Tips voor technische support

Op deze pagina

• Een systeem voor supportverzoeken instellen
• Supportsites maken
• Support en training bieden

               

Wilt u geavanceerde Google Workspace-functies voor uw bedrijf?

Probeer Google Workspace vandaag nog.

 

 

 Een systeem voor supportverzoeken instellen

Collega's verzoeken laten indienen met Formulieren

Maak een formulier dat mensen kunnen invullen om support aan te vragen. Voeg vragen toe, zoals een beschrijving van het probleem, wie het probleem heeft gemeld en het prioriteitsniveau. U kunt alle reacties automatisch naar een spreadsheet laten sturen, zodat u supportaanvragen kunt bijhouden en op prioriteit kunt filteren.

Meer informatie

• Aan de slag met Formulieren
• Reacties in een spreadsheet beheren

 

 

Verzoeken verzamelen en erop reageren met Gmail

Voeg in Gmail supportmedewerkers toe als gemachtigden aan een account, zodat ze binnenkomende vragen kunnen controleren en beantwoorden. De antwoorden kunnen worden verstuurd door een supportalias, zoals [e-mail], in plaats van een individueel e-mailadres.

Meer informatie

Gemachtigden toevoegen aan een Gmail-account

Voordat u begint: Vraag uw beheerder een Gmail-account te maken voor een supportadres.

1. Log op uw computer in bij het supportaccount in Gmail.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
3. Klik op het tabblad Accounts en import of Accounts.
4. Klik naast Toegang verlenen tot je account op Nog een account toevoegen.
5. Vul de e-mailadressen in van de supportmedewerkers die u wilt toevoegen als gemachtigden.
6. Klik op Volgende stap E-mail sturen om toegang te verlenen.

De gemachtigden krijgen een e-mail waarin ze om bevestiging worden gevraagd. Nadat ze het verzoek hebben bevestigd, kan het 24 uur duren voordat u de gemachtigden ziet in het account.

Als een gemachtigde geen toegang heeft tot het account, controleert u of uw beheerder de optie Gebruiker vereisen om wachtwoord te wijzigen als hij de volgende keer inlogt heeft uitgezet.

Opmerking: De e-mailuitnodiging verloopt na een week.

Dringende e-mailverzoeken filteren

Label belangrijke e-mailverzoeken in Gmail, zodat ze niet verloren gaan in uw inbox. U kunt bijvoorbeeld een filter instellen om het label Dringend toe te voegen als het verzoek het woord 'dringend' bevat. En e-mails van klanten van wie de verzoeken hoge prioriteit hebben, kunt u labelen als Belangrijk.

Meer informatie: Berichten in Gmail labelen en sorteren

 

 

Verzoeken en opdrachten bijhouden

Houd de supportaanvragen van uw team bij in Spreadsheets om op de hoogte te blijven van wie wat doet. Maak een trackingspreadsheet en deel deze met uw team. Iedereen kan zijn supportaanvragen updaten en de meest recente informatie bekijken. U kunt ook belangrijkheidsniveaus toewijzen om supportaanvragen te filteren en de juiste prioriteit te geven.

Meer informatie: Een project instellen in Spreadsheets

 

 

Een supportsite maken

Een interne site maken voor collega's

Maak een supportsite voor uw organisatie met Sites. Voeg veelgestelde vragen, Help-video's, contactgegevens, supportformulieren en meer toe.

Meer informatie: Een site maken

 

 

Een openbare site maken voor klanten

Als u een krachtigere of geavanceerdere website nodig heeft, kunt u Google Cloud en App Engine gebruiken. U kunt een tijdelijke site maken om uw website te testen voordat deze live gaat. App Engine bewaart een archief van alle gepubliceerde versies, zodat u verschillende versies kunt activeren. U kunt ook het verkeer verdelen over verschillende versies. Implementeer functies geleidelijk of vergelijk verschillende versies van uw website.

Meer informatie: overzicht van App Engine

 

 

Zet veelgestelde vragen en instructies op een gedeelde Drive

Bewaar al uw handleidingen, notities, instructies en Help-video's in een gedeelde Drive. Bestanden in een gedeelde Drive zijn van het hele team, niet van een individuele gebruiker. Als mensen een gedeelde Drive verlaten, blijven de bestanden gewoon staan, zodat het team gegevens kan blijven delen en kan blijven samenwerken.

Meer informatie: Aan de slag met gedeelde Drives

 

 

Support en training bieden

Een afspraakplanning maken

Belangrijk: Afspraakschema's worden vervangen door afspraakplanningen. Meer informatie over de wijzigingen in afspraakschema's

Met afspraakplanningen kunt u uw beschikbaarheid beter beheren in Google Agenda.

Met afspraakplanningen kunt u het volgende doen:

• Boekingspagina's maken en delen zodat mensen tijd bij u kunnen boeken.
• Geboekte afspraken naast uw planning weergeven in Agenda.

Meer informatie

• Een afspraakplanning maken in Agenda
• Google Meet-videovergaderingen starten of plannen

 

 

Gebruikers trainen op afstand

Als er een nieuw proces of nieuwe software is geïmplementeerd voor de technische supportafdeling, kunt u supportmedewerkers daarover informeren met presentaties in Presentaties. U kunt Google Meet gebruiken om te presenteren voor een extern publiek en vraag-en-antwoordsessies houden om te zorgen dat vragen worden beantwoord.

Meer informatie over: Presenteren tijdens een videovergadering

 

 

Werken terwijl u onderweg bent

Ook als u niet op kantoor bent, kunt u gewoon uw e-mail controleren, chatten en aan bestanden werken op uw telefoon of tablet. U hoeft alleen maar de betreffende Google-app te downloaden. Wijzigingen die u aanbrengt, worden automatisch gesynchroniseerd met de webversie en al uw andere apparaten. U bent dus altijd en overal up-to-date.

Meer informatie over: Google Workspace Apps downloaden op uw mobiele apparaat

 

 

Meer informatie

_{Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.}