หากต้องทํางานกับเพื่อนร่วมงานที่ทำงานจากระยะไกลและในสํานักงาน โปรดดูวิธีทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทํางานแบบผสมผสาน

เคล็ดลับ 20 ข้อในการใช้ Google Workspace สำหรับผู้ช่วยด้านการดูแลระบบ

หากต้องการใช้แอป Google ในที่ทำงานหรือโรงเรียนให้ได้ประโยชน์ยิ่งขึ้น  ลงชื่อสมัครเพื่อทดลองใช้ Google Workspace ฟรี

การเลือกสรรอุปกรณ์สำนักงาน

แถบสีเทา

1

จัดการรายชื่อติดต่อ อีเมล และปฏิทินของผู้จัดการ" "

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ช่วยหรือต้องทำงานแทนผู้จัดการเป็นเวลา 1 สัปดาห์ คุณก็จะเข้าถึงและจัดการรายชื่อติดต่อ เขียนและตอบกลับข้อความใน Gmail หรือวางกำหนดการและประสานงานกิจกรรมในปฏิทินแทนผู้จัดการได้

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

2

จัดกิจกรรมให้ทีม วางแผนการเดินทาง และอื่นๆ" "

หากต้องจัดทริปท่องเที่ยวหรือวางแผนกิจกรรมให้เพื่อนร่วมงาน ให้ใช้ฟอร์มสร้างและส่งแบบสำรวจเพื่อรวบรวมข้อมูลเที่ยวบินและโรงแรม หรือหาวันที่จัดกิจกรรมที่ทุกคนสะดวก จากนั้นก็สร้างรายชื่ออีเมลโดยใช้ Groups เพื่อแชร์การอัปเดตที่สำคัญกับผู้ร่วมเดินทางหรือผู้เข้าร่วมกิจกรรม

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

3

จัดระเบียบกล่องจดหมายโดยอัตโนมัติด้วยตัวกรอง" "

สร้างตัวกรองเพื่อลบ ติดดาว หรือส่งต่ออีเมลโดยอัตโนมัติ และติดป้ายกำกับให้ข้อความขาเข้าที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น กล่องจดหมายของผู้จัดการอาจมีข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องมากมาย เช่น การตอบรับและปฏิเสธการเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ โปรดตั้งค่าตัวกรองให้ Gmail เก็บข้อความเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ เพื่อให้กล่องจดหมายผู้จัดการเป็นระเบียบและมีเฉพาะข้อความที่สำคัญที่สุดเท่านั้น

ดูวิธีการ

Gmail

แถบสีเทา

4

ยกเลิกการส่งข้อความได้ง่ายๆ" "

พิมพ์คำผิดในอีเมล ลืมผู้รับบางคน หรือเปลี่ยนใจไม่ส่งข้อความใช่ไหม เรียกคืนข้อความที่ส่งภายใน 30 วินาทีได้โดยเปิดใช้ฟีเจอร์ยกเลิกการส่งของ Gmail

ดูวิธีการ

Gmail

แถบสีเทา

5

ติดตามเขตเวลาต่างๆ" "

หากทำงานกับผู้คนทั่วโลก คุณก็ต้องทราบว่าคนเหล่านั้นจะพร้อมทำงานเมื่อใดตามแต่ละเขตเวลา นอกจากนี้ผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานก็ต้องไม่พลาดกิจกรรมหรือการประชุมที่สำคัญเมื่อเดินทางไปเขตเวลาอื่นด้วย ดูเวลาในประเทศอื่นได้อย่างรวดเร็วโดยการเพิ่มนาฬิกาบอกเวลาโลกลงในปฏิทิน

ดูวิธีการ

ปฏิทิน

แถบสีเทา

6

ประหยัดเวลาโดยใช้คำตอบที่เขียนไว้ล่วงหน้า" "

ต้องพิมพ์ข้อความเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าใช่ไหม หากต้องการดูวิธีง่ายๆ ในการพิมพ์ซ้ำข้อมูลที่สำคัญ เช่น การเดินทางมายังสำนักงาน หรือวิธีติดตั้งและเข้าถึงการประชุมทางวิดีโอ และรายละเอียดอื่นๆ ใช้เทมเพลตของ Gmail เพื่อบันทึกการตอบได้แล้วตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่ต้องส่งอีเมลให้ลูกค้าให้ในนามของผู้จัดการ คุณสามารถใช้เทมเพลตเดิมเพื่อที่คุณจะไม่ต้องพิมพ์ข้อความเดิมใหม่ทุกครั้ง

ดูวิธีการ

Gmail

แถบสีเทา

7

จัดการลายเซ็นหลายแบบได้อย่างง่ายดาย" "

หากต้องการใช้ลายเซ็นแบบต่างๆ ในการส่งอีเมลทั้งภายในและภายนอกบริษัท เพียงใช้เทมเพลตใน Gmail สร้างลายเซ็นแบบต่างๆ เพื่อจัดการลายเซ็นหลายรูปแบบได้อย่างง่ายดาย โดยเมื่อคุณเขียนอีเมลครั้งถัดไป ก็เพียงแค่เลือกเทมเพลตที่มีลายเซ็นที่ต้องการได้เลย

ดูวิธีการ

Gmail

แถบสีเทา

8

ติดตามงานที่สำคัญในรายการสิ่งที่ต้องทำ" "

จัดระเบียบและเรียงลำดับความสำคัญของงานใน Gmail หรือปฏิทิน โดยคุณจะแปลงอีเมลเป็นงานและสร้างวันที่ครบกำหนดให้ปรากฏในปฏิทินโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

9

ไม่พลาดการติดต่อด้วย Google Chat" "

ผู้จัดการไม่อยู่ที่สำนักงานและคุณต้องติดต่อให้ได้โดยเร่งด่วนใช่ไหม ใช้ Google Chat เพื่อแชทได้ทันทีจากทุกที่ไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด

ดูวิธีการ

Google Chat

แถบสีเทา

10

ดูผลการค้นหารายชื่อติดต่อแบบละเอียด" "

หากต้องการข้อมูลบุคคลในทีมโดยละเอียด ให้ใช้ Cloud Search ค้นหาผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของ Google Workspace เพื่อดูข้อมูลงานที่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่ระบุ ดูการ์ดโปรไฟล์ที่มีข้อมูลติดต่อและรายละเอียดงาน อีเมล และไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ รวมทั้งกิจกรรมในปฏิทิน

ดูวิธีการ

Cloud Search

แถบสีเทา

11

เตรียมทุกคนให้พร้อมสำหรับการประชุมด้วยไฟล์แนบกิจกรรม" "

เตรียมความพร้อมให้ผู้จัดการและสมาชิกทีมก่อนการประชุมโดยให้ดูตัวอย่างไฟล์ที่เกี่ยวข้อง เมื่อส่งคำเชิญในปฏิทิน คุณจะแนบเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ กำหนดการ และข้อมูลอื่นได้เพื่อให้ทุกคนในทีมพร้อมเสนอแนวคิด ส่งข้อมูลล่าสุดให้ผู้จัดการและทีมก่อนถึงการประชุมโดยแนบกำหนดการ โน้ต หรือสไลด์งานนำเสนอ จากนั้นทุกคนก็จะดูไฟล์ที่เกี่ยวข้องก่อนถึงการประชุมและเตรียมตัวให้พร้อมได้

ดูวิธีการ

ปฏิทิน

แถบสีเทา

13

ติดตามคำขอสิ่งอำนวยความสะดวกโดยใช้ Sites" "

หากต้องการวิธีประสานงานด้านคำขอสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้ฟอร์มให้สมาชิกทีมกรอกคำขอบริการต่างๆ เช่น การจัดเลี้ยงหรือการบำรุงรักษา จากนั้นก็ตั้งค่าเว็บไซต์ใน Sites และฝังแบบฟอร์มไว้เพื่อให้พนักงานยื่นคำขอสิ่งอำนวยความสะดวกได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดหรือใช้อุปกรณ์ใด เมื่อมีคนส่งแบบฟอร์ม คุณก็จะรวบรวมคำตอบในชีตได้ นอกจากนี้ คุณยังจะตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีคำตอบใหม่ได้ด้วย เพื่อให้ทีมอำนวยความสะดวกดำเนินการตามคำขอได้อย่างรวดเร็วที่สุด

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

14

ส่งกำหนดการรายวันไปยังกล่องจดหมายของผู้จัดการ" "

ช่วยจัดระเบียบให้ผู้จัดการโดยส่งกำหนดการรายวันให้ผู้จัดการตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำเป็นอย่างแรกในวันนั้น ส่งกำหนดการรายวันให้ผู้จัดการเพื่อติดตามกิจกรรมและการประชุมที่สำคัญซึ่งกำลังจะมาถึง

ดูวิธีการ

ปฏิทิน

แถบสีเทา

15

เข้าถึงไฟล์ได้ทุกเมื่อไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด" "

ต้องการเข้าถึงไฟล์สำคัญและส่งให้ผู้จัดการเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานและไม่มีอีเมลใช่ไหม หากเก็บไฟล์ไว้ในไดรฟ์หรือไดรฟ์ที่แชร์ คุณก็จะเข้าถึง แชร์ และแก้ไขไฟล์ได้ทุกเมื่อไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

16

ติดตามการอัปเดตไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์" "

หากต้องการดูการอัปเดตและเปลี่ยนแปลงในเอกสาร ให้บันทึกไฟล์และโฟลเดอร์งานไว้ในไดรฟ์หรือไดรฟ์ที่แชร์ และแชร์กับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานได้ทันที เมื่อมีคนใส่ความคิดเห็นและการอนุมัติไว้ในไฟล์ ไดรฟ์จะแสดงไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทุกคนซิงค์ข้อมูลกันอยู่ตลอดเวลา

ดูวิธีการ

ไดรฟ์และไดรฟ์ที่แชร์

แถบสีเทา

17

ทำงานเอกสารร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างง่ายดาย" "

หากต้องการความคิดเห็นจากผู้จัดการหรือทีมเกี่ยวกับเอกสารสำคัญ หรือต้องการสนทนาด่วนกับคนที่กำลังตรวจสอบไฟล์โดยไม่ต้องส่งอีเมลกลับไปกลับมา ให้ใช้เอกสาร ชีต สไลด์ ฟอร์ม และวาดเขียนสร้างและแชร์เอกสารกับทุกคนและพูดคุยกันแบบเรียลไทม์

ดูวิธีการ

เอกสาร

แถบสีเทา

18

ประสานงานกำหนดการและความพร้อมด้วยปฏิทินของทีม" "

เมื่อทีมมีขนาดใหญ่ คุณจะกำหนดวันที่ที่ทุกคนสะดวกพร้อมกันได้ยาก เพียงใช้ ปฏิทิน คุณจะเห็นกำหนดการในปฏิทินของสมาชิกในทีมทุกคนได้พร้อมกันในคราวเดียว ซึ่งจะช่วยให้ทราบได้ว่าทุกคนจะว่างตรงกันเมื่อใด และคุณยังสร้างปฏิทินหลายอันให้กับทีมเพื่อติดตามการประชุม การฝึกอบรม การลางาน และอื่นๆ ได้อีกมากมาย เมื่อทราบว่าแต่ละคนพร้อมในเวลาใด คุณก็วางกำหนดการประชุมหรือกิจกรรมของทีมได้อย่างง่ายดาย

ดูวิธีการ

ปฏิทิน

แถบสีเทา

19

สร้างแป้นพิมพ์ลัด" "

ต้องการประหยัดเวลาและทำงานได้เร็วขึ้นใช่ไหม ลองใช้แป้นพิมพ์ลัดของ Gmail และทำสิ่งต่างๆ ให้มากขึ้นด้วยการคลิกที่น้อยลง

ดูวิธีการ

Gmail

แถบสีเทา

20

ค้นหาการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้เร็วขึ้น" "

หากทำงานเอกสารร่วมกับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงาน คุณจะระบุว่าผู้ใดแก้ไขเอกสารเมื่อใดได้ยาก ขอแนะนำให้ใช้ประวัติการแก้ไขในเอกสารตรวจสอบการอัปเดตทั้งหมดในเอกสารนั้น หากต้องการใช้เอกสารเวอร์ชันก่อนๆ คุณก็เปลี่ยนกลับได้ทุกเมื่อ

ดูวิธีการ

เอกสาร

แถบสีเทา

 
ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร
true
พิมพ์ บันทึก หรือปรับแต่งคู่มือสำหรับศูนย์การเรียนรู้

ดูวิธีพิมพ์คู่มือสำหรับศูนย์การเรียนรู้ บันทึกคู่มือเป็นไฟล์ PDF หรือปรับแต่งคู่มือให้องค์กรของคุณ

ค้นหา
ล้างการค้นหา
ปิดการค้นหา
แอป Google
เมนูหลัก
ค้นหาศูนย์ช่วยเหลือ
false