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20 suggerimenti di Google Workspace per gli assistenti amministrativi

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1

Gestisci i contatti, l'email e il calendario del tuo superiore" "

Se lavori come assistente o sostituisci il tuo superiore per una settimana, ora puoi accedere ai suoi contatti e gestirli, scrivere e rispondere ai messaggi di Gmail o pianificare e coordinare gli eventi di Calendar per suo conto.

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2

Organizza eventi per il team, programmi di viaggio e altro ancora" "

Devi organizzare programmi di viaggio o di eventi per i tuoi colleghi? Crea e invia un sondaggio di Moduli per raccogliere informazioni sui voli e gli alberghi o per trovare una data per l'evento che vada bene per tutti. Crea quindi una mailing list in Gruppi per condividere aggiornamenti importanti con le persone che viaggiano o partecipano a un evento insieme.

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3

Organizza automaticamente la Posta in arrivo con i filtri" "

Crea filtri per eseguire in automatico operazioni come l'eliminazione, la classificazione come speciale o l'inoltro della posta e per applicare etichette ai messaggi in arrivo pertinenti. Ad esempio, la Posta in arrivo del tuo superiore potrebbe essere piena di messaggi non importanti come l'accettazione o il rifiuto di partecipazione agli eventi. Configura un filtro in modo che Gmail li archivi automaticamente: la Posta in arrivo del tuo superiore sarà più libera e sarà più semplice concentrarti sui messaggi più importanti.

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Gmail

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4

Annulla facilmente l'invio dei messaggi" "

Ti è sfuggito un errore nell'email? Hai dimenticato di aggiungere un destinatario? Hai cambiato idea e non vuoi più inviare il messaggio? Ritira i messaggi appena inviati entro 30 secondi attivando la funzione Annulla invio di Gmail.

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Gmail

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5

Tieni traccia di più fusi orari" "

Se collabori con utenti in diverse sedi nel mondo, devi sapere quando sono raggiungibili. Devi anche assicurarti che il tuo superiore e i collaboratori non perdano riunioni o eventi importanti a causa delle differenze di orario quando sono in trasferta. Scopri rapidamente che ore sono negli altri paesi aggiungendo gli orologi internazionali al tuo Calendar.

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Calendar

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6

Risparmia tempo con le risposte predefinite" "

Ti capita di scrivere più e più volte lo stesso messaggio? Cerchi un modo semplice per ripetere informazioni importanti, come le indicazioni per raggiungere l'ufficio o le istruzioni per predisporre e accedere a una riunione video e altro ancora? Usa i modelli di Gmail per salvare una risposta: quando invii un'email ai nuovi clienti per conto del tuo superiore, puoi utilizzare sempre lo stesso modello per evitare di digitare ogni volta un testo identico.

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 Gmail

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7

Gestisci più firme in modo semplice" "

Hai bisogno di utilizzare firme diverse per le email interne o esterne dell'azienda? Con Gmail puoi utilizzare i modelli per creare firme diverse e semplificarne la gestione. La prossima volta che scriverai un'email, dovrai solo scegliere il modello con la firma che vuoi utilizzare.

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Gmail

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8

 Tieni traccia delle attività importanti negli elenchi delle attività" "

Mantieni tutto organizzato e assegna la priorità ai tuoi compiti con le attività in Gmail o Calendar. Puoi facilmente convertire le email in attività e creare date di scadenza che vengono inserite automaticamente nel calendario.

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9

Rimani in contatto con Google Chat" "

Il tuo capo è fuori sede e hai bisogno di contattarlo con urgenza? Utilizza Google Chat per chattare immediatamente da qualsiasi dispositivo, ovunque ti trovi.

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Google Chat

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10

Trova risultati di ricerca dettagliati per i tuoi contatti" "

Hai bisogno di informazioni dettagliate su un membro del tuo team? Con Cloud Search, puoi cercare in tutti i tuoi prodotti Google Workspace le informazioni di lavoro relative a una determinata persona. Visualizza una scheda del profilo con i relativi dettagli di contatto e di lavoro, l'indirizzo email, gli eventuali file di Drive condivisi e gli eventi di Calendar.

Scopri come

Cloud Search

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11

Prepara tutti per le riunioni con gli allegati all'evento" "

Prepara il tuo superiore e i membri del team. Offri loro la possibilità di visualizzare i file rilevanti prima delle riunioni. Quando invii un invito da Calendar, puoi allegare documenti, fogli di lavoro, presentazioni, agende e altro ancora, in modo che tutti i membri del team siano preparati per contribuire con le proprie idee. Tieni aggiornati il tuo superiore e il team prima di una riunione allegando l'ordine del giorno, note o diapositive di una presentazione. In questo modo tutti potranno consultare i file rilevanti prima della riunione ed essere preparati.

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Calendar

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13

Tieni traccia delle richieste di servizi con Sites" "

Cerchi un modo efficiente per coordinare le richieste di servizi? Utilizza Moduli per consentire ai membri del team di compilare le richieste di servizi, come il catering o la manutenzione. Configura quindi un sito web con Sites e incorpora il modulo in modo che i dipendenti abbiano un punto di riferimento per la richiesta di servizi, a cui possono accedere da qualsiasi luogo o dispositivo. Quando qualcuno invia un modulo, puoi acquisire le risposte in Fogli. Puoi anche configurare delle notifiche email per le nuove risposte, in modo che il personale addetto ai servizi possa elaborare la richiesta nel modo più rapido possibile.

Ecco come 

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14

Invia il programma del giorno via email al tuo superiore" "

Aiuta il tuo superiore a rimanere organizzato inviandogli un'agenda quotidiana che può consultare prima di mettersi al lavoro. Offri al tuo superiore un programma quotidiano per permettergli di seguire gli eventi e le riunioni importanti imminenti.

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Calendar

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15

Accedi ai tuoi file su qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento" "

Hai l'esigenza di accedere a un file importante al posto del tuo superiore quando sei fuori ufficio e non puoi accedere all'email? Dopo aver archiviato un file su Drive o su un Drive condiviso, puoi accedervi, condividerlo e modificarlo quando vuoi, su qualsiasi dispositivo.

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16

Tieni traccia degli aggiornamenti di file e cartelle su Drive" "

Vuoi visualizzare le modifiche e gli aggiornamenti ai tuoi documenti? Salva i file e le cartelle di lavoro su Drive o in dei Drive condivisi e condividili istantaneamente con i tuoi colleghi e con il capo. Ogni volta che un utente inserisce commenti e approva delle modifiche, Drive indica quali file sono stati modificati, così tutti i membri del team sono sempre sincronizzati.

Scopri come

Drive, Drive condivisi

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17

Collabora facilmente sui documenti con i tuoi colleghi di lavoro" "

Ti serve un feedback del tuo superiore o del team su un documento importante? Vuoi chattare immediatamente con le persone mentre esamini un file invece di scambiarvi email? Crea e condividi un documento con tutti e comunica in tempo reale tramite Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli e Disegni.

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Documenti

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18

Coordina programmi e disponibilità con i calendari dei team" "

Quando i team sono molto grandi, è difficile programmare date che vadano bene per tutti. Con Calendar puoi sovrapporre i calendari dei membri del team per vedere quando tutti sono disponibili. Puoi anche creare più calendari per il team per tenere traccia di riunioni, corsi di formazione, assenze e altro ancora. Se sai quando gli altri sono disponibili, è facile programmare le riunioni del team o gli eventi.

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 Calendar

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19

Crea scorciatoie da tastiera" "

Vuoi risparmiare tempo e lavorare più rapidamente? Scopri le scorciatoie da tastiera di Gmail e fai di più con meno clic.

Scopri come

Gmail

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20

Trova più rapidamente le modifiche nei documenti" "

Se collabori su un documento insieme al tuo superiore e ai tuoi colleghi, può essere difficile individuare l'autore e la data delle modifiche apportate. Utilizza la cronologia delle revisioni in Documenti per esaminare tutti gli aggiornamenti al documento. Se preferisci una qualsiasi delle versioni precedenti, puoi ripristinarla in qualunque momento.

Scopri come

Documenti

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