20 astuces G Suite pour les assistants administratifs

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Divers articles de bureau

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1

Gérez les contacts, les e-mails et l'agenda de votre responsable" "

Que vous soyez l'assistant d'un responsable ou que vous le remplaciez le temps d'une semaine, vous pouvez accéder à ses contacts, rédiger des e-mails Gmail et y répondre, ou planifier et coordonner des événements Agenda en son nom.

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2

Organisez des événements d'équipe, des voyages d'affaires, et bien plus" "

Vous avez besoin d'organiser des voyages d'affaires ou des événements pour vos collaborateurs ? Créez et envoyez une enquête Forms pour recueillir des informations sur les vols et les hôtels, ou trouver une date qui convienne à tout le monde. Créez ensuite une liste de diffusion Groupes pour partager des informations importantes avec les membres de votre organisation en voyage d'affaires ou qui participent ensemble à un événement.

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3

Organisez automatiquement votre boîte de réception à l'aide de filtres" "

Créez des filtres pour supprimer, suivre ou transférer automatiquement vos messages et leur attribuer des libellés. Par exemple, la boîte de réception de votre responsable peut être pleine de messages superflus, tels que des acceptations ou des refus à des invitations. Configurez un filtre pour permettre à Gmail de les archiver automatiquement afin que votre responsable dispose d'une boîte de réception propre et puisse se concentrer sur les messages les plus importants.

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Gmail

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4

Annulez facilement l'envoi de messages" "

Une faute d'orthographe s'est glissée dans votre e-mail ? Vous avez oublié un destinataire ? Vous avez changé d'avis et ne voulez plus envoyer le message ? Activez la fonctionnalité "Annuler l'envoi" de Gmail pour pouvoir récupérer un message que vous venez d'envoyer il y a 30 secondes ou moins.

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Gmail

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5

Organisez votre travail sur plusieurs fuseaux horaires" "

Si vous travaillez avec des gens partout dans le monde, vous devez savoir à quel moment ils sont disponibles en fonction du fuseau horaire. Vous devez vous assurer que vos responsables ou vos collaborateurs en déplacement pourront participer à des réunions ou à des événements importants malgré le décalage horaire. Vérifiez rapidement l'heure qu'il est dans d'autres pays en ajoutant des horloges mondiales dans votre application Agenda.

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Agenda

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6

Gagnez du temps grâce aux réponses standardisées" "

Cela vous arrive-t-il souvent de devoir écrire le même message un nombre incalculable de fois ? Vous aimeriez trouver un moyen de recopier des informations importantes telles que les itinéraires d'accès au bureau, les instructions d'installation et d'accès à une visioconférence, et de nombreuses autres indications répétitives ? Les réponses standardisées de Gmail vous permettent de préenregistrer une réponse. Désormais, lorsque vous envoyez des e-mails à de nouveaux clients, vous pourrez réutiliser cette même réponse standardisée.

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Gmail

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7

Gérez plusieurs signatures en toute simplicité" "

Vous avez besoin de signatures différentes en fonction des destinataires de vos e-mails ? Gmail vous permet de créer et de gérer facilement plusieurs signatures à l'aide des réponses standardisées. La prochaine fois que vous rédigerez un e-mail, il vous suffira de choisir la réponse standardisée comportant la signature que vous voulez utiliser.

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Gmail

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8

Effectuez le suivi des éléments importants de la liste des tâches" "

Optimisez votre organisation et hiérarchisez ce que vous avez à faire à l'aide de tâches dans Gmail ou Agenda. Vous pouvez facilement convertir des e-mails en tâches et définir des dates d'échéance qui apparaissent automatiquement sur votre agenda.

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9

Restez en contact grâce à Google Chat" "

Votre responsable est en déplacement et vous avez besoin de le contacter de toute urgence ? Google Chat vous permet de lancer instantanément une discussion depuis n'importe quel appareil, où que vous soyez.

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Google Chat

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10

Affichez des résultats de recherche détaillés sur vos contacts" "

Vous avez besoin d'informations détaillées à propos d'un membre de votre équipe ? Avec Cloud Search, vous pouvez rechercher dans tous vos produits G Suite des informations professionnelles relatives à un utilisateur en particulier. Vous obtenez une carte de profil comprenant les coordonnées et informations professionnelles concernant cet utilisateur, son adresse e-mail, ainsi que les éventuels fichiers des Drive partagés et les événements Agenda associés à son compte.

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Cloud Search

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11

Facilitez la préparation des réunions avec les pièces jointes aux événements" "

Aidez votre responsable et les membres de l'équipe à préparer les réunions en leur fournissant à l'avance un aperçu des fichiers pertinents. Lorsque vous envoyez une invitation Agenda, vous pouvez y joindre des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des plannings et bien d'autres éléments afin que tous les membres de l'équipe puissent y apporter des idées. Assurez-vous que votre responsable et l'équipe sont tenus correctement informés avant une réunion en joignant un planning, des notes ou des diapositives de présentation. Désormais, chacun a la possibilité de préparer une réunion en prenant connaissance des documents qui y ont trait.

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Agenda

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13

Effectuez le suivi des commandes de fournitures avec Sites" "

Vous recherchez une manière efficace de coordonner les commandes de fournitures ? Forms permet aux membres de l'équipe d'effectuer des commandes pour certains services, comme la restauration ou la maintenance. Configurez ensuite un site Web Sites, puis intégrez le formulaire afin que vos collaborateurs disposent d'un lieu de référence pour les commandes de fournitures, auquel ils peuvent accéder où qu'ils se trouvent et depuis n'importe quel appareil. Lorsqu'un utilisateur soumet un formulaire, vous pouvez enregistrer les réponses dans Sheets. Vous pouvez même définir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses afin de permettre à l'équipe responsable des services de traiter la demande le plus rapidement possible.

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14

Envoyez un planning quotidien par e-mail à votre responsable" "

Facilitez l'organisation de votre responsable en lui envoyant un planning quotidien qu'il peut consulter le matin, dès son arrivée. Grâce à ce planning, votre responsable peut se tenir à jour de toutes les réunions et de tous les événements importants.

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Agenda

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15

Accédez à vos fichiers depuis n'importe quel appareil, à tout moment" "

Vous avez besoin de consulter un fichier important pour votre responsable alors que vous n'êtes pas au bureau et n'avez pas accès à votre messagerie ? Vous pouvez accéder à un fichier stocké dans Drive ou dans un Drive partagé, le partager et le modifier à tout moment et sur n'importe quel appareil.

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16

Suivez les modifications de fichiers et de dossiers dans Drive" "

Vous souhaitez consulter les modifications et les mises à jour apportées à vos documents ? Enregistrez des fichiers et des dossiers professionnels dans Drive ou dans des Drive partagés, et partagez-les instantanément avec votre responsable ou vos collaborateurs. Lorsqu'un utilisateur intègre des commentaires et approuve des modifications, Drive vous indique les fichiers concernés de sorte que tous les membres de l'équipe restent informés.

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Drive, Drive partagés

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17

Collaborez sur des documents en toute simplicité" "

Vous avez besoin des commentaires de votre responsable ou de votre équipe sur un document important ? Vous voulez discuter avec les utilisateurs qui relisent un fichier au lieu de vous lancer dans un échange d'e-mails laborieux avec ces derniers ? Créez et partagez un document avec l'ensemble des collaborateurs souhaités et communiquez en temps réel à l'aide de Docs, Sheets, Slides, Forms et Drawings.

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Docs

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18

Coordonnez les plannings et les disponibilités avec les agendas d'équipe" "

Lorsque les équipes comptent de nombreux membres, il est difficile de planifier des dates qui conviennent à tout le monde. Avec Agenda, vous pouvez superposer les agendas des membres de votre équipe pour savoir quand l'ensemble de vos collaborateurs est disponible. Vous pouvez même créer plusieurs agendas d'équipe pour les réunions, les formations ou les congés, entre autres. Une fois que vous connaissez la disponibilité de chacun, vous pouvez planifier des réunions ou des événements d'équipe en toute simplicité.

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Agenda

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19

Créez des raccourcis clavier" "

Vous voulez gagner du temps et travailler plus vite ? Découvrez les raccourcis clavier de Gmail et gagnez en productivité en effectuant moins de clics.

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Gmail

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20

Identifiez plus rapidement les modifications dans les documents" "

Lorsque vous travaillez avec votre responsable et vos collègues dans un même document, il peut être difficile de déterminer l'auteur et la date de telle ou telle modification. L'historique des révisions de Docs vous permet d'examiner toutes les mises à jour de votre document. Si vous préférez une ancienne version, vous pouvez la restaurer à tout moment.

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Docs

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