Como administrador, puedes ofrecer la nueva experiencia integrada de Gmail a los miembros de tu organización. De este modo, podrán acceder a todos los canales de comunicación, ya sean mensajes de correo electrónico, chat y videollamadas desde un mismo lugar: Gmail.
Introducing a better home for work in Google Workspace
Guía de inicio rápido sobre la nueva experiencia integrada de Gmail para administradores
Para ver los subtítulos disponibles o cambiar su idioma, en la parte inferior de la ventana del vídeo, haz clic en Subtítulos y selecciona un idioma.
Con la experiencia integrada de Gmail, tus usuarios podrán hacer lo siguiente:
- Colaborar en documentos desde chats: podrán acceder rápidamente a documentos desde la pestaña "Archivos" del chat.
- Priorizar tareas y estar al tanto de todo: podrán controlar las notificaciones para que solo interrumpan su trabajo los usuarios y mensajes más importantes.
- Crear una lista de tareas compartida: la integración de Gmail les permite colaborar con otras personas en salas.
- Hacer varias tareas a la vez: podrán hacer referencia a un mensaje de Gmail desde la misma pantalla en la que chatean con un compañero, o tomar notas y asignar tareas durante una videollamada.
Información sobre la seguridad y la conservación de datos
Antes de implementar la nueva experiencia de Gmail en las cuentas de tus usuarios, revisa los siguientes aspectos relacionados con la seguridad y la conservación de datos.
- Chatear con personas ajenas a la organización: puedes controlar cómo chatean tus usuarios con personas que no pertenecen a tu organización. Para ver información al respecto, consulta el artículo Activar ajustes de chat externo.
- Crear y unirse a salas con personas ajenas a la organización: para dejar que los usuarios creen y se unan a salas donde participen personas que no pertenezcan a tu organización, sigue los pasos que se indican en Salas externas.
- Conservación de datos: si tu organización tiene requisitos relativos al almacenamiento de datos, mantén el historial de chat activado para todos los usuarios. De forma predeterminada, el historial de chat está activado en las salas organizadas en conversaciones, en los chats privados y en las conversaciones de grupo que tienen lugar fuera de las salas. Para obtener más información, consulta el artículo Configurar las opciones del historial de Chat en una organización.
- Vault: si en tu organización se utiliza Google Vault, consulta al equipo jurídico para conocer las políticas de gobierno de datos que se aplican. Cuando el historial de chat está desactivado, los mensajes de chat no se envían a Vault, por lo que no es posible guardarlos, exportarlos ni hacer búsquedas en ellos.
Configurar la experiencia integrada de Gmail
Para ofrecer a los miembros de tu organización la experiencia totalmente integrada de Gmail, activa los siguientes servicios en la consola de administración de Google.
Configuración de Chat
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Activa Chat y habilita la opción Preferiblemente Chat.
Con Chat, los usuarios de tu organización pueden comunicarse individualmente o en grupos y mantener varias conversaciones al mismo tiempo en diferentes salas. -
Pide a tus usuarios que activen Chat en Gmail.
Para poder utilizar Chat en Gmail, los usuarios deben activarlo en su configuración de Gmail. Más información sobre la configuración de Chat en Gmail -
(Opcional) Define políticas para aplicaciones.
Los usuarios pueden utilizar aplicaciones en Chat para llevar a cabo algunas operaciones habituales, como gestionar tareas, generar informes de estado o cambiar los propietarios de las tareas pendientes. Más información sobre las políticas de aplicaciones de Chat
Configuración de Meet
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Activa Google Meet.
Cuando Meet está activado, los usuarios de tu organización pueden crear videollamadas y unirse a ellas. Más información sobre la configuración de Meet -
Configura Meet para la educación a distancia.
Este paso solo tienes que darlo si utilizas Google Workspace for Education. Más información sobre cómo configurar Meet para la educación a distancia -
Pide a tus usuarios que muestren Meet en Gmail.
En sus ajustes de Gmail, los usuarios deben elegir la opción para mostrar Meet en la barra lateral de Gmail. Más información sobre cómo mostrar Meet en Gmail
Configuración de Calendar
Activa Calendar para mostrar las próximas reuniones en Mis reuniones. Si Calendar está desactivado, las próximas reuniones no se mostrarán en la pestaña Meet, pero los usuarios podrán seguir creándolas y uniéndose a ellas. Más información sobre la configuración de Calendar
Configuración de Drive y Documentos
Activa Drive y Documentos para permitir que tus usuarios almacenen y compartan archivos desde su cuenta y suban archivos a salas de chat desde Gmail. Los usuarios que tengan la opción Drive y Documentos desactivada no podrán ver ni editar los archivos compartidos en las salas de chat. Más información sobre la configuración de Drive y Documentos
Configuración de Tasks
Para que en las salas se muestre la pestaña "Tarea" y se puedan utilizar tareas de sala, activa Tasks. Para utilizar Tasks, debes activarlo en toda tu organización, no solo en un conjunto de usuarios. Más información sobre la configuración de Tasks
Formar a los usuarios
Para ayudar a otros usuarios a usar la experiencia integrada de Gmail, comparte con ellos estos recursos de formación:
