Dicas para assistentes administrativos

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• Gerencie seu chefe
• Gerenciar sua equipe
• Descubra dicas e truques do Gmail
• Trabalhe mais rápido com atalhos
• Colaborar em documentos

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Gerencie seu chefe

Mantenha contato pelo Google Chat

Seu chefe não está no escritório e você precisa falar com ele com urgência? Use o Google Chat para se comunicar rapidamente com quem você quiser, em qualquer dispositivo e lugar.

Saiba como: Primeiros passos no Google Chat

Cuide dos contatos, do e-mail e da agenda do seu gerente

Caso seja assistente de alguém ou esteja apenas substituindo seu gerente por uma semana, você pode acessar e gerenciar os contatos, criar e responder a mensagens do Gmail ou programar e coordenar eventos do Agenda em nome da outra pessoa.

Envie os compromissos diários para a Caixa de entrada do seu gerente

Ajude seu chefe a se organizar mostrando como receber a pauta diária para analisar de manhã. Ao analisar os e-mails matinais, ele podem acompanhar facilmente as próximas reuniões e eventos.

Gerenciar sua equipe

Organize eventos da equipe, planos de viagem e muito mais

Você precisa organizar planos de viagem ou de eventos para seus colegas de trabalho? Crie e envie uma pesquisa do Formulários para coletar informações sobre voos e hotéis ou definir uma data de evento que atenda às necessidades de todos. Em seguida, crie uma lista de e-mails do Grupos para compartilhar atualizações importantes com pessoas que estejam viajando ou participando de um evento juntas.

Prepare a equipe para reuniões com anexos

Prepare seu chefe e os membros da equipe permitindo que eles vejam arquivos relevantes antes das reuniões. Ao enviar um convite pelo Agenda, anexe itens como documentos, planilhas, apresentações e pautas para que todos saibam como contribuir. Mantenha seu chefe e a equipe atualizados antes de uma reunião anexando uma pauta, anotações ou slides de apresentações. Dessa forma, todos poderão consultar arquivos relevantes e se preparar para a reunião.

Acompanhar solicitações de instalações

Você está procurando uma forma eficiente de coordenar os pedidos das instalações? Use o Formulários para que os membros da equipe preencham solicitações de serviços, como catering ou manutenção. Depois, incorpore o formulário a um site do Sites para que os funcionários tenham um local para pedidos de instalações que possam ser acessados em qualquer local ou dispositivo. Quando alguém enviar um formulário, grave as respostas no Planilhas. Você pode inclusive configurar notificações de novas respostas por e-mail para que a equipe de instalações atenda ao pedido com a maior rapidez possível.

Coordene programações e disponibilidade com as agendas da equipe

Com equipes grandes, é um desafio programar datas adequadas para todos. No Agenda, você pode comparar as agendas dos membros para ver quando todos estão disponíveis. Você pode até criar várias agendas de equipe para organizar reuniões, treinamentos, férias e outros eventos. Agora que você sabe quando as pessoas estão livres, é fácil agendar reuniões de equipe ou eventos.

Imprimir o Google Agenda

Acompanhe seus compromissos à moda antiga imprimindo seu Google Agenda. Escolha o período, defina fontes, imprima detalhes de eventos e muito mais. Você pode até imprimir em cores para acompanhar diferentes tipos de eventos.

Acompanhe vários fusos horários

Se você trabalha com pessoas de todo o mundo, precisa saber quando elas estão disponíveis no fuso horário delas. Você também precisa garantir que seus chefes e colegas de trabalho não percam reuniões ou eventos por causa de diferenças de horário quando estão viajando. Confira rapidamente a hora em outros países adicionando relógios mundiais ao Agenda.

Descubra dicas e truques do Gmail

Organize a caixa de entrada automaticamente com filtros

Crie filtros para automaticamente excluir, marcar com estrela ou encaminhar seus e-mails e aplicar marcadores a mensagens recebidas relevantes. Por exemplo, a caixa de entrada do seu gerente pode estar cheia de mensagens irrelevantes, como aceitações e recusas de eventos. Configure um filtro para que o Gmail arquive-as automaticamente. Com a Caixa de entrada organizada, o gerente poderá priorizar as mensagens mais importantes.

Cancele facilmente o envio de mensagens

Cometeu um erro ortográfico no seu e-mail? Esqueceu de adicionar um destinatário? Mudou de ideia em relação ao e-mail enviado? Ative o recurso "Cancelar envio" do Gmail para recuperar uma mensagem que você enviou há até 30 segundos.

Economize tempo usando respostas automáticas

Você costuma escrever a mesma mensagem várias vezes? Quer encontrar uma maneira fácil de replicar informações importantes, como o endereço do escritório ou instruções de instalação e acesso a uma videochamada? Use os modelos do Gmail para salvar uma resposta: agora, quando você enviar e-mails a novos clientes em nome do seu gerente, poderá usar o mesmo modelo para não ter que digitar as mesmas informações.

Diga a coisa certa com o Gemini

Transmita sua mensagem de forma eficaz e com o tom certo. O Gemini para Google Workspace pode criar rascunhos de e-mails para ajudar você a se comunicar com um chefe, um colega difícil ou alguém que precise de mais esclarecimentos.

Saiba como

Você só poderá usar este recurso se ele for permitido pela sua organização. Para receber ajuda, fale com seu administrador.

O Gemini para Google Workspace fica disponível quando o idioma da sua Conta do Google é definido como uma variante do inglês. Além disso, alguns recursos podem ser usados em espanhol e português. Saiba mais sobre as opções.

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Mais

Escrever rascunhos com o Gemini no Gmail

1. Abra o Gmail no computador.
2. Na parte de cima à esquerda, clique em Escrever.
   • Você também pode responder a uma conversa por e-mail.
3. No canto inferior esquerdo da janela, clique em Quero ajuda para escrever .
4. Insira um comando. Por exemplo:
   • "Uma carta de agradecimento pela minha entrevista de emprego"
   • "Um convite para o aniversário de cinco anos do meu filho"
   • Pedir indicações de restaurantes em Salvador para amigos
5. Clique em Criar.
6. (Opcional) Depois de gerar o rascunho, clique em:
   • Recriar: gere um novo rascunho com base no comando. Depois de criar uma nova versão do rascunho, não será possível voltar à versão anterior.
   • Refinar: revise o texto no rascunho.
     • Formalizar: torne o rascunho mais formal.
     • Detalhar: adicione mais detalhes ao rascunho.
     • Encurtar: reduz o rascunho.
7. Se o rascunho estiver bom, clique em Inserir.

Dicas:

• Para melhores resultados, inclua:
  1. Destinatário
  2. Tópico
  3. O tom que você quer expressar no comando

Por exemplo: "Um pedido de desculpas para a professora do meu filho pela ausência dele".

• Pode ser necessário tentar algumas vezes até encontrar um rascunho que você goste. Para enviar um comando diferente:
  1. No canto superior direito do rascunho, toque em Fechar .
  2. Insira um novo comando.

Refinar rascunhos com o Gemini no Gmail

1. Abra o Gmail no computador.
2. No canto superior esquerdo, clique em Escrever.
   • Você também pode responder a uma conversa por e-mail ou abrir um rascunho.
3. Escreva sua mensagem.
4. Na parte de baixo à esquerda da janela, clique em "Quero ajuda para escrever" (Labs) .
5. Escolha uma opção no menu:
   • Aprimoramento: refine seu rascunho.
   • Formalizar: torne o rascunho mais formal.
   • Detalhar: adicione mais detalhes ao rascunho.
   • Encurtar: reduz o rascunho.
6. (Opcional) Depois de refinar o rascunho, clique em:
   • Recriar: gere um novo rascunho. Depois de criar uma nova versão do rascunho, não será possível voltar à versão anterior.
   • Refinar: revise o texto novamente.
7. Se o rascunho estiver bom, clique em Inserir.

Enviar feedback sobre um rascunho

O Gemini para Google Workspace está sempre aprendendo e talvez não consiga atender à sua solicitação.

Se o rascunho gerado for impreciso ou não parecer seguro, envie um feedback para nossa equipe. Sua opinião pode ajudar a melhorar os recursos do Workspace que usam tecnologia de IA e a ampliar as iniciativas do Google relacionadas a ela.

1. Abaixo do texto gerado, clique em Boa sugestão ou Sugestão ruim .
2. Para compartilhar um feedback detalhado, clique em Forneça mais detalhes.
   • Para compartilhar um feedback geral, clique em Feedback .
3. Clique em Enviar.

Importante:

• Para enviar feedback com capturas de tela, clique em Ajuda no canto superior direito do Gmail Enviar feedback para o Google. Saiba como enviar feedback no Gmail.
• Para denunciar um problema jurídico, crie uma solicitação.

 

 

Gerencie várias assinaturas facilmente

Precisa usar assinaturas diferentes em e-mails dentro ou fora da empresa? No Gmail, você pode usar modelos para criar assinaturas diferentes. Na próxima vez que você escrever um e-mail, basta escolher o modelo com a assinatura que gostaria de usar.

Saiba como

Criar cada assinatura

1. Abra o Gmail.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Na guia Geral, role até Assinatura e clique em Criar nova.
4. Dê um nome para a nova assinatura e clique em Criar.
   Esse nome não é sua assinatura. Ele é um nome para o modelo de assinatura.
5. Na caixa de texto à direita, adicione o texto da assinatura.
6. Opcional: para adicionar cores, links e imagens ao texto, use a barra de formatação.
7. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

Escolher uma assinatura para uma mensagem

Dica: se você quiser mudar sua assinatura quando estiver escrevendo um e-mail, clique em Inserir assinatura na parte inferior da janela.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Economize tempo respondendo a e-mails

Quer economizar tempo respondendo a e-mails em qualquer lugar? Use a Resposta inteligente no Gmail e receba sugestões de respostas rápidas para suas mensagens. Depois de selecionar uma resposta, você pode enviá-la imediatamente ou editar o texto da Resposta inteligente.

Saiba como

Ative a Resposta inteligente no Gmail

1. No computador, acesse o Gmail.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Na guia Geral, acesse Resposta inteligente e selecione Resposta inteligente ativada.
4. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Adicione hiperlinks em vez de anexar arquivos

Tente criar um hiperlink para uma palavra ou frase no e-mail em vez de anexar um arquivo em Documentos Google, Planilhas ou Apresentações. Mesmo que o e-mail seja encaminhado, o link sempre vai permanecer anexado.

Saiba como

Adicione um hiperlink no Gmail

1. No computador, acesse o Gmail.
2. Clique em Escrever e digite uma mensagem.
3. Destaque o texto que você quer vincular e clique em Inserir link .
4. Insira o URL do arquivo e clique em OK.
5. Clique em Enviar.

 

 

Use o Gmail lado a lado com outros apps

É possível usar os serviços do Google, como o Gmail e o Agenda, na mesma janela do computador ou dispositivo móvel. Aumente a produtividade sem alternar entre guias.

Saiba como

Alterne entre os serviços do Google em uma janela

1. Acesse o Gmail, Calendário, Chat, Drive ou um arquivo no GoogleDocumentos, Planilha ou Apresentações.
2. No canto inferior direito, clique em Mostrar painel lateral .
3. À direita, escolha o produto que você quer abrir:
   • Agenda : verifique sua programação e adicione ou edite eventos.
   • Keep : crie uma nota ou lista.
   • Tarefas : adicione tarefas e prazos.
   • Contatos : acesse seus contatos.
   • Voice : faça uma chamada do Google Voice.
   • Maps : pesquise no Google Maps.
4. Para fechar o painel do app, clique em Fechar à direita.

Dica: é possível instalar complementos do Google Workspace para adicionar mais opções ao painel lateral.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Agenda

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Trabalhe mais rápido com atalhos

Usar os atalhos do teclado

Você quer poupar tempo e trabalhar mais rápido? Confira os atalhos do teclado no Gmail, no Agenda e em outros serviços do Google. Seja mais eficiente com menos cliques.

Saiba como: Usar atalhos do teclado

 

 

Adicionar tarefas da sua Caixa de entrada e do Agenda

Mantenha-se organizado e defina suas prioridades com tarefas no Gmail ou no Agenda. É fácil converter e-mails em tarefas e criar datas de conclusão exibidas automaticamente na sua agenda.

Saiba como

Criar uma tarefa usando um e-mail

1. Acesse o Gmail.
2. À direita, clique em Tarefas .
3. Encontre o e-mail que você quer salvar como uma tarefa.
4. Arraste e solte o e-mail no painel lateral.
5. Para adicionar uma data e hora, clique em Data/hora.

Criar uma tarefa do Agenda

1. Abra o Google Agenda.
2. À esquerda, em "Minhas agendas", selecione Tarefas.
3. Escolha uma das opções a seguir.
   • Na sua agenda, clique em um horário vazio.
   • Na parte superior esquerda, clique em Criar.
4. Clique em Tarefa.
5. Digite um título e uma descrição.
6. Para adicionar a nova tarefa a uma lista específica, escolha uma opção no menu suspenso.
7. Clique em Save.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Tarefas

 

 

Receber resultados da pesquisa detalhados dos seus contatos

Você precisa de informações detalhadas sobre um membro da sua equipe? No Cloud Search, você pode pesquisar em todos os seus produtos do Google Workspace para encontrar as informações profissionais de uma pessoa. Veja um card de perfil com os detalhes de trabalho e de contato, o endereço de e-mail e todos os arquivos do Drive e eventos do Agenda compartilhados com essa pessoa.

Saiba como fazer isso na Central de Ajuda do Cloud Search

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Colaborar em documentos

Acesse seus arquivos a qualquer hora e em qualquer dispositivo

Você precisa acessar um arquivo importante para seu chefe, mas está fora do escritório e sem acesso ao e-mail? Após armazenar um arquivo no Drive ou em um drive compartilhado, você poderá acessar, compartilhar e editar o arquivo em qualquer dispositivo e quando quiser.

Saiba como

• Primeiros passos no Drive
• Primeiros passos nos drives compartilhados

 

 

Acompanhe as atualizações de pastas e arquivos no Drive

Você quer ver as alterações e atualizações nos seus documentos? Salve arquivos e pastas de trabalho no Drive ou em drives compartilhados e compartilhe-os instantaneamente com seu chefe e com colegas de trabalho. Quando alguém faz comentários ou aprova algo, o Drive mostra para você quais arquivos foram alterados. Assim, todos ficam em sincronia.

Saiba como

Ver quem comentou, editou, moveu ou compartilhou um arquivo

Você pode acessar a atividade nos arquivos em "Meu Drive".

1. Acesse drive.google.com no computador.
2. À esquerda, clique em Meu Drive.
3. No canto superior direito, clique em Informações .
4. Selecione uma opção. Para acessar:
   • Mudanças recentes, selecione uma opção:
     1. Clique em Atividade.
     2. Role para baixo no lado direito.
   • A atividade de um arquivo ou pasta específico, clique no arquivo ou na pasta.

Ver quem visualizou o arquivo ou com quem você o compartilhou

A disponibilidade desse recurso depende da edição do Google Workspace e das permissões configuradas pelo administrador. Quem é meu administrador?

1. Abra o arquivo no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações.

   Observação: você precisará ter acesso para edição ao arquivo se quiser ver os dados do painel de atividades.

2. Clique em Ferramentas Painel de atividades.
3. Algumas das informações disponíveis sobre a atividade no arquivo:

   • Guia Compartilhado com: mostra as pessoas com quem você compartilhou o arquivo. Também é possível enviar e-mails para os colaboradores.
   • Guia Todos os leitores (organização): mostra as pessoas da organização que visualizaram o arquivo.
   • Guia Tendência de visualização: mostra um gráfico dos leitores ao longo do tempo.

4. (Opcional) Se você não quer que seu histórico de visualização apareça no painel de atividades, clique em Configurações de privacidade e escolha uma opção:

   • Desativar o histórico de visualização para todos os arquivos: em Configuração da conta, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização de todos os arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google.
   • Desativar o histórico de visualização para um arquivo: em Configuração do documento, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização deste documento.

5. Clique em Salvar.

 

 

Colabore facilmente em documentos com seus colegas de trabalho

Você precisa de feedback do seu gerente ou da equipe sobre um documento importante? Quer bater papo instantaneamente com as pessoas que estão revisando um arquivo em vez de enviar e-mails várias vezes? Crie e compartilhe um arquivo com todos e comunique-se em tempo real usando o Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Desenhos.

Saiba como

Compartilhar um arquivo do Drive

1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
2. Clique em Compartilhar ou no ícone .
3. Insira o grupo do Google ou o endereço de e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar.
4. Para decidir o papel que as pessoas vão ter no seu arquivo, selecione Leitor, Comentador ou Editor.
5. Se a sua conta estiver qualificada, você vai poder adicionar uma data de validade para o acesso compartilhado.
6. Selecione a opção para notificar as pessoas.
   • Se você quiser notificar as pessoas sobre o compartilhamento de um item, marque a caixa ao lado de "Notificar pessoas". Dessa forma, cada endereço de e-mail adicionado vai ser incluído na mensagem.
   • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa.
7. Clique em Enviar ou Compartilhar.

Saiba mais: Primeiros passos no Google Drive

Dica: se você estiver colaborando com um grupo de pessoas em vários arquivos, configure um drive compartilhado.

 

 

Encontre alterações nos documentos mais rápido

Ao colaborar em um arquivo com seu chefe e com colegas de trabalho, talvez seja difícil identificar quem fez determinadas alterações e quando elas foram realizadas. Use o histórico de revisões no Documentos para analisar tudo que foi alterado no arquivo. Se você preferir uma versão anterior, reverta para as versões anteriores a qualquer momento.

Saiba como

Ver ou reverter para versões anteriores de arquivos dos Documentos, Planilhas e Apresentações

Observação: você precisa ter acesso de Proprietárioou Editor para ver o histórico de versões.

1. No Drive, abra seu arquivo.
2. Clique em Arquivo Histórico de versões Ver histórico de versões.
3. Clique em um carimbo de data/hora para ver uma versão anterior do arquivo. Abaixo do carimbo de data/hora, você verá o seguinte:
   • Os nomes das pessoas que editaram o documento
   • Uma cor ao lado do nome de cada pessoa e as edições feitas por ela na respectiva cor
4. (Opcional) Se você quiser reverter para essa versão, clique em Restaurar esta versão.

Fazer upload de uma nova versão de um arquivo no Drive

1. Acesse drive.google.com no computador.
2. Clique no arquivo que você quer substituir.
3. No canto superior direito, clique em Mais   Gerenciar versões  Fazer upload da nova versão.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Drive

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