Администратор может настроить интегрированный сервис Gmail таким образом, чтобы доступ ко всем средствам онлайн-общения в организации – электронной почте, чату и видеовстречам – был сосредоточен в одном месте: в Gmail.
Посмотрите видео
Introducing a better home for work in Google Workspace
Новый интегрированный Gmail: руководство по началу работы для администраторов
Возможности интегрированного сервиса Gmail
- Совместная работа над документами в чате. Все документы будут доступны участникам чата.
- Расстановка приоритетов и отслеживание задач. Можно настроить уведомления так, чтобы получать их только от самых важных отправителей и по самым важным темам.
- Создание общего списка задач. Работайте совместно в чат-группах.
- Многозадачность. Читайте сообщение в Gmail на том же экране, где вы общаетесь с коллегой, делайте заметки и назначайте задачи прямо во время видеовстречи.
Как настроить интегрированный сервис Gmail
Чтобы предоставить сотрудникам организации все возможности интегрированного сервиса Gmail, настройте составляющие его сервисы в консоли администратора Google, как описано ниже.
| Настройка Chat |
|---|
|
Chat позволяет сотрудникам организации общаться один на один или в чат-группах, где можно участвовать в нескольких разговорах одновременно. Используя приложения, участники чата могут совершать такие стандартные действия, как управление задачами, получение отчетов о ходе выполнения или изменение владельцев задач из списка.
|
| Настройка Google Meet |
|
Когда сервис Google Meet включен, пользователи в вашей организации могут создавать видеовстречи и присоединяться к ним.
|
| Настройка Календаря |
| Чтобы пользователи видели предстоящие встречи, включите Google Календарь. Если Календарь отключен, предстоящие встречи не будут видны, но пользователи смогут создавать встречи и присоединяться к ним. Подробнее… |
| Настройка Диска и Документов |
| Чтобы пользователи могли хранить файлы и предоставлять к ним доступ в своем аккаунте, а также загружать файлы в чат-группы в Gmail, включите Google Диск и Документы. Пользователи, у которых эти сервисы отключены, не могут просматривать и редактировать файлы, которыми поделились участники чат-групп. Подробнее о том, как включить или отключить Диск для пользователей… |
| Настройка Задач |
| Чтобы использовать Google Задачи, нужно включить этот сервис для всей организации, а не только для определенных пользователей. Подробнее о том, как включить или выключить Задачи для пользователей… |
Безопасность и хранение данных
Прежде чем предоставить пользователям доступ к новому интерфейсу Gmail, изучите описанные ниже аспекты безопасности и хранения данных.
- Чат с внешними пользователями. Вы можете контролировать то, как сотрудники общаются с людьми, не относящимися к вашей организации. Подробнее о том, как управлять настройками Chat для внешних пользователей и чат-групп…
- Создание чат-комнат и присоединение к комнатам, в которых есть внешние пользователи. Чтобы сотрудники могли создавать чат-комнаты и присоединяться к комнатам, в которых есть люди не из вашей организации, выполните инструкции из раздела Как включить или отключить внешние чат-группы.
- Хранение данных. Если в организации есть требования к хранению данных, сохраняйте историю чата для всех сотрудников. По умолчанию история чата включена для чат-комнат с цепочками, прямых переписок и групповых чатов за пределами комнат. Подробные сведения приведены в статье Справочного центра Как задать настройки истории Chat для организации.
- Сейф. Если вы используете Google Сейф, обсудите с вашими юристами все правила управления данными, которые применяются в организации. Если история чата отключена, сообщения не будут отправляться в Сейф для хранения, поиска или экспорта.
Обучите пользователей
Сведения, приведенные в статье Обучение и справка по Gmail, помогут вашим пользователям начать работу с интегрированным сервисом Gmail.
