerir um novo horário de reunião, que o organizador pode analisar e, se quiser, aceitar. 

Sugerir um novo horário (como convidado)

1. Na sua agenda, clique no evento.
2. Ao lado de "Talvez", clique na seta para cima Sugerir novo horário.
3. Selecione um horário ou dia diferente.
   Dica: você também pode adicionar uma mensagem ao horário sugerido.
4. Clique em Enviar proposta.

Observação: se o organizador do evento tiver concedido permissão para você modificar um evento, será possível reprogramá-lo sem sugerir um novo horário.

Analisar os horários propostos (como organizador)

1. Na sua agenda, clique em um evento com um ícone de relógio.
2. Em "Convidados", encontre os horários sugeridos.
3. Na sugestão de horário que você quer analisar, clique em Analisar proposta.
4. Para alterar o evento para o horário sugerido, clique em Salvar.

Como os horários sugeridos funcionam

• As sugestões são desativadas para eventos grandes com mais de 200 convidados e eventos de dia inteiro. Saiba mais sobre eventos grandes.
• Todos os convidados podem sugerir um novo horário. Os organizadores não podem sugerir um novo horário.
• No computador, se os organizadores ativarem as "Respostas a eventos" nas configurações do Google Agenda, eles receberão notificações por e-mail sobre as sugestões.

Excluir e restaurar eventos

Excluir um evento para cancelá-lo

Você pode criar e excluir eventos. Quando excluídos, os eventos são removidos da sua agenda e das agendas de todos os convidados.

1. No computador, abra o Google Agenda.
2. Clique no evento que você quer excluir.
3. Clique em .

Restaurar um evento

Você tem aproximadamente 30 dias para restaurar um evento excluído por engano.

1. Abra o Google Agenda.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Lixeira. Você verá os eventos excluídos desta agenda.
   • Para restaurar só um evento, clique em Restaurar ao lado dele.
   • Para restaurar os eventos selecionados, clique em Restaurar todos os selecionados acima da lista.

Próximas etapas

Semana 3: compartilhar arquivos e colaborar neles

               

Quer usar recursos avançados do Google Workspace para sua empresa?

Teste o Google Workspace hoje mesmo.

 

 

_{Google, Google Workspace e marcas e logotipos relacionados são marcas registradas da Google LLC. Todos os outros nomes de empresas e produtos são marcas registradas das empresas às quais eles estão associados.}