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Google Workspace 實務應用:專供行政助理參考的 20 大秘訣

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各式各樣的辦公用品

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處理您主管的聯絡人、電子郵件和日曆藍色分隔線

無論您是專職助理或只是支援主管一週的時間,您都可以存取主管的聯絡人並代為管理、為主管撰寫及回覆 Gmail 郵件,或者替對方安排及協調日曆活動。

操作說明

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管理團隊活動、差旅規劃等藍色分隔線

需要為同事管理各項差旅或活動計畫嗎?您可以使用表單製作問卷調查並傳送給大家,蒐集航班和飯店資訊或找出每個人都有空的活動日期,隨後再建立一份網路論壇郵寄清單,把重要的最新資訊提供給差旅中的同事或其他活動參與者。

操作說明

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3

利用篩選器自動整理收件匣藍色分隔線

您可以建立篩選器,讓系統自動為您刪除郵件、為郵件加上星號或轉寄郵件,以及針對剛收到的相關郵件套用適合的標籤。舉例來說,主管的收件匣中可能充斥著各種不相關的郵件 (例如接受/拒絕活動邀請)。設定篩選器後,Gmail 就會自動封存這些郵件,讓上司的收件匣井然有序,進而能夠將重心放在最重要的郵件上。

操作說明

Gmail

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4

輕鬆取消傳送郵件藍色分隔線

電子郵件內容有錯字嗎?忘了加入收件者?或是想收回寄出的郵件?只要啟用 Gmail 的「取消傳送」功能,即可在郵件剛送出的 30 秒內及時回收。

操作說明

Gmail

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5

追蹤多個時區藍色分隔線

如果您的工作夥伴遍佈世界各地,您就必須確實掌握對方所在時區的工作時間。您也必須確保自己的上司和同事不會因為差旅造成的時差問題而錯失重要的會議或活動。只要在日曆中加入世界時鐘,您就可以迅速得知其他國家/地區的時間。

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日曆

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使用預先寫好的回覆內容,省下更多時間藍色分隔線

您總是在反覆撰寫同樣的信件內容,希望能以簡便的方式複製重要訊息嗎 (例如前往辦公室的交通路線,或者如何設定及參與視訊會議等等)?Gmail 的範本可讓您省下回覆的時間。每當您代替主管傳送電子郵件給新客戶時,都可以使用同樣的範本,這樣一來就不必反覆輸入相同的資訊。

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Gmail

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7

輕鬆管理多個簽名藍色分隔線

需要使用多個不同的電子郵件簽名,以便在公司內或對外使用嗎?Gmail 可讓您使用各種範本來建立不同的簽名檔,輕鬆管理多組簽名。下次撰寫電子郵件時,只要選擇含有所需簽名的範本即可。

操作說明

Gmail

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8

追蹤待辦事項清單上的重要工作藍色分隔線

Gmail日曆可讓您井然有序地進行各項工作,並且排定其中的優先順序。您可以輕鬆將電子郵件的內容轉換為各項工作並且設定截止日,自動顯示在自己的日曆中。

操作說明

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9

使用 Google Chat 保持聯繫藍色分隔線

上司不在辦公室,但您急需與對方聯絡嗎?只要使用 Google Chat,就能夠隨時隨地透過任何裝置進行即時通訊。

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Google Chat

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查看聯絡人的搜尋結果詳情藍色分隔線

需要團隊成員的詳細資訊嗎?Cloud Search 可協助您在所有 Google Workspace 產品中搜尋特定使用者的相關工作資訊,讓您查看內含聯絡方式及工作詳細資訊、電子郵件地址,以及其他共用雲端硬碟檔案與日曆活動的個人資料卡。

操作說明

Cloud Search

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利用活動附件讓所有人完成會議準備藍色分隔線

您可以為上司和團隊成員提供相關檔案,讓他們能夠在會議開始前先行檢視,做好萬全準備。您在寄送日曆邀請時,可以附上文件、試算表、簡報、待辦事項等相關檔案,藉此讓每位團隊成員得以準備就緒,提出自己的想法。附上待辦事項、附註或簡報投影片,有助於您的上司和團隊成員在會議前掌握最新資訊。如此一來,每個人都能夠在會議前詳閱相關檔案,讓自己有所準備。

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日曆

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使用協作平台追蹤設備申請記錄藍色分隔線

想找出更有效率的方式來協調設備申請狀況嗎?您可以讓團隊成員利用表單填寫服務申請 (例如餐飲或維修),然後架設協作平台網站,將表單嵌入其中。如此一來,員工在提出設備申請時就有專門的管道,而且能夠隨時隨地存取,不受裝置限制。當有人提交表單時,您可以在試算表中取得回覆。您甚至可以設定在收到新回應時自動收到電子郵件通知,如此一來,設備團隊就能夠盡快處理要求。

操作說明 

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將每日待辦事項寄到主管的收件匣藍色分隔線

您可以為上司傳送每日待辦事項,讓對方掌握早上的首要事項,協助上司將一切事務處理妥當。您也可以為主管提供每日行程表,讓他們掌握近期的重要活動與會議。

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日曆

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隨時透過任何裝置存取檔案藍色分隔線

人不在辦公室也沒有電子郵件可用,但需要為上司存取重要檔案嗎?只要將檔案儲存在雲端硬碟或共用雲端硬碟中,您就可以隨時透過任何裝置存取、共用及編輯檔案。

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追蹤雲端硬碟的檔案和資料夾更新情形藍色分隔線

想要查看文件異動與更新情形嗎?只要將工作用的檔案和資料夾儲存在雲端硬碟或共用雲端硬碟中,就能立即與上司和同事共用。只要有人加入意見回饋和核准內容,雲端硬碟就會顯示哪個檔案出現異動,因此所有人都能保持同步。

操作說明

雲端硬碟、共用雲端硬碟

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與同事輕鬆協作文件藍色分隔線

需要主管或團隊成員對重要文件提供意見嗎?想要馬上與審核檔案的人進行即時通訊,而不用透過電子郵件來來回回嗎?您可以使用文件試算表簡報表單和{@<strong>}繪圖建立文件並且與所有人共用,同時進行即時通訊。

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文件

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利用團隊日曆協調時間表和空檔藍色分隔線

對大型團隊來說,要安排每個人都有空的時間並不容易。有了日曆,您可以比對團隊成員日曆,查看每個人共同的空檔。您甚至可以建立多個團隊日曆,用於追蹤會議、培訓課程、假期安排等等。而得知大家有空的時間後,自然就能夠輕鬆安排團隊會議或活動。

操作說明

日曆

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建立鍵盤快速鍵藍色分隔線

想要工作省時有效率嗎?只要使用 Gmail 的鍵盤快速鍵,就能夠事半功倍。

操作說明

Gmail

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20

迅速找出文件中的變更藍色分隔線

與上司和同事協作文件時,可能很難弄清楚誰在什麼時間對檔案做了哪些變更。不過,只要透過文件的修訂版本記錄,您就能全面掌握文件的更新脈絡。如果您偏好先前的版本,可以隨時還原為任一舊版本。

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文件

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