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在宅で働く社員とオフィスで働く社員が共同で作業する場合は、ハイブリッドな作業環境に対応するための方法をご覧ください。

管理アシスタント向けのヒント

Google Workspace 生産性向上ガイド


               

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目次

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上司の管理

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Google Chat を使って連絡を取る

外出中の上司に急いで連絡を取りたいときは、Google Chat を使えば、いつでもどのデバイスからでもチャットができます。

Google Chat のスタートガイドをご覧ください。

 

 

上司の連絡先、メール、カレンダーを管理する

管理職のアシスタントを務めている場合や、一時的に上司の代理を任されている場合に、その人に代わって連絡先にアクセスして管理を行ったり、Gmail でメールの作成や返信をしたり、Google カレンダーで予定の調整を行ったりすることができます。

連絡先へのメールアクセスを委任する

詳細

連絡先を管理

上司に連絡先を委任してもらいます。これで、上司の連絡先にアクセスして管理できるようになります。連絡先の追加や、名前、電話番号、住所などの連絡先の情報を更新できます。

コンタクト ヘルプセンターで方法を確認する 

Gmail の受信トレイの管理

上司に次の手順に従って受信トレイを委任してもらいます。

  1. 右上にある設定アイコン 次に [設定] をクリックします。
  2. [アカウントとインポート] をクリックします。
  3. [アカウントへのアクセスを許可] で、[別のアカウントを追加] をクリックします。


    注:
    組織によっては、メールの委任が制限されていることがあります。この設定が表示されない場合は、G Suite 管理者にお問い合わせください。

  4. 追加するユーザーのメールアドレスを入力し、[次のステップ] をクリックします。
  5. [メールを送信してアクセスを許可] をクリックします。

上司がこれらの手順を完了すると、確認を求めるメールが届きます。これで、上司のメール メッセージを確認、送信、削除できるようになります。上司に代わってメールを送信すると、上司のメールアドレスと自分のメールアドレスが表示されます。

: 確認後、代理人として対応できるようになるまでに、最長で 24 時間ほどかかる場合があります。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

カレンダーの管理

上司にカレンダーを委任してもらいます。代理人として招待状に返信する、予定を作成 / 編集する、カレンダーの変更内容に関するメールを受け取るといったことができるようになります。

カレンダー ヘルプセンターで方法を確認する

 

 

毎日の予定リストを上司の受信トレイに送信する

毎日の予定リストを受け取るための方法を説明して、上司が毎朝最初にすべきことを確認し、仕事を整理できるようにしましょう。朝のメールを見ながら、予定されている会議や予定を簡単に把握できます。

詳細
上司に、カレンダーで以下の手順を実行する方法を案内します。
  1. カレンダーで、設定アイコン 次に [設定] に移動します。
  2. 左側の [マイカレンダーの設定] で自分の名前をクリックし、[その他の通知] に移動します。
  3. [今日の予定リスト] で、[なし] の横にある下矢印アイコン をクリックし、[メール] を選択します。

チームの管理

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チームのイベントや出張の予定などを取りまとめる

従業員が参加するイベントや出張の予定を取りまとめることになった場合は、Google フォームでアンケートを作成して送信すれば、飛行機やホテルの情報を集めたり、全員の都合がつく日程を把握したりすることができます。また、Google グループでメーリング リストを作成しておけば、出張やイベントに参加するメンバーと重要な最新情報を共有できます。

詳細

1. フォームの作成

  1. forms.google.com にアクセスします。
  2. 空白 Plus をクリックします。
  3. 新しいフォームが開きます。

詳細: Google フォームのスタートガイド

2. グループのメール アドレスの作成

  1. Google グループにログインします。
  2. 上部の [グループを作成] をクリックします。
  3. グループの情報を入力し、設定を選択します。 おすすめの設定は次のとおりです。
    • 会話を閲覧できるユーザー: チームメンバーのみ(プロジェクトのコミュニケーションを非公開にする場合)。
    • グループ メンバー: プロジェクト チームの各メンバーのメールアドレス。
    • グループ マネージャー: 後からチームへの追加が必要になる可能性があるチームメンバーのメールアドレス。
    • メンバーを直接追加: このオプションをオンにすると、グループに参加するユーザーを指定できます。
  4. [グループを作成] をクリックします。
新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。

 

 

会議出席者全員のための関連資料を予定に添付する

上司やチームメンバーが会議に備えられるように事前に関連ファイルを渡しておきましょう。Google カレンダーで招待状を送信するときに、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、予定リストなどを添付しておくと、チーム全員がアイデアを持ち寄れます。予定リスト、メモ、プレゼンテーションのスライドなどを添付して、出席者に常に最新の情報を伝えておけば、全員が必要なファイルに目を通し、準備をして会議に臨むことができます。

詳細

カレンダーの予定にファイルを添付する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 予定を作成するか、既存の予定を開きます。
  3. 新しい予定を作成した場合は、[その他のオプション] をクリックします。
  4. 説明のボックスの一番下にある添付ファイル追加アイコン 添付 をクリックします。
  5. Google ドライブに保存されているファイルを選択します。パソコンからファイルを追加するには、[アップロード] をクリックします。
  6. [選択] または [アップロード] をクリックして確定します。

カレンダー ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

庶務申請を管理する

庶務事項申請への対応を効率的に行うには、Google フォームを利用して、入力するだけで飲食物手配や補修などのサービス申請ができるしくみを用意します。このフォームを Google サイトのウェブサイトに埋め込めば、いつでも庶務申請を受け付けられるようになり、従業員はどこからでもどのデバイスからでもアクセスできます。ユーザーがフォームを送信すると、その入力内容はスプレッドシートに記録されます。新しい申請が送信されたときにメールで通知するように設定しておくと、庶務チームはすぐに対応できるようになります。

新しいフォームを作成する

詳細

1. フォームの作成

  1. forms.google.com にアクセスします。
  2. 空白 Plus をクリックします。
  3. 新しいフォームが開きます。

ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

2. Google サイトにフォームを埋め込む

  1. Google フォームでフォームを開きます。
  2. 右上の [送信] をクリックします。
  3. ウィンドウ上部にある埋め込みアイコン 埋め込む をクリックします。
  4. 表示された HTML をコピーするには、[コピー] をクリックするか、キーボードで Ctrl+C(Windows)または ⌘+C(Mac)を押します。
  5. ウェブサイトやブログに HTML を貼り付けます。

3. メール通知を設定する

  1. Google フォームでフォームを開きます。
  2. フォームの上部にある [回答] をクリックします。
  3. その他アイコン その他 をクリックします。
  4. [新しい回答についてのメール通知を受け取る] をクリックします。

ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

4. 回答をスプレッドシートに表示する

すべての回答をスプレッドシートで簡単に確認できます。

  1. Google フォームでフォームを開きます。
  2. フォームの上部にある [回答] をクリックします。
  3. 右上のスプレッドシートへのリンクアイコン Google スプレッドシートにエクスポート をクリックします。

 

 

チーム カレンダーを使用してスケジュールと空き状況を調整する

大人数のチームでは、全員に都合のよい日程を決めるのは簡単ではありません。Google カレンダーを使用すれば、チームメンバーそれぞれのカレンダーを重ねて表示し、全員の空き時間を確認することができます。会議、トレーニング、休暇など、管理目的に合わせて複数のチーム カレンダーを作成することもできます。Google カレンダーでメンバーの空き時間を把握できれば、チーム会議やイベントの日程を決めるのも簡単です。

詳細

1. チーム カレンダーの作成

新しいカレンダーはブラウザでのみ作成できます。Google カレンダー アプリでは作成できません。作成した新しいカレンダーは、ブラウザとアプリの両方に表示されます。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 左側の [他のカレンダー] の横で、「他のカレンダーを追加」アイコン Plus 次へ [新しいカレンダーを作成] をクリックします。
  3. カレンダーの名前と説明を追加します。
  4. [カレンダーを作成] をクリックします。
  5. カレンダーを共有する場合は、左側のバーで共有するカレンダーをクリックし、[特定のユーザーとの共有] を選択します。

2. チームで共有する

 

 

Google カレンダーを印刷する

Google カレンダーを印刷して、従来のやり方でスケジュールを管理しましょう。期間の選択、フォントの設定、予定の詳細情報の印刷などを行えます。フルカラーで印刷して、予定の種類を把握することもできます。

詳細

カレンダーを印刷する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 日付範囲を選択するには、画面右上で以下のいずれかをクリックします。
    • スケジュール
    • 4 日
  3. 右上の設定アイコン 設定 次へ [印刷] をクリックします。
  4. [印刷プレビュー] ページで、フォントサイズや色などの設定を必要に応じて変更します。
  5. サイズを選択するには、[印刷] をクリックします。
  6. [印刷] をクリックします。

ヒント: スペースがあれば、その予定の場所や会議室も表示されます。

カレンダー ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

複数のタイムゾーンの時刻を把握する

共に仕事をする人々が世界各地に分散している場合は、その人の空き時間が現地のタイムゾーンで何時かを知る必要があります。また、上司や同僚が出張する際、時差が理由で重要な会議やイベントに遅れるようなことがあってはなりません。他の国の時刻がすぐにわかるように、カレンダーに世界時計を追加します。

詳細

セカンダリ タイムゾーンを表示する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 右上の設定アイコン 設定 次へ [設定] をクリックします。
  3. [タイムゾーン] セクションで [セカンダリ タイムゾーンを表示する] をオンにします。
  4. [セカンダリ タイムゾーン 下矢印] をクリックし 次へ タイムゾーンを選択します。

カレンダー ヘルプセンターで詳細を確認する

管理アシスタント向けの Gmail のヒント

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フィルタを利用して受信トレイを自動的に整理する

フィルタを作成すると、特定の受信メールの削除、スター付け、転送、ラベル付けを自動化できます。たとえば、上司の受信トレイにあまり重要ではないメール(たとえば招待の承諾や拒否の通知)が大量に届いているとします。Gmail のフィルタを設定してこのようなメールを自動的にアーカイブするようにすると、受信トレイがすっきりと整理されて、最も重要なメールだけに注目できるようになります。

矢印をクリックしてフィルタを作成する

詳細

フィルタを作成

Gmail のフィルタを使用して受信メールを自動的に管理し、メールのラベル付け、アーカイブ、削除、スター付け、転送を行うことができます。

  1. Gmail を開きます。
  2. 上部の検索ボックスで、検索オプションを表示アイコン 写真の調整 をクリックします。
  3. 検索条件を入力します。検索が正しく動作することを確認するには、[検索] をクリックして表示されるメールを確認します。
  4. 検索ウィンドウの下部にある [フィルタを作成] をクリックします。
  5. フィルタの動作を選択します。
  6. [フィルタを作成] をクリックします。

注: メールを転送するフィルタは新着メールにのみ適用されます。また、フィルタを適用したメールに返信があった場合は、検索条件に一致する返信にのみフィルタが適用されます。

 

ヒント: 職場や学校用にこれらの Gmail フィルタをお試しください。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

メール送信を簡単に取り消す

入力ミスや宛先の間違いに気付いたり、送信したメールを取り消したい場合は、Gmail の「送信取り消し」機能を有効にしておくと、送信後 30 秒以内であればメールの送信を取り消すことができます。

詳細

送信取り消し機能でメールを取り消す

送信の取り消しは、メールの送信直後に行うことができます。

  1. 左下に [メールを送信しました。] と表示され、[取り消し] または [メッセージを表示] を選択できます。
  2. [取り消し] をクリックします。

メールの送信を取り消せる時間を選択する

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2. 右上にある設定アイコン 設定 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [送信取り消し] の横で、送信を取り消せる時間(送信からの経過時間)を 5、10、20、30 秒から選択します。
  4. 下部にある [変更を保存] をクリックします。

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

事前作成した返信文を使用して時間を節約する

同じ内容のメールを何度も入力したことはないでしょうか。オフィスへの道順や、ビデオ会議へのアクセス方法などの重要な情報は、入力しなくても簡単に複製することができます。Gmail のテンプレートを利用すると、返信を保存しておくことができます。これで、上司の代理で新しいクライアントにメールを送信するときはいつも同じテンプレートを使用できるので、同じ情報をそのたびに入力する必要はなくなります。</p>

詳細

テンプレートを有効にする

  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. 上部にある [詳細] をクリックします。
  4. [テンプレート] で [有効にする] を選択します。
  5. 下部の [変更を保存] をクリックします。

テンプレートを作成または変更する

  1. Gmail を開いて [作成] をクリックします。
  2. [新規メッセージ] ウィンドウで、テンプレート用の文章を入力します。
  3. その他アイコン 次に [テンプレート] をクリックします。
  4. 次のいずれかを行います。
    • 新しいテンプレートを作成するには、[下書きをテンプレートとして保存] 次に [新しいテンプレートとして保存] をクリックします。
    • 以前に保存したテンプレートを変更する場合は、[下書きをテンプレートとして保存] をクリックして [テンプレートの上書き] でテンプレートを選択し、[保存] をクリックして上書きします。
  5. (省略可)メールを送信するには、メッセージを作成して [送信] をクリックします。

テンプレートを挿入する

  1. Gmail を開いて [作成] をクリックします。
  2. その他アイコン 次に [テンプレート] をクリックします。
  3. テンプレートを挿入するには、[テンプレートの挿入] でメールに挿入する保存済みのテンプレートを選択します。
  4. 残りのメッセージを作成して、[送信] をクリックします。

 

 

簡単に複数の署名を管理する

社内メールと社外メールで、複数の署名を使い分ける必要がある場合は、Gmail のテンプレートを利用すると、複数の署名を作成できます。次回メールを新規作成するときは、使用したい署名が含まれているテンプレートを選択します。

詳細

署名を作成する

  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある設定アイコン 次に [すべての設定を表示] をクリックします。
  3. [全般] タブで [署名] までスクロールし、[新規作成] をクリックします。
  4. 署名に名前を付け、[作成] をクリックします。
    この名前は署名テンプレートの名前であり、署名自体の名前ではありません。
  5. 右側のテキスト ボックスに署名テキストを追加します。
  6. 書式設定バーを使用して、テキストの色、リンク、画像を追加します。
  7. 下部の [変更を保存] をクリックします。

メールの署名を選択する

ヒント: メールの作成中に署名を変更する場合は、ウィンドウの下部で署名を挿入アイコン ペン をクリックします。

署名して保存する

Gmail ヘルプセンターで詳細を確認する

作業を効率化するショートカット

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キーボード ショートカットを使用する

時間を節約して能率よく仕事を進めるために、Gmailカレンダーなどの Google サービスのキーボード ショートカットをご確認ください。少ないクリック数で効率よく操作できます。

手順: キーボード ショートカットを使用する

 

 

受信トレイとカレンダーからタスクを追加する

割り当てられた仕事を整理して優先順位を付けるには、GmailGoogle カレンダーの ToDo リストにタスクを追加します。メールからタスクへの変換は簡単で、期限を設定しておけばカレンダーに自動的に表示されます。

詳細

メールからタスクを作成する

  1. Gmail を開きます。
  2. 右側の ToDo リスト アイコン Tasks をクリックします。
  3. タスクとして保存するメールを見つけます。
  4. そのメールをサイドパネルにドラッグ&ドロップします。
  5. 日時を追加するには、[日時] をクリックします。

カレンダーからタスクを作成する

  1. Google カレンダーを開きます。
  2. 左側の [マイカレンダー] セクションで、[ToDo リスト] を選択します。
  3. 次のどちらかを行います。
    • カレンダー上の空いている時間枠をクリックする。
    • 左上の [作成] をクリックする。
  4. [タスク] をクリックします。
  5. タイトルと説明を入力します。
  6. 新しいタスクを特定のリストに追加する場合は、プルダウンから目的のリストを選択します。
  7. [Save] をクリックします。

 

 

連絡先に関する詳細な検索結果を取得する

チームメンバーの詳細な情報が必要な場合は、Cloud Search を使用すると、Google Workspace のすべてのサービスで、そのメンバーに関する仕事上の情報を検索できます。プロフィール カードに、メンバーの連絡先、担当業務の詳細、メールアドレス、ドライブで共有されているファイルやカレンダーの予定が表示されます。

Cloud Search ヘルプセンターで詳細を確認する

ドキュメントの共同編集に関するヒント

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いつでもどのデバイスからでもファイルにアクセスする

外出中に上司から重要なファイルにアクセスするよう頼まれたがメールは使えないという場合は、どうすればよいでしょうか。ファイルを Google ドライブや共有ドライブに保存しておけば、いつでもどのデバイスからでもアクセスし、共有や編集を行うことができます。

方法

 

 

ドライブでファイルとフォルダの更新状況を把握する

ドキュメントに対する変更の状況を知りたい場合は、ファイルとフォルダを Google ドライブや共有ドライブに保存して、上司や同僚と共有します。他の人がフィードバックを書き込んだり承認したりすると、どのファイルが変更されたかがドライブに表示されるため、全員が同じ情報を共有できます。

詳細

ファイルに対するコメント、編集、移動、共有を行ったユーザーを確認する

マイドライブ内のファイルのアクティビティを確認できます。

  1. パソコンで drive.google.com にアクセスします。
  2. 左側の [マイドライブ] をクリックします。
  3. 右上の情報アイコン 情報 をクリックします。
  4. 最近の変更内容にアクセスするには、[履歴] をクリックします。
  5. 特定のファイルやフォルダの履歴にアクセスするには、目的のファイルまたはフォルダをクリックします。
  6. 最近の変更内容を確認するには、右側で下にスクロールします。

ファイルの閲覧者または共有相手を確認する

この機能をご利用いただけるかどうかは、ご利用の Google Workspace のエディションと管理者が設定した権限によって異なります。 管理者を確認する

  1. ドキュメントスプレッドシートスライドでファイルを開きます。

    注: アクティビティ ダッシュボードのデータを表示するには、ファイルの編集権限が必要です。

  2. [ツール] 次に [アクティビティ ダッシュボード] をクリックします。
  3. ファイルのアクティビティに関する情報を見ることができます。次に例を示します。
    • [共有者] タブ: ファイルの共有相手が表示されます。共同編集者にメールを送信することもできます。
    • [すべての閲覧者([組織名])] タブ: ファイルを閲覧したことのある組織内のユーザーが表示されます。
    • [閲覧者のトレンド] タブ: 経時的な閲覧者のグラフが表示されます。
  4. (省略可)閲覧履歴をアクティビティ ダッシュボードに表示しない場合は、[プライバシー設定] をクリックし、次のいずれかを行います。
    • すべてのファイルの閲覧履歴をオフにする: [アカウント設定] にある [ドキュメントスプレッドシートスライドのファイルに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。
    • 1 つのファイルの閲覧履歴をオフにする: [ドキュメント設定] にある [このドキュメントに関する私の閲覧履歴を表示] をオフにします。
  5. [保存] をクリックします。

 

 

ドキュメントの共同編集を簡単に行う

重要なドキュメントに、上司やチームメンバーからフィードバックが必要な場合や、同じファイルをレビューする人々とメールをやり取りする代わりにその場でチャットしたい場合は、Google ドキュメントスプレッドシートスライドフォーム図形描画を使ってドキュメントを作成して関係者全員と共有すれば、リアルタイムでコミュニケーションをとることができます。

ドライブでファイルを共有

詳細

ドライブからファイルを共有する

  1. 共有するファイルを選択します。
  2. [共有] または共有アイコン Share をクリックします。
  3. 共有相手のメールアドレスまたは Google グループを入力します。
  4. ファイルに対する共有相手のロールを指定するには、[閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、[編集者] のいずれかを選択します。
  5. アカウントに利用資格がある場合は、共有アクセスの有効期限を追加できます。
  6. 通知を送信するかどうかを選択します。
    • アイテムを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛てに通知メールが送信されます。
    • 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
  7. [送信] または [共有] をクリックします。
ヒント: 多数のファイルをグループで共同編集している場合は、代わりに共有ドライブを設定することをおすすめします。

 

 

ドキュメント内の変更をすばやく見つける

1 つのドキュメントを複数のメンバーで共同編集する場合は、ある変更をいつ誰が行ったかを特定するのが難しいことがあります。Google ドキュメントの変更履歴を利用すれば、そのドキュメントに対するすべての変更を確認できます。以前の版のほうが良ければ、いつでも戻すことができます。

詳細

ドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイルの以前の版を表示する、または以前の版に戻す

注: 変更履歴を表示するには、オーナーまたは編集者の権限が必要です。

  1. ドライブで、ファイルを開きます。
  2. [ファイル] 次に [変更履歴] 次に [変更履歴を表示] をクリックします。
  3. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。タイムスタンプの下には次の項目が表示されます。
    • ドキュメントを編集したユーザーの名前。
    • 色(各ユーザー名の横)。ユーザーが編集した内容がこの色で表示されます。
  4. (省略可)この版に戻すには、[この版を復元] をクリックします。

ドライブに新しいバージョンのファイルをアップロードする

  1. パソコンで drive.google.com を開きます。
  2. 置き換え対象のファイルをクリックします。
  3. 右上のその他アイコン その他 次に [版を管理] 次に [新版をアップロード] をクリックします。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する


Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。

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