Di halaman ini
- Mengelola tugas untuk atasan Anda
- Mengelola tim Anda
- Tips Gmail untuk asisten admin
- Pintasan untuk bekerja lebih cepat
- Tips untuk berkolaborasi pada dokumen
Mengelola tugas untuk atasan Anda
Tetap terhubung menggunakan Google Chat
Atasan Anda tidak di kantor dan Anda harus segera menghubunginya? Gunakan Google Chat untuk melakukan chat secara instan dari perangkat apa saja di mana saja.
Pelajari caranya: Mulai menggunakan Google Chat
Menangani kontak, email, dan kalender manajer
Baik sebagai asisten ataupun orang yang ditugasi untuk mewakili manajer Anda selama sepekan, Anda dapat mengakses dan mengelola kontaknya, menulis dan menanggapi pesan Gmail, atau menjadwalkan serta mengoordinasikan acara Kalender atas namanya.
Mengelola kontak manajer
Minta manajer Anda mendelegasikan kontaknya kepada Anda. Kemudian, Anda dapat mengakses dan mengelola kontaknya. Anda dapat menambahkan dan memperbarui kontaknya dengan berbagai informasi, seperti nama, nomor telepon, dan alamat.
Pelajari caranya di Pusat Bantuan Kontak.
Mengelola Kotak Masuk Gmail manajer
Minta manajer Anda mengikuti langkah-langkah berikut untuk mendelegasikan kotak masuknya kepada Anda:
- Di kanan atas, klik Setelan
Setelan.
- Klik Akun dan Impor.
- Di bagian Berikan akses ke akun, klik Tambahkan akun lain.
Catatan: Organisasi Anda dapat membatasi pendelegasian email. Jika Anda tidak melihat setelan ini, hubungi admin G Suite Anda.- Masukkan alamat email orang yang ingin Anda tambahkan dan klik Langkah Berikutnya.
- Klik Kirim email untuk memberikan akses.
Setelah manajer menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda akan menerima email yang meminta Anda untuk mengonfirmasi. Kemudian, Anda dapat membaca, mengirim, dan menghapus pesan emailnya. Saat mengirim pesan atas nama manajer, alamat email Anda dan alamat email manajer akan muncul.
Catatan: Mungkin perlu waktu hingga 24 jam agar Anda tersedia sebagai delegasi setelah dikonfirmasi.
Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Gmail.
Mengelola kalender manajer
Minta manajer mendelegasikan kalendernya kepada Anda. Anda kemudian dapat menanggapi undangan atas namanya, membuat serta mengedit acaranya, dan mendapatkan email tentang perubahan pada kalendernya.
Mengirim agenda harian ke kotak masuk manajer
Buat pekerjaan atasan Anda tetap terorganisasi dengan menunjukkan cara menerima agenda harian untuk dilihat di pagi hari. Saat melihat email pagi, dia dapat dengan mudah memantau rapat dan acara mendatang.
- Di Kalender, buka Setelan
- Di sebelah kiri pada Setelan untuk kalender saya, klik nama Anda dan buka Notifikasi lainnya.
- Di kolom Agenda Harian, klik Panah bawah
di samping Tidak ada lalu pilih Email.
Mengelola tim Anda
Mengatur rencana perjalanan, acara tim, dan lainnya
Perlu mengatur rencana perjalanan atau acara untuk kolega Anda? Buat dan kirim survei Formulir untuk mengumpulkan informasi tentang penerbangan dan hotel, atau untuk mendapatkan tanggal acara yang cocok bagi semua orang. Kemudian, buat milis Grup untuk berbagi pembaruan penting dengan orang yang bepergian atau menghadiri acara bersama-sama.
1. Membuat formulir
- Buka forms.google.com.
- Klik Kosong
.
- Formulir baru akan terbuka.
.Pelajari lebih lanjut: Mulai menggunakan Google Formulir
2. Membuat alamat email grup
- Login ke Google Grup.
- Di bagian atas, klik Buat grup.
- Masukkan informasi dan pilih setelan untuk grup.
Berikut ini beberapa setelan yang disarankan:
- Yang dapat melihat percakapan: Hanya anggota tim (jika Anda ingin merahasiakan komunikasi project.
- Anggota grup: Alamat email setiap pengguna di tim project
- Pengelola grup: Alamat email setiap anggota tim yang mungkin perlu menambahkan orang lain ke tim nanti.
- Menambahkan anggota secara langsung: Aktifkan opsi ini agar Anda dapat mengontrol siapa saja yang bergabung dengan grup.
- Klik Buat grup.
Mempersiapkan semua orang untuk rapat dengan lampiran acara
Persiapkan atasan dan anggota tim Anda dengan memberi mereka kesempatan untuk melihat pratinjau file yang relevan sebelum rapat. Saat mengirim undangan Kalender, Anda dapat melampirkan dokumen, spreadsheet, presentasi, agenda, dan lainnya—sehingga semua orang dalam tim siap memberikan ide. Berikan informasi terbaru kepada atasan dan tim Anda sebelum rapat dengan melampirkan agenda, catatan, atau slide presentasi. Kini, semua orang memiliki kesempatan untuk memeriksa file yang relevan sebelum rapat sehingga mereka siap saat menghadiri rapat.
Melampirkan file ke acara Kalender
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Buat acara, atau buka acara yang sudah ada.
- Jika Anda membuat acara baru, klik Opsi lainnya.
- Dalam kotak deskripsi di bagian bawah, klik Tambahkan lampiran
.
- Pilih file yang sudah ada di Google Drive Anda. Untuk menambahkan file dari komputer, klik Upload.
- Setelah selesai, klik Pilih atau Upload.
.
Memantau permintaan fasilitas
Mencari cara yang efisien untuk mengoordinasikan permintaan fasilitas? Gunakan Formulir agar anggota tim dapat mengisi permintaan layanan, seperti katering atau pemeliharaan. Kemudian, sematkan formulir di situs Sites sehingga karyawan memiliki platform untuk mengajukan permintaan fasilitas yang dapat diakses dari lokasi mana pun atau perangkat apa pun. Saat seseorang mengirimkan formulir, catat responsnya di Spreadsheet. Anda juga dapat menyiapkan notifikasi email jika ada respons baru sehingga tim fasilitas dapat memproses permintaan secepat mungkin.
1. Membuat formulir
- Buka forms.google.com.
- Klik Kosong
- Formulir baru akan terbuka.
Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Editor Dokumen
2. Menyematkan formulir di Sites
- Open a form in Google Forms.
- In the top right, click Send.
- At the top of the window, click Embed
.
- To copy the HTML that appears, click Copy or press Ctrl + c (Windows) or ⌘ + c (Mac) on your keyboard.
- Paste the HTML into your website or blog.
.3. Menyiapkan notifikasi email
- Buka formulir di Google Formulir.
- Di bagian atas formulir, klik Respons.
- Klik Lainnya
.
- Klik Dapatkan notifikasi email untuk respons baru.
.Pelajari lebih lanjut di Pusat Bantuan Editor Dokumen
4. Lihat respons di spreadsheet
Melihat semua respons dalam satu spreadsheet dengan mudah.
- Buka formulir di Google Formulir.
- Di bagian atas formulir, klik Respons.
- Di kanan atas, klik Link ke Spreadsheet
.
Mengoordinasikan jadwal dan ketersediaan dengan kalender tim
Dengan tim besar, Anda akan kesulitan menjadwalkan tanggal yang cocok bagi semua orang. Dengan Kalender, Anda dapat menambahkan kalender anggota tim untuk melihat kapan semua orang tersedia. Anda bahkan dapat membuat beberapa kalender tim untuk terus memantau rapat, pelatihan, liburan, dan lainnya. Dengan mengetahui jadwal kosong anggota tim, Anda dapat menjadwalkan rapat atau acara tim dengan mudah.
1. Membuat kalender tim
Anda hanya dapat membuat kalender baru dari browser, bukan dari aplikasi Google Kalender. Setelah kalender dibuat, Anda dapat menemukannya di browser dan di aplikasi.
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Di sebelah kiri, di samping "Kalender lainnya", klik Tambahkan kalender lain
Buat kalender baru.
- Tambahkan nama dan deskripsi kalender Anda.
- Klik Buat kalender.
- Jika ingin membagikan kalender Anda, klik pada kalender tersebut di kotak kiri, lalu pilih Bagikan dengan orang-orang tertentu.
Buat kalender baru.2. Membagikan kepada tim Anda
Mencetak kalender Google
Pantau jadwal Anda menggunakan cara manual dengan mencetak kalender Google Anda. Pilih rentang tanggal, tetapkan font, cetak detail acara, dan lainnya. Anda bahkan dapat mencetak dalam warna penuh untuk melacak berbagai jenis acara.
Mencetak kalender
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Untuk memilih rentang tanggal, di kanan atas, klik:
- Hari
- Minggu
- Bulan
- Tahun
- Jadwal
- 4 hari
- Di kanan atas, klik Setelan
- Pada halaman "Pratinjau cetak", ubah detail seperti ukuran font atau warna.
- Untuk memilih opsi ukuran, klik Cetak.
- Di kiri atas, klik Cetak.
Tips: Jika ruang tersedia, lokasi atau ruang acara juga akan ditampilkan.
Terus memantau beberapa zona waktu
Jika bekerja dengan orang di seluruh dunia, Anda perlu mengetahui kapan mereka tersedia di zona waktu mereka. Anda juga perlu memastikan bahwa atasan dan rekan kerja Anda tidak melewatkan rapat atau acara penting karena perbedaan waktu saat melakukan perjalanan. Lihat waktu di negara lainnya dengan cepat dengan menambahkan jam dunia ke Kalender.
Menampilkan zona waktu sekunder
- Di komputer, buka Google Kalender.
- Di bagian kanan atas, klik Setelan
- Di bagian "Zona Waktu", klik Tampilkan zona waktu sekunder.
- Klik Zona waktu sekunder
Tips Gmail untuk asisten admin
Mengatur kotak masuk secara otomatis dengan filter
Buat filter untuk secara otomatis menghapus, memberi bintang, atau meneruskan email, dan menerapkan label pada pesan masuk yang relevan. Misalnya, kotak masuk manajer Anda mungkin penuh dengan pesan yang tidak relevan, seperti penerimaan dan penolakan acara. Siapkan filter agar Gmail secara otomatis mengarsipkannya sehingga atasan Anda memiliki kotak masuk yang bersih dan dapat berfokus pada pesan yang paling penting.
Membuat filter
Anda dapat mengelola email masuk menggunakan filter Gmail untuk menempatkan email ke suatu label, atau mengarsipkan, menghapus, membintangi, atau meneruskan email secara otomatis.
- Buka Gmail.
- Pada kotak penelusuran di bagian atas, klik Tampilkan opsi penelusuran
.
- Masukkan kriteria penelusuran. Jika ingin memeriksa bahwa penelusuran Anda bekerja dengan benar, lihat email mana yang muncul dengan mengklik Telusuri.
- Di bagian bawah jendela penelusuran, klik Buat filter.
- Pilih apa yang ingin Anda lakukan dengan filter tersebut.
- Klik Buat filter.
.Catatan: Ketika Anda membuat filter untuk meneruskan pesan, hanya pesan baru saja yang akan terpengaruh. Selain itu, jika seseorang membalas pesan yang Anda filter, balasan tersebut hanya akan difilter jika memenuhi kriteria penelusuran yang sama.
Tips: Cobalah filter Gmail untuk kantor atau sekolah ini.
Mengurungkan pesan terkirim dengan mudah
Salah ketik di email Anda? Lupa menambahkan penerima? Berubah pikiran setelah pesan dikirimkan? Ambil kembali pesan yang baru saja dikirim hingga 30 detik setelahnya dengan mengaktifkan fitur Urungkan Pengiriman di Gmail.
Membatalkan email menggunakan Urungkan Pengiriman
Segera setelah pesan dikirim, Anda dapat membatalkannya:
- Di kiri bawah, Anda akan melihat "Pesan terkirim" dan opsi "Urungkan" atau "Lihat pesan".
- Klik Urungkan.
Memilih durasi waktu untuk membatalkan pesan
- Di komputer, buka Gmail.
- Di kanan atas, klik Setelan
Lihat semua setelan.
- Di samping "Urungkan Pengiriman", pilih Periode pembatalan pengiriman selama 5, 10, 20, atau 30 detik.
- Di bagian bawah, klik Simpan perubahan.
Lihat semua setelan.
Menghemat waktu dengan balasan yang telah ditulis sebelumnya
Sering mengetik pesan yang sama berulang kali? Ingin menemukan cara mudah untuk menggandakan informasi penting, seperti rute ke kantor atau cara menginstal dan mengakses rapat video, dan lainnya? Gunakan template Gmail untuk menyimpan balasan. Kini, saat mengirim email kepada klien baru atas nama manajer, Anda dapat menggunakan template yang sama agar tidak perlu mengetik informasi yang sama setiap kali.
Mengaktifkan template
- Buka Gmail.
- Di kanan atas, klik Setelan
- Di bagian atas, klik Lanjutan.
- Di bagian Template, pilih Aktifkan.
- Pada bagian bawah, klik Simpan Perubahan.
Membuat atau mengubah template
- Buka Gmail, lalu klik Tulis.
- Di jendela Tulis, masukkan teks template Anda.
- Klik Lainnya
- Pilih salah satu opsi:
- Untuk membuat template baru, klik Simpan draf sebagai template
- Untuk mengubah template yang disimpan sebelumnya, klik Simpan draf sebagai template, lalu di bawah Timpa Template, pilih template dan klik Simpan untuk menimpanya.
- Untuk membuat template baru, klik Simpan draf sebagai template
- (Opsional) Untuk mengirim email, tulis pesan Anda dan klik Kirim.
Menyertakan template
- Buka Gmail, lalu klik Tulis.
- Klik Lainnya
- Untuk menyisipkan template, pada Sisipkan template, pilih template tersimpan yang ingin dimasukkan ke dalam email.
- Tulis isi pesan Anda dan klik Kirim.
Mengelola beberapa tanda tangan dengan mudah
Perlu menggunakan tanda tangan yang berbeda untuk email dalam perusahaan atau eksternal? Dengan Gmail, Anda dapat menggunakan template untuk membuat tanda tangan yang berbeda. Saat menulis email pada lain waktu, cukup pilih template dengan tanda tangan yang ingin digunakan.
Membuat setiap tanda tangan
- Buka Gmail.
- Di kanan atas, klik Setelan
- Di tab Umum, scroll ke Tanda tangan, lalu klik Buat baru.
- Namai tanda tangan Anda, lalu klik Buat.
Nama ini bukan tanda tangan Anda yang sebenarnya, tetapi merupakan nama untuk template tanda tangan. - Pada kotak teks di sebelah kanan, tambahkan teks tanda tangan.
- Gunakan kolom format untuk menambahkan warna teks, link, dan gambar.
- Di bagian bawah, klik Simpan Perubahan.
Memilih tanda tangan untuk pesan
di bagian bawah jendela.Pintasan untuk bekerja lebih cepat
Menggunakan pintasan keyboard
Ingin menghemat waktu dan bekerja dengan lebih cepat? Gunakan pintasan keyboard di Gmail, Kalender, dan layanan Google lainnya. Tingkatkan produktivitas dengan lebih sedikit klik.
Pelajari caranya: Menggunakan pintasan keyboard
Menambahkan tugas dari Kotak Masuk & Kalender
Prioritaskan pekerjaan Anda dengan tugas dan buat pekerjaan tetap terorganisasi di Gmail atau Kalender. Anda dapat dengan mudah mengonversi email menjadi tugas dan membuat batas waktu yang akan muncul secara otomatis di kalender.
Membuat tugas dari email
- Buka Gmail.
- Di sebelah kanan, klik Tasks
.
- Cari email yang ingin Anda simpan sebagai tugas.
- Tarik lalu lepas email ke panel samping.
- Untuk menambahkan tanggal dan waktu, klik Tanggal/waktu.
Membuat tugas dari Kalender Anda
- Buka Google Kalender.
- Di sebelah kiri, pada bagian “Kalender saya”, pilih Tasks.
- Pilih salah satu opsi:
- Klik slot kosong di kalender Anda.
- Di bagian kiri atas, klik Buat.
- Klik Tugas.
- Masukkan judul dan deskripsi.
- Untuk menambahkan tugas baru ke daftar tertentu, pilih satu tugas dari menu drop-down.
- Klik Save.
Mendapatkan hasil penelusuran mendetail untuk kontak
Perlu informasi mendetail untuk orang di tim Anda? Dengan Cloud Search, Anda dapat menelusuri semua produk Google Workspace Anda untuk mendapatkan informasi pekerjaan yang terkait orang tertentu. Lihat kartu profil dengan detail kontak dan pekerjaannya, alamat email, dan semua file drive bersama serta acara Kalender.
Pelajari caranya di Pusat Bantuan Cloud Search
Tips untuk berkolaborasi pada dokumen
Mengakses file di perangkat apa saja kapan saja
Perlu mengakses file penting untuk atasan saat Anda tidak berada di kantor dan tidak dapat mengakses email? Setelah menyimpan file di Drive atau drive bersama, Anda dapat mengakses, membagikan, dan mengeditnya kapan saja di perangkat apa saja.
Pelajari caranya
Terus memantau perubahan pada file dan folder di Drive
Ingin melihat perubahan dan pembaruan pada dokumen Anda? Simpan file dan folder kerja di Drive atau drive bersama dan bagikan file dan folder tersebut secara instan kepada atasan serta rekan kerja. Saat seseorang menggabungkan masukan dan persetujuan, Drive akan menampilkan file apa yang telah diubah sehingga semua orang tetap tersinkron.
Melihat siapa saja yang mengomentari, mengedit, atau membagikan file
Anda dapat melihat aktivitas pada file di Drive Saya.
- Di komputer, buka drive.google.com.
- Di sebelah kiri, klik Drive Saya.
- Di kanan atas, klik Info
.
- Untuk mengakses perubahan terbaru, klik Aktivitas.
- Untuk mengakses aktivitas file atau folder tertentu, klik file atau folder tersebut.
- Untuk mengakses perubahan terbaru, scroll ke bawah di sisi kanan.
.Melihat siapa saja yang melihat file atau siapa saja yang Anda ajak berbagi
Ketersediaan fitur ini bergantung pada edisi Google Workspace dan izin yang disiapkan oleh administrator Anda. Siapa administrator saya?
Catatan: Fitur ini hanya tersedia untuk pengguna G Suite Business dan Enterprise (jika izin admin G Suite memperbolehkan).
- Di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, buka file.
Catatan: Agar dapat melihat data Dasbor aktivitas, Anda memerlukan akses edit untuk file.
- Klik Fitur
- Anda dapat melihat informasi tentang aktivitas pada file, yang mencakup:
- Tab Dibagikan dengan: Menampilkan orang yang telah Anda ajak berbagi file. Anda juga dapat mengirim email ke kolaborator.
- Tab Semua pengakses lihat-saja (organisasi): Menampilkan orang di organisasi Anda yang telah melihat file.
- Tab Tren pengakses lihat-saja: Menampilkan diagram pengakses lihat-saja dari waktu ke waktu.
- (Opsional) Jika Anda tidak ingin histori tampilan muncul di Dasbor aktivitas, klik Setelan Privasi, lalu pilih salah satu opsi:
- Nonaktifkan histori tampilan untuk semua file: Pada Setelan akun, nonaktifkan Perlihatkan histori tampilan saya untuk semua file Dokumen, Spreadsheet, dan Slide.
- Nonaktifkan histori tampilan untuk satu file: Pada Setelan dokumen, nonaktifkan Perlihatkan histori tampilan saya untuk dokumen ini.
- Klik Simpan.
Berkolaborasi dengan mudah pada dokumen dengan rekan kerja
Perlu masukan dari manajer atau tim terkait dokumen penting? Ingin melakukan chat secara instan dengan orang-orang yang meninjau file, daripada mengirim email secara terus-menerus? Buat serta bagikan dokumen kepada semua orang, dan berkomunikasilah dengan mereka secara real time menggunakan Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, dan Gambar.
Berbagi file dari Drive
- Pilih file yang ingin Anda bagikan.
- Klik Bagikan atau Bagikan
.
- Masukkan alamat email atau grup Google yang ingin Anda ajak berbagi.
- Untuk menentukan peran orang lain pada file Anda, pilih Pelihat, Pengomentar, atau Editor.
- Jika akun Anda memenuhi syarat, Anda dapat menambahkan tanggal habis masa berlaku untuk akses.
- Pilih untuk memberi tahu orang lain.
- Jika Anda ingin memberi tahu orang lain bahwa Anda telah membagikan item kepada mereka, centang kotak di samping Beri tahu orang. Jika Anda memilih untuk memberi tahu orang lain, setiap alamat email yang Anda masukkan akan disertakan dalam email.
- Jika Anda tidak ingin memberi tahu orang lain, hapus centang pada kotak.
- Klik Kirim atau Bagikan.
.
Menemukan perubahan di dokumen dengan cepat
Jika berkolaborasi dengan atasan dan kolega pada dokumen, Anda akan kesulitan menentukan siapa saja yang membuat perubahan tertentu dan kapan perubahan tersebut dibuat. Gunakan histori revisi di Dokumen untuk meninjau semua perubahan pada dokumen. Jika lebih suka versi sebelumnya, Anda dapat kembali ke versi sebelumnya kapan saja.
Melihat atau mengembalikan ke file Dokumen, Spreadsheet, dan Slide versi sebelumnya
Catatan: Anda memerlukan akses Pemilik atau Editor untuk melihat histori versi.
- Di Drive, buka file.
- Klik File
- Klik stempel waktu untuk melihat file versi sebelumnya. Di bawah stempel waktu, Anda akan melihat:
- Nama orang yang mengedit dokumen.
- Warna di samping tiap nama orang. Hasil edit yang mereka buat akan muncul dengan warna tersebut.
- (Opsional) Untuk kembali ke versi ini, klik Pulihkan versi ini.
Catatan: Anda memerlukan akses Pemilik atau Dapat mengedit agar dapat melihat histori versi.
Mengupload file versi baru ke Drive
- Di komputer, buka drive.google.com.
- Klik file yang ingin Anda ganti.
- Di kanan atas, klik Lainnya
Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.