אדמינים יכולים להגדיר ממשק Gmail מורחב כדי לאפשר לארגון להשתמש בכל ערוצי התקשורת (הודעות אימייל, צ'אט ופגישות וידאו) ממקום אחד: Gmail.
לצפייה בסרטון
Introducing a better home for work in Google Workspace
התחלה מהירה של Gmail המורחב לאדמינים
מה אפשר לעשות בעזרת Gmail מורחב?
- לעבוד יחד על מסמכים בהקשר של הודעות בצ'אטים — תוכלו להיכנס למסמכים מהצ'אט כדי לאחזר אותם במהירות.
- לתעדף משימות ולהישאר מרוכזים בהן – תוכלו לקבוע אילו התראות תקבלו ומתי, כך שרק הודעות ואנשים חשובים יפריעו לכם.
- ליצור רשימה משותפת של משימות – ולעבוד יחד במרחבים משותפים.
- לטפל בכמה משימות במקביל – תוכלו להפנות להודעה ב-Gmail באותו המסך במהלך צ'אט עם קולגה או לכתוב הערות ולהקצות פעולות לביצוע במהלך פגישת וידאו.
הגדרה של Gmail מורחב
כדי לספק לאנשים בארגון את הגרסה המורחבת המלאה של Gmail, צריך להגדיר את השירותים האלה במסוף Google Admin. ההוראות להגדרה מפורטות בדף הזה.
| הגדרה של Chat |
|---|
|
המשתמשים בארגון יכולים לתקשר בקבוצות או בצ'אט אישי במרחבים משותפים שמתקיימות בהם כמה שיחות בו-זמנית. המשתמשים יכולים להשתמש ב-Google Chat כדי לבצע פעולות נפוצות כמו ניהול משימות, קבלת דוחות מצב או שינוי הבעלים של פריטים ברשימת המשימות לביצוע.
|
| הגדרה של Meet |
|
כש-Google Meet מופעל, משתמשים בארגון יכולים ליצור פגישות וידאו ולהצטרף אליהן.
|
| הגדרה של יומן Google |
| כדי לאפשר למשתמשים לראות פגישות קרובות, צריך להפעיל את יומן Google. אם משביתים את היומן, אי אפשר לראות פגישות קרובות, אבל המשתמשים עדיין יוכלו ליצור פגישות ולהצטרף אליהן. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר בנושא הפעלה או השבתה של יומן למשתמשים. |
| הגדרה של Drive ו-Docs |
| כדי לאפשר למשתמשים לאחסן קבצים בחשבון ולשתף אותם, וגם להעלות קבצים למרחבי Chat משותפים ב-Gmail, צריך להפעיל את Google Drive ואת Docs. משתמשים שהשביתו את Drive ואת Docs לא יכולים לצפות בקבצים ששותפו במרחבי Chat משותפים או לערוך אותם. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר בנושא הפעלה או השבתה של Drive למשתמשים. |
| הגדרה של Tasks |
| כדי שתהיה אפשרות להשתמש ב-Google Tasks, צריך להפעיל אותו לכל הארגון ולא רק לקבוצה של משתמשים. אפשר לקרוא פרטים נוספים במאמר בנושא הפעלה או השבתה של Tasks למשתמשים. |
שיקולים לגבי אבטחה ושמירת נתונים
לפני שמפעילים את הגרסה החדשה של Gmail אצל המשתמשים, כדאי לחשוב על השיקולים הבאים לגבי אבטחה ושמירת נתונים.
- צ'אט עם אנשים מחוץ לארגון — אפשר לקבוע איך המשתמשים יתכתבו בצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון. תוכלו לקרוא פרטים נוספים במאמר בנושא בקרה על אפשרויות לשימוש ב-Chat ובמרחבי Chat משותפים מחוץ לארגון.
- יצירה של חדרים שמוזמנים אליהם אנשים מחוץ לארגון והצטרפות אליהם – כדי לאפשר למשתמשים ליצור חדרים שמוזמנים אליהם גם אנשים מחוץ לארגון ולהצטרף אליהם, צריך לפעול לפי ההוראות שמפורטות במאמר בנושא הפעלה והשבתה של מרחבי Chat משותפים מחוץ לארגון.
- שמירת נתונים – אם בארגון יש דרישות לגבי שמירה של המידע, כדאי להפעיל את היסטוריית הצ'אט לכל האנשים בארגון. כברירת מחדל, היסטוריית הצ'אט מופעלת רק בחדרים שמחולקים לשרשורים, בצ'אטים אישיים ובשיחות קבוצתיות מחוץ לחדרים. איך מגדירים את האפשרויות של היסטוריית הצ'אט בארגון
- Vault – אם בארגון משתמשים ב-Google Vault, מומלץ לפנות לצוות המשפטי כדי לקבל הסבר על מדיניות ניהול הנתונים של הארגון. כשהיסטוריית הצ'אט מושבתת, ההודעות בצ'אט לא נשלחות ל-Vault, ולכן אי אפשר לשמור אותן, לייצא אותן או לחפש בהן שם.
הדרכה למשתמשים
כדי לעזור למשתמשים להתחיל להשתמש ב-Gmail מורחב, כדאי להפנות אותם אל מרכז ההדרכה והעזרה של Gmail.
