På den här sidan
- Hantera din chef
- Hantera ditt team
- Gmail-tips för administratörsassistenter
- Kortkommandon för snabbare arbete
- Tips för att samarbeta i dokument
Hantera din chef
Håll kontakten med Google Chat
Är chefen borta från kontoret och du behöver snabbt ta kontakt? Använd Google Chat och chatta direkt från vilken enhet som helst, var som helst.
Läs mer om att komma igång med Google Chat
Hantera chefens kontakter, e-post och kalender
Oavsett om du är assistent åt någon eller du bara kliver in för din chef under en vecka kan du få åtkomst till och svara på deras kontakter, skriva och svara på Gmail-meddelanden eller schemalägga och samordna kalenderhändelser åt dem.
Hantera deras kontakter
Be din chef att delegera sina kontakter till dig. Sedan kan du komma åt och hantera chefens kontakter. Du kan lägga till och uppdatera hens kontakter med information som namn, telefonnummer och adresser.
Läs mer i hjälpcentret för Kontakter
Hantera inkorgen i Gmail
Be chefen att delegera sin inkorg till dig så här:
- Klicka på Inställningar
Inställningar längst upp till höger.
- Klicka på Konton och import.
- Klicka på Lägg till ytterligare ett konto i avsnittet Bevilja åtkomst till ditt konto.
Obs! Din organisation kan begränsa e-postdelegering. Om du inte ser denna inställning kontaktar du G Suite-administratören.- Ange e-postadressen till den person du vill lägga till och klicka på Nästa steg.
- Klicka på Skicka e-post för att bevilja åtkomst.
När chefen har slutfört dessa steg får du ett e-postmeddelande där du uppmanas att bekräfta. Du kan sedan läsa, skicka och ta bort chefens e-postmeddelanden. När du skickar ett meddelande åt chefen visas din e-postadress och din chefs e-postadress.
Obs! När du har bekräftat kan det ta upp till 24 timmar innan du blir tillgänglig som ombud.
Läs mer i hjälpcentret för Gmail
Hantera chefens kalender
Be din chef att delegera sin kalender till dig. Du kan sedan svara på inbjudningar åt hen, skapa och redigera händelser och få e-post om ändringar i kalendern.
Skicka ett dagligt program till chefens inkorg
Hjälp chefen att hålla ordning genom att visa hur hen får ett dagligt program att gå igenom direkt på morgonen. Chefen kan enkelt hålla koll på kommande möten och evenemang samtidigt som hen går igenom e-posten på morgonen.
- I Kalender öppnar du Inställningar
- Klicka på ditt namn till vänster under Mina kalendrars inställningar och öppna Övriga aviseringar.
- I fältet Dagligt program klickar du på nedåtpilen
bredvid Inget och väljer E-post.
Hantera ditt team
Organisera teamhändelser, reseplaner med mera
Behöver du organisera rese- eller evenemangsplaner för dina kolleger? Skapa och skicka en undersökning i Formulär för att samla information om flyg och hotell, eller för att hitta ett evenemangsdatum som passar alla. Skapa sedan en e-postlista och dela viktiga uppdateringar med personer som reser till eller deltar i ett evenemang tillsammans.
1. Skapa formuläret
- Öppna forms.google.com.
- Klicka på Tomt
.
- Ett nytt formulär öppnas.
.Läs mer: Kom igång med Google Formulär
2. Skapa en e-postadress för gruppen
- Logga in på Google Grupper.
- Klicka på Skapa grupp högst upp.
- Ange information och välj inställningar för gruppen. Här är några förslag på inställningar:
- Vem kan visa konversationer: Enbart medlemmar i teamet (om du vill hålla projektkommunikation privat).
- Gruppmedlemmar: E-postadress till varje person i projektteamet.
- Gruppansvariga: E-postadresser till teammedlemmar som kan behöva lägga till andra i teamet senare.
- Lägg till medlemmar direkt: Aktivera det här alternativet så att du kan styra vilka som går med i gruppen.
- Klicka på Skapa grupp.
Förbereda alla för möten med händelsebilagor
Förbered chefen och teammedlemmarna genom att ge dem chansen att förhandsgranska relevanta filer före möten. När du skickar en kalenderinbjudan kan du bifoga dokument, kalkylark, presentationer, program med mera så att alla i teamet är redo att bidra med idéer. Håll chefen och teamet uppdaterat före ett möte genom att bifoga ett program, anteckningar eller presentationsbilder. Nu får alla chansen att titta igenom relevanta filer före mötet och förbereda sig.
Bifoga en fil till en kalenderhändelse
- Öppna Google Kalender på datorn.
- Skapa en händelse eller öppna en befintlig händelse.
- Om du skapar en ny händelse klickar du på Fler alternativ.
- Klicka på Lägg till bilaga
längst ned i beskrivningsrutan.
- Välj en fil som redan finns på din Google Drive. Klicka på Ladda upp om du vill lägga till en fil från datorn.
- Klicka på Välj eller Ladda upp när du är klar.
längst ned i beskrivningsrutan.
Håll koll på förfrågningar om lokaler
Vill du ha ett effektivt sätt att samordna förfrågningar om lokaler? Använd Formulär så att teammedlemmar kan fylla i förfrågningar om tjänster, som catering eller underhåll. Bädda sedan in formuläret på en Sites-webbplats så att medarbetarna får en central plats för förfrågningar om lokaler som de kan komma åt från valfri plats eller enhet. Registrera svaren i Kalkylark när någon skickar in ett formulär. Du kan även ställa in e-postaviseringar för nya svar så att lokalteamet kan agera på begäran så snabbt som möjligt.
1. Skapa formuläret
- Öppna forms.google.com.
- Klicka på Tomt
- Ett nytt formulär öppnas.
Läs mer i hjälpcentret för Dokumentredigerare
2. Bädda in formuläret i Sites
- Öppna ett formulär i Google Formulär.
- Klicka på Skicka uppe till höger.
- Klicka på Bädda in
högst upp i fönstret.
- Kopiera HTML som visas genom att klicka på Kopiera eller trycka på Ctrl + c (Windows) eller ⌘ + c (Mac) på tangentbordet.
- Klistra in HTML på webbplatsen eller i bloggen.
3. Konfigurera e-postaviseringar
- Öppna ett formulär i Google Formulär.
- Klicka på Svar högst upp i formuläret.
- Klicka på Mer
.
- Klicka på Få e-postmeddelanden om nya svar.
.Läs mer i hjälpcentret för Dokumentredigerare
4. Se svar i ett kalkylark
Se enkelt alla svar i ett kalkylark.
- Öppna ett formulär i Google Formulär.
- Klicka på Svar högst upp i formuläret.
- Klicka på Länk till Kalkylark
uppe till höger.
Samordna scheman och tillgänglighet med teamkalendar
Med stora team är det krävande att hitta datum som passar alla. Med Kalender kan du lagra dina teammedlemmars kalendrar och se när alla är tillgängliga. Du kan till och med skapa flera teamkalendrar för att hålla reda på möten, utbildningar, semestrar med mera. Nu när du vet när de andra har tid är det enkelt att planera teammöten eller evenemang.
1. Skapa en teamkalender
Du kan bara skapa nya kalendrar från en webbläsare och inte från Google Kalender-appen. När kalendern har skapats kan du hitta den i din webbläsare och i appen.
- Öppna Google Kalender på datorn.
- Klicka på Lägg till andra kalendrar
Skapa ny kalender till vänster, bredvid Andra kalendrar.
- Lägg till ett namn och en beskrivning för din kalender
- Klicka på Skapa kalender.
- Om du vill dela din kalender klickar du på den i det vänstra fältet och väljer sedan Dela med specifika personer.
Skapa ny kalender till vänster, bredvid Andra kalendrar.2. Dela den med ditt team
Skriva ut Google-kalendern
Håll koll på schemat på det gamla goda sättet genom att skriva ut din Google-kalender. Välj valfritt datumintervall, ange teckensnitt, information om utskriftshändelse med mera. Du kan även skriva ut i fullfärg för att spåra olika händelsetyper.
Skriv ut din kalender
- Öppna Google Kalender på datorn.
- Välj ett datumintervall genom att klicka på uppe till höger:
- Dag
- Vecka
- Månad
- År
- Schema
- 4 dagar
- Klicka på Inställningar
- Ändra information som teckenstorlek eller färg på sidan Förhandsgranska utskrift.
- Klicka på Skriv ut för att välja storleksalternativ.
- Klicka på Skriv ut.
Tips: När det finns plats visas även plats eller rum för händelser.
Håll koll på flera tidszoner
Om du arbetar med människor över hela världen måste du veta när de är tillgängliga. Du måste också se till att dina chefer och kolleger inte missar viktiga möten eller evenemang på grund av tidsskillnader när de reser. Se snabbt tiden i andra länder genom att lägga till världsklockor i kalendern.
Visa en sekundär tidszon
- Öppna Google Kalender på datorn.
- Klicka på Inställningar
- I avsnittet Tidszon klickar du på Visa alternativ tidszon.
- Klicka på Sekundär tidszon
Gmail-tips för administratörsassistenter
Automatisera inkorgen med filter
Skapa filter för att automatiskt ta bort, stjärnmärka eller vidarebefordra din e-post och använd etiketter på relevanta inkommande meddelanden. Exempelvis kan din chefs inkorg vara full av irrelevanta meddelanden som svar om deltagande i evenemang. Ställ in ett filter så att Gmail automatiskt arkiverar dem så att chefen har en ren inkorg och kan fokusera på de viktigaste meddelandena.
Skapa ett filter
Du kan hantera inkommande e-post med hjälp av Gmails filter för att arkivera, radera, stjärnmärka, vidarebefordra eller sätta etiketter på e-postmeddelanden.
- Öppna Gmail.
- Klicka på Visa sökalternativ
i sökrutan högst upp på skärmen.
- Ange sökvillkor. Du kan kontrollera att sökningen fungerade genom att klicka på Sök och se vilka e-postmeddelanden som visas.
- Klicka på Skapa filter längst ned i sökfönstret.
- Ange vad filtret ska göra.
- Klicka på Skapa filter.
i sökrutan högst upp på skärmen.Obs! När du skapar ett filter för att vidarebefordra meddelanden påverkas bara nya meddelanden. Om någon svarar på ett filtrerat meddelande, filtreras bara svaret om det uppfyller samma sökvillkor.
Tips! Testa de här Gmail-filtren för jobbet eller skolan.
Ångra enkelt skickade meddelanden
Gjorde du ett stavfel i ditt e-postmeddelande? Glömde du att lägga till en mottagare? Har du ändrat dig och vill inte längre skicka meddelandet? Ta tillbaka ett meddelande du just skickat i upp till 30 sekunder genom att aktivera funktionen Ångra skicka i Gmail.
Återkalla ett e-postmeddelande med Ångra Skicka
Du kan dra tillbaka ett meddelande direkt efter att du skickade det:
- Texten Meddelandet har skickats visas längst ned till vänster tillsammans med alternativen Ångra eller Visa meddelandet.
- Klicka på Ångra.
Välja en tidslängd för återkallande av meddelanden
- Öppna Gmail på datorn.
- I det övre högra hörnet klickar du på Inställningar
Visa alla inställningar.
- Välj 5, 10, 20 eller 30 sekunder bredvid Ångraskicka.
- Klicka på Spara ändringar längst ned.
Visa alla inställningar.
Spara tid med färdiga svar
Skriver du ofta samma meddelande om och om igen? Vill du hitta ett enkelt sätt att kopiera viktig information som vägbeskrivning till kontoret eller hur man installerar och får åtkomst till ett videomöte med mera? Använd mallarna i Gmail för att spara ett svar. När du skickar ett e-postmeddelande till nya kunder åt din chef kan du nu använda samma mall så att du slipper skriva samma information varje gång.
Aktivera mallar
- Öppna Gmail.
- I det övre högra hörnet klickar du på Inställningar
- Klicka på Avancerat högst upp.
- Välj Aktivera i avsnittet Mallar.
- Längst ned klickar du på Spara ändringar.
Skapa eller ändra en mall
- Öppna Gmail och klicka på Skriv.
- Ange din malltext i meddelandefönstret.
- Klicka på Mer
- Välj ett alternativ:
- Om du vill skapa en ny mall klickar du på Spara utkast som mall
- Om du vill ändra en mall som du sparat tidigare klickar du på Spara utkast som mall och under Skriv över mall väljer du en mall och klickar på Spara för att skriva över det.
- Om du vill skapa en ny mall klickar du på Spara utkast som mall
- (Valfritt) För att skicka ett e-postmeddelande anger du meddelandet och klickar på Skicka.
Infoga en mall
- Öppna Gmail och klicka på Skriv.
- Klicka på Mer
- Om du vill infoga en mall i e-postmeddelandet väljer du en sparad mall under Infoga mall.
- Skriv resten av ditt meddelande och klicka på Skicka.
Hantera enkelt flera signaturer
Behöver du använda olika signaturer för e-post inom företaget eller externt? Med Gmail kan du använda mallar för att skapa olika signaturer. Nästa gång du skriver ett e-postmeddelande väljer du bara mallen med den signatur du vill använda.
Skapa signaturer
- Öppna Gmail.
- I det övre högra hörnet klickar du på Inställningar
- På fliken Allmänt rullar du till Signatur och klickar på Skapa ny.
- Ange ett namn på signaturen och klicka på Skapa.
Det här namnet är inte din faktiska signatur, utan ett namn på signaturmallen. - Lägg till din signatur i textrutan till höger.
- Använd formatfältet för att lägga till textfärger, länkar och bilder.
- Längst ned klickar du på Spara ändringar.
Välj en signatur för ett meddelande
längst ned i fönstret.Kortkommandon för snabbare arbete
Använda kortkommandon
Vill du spara tid och jobba snabbare? Titta närmare på kortkommandon i Gmail, Kalender och andra Google-tjänster. Få mer gjort med färre klick.
Läs mer i Använda kortkommandon
Lägga till uppgifter från inkorgen och kalendern
Håll ordning och prioritera ditt arbete med uppgifter i Gmail eller Kalender. Du kan enkelt konvertera e-post till uppgifter och skapa slutdatum som visas automatiskt i din kalender.
Skapa en uppgift från ett e-postmeddelande
- Öppna Gmail.
- Klicka på Tasks
till höger.
- Leta upp det e-postmeddelande du vill spara som en uppgift.
- Dra och släpp e-postmeddelandet till sidopanelen.
- Klicka på Datum/tid om du vill lägga till ett datum och en tid.
Skapa en uppgift från kalendern
- Öppna Google Kalender.
- Välj Uppgifter under Mina kalendrar till vänster.
- Välj ett alternativ:
- Klicka på en tom plats i kalendern.
- Klicka på Skapa uppe till vänster.
- Klicka på Uppgift.
- Ange en titel och beskrivning.
- Om du vill lägga till den nya uppgiften i en viss uppgiftslista väljer du en i rullgardinsmenyn.
- Klicka på Save (spara).
Få detaljerade sökresultat för dina kontakter
Behöver du detaljerad information för en person i teamet? Med Cloud Search kan du söka i alla dina Google Workspace-produkter efter jobbinformation som rör en viss person. Visa ett profilkort med personens kontakt- och arbetsuppgifter, e-postadress och eventuella filer på delade enheter och kalenderhändelser.
Läs mer i hjälpcentret för Cloud Search
Tips för att samarbeta i dokument
Få tillgång till dina filer på vilken som helst enhet, när som helst
Behöver du tillgång till en viktig fil för chefen när du är borta från ditt kontor och inte har e-post? När du har lagrat en fil i Drive eller en delad enhet kan du när som helst komma åt, dela och redigera den på vilken enhet som helst.
Läs mer
Håll reda på fil- och mappuppdateringar i Drive
Vill du se förändringar och uppdateringar i dina dokument? Spara jobbfiler och mappar på Drive eller delade enheter och dela dem direkt med chefen och kollegerna. När någon integrerar feedback och godkännanden visar Drive dig vilka filer som har ändrats så att alla har koll på den senaste informationen.
Se vem som har kommenterat, redigerat, flyttat eller delat en fil
Du kan se aktivitet på filer på Min enhet.
- Besök drive.google.com på datorn.
- Klicka på Min enhet till vänster.
- Klicka på Info
uppe till höger.
- Du kan få åtkomst till de senaste ändringarna genom att klicka på Aktivitet.
- Om du vill få åtkomst till aktiviteten för en specifik fil eller mapp klickar du på filen eller mappen.
- Om du vill få åtkomst till de senaste ändringarna bläddrar du ned på höger sida.
uppe till höger.Se vem som har tittat på din fil eller vem du har delat den med
Tillgängligheten för den här funktionen beror på din utgåva av Google Workspace och de behörigheter som administratören har ställt in. Vem är min administratör?
Obs! Den här funktionen är endast tillgänglig för G Suite Business- och Enterprise-användare (när G Suite-administratörsbehörigheten tillåter det).
- Öppna dokumentet i dokument, Kalkylark eller Presentationer.
Obs! Du måste ha redigeringsåtkomst för filen för att se data från aktivitetsöversikten.
- Klicka på Verktyg
- Du kan se information om aktiviteten i din fil, inklusive:
- Fliken Delas med: Visar personer som du har delat filen med. Du kan också skicka e-post till användare med skrivbehörighet.
- Fliken Alla (organisation) : Visar personer i din organisation som har tittat på filen.
- Fliken Tittartrend: Visar ett diagram med tittare över tid.
- (Valfritt) Om du inte vill att din visningshistorik ska visas i aktivitetsöversikten klickar du på Sekretessinställningar och väljer ett alternativ:
- Stäng av visningshistorik för alla filer: Under Kontoinställningar stänger du av Visa min visningshistorik för alla filer i Dokument, Kalkylark och Presentationer.
- Stäng av visningshistorik för en fil: Under Dokumentinställning, stäng av Visa min visningshistorik för detta dokument.
- Klicka på Spara.
Samarbeta enkelt i dokument med dina kolleger
Behöver du feedback från chefen eller teamet i ett viktigt dokument? Vill du chatta direkt med personer som granskar en fil istället för att skicka e-post fram och tillbaka? Skapa och dela ett dokument med alla och kommunicera i realtid med hjälp av Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär och Teckningar.
Dela en fil från Drive
- Välj den fil du vill dela.
- Klicka på Dela eller Dela
.
- Ange den e-postadress eller Google-grupp som du vill dela med.
- Bestäm vilken roll personer ska ha i filen genom att välja Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
- Om ditt konto är kvalificerat kan du lägga till ett utgångsdatum för åtkomst.
- Välj att avisera personer.
- Om du vill informera personer om att du har delat ett dokument med dem markerar du rutan bredvid Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
- Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan.
- Klicka på Skicka eller Dela.
.
Hitta ändringar i dokument snabbare
Om du samarbetar i ett dokument med chefen och kollegerna kan det vara svårt att se vem som gjort vilka ändringar och när. Använd revisionshistoriken i Dokument och granska alla uppdateringar av dokumentet. Om du föredrar en tidigare version kan du när som helst återgå till tidigare versioner.
Visa eller återgå till tidigare versioner av filer i Dokument, Kalkylark och Presentationer
Obs! Du behöver åtkomst som Ägare eller Redigerare för att se versionshistoriken.
- Öppna din fil i Drive.
- Klicka på Arkiv
- Klicka på en tidstämpel för att se en tidigare version av filen. Nedanför tidstämpeln ser du:
- Namn på personerna som redigerade dokumentet.
- En färg bredvid varje persons namn. Ändringarna som gjorts visas i respektive färg.
- (Valfritt) Återgå till den här versionen genom att klicka på Återställ den här versionen.
Obs! Du måste ha åtkomst som Ägare eller Redigeringsbehörig för att se versionshistoriken.
Ladda upp en ny version av en fil till Drive
- Besök drive.google.com på datorn.
- Klicka på filen som du vill byta ut.
- Klicka på Mer
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.