管理員可以設定 Gmail 整合式介面,讓貴機構能在同一處存取所有通訊內容,包括電子郵件、即時通訊及視訊會議。
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Introducing a better home for work in Google Workspace
全新的 Gmail 整合式介面快速入門 (管理員專用)
您可以利用 Gmail 整合式介面執行以下操作:
- 透過即時通訊的訊息協作處理文件:在即時通訊中快速取得所需文件。
- 專心處理最重要的工作:控管各項通知,不受與首要事項無關的人員和訊息干擾。
- 建立共用的工作清單:在聊天室中合作處理事務。
- 多工處理各項作業:在同一個畫面中查看 Gmail 郵件並與同事進行即時通訊,或者在視訊會議期間寫筆記及指派操作項目。
設定 Gmail 整合式介面
如要讓貴機構的使用者運用 Gmail 整合式介面的完整功能,請按照本頁說明在 Google 管理控制台中設定這些服務。
設定 Chat。 |
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貴機構使用者可以進行群組通訊或一對一通訊,也可以在聊天室中同時進行多方對話。使用者可以在 Google Chat 中使用應用程式執行常用操作,例如管理工作、取得狀態報告,或變更待辦事項的擁有者。
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設定 Meet |
啟用 Google Meet 後,貴機構的使用者就能發起及加入視訊會議。
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設定 Google 日曆 |
如要允許使用者查看即將舉行的會議,請啟用 Google 日曆。如果停用 Google 日曆,系統就不會顯示即將舉行的會議,但使用者仍可發起及加入會議。詳情請參閱為使用者開啟或關閉 Google 日曆服務。 |
設定雲端硬碟和文件 |
如要允許使用者透過自己的帳戶儲存及共用檔案,並將檔案上傳到 Gmail 中的聊天室,請啟用 Google 文件和雲端硬碟。未啟用 Google 文件和雲端硬碟的使用者,將無法查看或編輯聊天室中共用的檔案。詳情請參閱「為使用者開啟或關閉雲端硬碟」。 |
設定 Tasks |
如要使用 Google Tasks,您必須為整個機構啟用這項服務,而不是只為某組使用者啟用。詳情請參閱「為使用者開啟或關閉 Tasks」。 |
安全性和資料保留注意事項
向使用者推出全新 Gmail 介面前,請先詳閱下列安全性和資料保留注意事項。
- 與外部人士進行即時通訊:您可以控管貴機構使用者與外部人士進行即時通訊的方式。詳情請參閱「控管外部即時通訊和聊天室即時通訊選項」。
- 建立及加入內含外部人士的聊天室:如要允許使用者建立及加入內含機構外部人士的聊天室,請按照「啟用或停用外部聊天室」的步驟操作。
- 資料保留:如果貴機構設有資料儲存規範,請為機構中所有使用者開啟即時通訊記錄。根據預設,系統會為討論串聊天室、一對一即時通訊及聊天室外的群組對話開啟即時通訊記錄。詳情請參閱「設定貴機構的即時通訊記錄選項」。
- 保管箱:如果貴機構使用了 Google 保管箱,請洽詢您的法務團隊,瞭解貴機構的資料管理政策。如果您關閉了即時通訊記錄,系統就不會將即時通訊訊息傳送到保管箱,供您保留、搜尋或匯出。
讓使用者熟悉整套服務
如要協助使用者開始使用 Gmail 整合式介面,請讓他們參閱 Gmail 訓練課程和相關說明。