Как настроить интегрированный сервис Gmail для организации

Как администратор, вы можете предоставить пользователям в своей организации доступ к новому интегрированному сервису Gmail. Теперь функции электронной почты, чата и видеовстреч, обеспечивающие онлайн-коммуникацию, собраны в одном хорошо знакомом сервисе – Gmail.

серая полоса

 

Introducing a better home for work in Google Workspace

Новый интегрированный Gmail: руководство по началу работы для администраторов

Чтобы увидеть доступные субтитры или изменить язык субтитров, внизу окна видео откройте настройки ""а затемСубтитры, а затем выберите язык.

серая полоса

Интегрированный сервис Gmail предлагает следующие возможности:

  • Совместная работа над документами в чате. Все документы будут доступны на вкладке "Файлы" в чате.
  • Расстановка приоритетов и отслеживание задач. Вы можете настроить уведомления так, чтобы получать их только от самых важных отправителей и по самым важным темам.
  • Создание общего списка задач. Распределяйте работу по группам с помощью чат-комнат.
  • Многозадачность. Читайте сообщение в Gmail на том же экране, где вы общаетесь с коллегой, делайте заметки и назначайте задачи прямо во время видеовстречи.

Безопасность и хранение данных

Прежде чем предоставить пользователям доступ к новому интерфейсу Gmail, изучите описанные ниже аспекты безопасности и хранения данных.

  • Чат с внешними пользователями. Вы можете контролировать то, как сотрудники общаются с людьми, не относящимися к вашей организации. Подробнее…
  • Создание чат-комнат и присоединение к комнатам, в которых есть внешние пользователи. Чтобы сотрудники могли создавать чат-комнаты и присоединяться к комнатам, в которых есть люди не из вашей организации, выполните инструкции из раздела Внешние чат-комнаты.
  • Хранение данных. Если в организации есть требования к хранению данных, сохраняйте историю чата для всех сотрудников. По умолчанию история чата включена для чат-комнат, персональных чатов и групповой переписки за пределами комнат. Подробнее…
  • Сейф. Если вы используете Google Сейф, обсудите с вашими юристами все правила управления данными, которые могут применяться в организации. Если история чата отключена, сообщения не будут отправляться в Сейф для хранения, поиска или экспорта.

Как настроить интегрированный сервис Gmail

Чтобы предоставить сотрудникам организации все возможности интегрированного почтового ящика Gmail, включите перечисленные ниже сервисы в консоли администратора Google.

Настройки чата

  1. Включите Chat и параметр "Приоритет Chat". 

    Chat позволяет сотрудникам организации общаться один на один, в группах или в чат-комнатах, где можно участвовать в нескольких разговорах одновременно.

    Если ранее в вашей организации использовалась классическая версия Hangouts, то прежде чем включать параметр "Приоритет Chat", ознакомьтесь сруководством по переходу. Также рекомендуем включать этот параметр сразу для всех пользователей организации.

  2. Попросите пользователей включить Chat в Gmail.

    Чтобы использовать Chat в Gmail, сотрудникам нужно включить эту возможность в настройках Gmail.Подробнее…
  3. Настройте правила для ботов (необязательно).

    Пользователи Chat могут использовать ботов для управления стандартными действиями, такими как обработка задач, получение отчетов о ходе выполнения или изменение исполнителей задач из списка. Подробнее о правилах для ботов

Настройки Meet

  1. Включите Google Meet.

    Когда сервис Meet включен, пользователи в вашей организации могут создавать видеовстречи и присоединяться к ним.Подробнее…
  2. Настройте Meet для дистанционного обучения.

    Выполните этот шаг только в том случае, если в вашей организации используется Google Workspace for Education. Подробнее о том, как настроить Meet для дистанционного обучения
  3. Попросите пользователей включить Meet в Gmail.

    В настройках Gmail необходимо включить параметр "Показать раздел Meet в главном меню". Подробнее…

Настройки календаря

Чтобы видеть предстоящие встречи в списке "Мои встречи", включите сервис "Календарь". Если Календарь отключен, предстоящие встречи не будут показаны на вкладке Meet, но пользователи по-прежнему смогут создавать встречи и присоединяться к ним. Подробнее…

Настройки Диска и Документов

Чтобы пользователи могли хранить файлы и предоставлять к ним доступ в своем аккаунте, а также загружать файлы в чат-комнаты в Gmail, включите Диск и Документы. Пользователи, у которых отключены эти сервисы, не могут просматривать и редактировать файлы, которыми поделились участники чат-комнаты. Подробнее о настройках Диска и Документов

Настройки Задач

Чтобы сотрудники могли работать с задачами для чат-комнаты и использовать соответствующую вкладку, включите сервис "Задачи". Его необходимо включить для всей организации. Подробнее…

Обучите пользователей

Чтобы сотрудники организации научились пользоваться интегрированным сервисом Gmail, предложите им следующие учебные ресурсы:

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.