20 G Suite-Tipps für Assistenten in der Verwaltung

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Verschiedene Büroausstattung

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1

Kontakte, Kalender und E-Mails Ihres Vorgesetzten verwalten" "

Ganz gleich, ob Sie als Assistent für Ihren Vorgesetzten tätig sind oder ihn kurzzeitig vertreten – Sie haben die Möglichkeit, auf seine Kontakte zuzugreifen und diese zu verwalten. Außerdem können Sie in seinem Namen E-Mails in Gmail beantworten sowie Termine in Google Kalender planen und koordinieren.

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2

Teamveranstaltungen, Reisen und andere Termine organisieren" "

Sie haben die Aufgabe, Reisen oder Veranstaltungen für Ihre Kollegen zu organisieren? Erstellen und senden Sie mit Google Formulare eine Umfrage, um Informationen zu Flügen und Hotels zu erhalten oder um ein für alle passendes Datum für eine Veranstaltung zu finden. Richten Sie dann in Google Groups eine Mailingliste ein, über die Sie wichtige Neuigkeiten mit Personen teilen können, die gemeinsam an einer Veranstaltung teilnehmen oder sogar gemeinsam anreisen.

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3

Mit Filtern automatisch Ordnung im Posteingang schaffen" "

Mithilfe von Filtern können Sie E-Mails automatisch löschen, markieren oder weiterleiten. Relevante eingehende Nachrichten lassen sich dann mit Labels sortieren. Der Posteingang Ihres Vorgesetzten ist möglicherweise voller nicht relevanter Nachrichten, z. B. Benachrichtigungen, wenn ein Termin zu- oder abgesagt wurde. Richten Sie einen Filter ein, damit diese Nachrichten in Gmail automatisch archiviert werden. So behält Ihr Chef den Überblick und kann sich auf die wichtigsten Nachrichten konzentrieren.

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Gmail

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4

E-Mails zurückrufen" "

Sie haben eine E-Mail mit einem Tippfehler verschickt? Einen Empfänger vergessen? Oder hätten die Nachricht lieber gar nicht abgeschickt? Sie können eine Nachricht innerhalb von 30 Sekunden nach dem Versand zurückrufen, indem Sie in Gmail die Funktion "E-Mail zurückrufen" aktivieren.

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Gmail

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5

Mehrere Zeitzonen im Blick behalten" "

Wenn Sie mit Menschen rund um den Globus zusammenarbeiten, müssen Sie wissen, wer wann in seiner Zeitzone erreichbar ist. Sie müssen auch dafür sorgen, dass Vorgesetzte und Kollegen keine wichtigen Treffen oder Veranstaltungen wegen Zeitunterschieden bei Reisen verpassen. Fügen Sie Ihrem Kalender eine Weltuhr hinzu, damit Sie auf einen Blick sehen, wie spät es in anderen Ländern ist.

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Kalender

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6

Mit Antwortvorlagen Zeit sparen" "

Schreiben Sie häufig immer wieder dieselben Nachrichten? Möchten Sie wichtige Informationen ganz einfach wiederverwenden, z. B. die Wegbeschreibung zum Firmensitz oder die Anleitung zur Teilnahme an einer Videokonferenz? Verwenden Sie die Vorlagen in Gmail, um eine Antwort zu speichern. Wenn Sie nun im Namen Ihres Managers E-Mails an neue Kunden senden, können Sie dieselbe Antwortvorlage verwenden, sodass nicht jedes Mal dieselben Informationen eingegeben werden müssen.

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 Gmail

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7

Einfach mehrere Signaturen verwalten" "

Benötigen Sie für E-Mails innerhalb Ihres Unternehmens und für externe E-Mails verschiedene Signaturen? In Gmail können Sie die Funktion "Antwortvorlagen" verwenden, um verschiedene Signaturen zu erstellen und einfach zu verwalten. Bei Ihrer nächsten E-Mail wählen Sie dann einfach die entsprechende Antwortvorlage für die gewünschte Signatur aus.

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Gmail

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8

 Alle wichtigen Aufgaben in der Aufgabenliste im Blick behalten" "

Verwenden Sie Aufgaben in Gmail oder Google Kalender, um den Überblick über Ihre Aufträge zu behalten und sie zu priorisieren. E-Mails lassen sich ganz einfach in Aufgaben umwandeln und mit einem Fälligkeitsdatum versehen, das automatisch im Kalender angezeigt wird.

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9

Mit Google Chat in Kontakt bleiben" "

Ihr Chef ist nicht im Büro und Sie müssen dringend eine wichtige Frage klären? Mit Google Chat können Sie von jedem Gerät aus chatten, egal wann und wo.

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Google Chat

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10

Detaillierte Suchergebnisse zu Ihren Kontakten" "

Sie benötigen ausführliche Informationen zu einer Person in Ihrem Team? Mit Cloud Search können Sie in allen Ihren G Suite-Produkten nach arbeitsrelevanten Informationen zu einer bestimmten Person suchen. Außerdem ist es möglich, eine Profilkarte mit Kontaktdaten und beruflichen Details, der E-Mail-Adresse sowie allen freigegebenen Drive-Dateien und Kalenderterminen anzeigen zu lassen.

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Cloud Search

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11

Teilnehmer von Besprechungen mit Terminanhängen informieren" "

Bieten Sie Ihrem Chef und Teammitgliedern die Möglichkeit, sich im Vorfeld Dateien anzusehen, die für eine Besprechung relevant sind. Wenn Sie eine Einladung in Kalender senden, können Sie Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Terminübersichten und vieles mehr anhängen, sodass jeder im Team die nötigen Informationen hat, um Ideen einbringen zu können. Bringen Sie Ihren Chef und die Teammitglieder vor einer Besprechung auf den neuesten Stand. Hängen Sie dazu eine Terminübersicht, Notizen oder Folien aus einer Präsentation an. Auf diese Weise hat jeder die Möglichkeit, noch vor der Besprechung einen Blick auf die relevanten Dateien zu werfen, um sich vorzubereiten.

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Kalender

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13

Betriebliche Anfragen über eine Google Sites-Website erfassen" "

Sie möchten betriebliche Anfragen möglichst effizient koordinieren? Verwenden Sie Formulare, damit Teammitglieder Dienstleistungen wie Catering oder Wartung anfragen können. Richten Sie anschließend mithilfe von Google Sites eine Website ein und betten Sie das Formular darin ein. So ist es für die Mitarbeiter von jedem Standort aus und mit jedem Gerät zugänglich. Antworten aus eingereichten Formularen lassen sich in Google Tabellen aufnehmen. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Antworten einrichten, damit sich das entsprechende Team so schnell wie möglich um die Anfrage kümmern kann.

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14

Tägliche Terminübersicht im Posteingang des Chefs zustellen lassen" "

Unterstützen Sie Ihren Chef dabei, den Überblick zu behalten, indem Sie in Google Kalender den Versand einer täglichen Terminübersicht einrichten, die Ihr Chef dann gleich frühmorgens lesen kann. So sieht er, was an diesem Tag ansteht, und kann sich auf wichtige Termine und Besprechungen vorbereiten.

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Kalender

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15

Jederzeit und auf jedem Gerät auf Dateien zugreifen" "

Sie möchten auf eine wichtige Datei auch dann zugreifen, wenn Sie gerade nicht im Büro sind und keinen Zugang zu Ihren E-Mails haben? Wenn Sie eine Datei in Drive oder in einer geteilten Ablage speichern, können Sie jederzeit geräteunabhängig darauf zugreifen, sie freigeben und bearbeiten.

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16

Änderungen an Dateien und Ordnern in Google Drive im Blick behalten" "

Sie möchten sehen, welche Änderungen jemand an Ihren Dokumenten vornimmt? Speichern Sie die Dateien und Ordner in Drive oder in einer geteilten Ablage und geben Sie sie im Handumdrehen für Ihren Chef und Kollegen frei. Wenn jemand Feedback gibt oder Vorschläge genehmigt, wird in Google Drive angezeigt, welche Dateien geändert wurden. So sind alle auf dem gleichen Stand.

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Drive, geteilte Ablagen

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17

Ganz einfach zusammen mit Kollegen an Dokumenten arbeiten" "

Sie möchten Feedback zu einem wichtigen Dokument von Ihrem Chef oder Ihrem Team erhalten oder eine Datei direkt per Chat mit anderen besprechen und nicht mühsam per E-Mail hin- und herschicken und kommentieren? Erstellen Sie ein Dokument, geben Sie es für alle Nutzer frei und besprechen Sie es in Echtzeit mithilfe von Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Zeichnungen.

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Docs

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18

Mit Teamkalendern Termine und Verfügbarkeiten koordinieren" "

Bei großen Teams kann es eine echte Herausforderung sein, Termine zu finden, die allen passen. Mit Google Kalender lassen sich die einzelnen Kalender der Teammitglieder übereinanderlegen. So sehen Sie, wann alle verfügbar sind. Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Teamkalender zu erstellen, um Termine wie Besprechungen, Schulungen und Urlaub besser im Blick zu behalten. So erfahren Sie, wann Ihre Mitarbeiter Zeit haben und können Teambesprechungen sowie sonstige Veranstaltungen leichter planen.

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 Kalender

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19

Tastenkürzel verwenden" "

Sie möchten Zeit sparen und produktiver arbeiten? Probieren Sie doch die Tastenkürzel von Gmail aus. So schaffen Sie mehr mit weniger Klicks.

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Gmail

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20

Änderungen in Dokumenten schneller finden" "

Wenn Sie zusammen mit Ihrem Chef und mit Kollegen an einem Dokument arbeiten, ist es manchmal schwierig, nachzuvollziehen, wer wann bestimmte Änderungen vorgenommen hat. In einem solchen Fall hilft der Versionsverlauf von Google Docs, mit dem Sie einen Überblick über alle Änderungen am Dokument erhalten. Nach Wunsch können Sie auch jederzeit frühere Versionen des Dokuments wiederherstellen.

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Docs

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