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Gerencie seu chefe

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Cuide dos contatos, do e-mail e da agenda do seu gerente

Caso seja assistente de alguém ou esteja apenas substituindo seu gerente por uma semana, você pode acessar e gerenciar os contatos, criar e responder a mensagens do Gmail ou programar e coordenar eventos do Agenda em nome da outra pessoa.

Saiba como

Gerenciar os contatos

Peça para seu gerente delegar os contatos a você. Você poderá acessar e gerenciar os contatos do seu gerente. É possível adicionar e atualizar os contatos com informações como nomes, números de telefone e endereços.

Saiba mais na Central de Ajuda do Contatos 

Gerenciar a Caixa de entrada do Gmail

Peça ao seu gerente para delegar a Caixa de entrada a você. Você poderá ler, enviar e excluir as mensagens de e-mail. Quando você envia uma mensagem em nome dele, seu endereço de e-mail é exibido, bem como o do seu gerente.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail

Gerenciar o Agenda

Peça para seu gerente delegar o Agenda a você. Você poderá responder a convites em nome dele, criar e editar eventos e receber e-mails sobre mudanças na agenda.

Saiba mais na Central de Ajuda do Agenda

 

Mantenha contato pelo Google Chat

Seu chefe não está no escritório e você precisa falar com ele com urgência? Use o Google Chat para se comunicar rapidamente com quem você quiser, em qualquer dispositivo e lugar.

Saiba como: Primeiros passos no Google Chat

 

Envie os compromissos diários para a Caixa de entrada do seu gerente

Ajude seu chefe a se organizar mostrando como receber a pauta diária para analisar de manhã. Ao analisar os e-mails matinais, ele podem acompanhar facilmente as próximas reuniões e eventos.

Saiba como
Mostre ao seu chefe como seguir estas etapas no Agenda:
  1. No Agenda, acesse Configurações Configurações e depois Configurações.
  2. À esquerda, em Configurações das minhas agendas, clique no seu nome e acesse Outras notificações.
  3. No campo Compromissos diários, clique na seta para baixo Seta para baixo ao lado de Nenhuma e selecione E-mail.

Gerenciar sua equipe

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Organize eventos da equipe, planos de viagem e muito mais

Você precisa organizar planos de viagem ou de eventos para seus colegas de trabalho? Crie e envie uma pesquisa do Formulários para coletar informações sobre voos e hotéis ou definir uma data de evento que atenda às necessidades de todos. Em seguida, crie uma lista de e-mails do Grupos para compartilhar atualizações importantes com pessoas que estejam viajando ou participando de um evento juntas.

Saiba como

1. Criar seu formulário

  1. Acesse forms.google.com.
  2. Clique em Em branco Mais.
  3. Um novo formulário será aberto.

2. Crie o endereço de e-mail do grupo

  1. Faça login no Grupos do Google.
  2. Na parte de cima, clique em Criar grupo.
  3. Digite as informações e escolha as configurações do grupo. Here are some suggested settings:
    • Who can view conversations: Only members of the team (if you want to keep project communications private.
    • Group members: Email address of each person on the project team
    • Group managers: Email address of any team member who might need to add others to the team later.
    • Directly add members: Turn this option On so you can control who joins the group.
  4. Clique em Criar grupo.
Antes de enviar a primeira mensagem, aguarde alguns minutos até que o grupo seja ativado. Caso contrário, você receberá uma notificação informando que não foi possível entregar sua mensagem.

 

Prepare a equipe para reuniões com anexos

Prepare seu chefe e os membros da equipe permitindo que eles vejam arquivos relevantes antes das reuniões. Ao enviar um convite pelo Agenda, anexe itens como documentos, planilhas, apresentações e pautas para que todos saibam como contribuir. Mantenha seu chefe e a equipe atualizados antes de uma reunião anexando uma pauta, anotações ou slides de apresentações. Dessa forma, todos poderão consultar arquivos relevantes e se preparar para a reunião.

Saiba como

Anexar um arquivo a um evento do Agenda

  1. No computador, abra o Google Agenda.
  2. Crie um evento ou abra um já existente.
  3. Se estiver criando um evento, clique em Mais opções.
  4. Na parte inferior, na caixa de descrição, clique em Adicionar anexo Anexar.
  5. Escolha um arquivo que já esteja no Google Drive. Para adicionar um arquivo armazenado no computador, clique em Fazer upload.
  6. Quando terminar, clique em Selecionar ou Fazer upload.

Saiba mais na Central de Ajuda do Agenda

 

Acompanhar solicitações de instalações

Você está procurando uma forma eficiente de coordenar os pedidos das instalações? Use o Formulários para que os membros da equipe preencham solicitações de serviços, como catering ou manutenção. Depois, incorpore o formulário a um site do Sites para que os funcionários tenham um local para pedidos de instalações que possam ser acessados em qualquer local ou dispositivo. Quando alguém enviar um formulário, grave as respostas no Planilhas. Você pode inclusive configurar notificações de novas respostas por e-mail para que a equipe de instalações atenda ao pedido com a maior rapidez possível.

Saiba como

1. Criar seu formulário

  1. Acesse forms.google.com.
  2. Clique em Em branco Mais.
  3. Um novo formulário será aberto.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

2. Incorporar o formulário ao Sites

  1. Abra um arquivo no Formulários Google.
  2. No canto superior direito, clique em Enviar.
  3. Na parte superior da janela, clique em Incorporar Incorporar.
  4. Para copiar o código HTML exibido, clique em Copiar ou pressione Ctrl + c (Windows) ou ⌘ + c (Mac) no teclado.
  5. Cole o código HTML no seu site ou blog.

3. Configurar notificações por e-mail

  1. Abra um arquivo no Formulários Google.
  2. Na parte superior do formulário, clique em Respostas.
  3. Clique em Mais Mais.
  4. Clique em Receber notificações por e-mail para novas respostas.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

4. Ver as respostas em uma planilha

Veja facilmente todas as respostas em uma planilha.

  1. Abra um arquivo no Formulários Google.
  2. Na parte superior do formulário, clique em Respostas
  3. No canto superior direito, clique em Criar planilha Exportar para o Planilhas Google.

 

Coordene as programações e a disponibilidade com agendas de equipe

Com equipes grandes, é um desafio programar datas adequadas para todos. No Agenda, você pode comparar as agendas dos membros para ver quando todos estão disponíveis. Você pode até criar várias agendas de equipe para organizar reuniões, treinamentos, férias e outros eventos. Agora que você sabe quando as pessoas estão livres, é fácil agendar reuniões de equipe ou eventos.

Saiba como

1. Criar uma agenda de equipe

  1. Abra o Agenda. À esquerda, ao lado de Outras agendas, clique em Adicionar outras agendas "" e depois Criar nova agenda.
  2. Nomeie a agenda e adicione uma descrição.
  3. Clique em Fuso horário e selecione seu fuso horário.
  4. Clique em Criar agenda. Sua nova agenda é exibida em Minhas agendas.
  5. (Opcional) Para atualizar as preferências da agenda, aponte para ela e clique em Mais Mais e depois Configurações.

2. Compartilhe-a com sua equipe

  1. Abra o Agenda. Em Minhas agendas, aponte para a agenda que você quer compartilhar e clique em Mais Mais e depois Configurações e compart..

  2. Escolha uma opção:
    • Para compartilhar com pessoas: em Compart. c/ pessoas espec., clique em Adicionar pessoas e adicione a pessoa ou o endereço de e-mail da pessoa com quem você quer compartilhar. Clique em Enviar.
    • Para alterar as configurações de compartilhamento: em "Autorizações de acesso", selecione Disponibilizar ao público ou Disponibilizar para nome da organização.

 

Imprimir o Google Agenda

Acompanhe seus compromissos à moda antiga imprimindo seu Google Agenda. Escolha o período, defina fontes, imprima detalhes de eventos e muito mais. Você pode até imprimir em cores para acompanhar diferentes tipos de eventos.

Saiba como

Imprimir sua agenda

  1. No computador, abra o Google Agenda.
  2. Para selecionar um período, no canto superior direito, clique em uma destas opções:
    • Dia
    • Semana
    • Mês
    • Ano
    • Programação
    • 4 dias
  3. No canto superior direito, clique em Configurações Configuraçõese Imprimir.
  4. Na página "Visualização de impressão", altere os detalhes, como o tamanho ou a cor da fonte.
    • Para selecionar as opções de tamanho, clique em Imprimir.
  5. Clique em Imprimir.

Dica: se houver espaço suficiente, você também verá o local ou as salas dos eventos.

 

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Agenda

 

Acompanhe vários fusos horários

Se você trabalha com pessoas de todo o mundo, precisa saber quando elas estão disponíveis no fuso horário delas. Você também precisa ter certeza de que seus chefes e colegas de trabalho não percam reuniões ou eventos por causa de diferenças de horário quando estão viajando. Confira rapidamente a hora em outros países adicionando relógios mundiais ao Agenda.

Saiba como

Exibir um fuso horário secundário

  1. No computador, abra o Google Agenda.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações Configurações e Configurações.
  3. Na seção "Fuso horário", clique em Exibir fuso horário secundário.
  4. Clique em "Fuso horário secundário" Seta para baixo e escolha seu fuso horário.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Agenda

Dicas do Gmail para assistentes de administração

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Organize a Caixa de entrada automaticamente com filtros

Crie filtros para automaticamente excluir, marcar com estrela ou encaminhar seus e-mails e aplicar marcadores a mensagens recebidas relevantes. Por exemplo, a Caixa de entrada do seu gerente pode estar cheia de mensagens irrelevantes, como aceitações e recusas de eventos. Configure um filtro para que o Gmail arquive-as automaticamente. Com a Caixa de entrada organizada, o gerente poderá priorizar as mensagens mais importantes.

Saiba como

Criar um filtro

É possível gerenciar os e-mails recebidos usando os filtros do Gmail para arquivar, excluir, marcar com estrela, encaminhar automaticamente ou enviar suas mensagens para um marcador.

  1. Abra o Gmail.
  2. Na caixa de pesquisa, na parte de cima, clique em Mostrar opções de pesquisa ajuste de fotos .
  3. Digite os critérios de pesquisa. Caso queira verificar se a pesquisa funcionou corretamente, clique em Pesquisar para ver quais e-mails aparecem. 
  4. Na parte inferior da janela de pesquisa, clique em Criar filtro.
  5. Selecione o que você quer que o filtro faça.
  6. Clique em Criar filtro.

Observação: quando você cria um filtro para encaminhar mensagens, somente as novas mensagens são afetadas. ​Além disso, quando alguém responde a uma mensagem filtrada por você, a resposta será filtrada apenas quando corresponde aos mesmos critérios de pesquisa. 

Dica: veja estes filtros do Gmail para o trabalho ou a escola

 

Cancele facilmente o envio de mensagens

Cometeu um erro ortográfico no seu e-mail? Esqueceu de adicionar um destinatário? Mudou de ideia em relação ao e-mail enviado? Ative o recurso "Cancelar envio" do Gmail para recuperar uma mensagem que você enviou há até 30 segundos.

Saiba como

Cancelar um e-mail usando a opção "Cancelar envio"

Logo após enviar uma mensagem, você pode cancelar o envio:

  1. No canto inferior esquerdo, você verá "Mensagem enviada" e a opção "Desfazer" ou "Exibir mensagem".
  2. Clique em Desfazer.

Escolher um tempo determinado para recuperar uma mensagem

  1. No computador, acesse o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações Configurações e Ver todas as configurações.
  3. Ao lado da opção "Cancelar envio", selecione um período de cancelamento de 5, 10, 20 ou 30 segundos.
  4. Na parte de baixo, clique em Salvar alterações.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

Economize tempo usando respostas automáticas

Você costuma escrever a mesma mensagem várias vezes? Quer encontrar uma maneira fácil de replicar informações importantes, como o endereço do escritório ou instruções de instalação e acesso a uma videochamada? Use os modelos do Gmail para salvar uma resposta: agora, quando você enviar e-mails a novos clientes em nome do seu gerente, poderá usar o mesmo modelo para não ter que digitar as mesmas informações.

Saiba como

Ativar modelos

  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações ""e depoisVer todas as configurações.
  3. Na parte superior, clique em Avançado.
  4. Na seção Modelos, selecione Ativar.
  5. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

Criar ou alterar um modelo

  1. Abra o Gmail e clique em Escrever.
  2. Na janela Escrever, digite o texto do modelo.
  3. Clique em Mais ""e depoisModelos.
  4. Escolha uma opção:
    • Para criar um modelo, clique em Salvar rascunho como modeloe depoisSalvar como novo modelo.
    • Para alterar um modelo salvo, clique em Salvar rascunho como modelo. Em Substituir modelo, escolha um modelo e clique em Salvar.
  5. (Opcional) Para enviar um e-mail, escreva uma mensagem e clique em Enviar.

Inserir um modelo

  1. Abra o Gmail e clique em Escrever.
  2. Clique em Mais ""e depoisModelos.
  3. Em Inserir modelo, escolha uma opção salva para inserir no seu e-mail.
  4. Escreva o restante da mensagem e clique em Enviar.

 

Gerencie várias assinaturas facilmente

Precisa usar assinaturas diferentes em e-mails dentro ou fora da empresa? No Gmail, você pode usar modelos para criar assinaturas diferentes. Na próxima vez que você escrever um e-mail, basta escolher o modelo com a assinatura que gostaria de usar.

Saiba como

Criar cada assinatura

  1. Abra o Gmail.
  2. No canto superior direito, clique em Configurações ""e depoisVer todas as configurações.
  3. Na guia Geral, role até Assinatura e clique em Criar nova.
  4. Dê um nome para a nova assinatura e clique em Criar.
    Esse nome não é sua assinatura. Ele é um nome para o modelo de assinatura.
  5. Na caixa de texto à direita, adicione o texto da assinatura.
  6. Use a barra de formatação para adicionar texto colorido, links e imagens.
  7. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

Escolher uma assinatura para uma mensagem

Dica: se você quiser mudar sua assinatura quando estiver escrevendo um e-mail, clique em Inserir assinatura caneta na parte inferior da janela.

Assinar e salvar

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

Atalhos para trabalhar mais rápido

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Usar atalhos do teclado

Você quer poupar tempo e trabalhar mais rápido? Confira os atalhos do teclado no Gmail, no Agenda e em outros serviços do Google. Seja mais eficiente com menos cliques.

Saiba como usar atalhos do teclado.

 

Adicionar tarefas da sua Caixa de entrada e do Agenda

Mantenha-se organizado e defina suas prioridades com tarefas no Gmail ou no Agenda. É fácil converter e-mails em tarefas e criar datas de conclusão exibidas automaticamente na sua agenda.

Saiba como

Criar uma tarefa usando um e-mail

  1. Acesse o Gmail.
  2. À direita, clique em Tarefas Tasks.
  3. Encontre o e-mail que você quer salvar como uma tarefa.
  4. Arraste e solte o e-mail no painel lateral.
  5. Para adicionar uma data e hora, clique em Data/hora.

Criar uma tarefa do Agenda

  1. Abra o Google Agenda.
  2. À esquerda, em "Minhas agendas", selecione Tarefas.
  3. Escolha uma das opções a seguir.
    • Na sua agenda, clique em um horário vazio.
    • Na parte superior esquerda, clique em Criar.
  4. Clique em Tarefa.
  5. Digite um título e uma descrição.
  6. Para adicionar a nova tarefa a uma lista específica, escolha uma opção no menu suspenso.
  7. Clique em Salvar.

 

Receber resultados da pesquisa detalhados dos seus contatos

Você precisa de informações detalhadas sobre um membro da sua equipe? No Cloud Search, você pode pesquisar em todos os seus produtos do Google Workspace para encontrar as informações profissionais de uma pessoa. Veja um card de perfil com os detalhes de trabalho e de contato, o endereço de e-mail e todos os arquivos do Drive e eventos do Agenda compartilhados com essa pessoa.

Saiba como fazer isso na Central de Ajuda do Cloud Search

 Dicas para colaboração em documentos

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Acesse seus arquivos a qualquer hora e em qualquer dispositivo

Você precisa acessar um arquivo importante para seu chefe, mas está fora do escritório e sem acesso ao e-mail? Após armazenar um arquivo no Drive ou em um drive compartilhado, você poderá acessar, compartilhar e editar o arquivo em qualquer dispositivo e quando quiser.

Saiba como

 

Acompanhe as atualizações de pastas e arquivos no Drive

Você quer ver as alterações e atualizações nos seus documentos? Salve arquivos e pastas de trabalho no Drive ou em drives compartilhados e compartilhe-os instantaneamente com seu chefe e com colegas de trabalho. Quando alguém faz comentários ou aprova algo, o Drive mostra para você quais arquivos foram alterados. Assim, todos ficam em sincronia.

Saiba como

 

Colabore facilmente nos documentos com seus colegas de trabalho

Você precisa de feedback do seu gerente ou da equipe sobre um documento importante? Quer bater papo instantaneamente com as pessoas que estão revisando um arquivo em vez de enviar e-mails várias vezes? Crie e compartilhe um arquivo com todos e comunique-se em tempo real usando o DocumentosPlanilhasApresentaçõesFormuláriosDesenhos.

Saiba como

 

Encontre alterações nos documentos mais rápido

Ao colaborar em um arquivo com seu chefe e com colegas de trabalho, talvez seja difícil identificar quem fez determinadas alterações e quando elas foram realizadas. Use o histórico de revisões no Documentos para analisar tudo que foi alterado no arquivo. Se você preferir uma versão anterior, reverta para as versões anteriores a qualquer momento.

Saiba como

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