Configurer l'interface Gmail intégrée pour votre organisation

En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer Gmail intégré pour permettre à votre organisation d'accéder à tous les flux de communication (e-mails, discussions et visioconférences) de façon centralisée sur Gmail.

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Introducing a better home for work in Google Workspace

Guide de démarrage rapide de la nouvelle interface intégrée Gmail pour les administrateurs

Gmail intégré vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

  • Collaborer sur des documents via des messages de chat : accédez aux documents depuis votre discussion pour les récupérer rapidement.
  • Hiérarchiser et rester concentré : gérez les notifications afin que seuls les messages et contacts les plus importants vous interrompent dans votre travail.
  • Créer une liste de tâches partagée : collaborez dans des espaces.
  • Effectuer plusieurs tâches en parallèle : visualisez un message Gmail pendant un chat avec un collègue sur le même écran, ou prenez des notes et attribuez des tâches à effectuer lors d'une visioconférence.

Configurer l'interface Gmail intégrée

Pour que les membres de votre organisation bénéficient d'une expérience Gmail intégrée complète, configurez les services suivants dans la console d'administration Google, comme indiqué ci-dessous.

Configurer Chat

Votre organisation peut communiquer en groupe ou en tête-à-tête, et participer à plusieurs conversations simultanées dans des espaces. Les applications dans Google Chat permettent aux utilisateurs d'effectuer des actions courantes comme gérer des tâches, obtenir des rapports d'état ou modifier les propriétaires de tâches.

  1. Activez Chat et "Préférer Chat". Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver le chat pour votre organisation.
  2. Vos utilisateurs doivent activer Chat dans Gmail. Pour savoir comment procéder, invitez-les à consulter Utiliser Google Chat dans Gmail.
  3. (Facultatif) Pour définir des règles pour les applications, consultez Autoriser les utilisateurs à installer des applications Chat.
Configurer Meet

Lorsque Google Meet est activé, les utilisateurs de votre organisation peuvent créer des visioconférences et y participer.  

  1. Activez Google Meet. Pour en savoir plus, consultez Activer les réunions Meet pour votre organisation.
  2. Si vous utilisez Google Workspace for Education, configurez Meet pour l'enseignement à distance. Pour en savoir plus, consultez Configurer Meet (pour les administrateurs du secteur de l'enseignement).
  3. Vos utilisateurs doivent afficher Meet dans Gmail. Pour savoir comment procéder, invitez-les à consulter Afficher ou masquer Google Meet dans Gmail.
Configurez Agenda
Pour permettre aux utilisateurs de consulter les réunions à venir, activez Google Agenda. Si Agenda est désactivé, les réunions à venir ne s'affichent pas, mais les utilisateurs peuvent toujours créer des réunions et y participer. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver Google Agenda pour les utilisateurs.
Configurer Drive et Docs
Pour permettre à vos utilisateurs de stocker et de partager des fichiers depuis leur compte, ainsi que d'importer des fichiers dans les espaces Chat dans Gmail, activez Google Drive et Docs. Lorsque Drive et Docs sont désactivés, les utilisateurs ne peuvent pas afficher ni modifier les fichiers partagés dans les espaces Chat. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver Drive pour les utilisateurs.
Configurer Tasks
Pour utiliser Google Tasks, vous devez l'activer pour l'ensemble de votre organisation, et pas seulement pour un groupe d'utilisateurs. Pour en savoir plus, consultez Activer ou désactiver Tasks pour les utilisateurs.

Remarques concernant la sécurité et la conservation des données

Avant de déployer la nouvelle interface Gmail pour vos utilisateurs, prenez en compte ces considérations liées à la sécurité et à la conservation des données.

  • Discuter avec des personnes externes : vous pouvez contrôler la façon dont vos utilisateurs discutent avec des personnes externes à votre organisation. Pour en savoir plus, consultez Contrôler les options de discussion externe dans Chat et les espaces.
  • Créer et rejoindre des salons incluant des personnes externes : pour autoriser vos utilisateurs à créer et à rejoindre des salons incluant des personnes externes à votre organisation, suivez la procédure décrite dans Activer ou désactiver les espaces externes.
  • Conservation des données : si votre organisation a des exigences en termes de stockage de données, laissez l'historique des discussions activé pour tous les membres de votre organisation. Par défaut, il est activé pour les salons organisés en fils de discussion, les discussions en tête-à-tête et les conversations de groupe en dehors des salons. Pour en savoir plus, consultez Définir les options de l'historique des discussions pour votre organisation.
  • Vault : si votre organisation utilise Google Vault, consultez votre équipe juridique pour connaître les règles de gouvernance des données de votre organisation. Lorsque l'historique des discussions est désactivé, les messages de chat ne sont pas envoyés à Vault. Vous ne pouvez donc pas les conserver, les rechercher ni les exporter.

Former vos utilisateurs

Pour aider les utilisateurs à se familiariser avec Gmail intégré, invitez-les à consulter Supports de formation et articles d'aide pour Gmail.

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