Woche 2: Effektiv mit Teams kommunizieren

Sie sind jetzt mit den Grundlagen vertraut. Sehen Sie sich nun die folgenden Möglichkeiten an: 

• Den richtigen Kommunikationskanal verwenden
• Weitere Möglichkeiten zum Verwalten von E-Mails
• Kalendertermine für Unternehmen oder Bildungseinrichtungen anpassen

Diese Anleitung gilt nur für Computer.

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Den richtigen Kommunikationskanal verwenden

Über Google Workspace verfügbare Kanäle

Wählen Sie den richtigen Kommunikationskanal für Ihre Zielgruppe und Ihre Botschaft aus.

Mit Einzelpersonen:

• Direktnachricht per Chat: Wenn Sie eine kurze oder dringende Frage haben, können Sie eine Nachricht in Google Chat senden.
• E-Mail: Wenn Sie eine komplexere Angelegenheit klären möchten oder die Dringlichkeit geringer ist, haben Sie die Möglichkeit, über Gmail eine E-Mail zu senden.

Mit Personengruppen:

• Gruppe in Google Kontakte: Für kurzlebige Gruppen, z. B. ein Team, das nur für die Dauer eines Projekts besteht, können Sie über Google Kontakte eine Gruppe erstellen. Solche Gruppen lassen sich sowohl in E-Mails als auch in Chats verwenden. Sie können sie nicht direkt für andere Personen freigeben. Wenn Sie jedoch eine E-Mail an eine Google Kontakte-Gruppe senden, haben andere Personen die Möglichkeit, allen in dieser Gruppe zu antworten oder die von Ihnen eingegebenen Adressen zu kopieren.

• Eine E-Mail-Liste in Google Groups vereinfacht die Kommunikation im Team. Anstatt einzelne Personen per E-Mail zu kontaktieren, können Sie über die Gruppen-E-Mail-Adresse Statusupdates senden und Ressourcen für alle gleichzeitig freigeben, z. B. Teamkalender und Drive-Dateien.
  
  Hinweis: Wenn Ihr Administrator für Ihre Organisation Google Groups nicht aktiviert hat, können Sie stattdessen Kontaktgruppen nutzen.  

Über die Chat App oder Gmail mit anderen chatten

Direktnachrichten senden

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Wenn der Name noch nicht unter „Chat“ angezeigt wird, klicken Sie auf „Chat starten“ .
3. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
   • Wenn Sie eine Direktnachricht an Nutzer außerhalb Ihrer Organisation senden möchten, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein.
4. Wählen Sie die Person aus, der Sie eine Nachricht senden möchten.
5. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

Gruppenunterhaltungen starten

1. Öffnen Sie Google Chat oder Ihr Gmail-Konto.
2. Klicken Sie unter „Chat“ auf eine vorhandene Gruppenunterhaltung und geben Sie eine Nachricht ein  klicken Sie auf „Senden“ .
3. Wenn die Gruppenunterhaltung nicht unter „Chat“ aufgeführt ist, klicken Sie auf „Chat starten“   Gruppenunterhaltung starten.
4. Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Während der Texteingabe werden Vorschläge angezeigt.
5. Klicken Sie auf „Fertig“ .
6. Geben Sie eine Nachricht ein und klicken Sie dann auf „Senden“ .

Position des Chatbereichs in Gmail ändern

Sie können den Google Chat-Bereich an die rechte oder linke Seite Ihres Gmail-Posteingangs verschieben.

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“ Alle Einstellungen aufrufen.
3. Klicken Sie oben auf Chat und Meet.
4. Wählen Sie neben „Chatposition“ die Option Linke Seite des Posteingangs oder Rechte Seite des Posteingangs aus.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Chat-Benachrichtigungen stummschalten, wenn Sie sich konzentrieren müssen

1. Rufen Sie Google Chat oder Gmail auf.
2. Klicken Sie oben auf Ihren Status.
3. Wählen Sie Bitte nicht stören aus.  
4. Sie können die gewünschte Zeitspanne festlegen, indem Sie eine Dauer aus der Liste auswählen oder auf „Bis zu einer bestimmten Zeit“ klicken.  
5. Klicken Sie auf Festlegen.

Hinweis: Benachrichtigungen werden nach Ablauf dieses Zeitraums automatisch wieder aktiviert. Wenn Sie die Stummschaltung schon früher beenden möchten, klicken Sie auf Ihren Status  Bitte nicht stören  „Bitte nicht stören“ deaktivieren.

Weitere Informationen

E-Mail-Liste in Google Groups erstellen

1. Melden Sie sich in Google Groups an.
2. Klicken Sie oben auf Gruppe erstellen.
3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus.
4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
5. Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Weitere Informationen

Kontaktgruppe erstellen

Wenn Sie schnell einer Reihe von Personen eine E-Mail senden möchten, können Sie eine Gruppe von Kontakten erstellen und speichern. Das nächste Mal, wenn Sie denselben Personen eine Nachricht schreiben möchten, müssen Sie als E-Mail-Empfänger dann nur noch den Namen dieser Gruppe eingeben.

Sie können auch eine Kontaktgruppe erstellen, wenn Ihr Administrator Google Groups für Ihre Organisation nicht aktiviert.

Kontaktgruppe erstellen

1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
2. Klicken Sie auf An, Cc oder Bcc. 
3. Suchen Sie die Kontakte, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie die Kästchen neben ihren Namen an.
4. Klicken Sie auf Labels verwalten Label erstellen.
5. Geben Sie einen Namen für das Label ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Klicken Sie auf Einfügen, um die Kontakte zur aktuellen Nachricht hinzuzufügen. 

E-Mail an Kontaktgruppe senden

1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
2. Geben Sie neben An den Labelnamen für die Gruppe ein.
3. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden.

Weitere Möglichkeiten zum Verwalten von E-Mails

E-Mails zurückstellen und später daran erinnert werden

Sie können Bestätigungs-E-Mails mit Daten und Uhrzeiten so lange zurückstellen, bis Sie sie wirklich brauchen. In diesem Fall werden die betreffenden E-Mails erst dann wieder oben im Posteingang angezeigt, wenn Sie es möchten, z. B. am gleichen Abend, am nächsten Tag oder erst in der folgenden Woche. 

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer. 
2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die E-Mail.
3. Klicken Sie rechts auf „Zurückstellen“ .
4. Wählen Sie für die Zustellung dieser E-Mail einen späteren Zeitpunkt (Tag und Uhrzeit) aus.

Um mehrere Nachrichten gleichzeitig zurückzustellen, wählen Sie die gewünschten Nachrichten aus. Klicken Sie oben auf „Zurückstellen“ .

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

E-Mails ignorieren, damit Antworten darauf nicht angezeigt werden

Wenn Sie Teilnehmer einer Gmail-Unterhaltung sind, die für Sie nicht mehr relevant ist, können Sie sie ignorieren. Durch das Ignorieren werden E-Mails aus dieser Konversation nicht mehr in Ihrem Posteingang zugestellt. So können Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

Spätere Versendung von E-Mails planen

1. Öffnen Sie Gmail  auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf „Schreiben“ .
3. Verfassen Sie Ihre E-Mail.
4. Klicken Sie links unten neben „Senden“ auf den Drop-down-Pfeil .
5. Klicken Sie auf Senden planen.

Hinweis: Sie können bis zu 100 E-Mails zeitverzögert senden.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

Eine vollständige E-Mail-Unterhaltung weiterleiten

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Öffnen Sie die Unterhaltung, die Sie weiterleiten möchten.
3. Klicken Sie oben in der Unterhaltung auf das Dreipunkt-Menü Alle weiterleiten.
4. Fügen Sie im Feld An Empfänger hinzu.
5. Geben Sie zusätzlichen Inhalt für die Nachricht ein.
6. Klicken Sie unten auf Senden. 

Weitere Möglichkeiten zum Antworten und Weiterleiten

E-Mails nach dem Senden automatisch archivieren

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Scrollen Sie zu Senden und archivieren und klicken Sie die Option "Senden und archivieren" in Antworten anzeigen an.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
5. Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie beantworten möchten, und klicken Sie auf Antworten.
6. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden+ .

Kalendertermine für Unternehmen oder Bildungseinrichtungen anpassen

Zeitblöcke erstellen

Im Kalender lassen sich Zeitblöcke einrichten, die andere buchen können. Gebuchte Termine werden in Ihrem Kalender angezeigt – so wissen Sie immer genau, wann Sie mit wem einen Termin haben.

1. Öffnen Sie Google Kalender auf einem Computer mit dem Konto bei Ihrem Unternehmen oder Ihrer Bildungseinrichtung.
2. Achten Sie darauf, dass Sie sich in der Ansicht Woche oder der Ansicht eines beliebigen Tages befinden.
3. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Kalender. Klicken Sie im angezeigten Terminfeld auf Zeitblöcke.
4. Geben Sie die Details einschließlich Titel ein und wählen Sie den Kalender aus, in dem der Termin angezeigt werden soll.
5. Möchten Sie weitere Informationen ergänzen, beispielsweise einen Ort oder eine Beschreibung, klicken Sie auf Weitere Optionen.

Tipp: Wenn es sich um einen wiederkehrenden Zeitblock handeln soll, legen Sie das fest, bevor Sie Nutzer einladen. Wird ein Zeitblock mit bestehenden Reservierungen als wiederkehrend markiert, werden auch die Reservierungen dupliziert. Dadurch kann es dann zu Doppelbuchungen kommen. Weitere Informationen zu wiederkehrenden Terminen.

Der Zeitblock wird im Kalender als einzelner Termin angezeigt. Sie erkennen ihn an dem Rastersymbol links oben. Wenn jemand einen Termin bei Ihnen bucht, wird dieser als Überlappung auf dem Zeitblock angezeigt.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Kalender-Hilfe

Über Gmail Termine erstellen

Termin aus einer E-Mail erstellen

1. Schreiben Sie in Gmail eine E-Mail.
2. Klicken Sie auf „Mehr“. Termin für eine Besprechung vereinbaren Ereignis erstellen.
3. Ergänzen Sie die Details für den Termin und klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen finden Sie unter Tipps zum Verwalten von Kalenderterminen in Gmail.

Wiederkehrende Teambesprechungen einrichten

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie links oben auf "Eintragen" .
3. Fügen Sie dem Termin einen Titel und weitere Details hinzu.
4. Klicken Sie neben Einmalig auf den Abwärtspfeil .
5. Legen Sie fest, wie oft und bis wann sich der wiederkehrende Termin wiederholen soll.
6. Klicken Sie rechts oben auf Speichern.

Einem Termin eine Agenda hinzufügen

Google Kalender kann eine Terminübersicht für Sie erstellen. Sie können auch eine vorhandene Terminübersicht an Ihren Termin anhängen.

Tagesordnung für einen neuen Termin erstellen

1. Öffnen Sie Google Kalender auf einem Computer.
2. Erstellen Sie einen Termin.
3. Optional: Geben Sie Titel, Uhrzeit, Gäste und weitere Details ein.
4. Klicken Sie auf Beschreibung oder Anhänge hinzufügen  Besprechungsnotizen erstellen  Speichern.
   • Daraufhin werden an Ihren Termin Besprechungsnotizen mit vorab ausgefüllten Termindetails angehängt und für Ihre Gäste freigegeben – auch für Gäste, die nicht zu Ihrer Organisation gehören.

Terminübersicht erstellen oder an einen vorhandenen Termin anhängen

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Wählen Sie eine Option aus:
   • Klicken Sie auf einen Termin  Besprechungsnotizen machen.
     An Ihren Termin werden vorab ausgefüllte Besprechungsnotizen mit Termindetails angehängt.
   • Klicken Sie auf einen Termin  „Menü“  Dokument anhängen.
     Die ausgewählten Besprechungsnotizen werden an Ihren Termin angehängt.
3. Die Besprechungsnotizen werden in einem neuen Fenster geöffnet. Klicken Sie rechts auf Freigeben.

Tipp: Wenn Ihr Administrator festgelegt hat, dass Google Drive-Dateien nicht außerhalb Ihrer Organisation freigegeben werden dürfen, können Sie stattdessen Anhänge über Gmail an externe Gäste senden.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Kalender-Hilfe

Dokumente mit Notizen und Aufgaben erstellen

Dokument mit Notizen und Aufgaben erstellen

1. Öffnen Sie auf dem Computer den Startbildschirm von Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare.
2. Klicken Sie auf "Erstellen" .

Sie können auch Dateien aus Vorlagen erstellen.

Kommentare hinzufügen und bestimmten Personen zuweisen

1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Privaten Termin erstellen (wird als „beschäftigt“ angezeigt)

Sie können Ihrem geschäftlichen Kalender private Termine hinzufügen, bei denen andere Personen keine Details sehen können. Sie können beispielsweise einen Arzttermin oder eine persönliche Sportveranstaltung planen und die Sichtbarkeit des Termins auf Privat setzen. Sie sehen Termindetails in Ihrem Kalender, bei anderen wird der Termin jedoch nur als "beschäftigt" angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie in der Google Kalender-Hilfe.

Gäste Termine bearbeiten lassen, um unnötigen E-Mail-Verkehr zu vermeiden

Sie können verhindern, dass die Verfügbarkeit von Gästen für eine Besprechung erst in vielen E-Mails geklärt werden muss. Dazu erlauben Sie den Gästen einfach, den Termin selbst zu bearbeiten und einen Zeitraum auszuwählen, zu dem sie verfügbar wären.

Gästen erlauben, einen Termin zu bearbeiten

1. Öffnen Sie Google Kalender auf einem Computer.
2. Klicken Sie auf einen Termin  „Termin bearbeiten“ .
3. Wählen Sie rechts unter „Gäste können“ die Option „Termin bearbeiten“ aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Wenn Sie die Option „Gäste können den Termin bearbeiten“ aktivieren, können die Nutzer alle Felder bearbeiten, die Gästeliste aufrufen, Räume buchen und den Termin verwalten – genauso wie Sie selbst.

Gästen standardmäßig erlauben, Termine zu bearbeiten

1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen"  Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Termineinstellungen auf Standardberechtigungen für Gäste und wählen Sie Termin bearbeiten aus.

Neue Besprechungstermine vorschlagen oder ansehen

Gäste können eine neue Besprechungszeit vorschlagen, die der Organisator dann prüfen und optional akzeptieren kann. 

Neue Uhrzeit vorschlagen (als Teilnehmer)

1. Klicken Sie im Kalender auf den Termin.
2. Klicken Sie neben "Vielleicht" auf den Aufwärtspfeil  Neuen Termin vorschlagen.
3. Wählen Sie eine andere Uhrzeit oder einen anderen Tag aus.
   Tipp: Sie können dem Terminvorschlag auch eine Nachricht hinzufügen.
4. Klicken Sie auf Vorschlag senden.

Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie direkt eine neue Zeit festlegen, ohne sie erst vorschlagen zu müssen.

Terminvorschläge prüfen (als Organisator)

1. Klicken Sie in Ihrem Kalender auf einen Termin, neben dem ein Uhrensymbol zu sehen ist.
2. Die Terminvorschläge sind unter "Gäste" aufgelistet.
3. Klicken Sie unter dem Terminvorschlag, den Sie prüfen möchten, auf Terminvorschlag prüfen.
4. Wenn Sie einen Terminvorschlag annehmen und Ihren Termin entsprechend ändern möchten, klicken Sie auf Speichern.

So funktionieren Terminvorschläge

• Für Termine mit mehr als 200 Gästen und ganztägige Termine können keine Vorschläge gemacht werden. Weitere Informationen zu Terminen mit vielen Teilnehmern
• Alle Gäste können einen neuen Termin vorschlagen –  bis auf den Organisator.
• Wenn ein Organisator in den Google Kalender-Einstellungen auf dem Computer die Option "Antworten auf Termine" aktiviert, wird er per E-Mail über neue Terminvorschläge informiert.

Termine löschen und wiederherstellen

Termine löschen, um sie abzusagen

Wenn Sie einen Termin erstellt haben, können Sie ihn auch löschen. Der Termin wird dann aus Ihrem Kalender und aus den Kalendern aller eingeladenen Gäste entfernt.

1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
2. Klicken Sie auf den Termin, den Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf „Termin löschen“ .

Termine wiederherstellen

Sie haben ungefähr 30 Tage Zeit, um einen versehentlich gelöschten Termin wiederherzustellen.

1. Öffnen Sie Google Kalender.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Papierkorb. Daraufhin sehen Sie die Termine, die aus diesem Kalender gelöscht wurden.
   • Wenn Sie einen einzelnen Termin wiederherstellen möchten, klicken Sie auf "Wiederherstellen" .
   • Um alle ausgewählten Termine wiederherzustellen, klicken Sie oberhalb der Liste auf "Ausgewählte Termine wiederherstellen" .

Nächste Schritte

Woche 3: Dateien freigeben und gemeinsam mit anderen bearbeiten

               

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