Как настроить интегрированный сервис Gmail для организации

Администратор может настроить интегрированный сервис Gmail таким образом, чтобы доступ ко всем средствам онлайн-общения в организации – электронной почте, чату и видеовстречам – был сосредоточен в одном месте: в Gmail.

Посмотрите видео

 

Introducing a better home for work in Google Workspace

Новый интегрированный Gmail: руководство по началу работы для администраторов

Возможности интегрированного сервиса Gmail

  • Совместная работа над документами в чате. Все документы будут доступны участникам чата.
  • Расстановка приоритетов и отслеживание задач. Можно настроить уведомления так, чтобы получать их только от самых важных отправителей и по самым важным темам.
  • Создание общего списка задач. Работайте совместно в чат-группах.
  • Многозадачность. Читайте сообщение в Gmail на том же экране, где вы общаетесь с коллегой, делайте заметки и назначайте задачи прямо во время видеовстречи.

Как настроить интегрированный сервис Gmail

Чтобы предоставить сотрудникам организации все возможности интегрированного сервиса Gmail, настройте составляющие его сервисы в консоли администратора Google, как описано ниже.

Настройка Chat

Chat позволяет сотрудникам организации общаться один на один или в чат-группах, где можно участвовать в нескольких разговорах одновременно. Используя приложения, участники чата могут совершать такие стандартные действия, как управление задачами, получение отчетов о ходе выполнения или изменение владельцев задач из списка.

  1. Включите Chat и настройку "Приоритет Chat". Инструкции приведены в статье Как включить или отключить чат в организации.
  2. Попросите пользователей включить Chat в Gmail. Инструкции они найдут в статье Как использовать Google Chat в интерфейсе Gmail.
  3. (Необязательно) Чтобы настроить правила для приложений, ознакомьтесь со статьей Как разрешить пользователям устанавливать приложения Chat.
Настройка Google Meet

Когда сервис Google Meet включен, пользователи в вашей организации могут создавать видеовстречи и присоединяться к ним.  

  1. Включите Google Meet. Инструкции приведены в статье Как включить возможность проводить видеовстречи в Meet.
  2. Если вы используете Google Workspace for Education, настройте Meet для дистанционного обучения. Инструкции приведены в статье Как настроить Meet (для администраторов учебных заведений).
  3. Попросите пользователей отобразить Meet в Gmail. Инструкции они найдут в разделе Как скрыть или отобразить раздел "Google Meet" в Gmail (для всех пользователей).
Настройка Календаря
Чтобы пользователи видели предстоящие встречи, включите Google Календарь. Если Календарь отключен, предстоящие встречи не будут видны, но пользователи смогут создавать встречи и присоединяться к ним. Подробнее…
Настройка Диска и Документов
Чтобы пользователи могли хранить файлы и предоставлять к ним доступ в своем аккаунте, а также загружать файлы в чат-группы в Gmail, включите Google Диск и Документы. Пользователи, у которых эти сервисы отключены, не могут просматривать и редактировать файлы, которыми поделились участники чат-групп. Подробнее о том, как включить или отключить Диск для пользователей
Настройка Задач
Чтобы использовать Google Задачи, нужно включить этот сервис для всей организации, а не только для определенных пользователей. Подробнее о том, как включить или выключить Задачи для пользователей

Безопасность и хранение данных

Прежде чем предоставить пользователям доступ к новому интерфейсу Gmail, изучите описанные ниже аспекты безопасности и хранения данных.

  • Чат с внешними пользователями. Вы можете контролировать то, как сотрудники общаются с людьми, не относящимися к вашей организации. Подробнее о том, как управлять настройками Chat для внешних пользователей и чат-групп
  • Создание чат-комнат и присоединение к комнатам, в которых есть внешние пользователи. Чтобы сотрудники могли создавать чат-комнаты и присоединяться к комнатам, в которых есть люди не из вашей организации, выполните инструкции из раздела Как включить или отключить внешние чат-группы.
  • Хранение данных. Если в организации есть требования к хранению данных, сохраняйте историю чата для всех сотрудников. По умолчанию история чата включена для чат-комнат с цепочками, прямых переписок и групповых чатов за пределами комнат. Подробные сведения приведены в статье Справочного центра Как задать настройки истории Chat для организации.
  • Сейф. Если вы используете Google Сейф, обсудите с вашими юристами все правила управления данными, которые применяются в организации. Если история чата отключена, сообщения не будут отправляться в Сейф для хранения, поиска или экспорта.

Обучите пользователей

Сведения, приведенные в статье Обучение и справка по Gmail, помогут вашим пользователям начать работу с интегрированным сервисом Gmail.

Эта информация оказалась полезной?

Как можно улучшить эту статью?
true
Начните пользоваться 14-дневной бесплатной пробной версией уже сегодня

Корпоративная почта, хранение файлов онлайн, общие календари, видеоконференции и многое другое. Начните пользоваться бесплатной пробной версией G Suite уже сегодня.

Поиск
Очистить поле поиска
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню