Configurar la experiencia integrada de Gmail en una organización

Como administrador de G Suite, puedes ofrecer la nueva experiencia integrada de Gmail a los miembros de tu organización. Esta experiencia permite acceder a todos los canales de comunicación, ya sean mensajes de correo electrónico, chat o videollamadas, desde un mismo lugar: Gmail.

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Guía de inicio rápido sobre la nueva experiencia integrada de Gmail para administradores

Para ver los subtítulos disponibles o cambiar su idioma, en la parte inferior de la ventana del vídeo, haz clic en ""y luegoSubtítulos y selecciona un idioma.

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Con la experiencia integrada de Gmail, los usuarios podrán:

  • Colaborar en documentos desde chats: podrán acceder rápidamente a documentos desde la pestaña "Archivos" del chat.
  • Priorizar tareas y estar al tanto de todo: podrán controlar las notificaciones para que solo interrumpan su trabajo los usuarios y mensajes más importantes.
  • Crear una lista de tareas compartida: la integración de Gmail les permite colaborar con otras personas en salas.
  • Hacer varias tareas a la vez: podrán hacer referencia a un mensaje de Gmail desde la misma pantalla en la que chatean con un compañero, o tomar notas y asignar tareas durante una videollamada.

Información sobre la seguridad y la conservación de datos

Antes de implementar la nueva experiencia de Gmail en las cuentas de tus usuarios, revisa los siguientes aspectos relacionados con la seguridad y la conservación de datos.

  • Chatear con personas ajenas a la organización: puedes controlar cómo chatean tus usuarios con personas que no pertenecen a tu organización. Para ver información al respecto, consulta el artículo Activar ajustes de chat externo.
  • Crear y unirse a salas con personas ajenas a la organización: para dejar que los usuarios creen y se unan a salas donde participen personas que no pertenezcan a tu organización, sigue los pasos que se indican en Salas externas.
  • Conservación de datos: si tu organización tiene requisitos relativos al almacenamiento de datos, mantén el historial de chat activado para todos los usuarios. De forma predeterminada, el historial de chat está activado en las salas, en los chats privados y en los chats de grupo que tienen lugar fuera de las salas. Consulta el artículo Activar o desactivar el historial de chat de Google para ver información detallada.
  • Vault: si en tu organización se utiliza Google Vault, consulta al equipo jurídico para conocer las políticas de gobierno de datos que se aplican. Cuando el historial de chat está desactivado, los mensajes de chat no se envían a Vault, por lo que no es posible guardarlos, exportarlos ni hacer búsquedas en ellos.

Configurar la experiencia integrada de Gmail

Para ofrecer a los miembros de tu organización la experiencia totalmente integrada de Gmail, activa los siguientes servicios en la consola de administración de Google.

Configuración de Chat

  1. Activa Chat y habilita la opción Preferiblemente Chat. 

    Con Chat, los usuarios de tu organización pueden comunicarse individualmente o en grupos y mantener varias conversaciones al mismo tiempo en diferentes salas.

    Si tu organización ha estado utilizando la versión clásica de Hangouts, te recomendamos encarecidamente que revises la guía de transición antes de activar Preferiblemente Chat y que implementes esta opción en todas las cuentas de usuario de tu organización al mismo tiempo. Guía de transición de la opción Preferiblemente Chat

  2. Pide a tus usuarios que activen Chat en Gmail.

    Para poder utilizar Chat en Gmail, los usuarios deben activarlo en su configuración de Gmail. Más información sobre la configuración de Chat en Gmail
  3. (Opcional) Define políticas de bots.

    Los usuarios pueden utilizar bots en Chat para llevar a cabo algunas operaciones habituales, como gestionar tareas, generar informes de estado o cambiar los propietarios de las tareas pendientes. Más información sobre las políticas de bots

Configuración de Meet

  1. Activa Google Meet.

    Cuando Meet está activado, los usuarios de tu organización pueden crear videollamadas y unirse a ellas. Más información sobre la configuración de Meet
  2. Configura Meet para la educación a distancia.

    Este paso solo tienes que darlo si utilizas G Suite para Centros Educativos. Más información sobre cómo configurar Meet para la educación a distancia
  3. Pide a tus usuarios que muestren Meet en Gmail.

    En sus ajustes de Gmail, los usuarios deben elegir la opción para mostrar Meet en la barra lateral de Gmail. Más información sobre cómo mostrar Meet en Gmail

Configuración de Calendar

Activa Calendar para mostrar las próximas reuniones en Mis reuniones. Si Calendar está desactivado, las próximas reuniones no se mostrarán en la pestaña Meet, pero los usuarios podrán seguir creándolas y uniéndose a ellas. Más información sobre la configuración de Calendar

Configuración de Drive y Documentos

Activa Drive y Documentos para permitir que tus usuarios almacenen y compartan archivos desde su cuenta y suban archivos a salas de chat desde Gmail. Los usuarios que tengan la opción Drive y Documentos desactivada no podrán ver ni editar los archivos compartidos en las salas de chat. Más información sobre la configuración de Drive y Documentos

 Configuración de Tasks

Activa Tasks para mostrar la pestaña "Tareas" en las salas y utilizar tareas de sala. Para utilizar Tasks, debes activarlo en toda la organización de G Suite, no solo en un conjunto de usuarios. Más información sobre la configuración de Tasks

Formar usuarios

Para ayudar a otros usuarios a usar la experiencia integrada de Gmail, comparte con ellos estos recursos de formación:

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