Gdy pracownik opuści firmę, możesz zarchiwizować jego konto, aby bezpiecznie zachować jego dane i uniemożliwić mu dostęp do usług Google Workspace. Zarchiwizowanie konta użytkownika powoduje zmianę stanu na zarchiwizowane konto i przypisanie licencji na zarchiwizowane konto użytkownika.
Co się dzieje ze zarchiwizowanym kontem i danymi użytkownika?
Po zarchiwizowaniu konta użytkownika bezpiecznie przechowujemy znajdujące się na nim dane z usług Google Workspace. Jeśli użytkownik ma licencję na Google Vault lub abonament na zarchiwizowane konto użytkownika obejmujący Vault, dane tego użytkownika są chronione zgodnie z regułami przechowywania i blokadami Vault. Możesz te dane wyszukiwać i eksportować. Więcej informacji
Dane użytkownika (z usług podstawowych, takich jak Gmail i Dysk Google, oraz z pozostałych usług, takich jak Classroom) są dostępne dla innych użytkowników w organizacji, którzy mają licencję Google Vault.
- Dane użytkowników pozostają objęte regionami danych ustawionymi wcześniej przez administratora. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Regiony danych: wybierz lokalizację geograficzną swoich danych.
Uwaga: aby podlegać zasadom dotyczącym regionów danych, aktywne i zarchiwizowane konta Google Workspace for Education muszą mieć przypisaną licencję Education Standard lub Education Plus.
- Funkcja zapobiegania utracie danych (DLP) na Dysku Google nadal działa w odniesieniu do danych użytkowników. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Korzystanie z DLP dla Google Workspace w celu zapobiegania utracie danych.
Jeśli użytkownik ma licencję na subskrypcję dodatku, na przykład Vault czy Google Voice, zachowa on ją po zarchiwizowaniu jego konta. Jeśli użytkownik nie potrzebuje już subskrypcji dodatku, możesz usunąć licencję po zarchiwizowaniu jego konta. Dowiedz się więcej o usuwaniu licencji.
Możesz archiwizować zarówno aktywne, jak i zawieszone konta użytkowników. Po zarchiwizowaniu konta użytkownika jego aktywną licencję Google Workspace możesz ponownie przypisać innemu użytkownikowi już w ciągu 24 godzin.
Po zarchiwizowaniu konta użytkownika
Po zarchiwizowaniu konta użytkownika:
- Użytkownik nie może zalogować się na swoje zarządzane konto Google w żadnym systemie. Dotyczy to usług Google Workspace, takich jak Gmail, Kalendarz Google i Dysk.
- Konto nie występuje na globalnej liście adresów. W katalogu użytkowników dane konto użytkownika jest oznaczone jako zarchiwizowane. Przejdź do sekcji Wyświetlanie stanu konta użytkownika.
- Możesz je usunąć lub przywrócić, ale nie zawiesić w konsoli administracyjnej.
- Stan zarchiwizowania konta jest wskazywany w raportach dotyczących użytkowników, co ułatwia monitorowanie zarchiwizowanych kont użytkowników, zarządzanie nimi i ich ostateczne usuwanie.
- Użytkownik nie będzie otrzymywać nowych e-maili ani zaproszeń z kalendarza, ponieważ są one blokowane przy wysyłaniu na zarchiwizowane konto użytkownika.
Jak działa cofanie archiwizacji
Jeśli cofniesz archiwizację konta użytkownika, zostanie przywrócony jego poprzedni stan i odzyska on dostęp do poprzednich danych.
Aby przywrócić konto użytkownika z archiwum, musisz mieć dostępną licencję na wersję Google Workspace, z której korzysta. Jeśli nie jest dostępna żadna aktywna licencja, proces cofania archiwizacji nie powiedzie się, a konto pozostanie zarchiwizowane z zastosowaniem odpowiedniej licencji na zarchiwizowane konto użytkownika.
Po cofnięciu archiwizacji konta użytkownika musisz ręcznie przypisać mu licencję na Google Workspace.
Zanim zaczniesz: kup abonament na zarchiwizowane konto użytkownika
Aby zarchiwizować konto użytkownika, musisz mieć abonament na zarchiwizowane konto użytkownika. Jeśli masz:
- Enterprise Standard lub Enterprise Plus – możesz kupić abonament na zarchiwizowane konto użytkownika w konsoli administracyjnej Google. Instrukcje znajdziesz w artykule Dodawanie płatnej subskrypcji do swojego konta.
- Business Starter, Business Standard lub Business Plus – możesz kupić abonament na zarchiwizowane konto użytkownika w konsoli administracyjnej. Aby to sprawdzić, wykonaj czynności opisane w sekcji Archiwizowanie i cofanie archiwizacji konta pojedynczego użytkownika (poniżej).
- Education Fundamentals, Education Standard i Education Plus – licencje na zarchiwizowane konto użytkownika są uwzględnione w subskrypcji Google Workspace for Education. Jeśli zabraknie Ci miejsca, możesz poprosić zespół pomocy o więcej.
W przypadku wszystkich wersji możesz też skontaktować się z przedstawicielem handlowym Google lub partnerem Google Cloud.
Archiwizowanie i cofanie archiwizacji konta pojedynczego użytkownika
Do wykonania tych czynności potrzebujesz odpowiedniego uprawnienia Zarządzanie użytkownikami. Bez odpowiedniego uprawnienia nie zobaczysz wszystkich opcji wymaganych do wykonania tych czynności.
Klienci korzystający z wersji Education powinni zapoznać się z tym artykułem.
-
Zaloguj się na konto administratora w Konsola administracyjna Google.
Jeśli nie używasz konta administratora, nie możesz uzyskać dostępu do konsoli administracyjnej.
- Kliknij Menu
Katalog > Użytkownicy.
- Znajdź użytkownika na liście Użytkownicy. Jeśli potrzebujesz pomocy, skorzystaj z artykułu Znajdowanie konta użytkownika.
Aby zarchiwizować konto użytkownika:
- Najedź kursorem na konto użytkownika i kliknij Więcej opcji.
- Jeśli masz:
- Enterprise Standard lub Enterprise Plus – wybierz Zarchiwizuj konto użytkownika.
- Business Starter, Business Standard lub Business Plus – wybierz Usuń konto użytkownika
kliknij Zarchiwizuj konto użytkownika.
Jeśli pojawi się odpowiednia prośba, kliknij Kup abonament na zarchiwizowane konto użytkownika i postępuj zgodnie z instrukcjami. Jeśli ta opcja jest niedostępna, nie możesz kupić abonamentu na zarchiwizowane konto użytkownika w konsoli administracyjnej. Skontaktuj się z przedstawicielem handlowym Google lub partnerem Google Cloud.
- Aby potwierdzić, kliknij Gotowe.
Aby cofnąć archiwizację konta użytkownika:
- Najedź kursorem na nazwę użytkownika i kliknij Przywróć konto użytkownika z archiwum.
- Aby potwierdzić, kliknij Gotowe.
Zbiorcze archiwizowanie kont użytkowników i przywracanie ich z archiwum
Możesz zbiorczo archiwizować konta użytkowników i przywracać je z archiwum za pomocą pliku CSV lub interfejsów API pakietu Admin SDK.
Aby zarchiwizować wiele kont użytkowników lub cofnąć ich archiwizację przy użyciu pliku CSV:
- Wykonaj czynności opisane w artykule Dodawanie i aktualizowanie wielu użytkowników za pomocą pliku CSV.
- W pobranym szablonie CSV w kolumnie New Status [UPLOAD ONLY] (Nowy stan – tylko w przypadku przesyłania) wpisz Archived (Zarchiwizowane), aby zarchiwizować konto użytkownika, lub Active (Aktywne), aby przywrócić konto użytkownika z archiwum.
Aby zarchiwizować wiele kont użytkowników lub cofnąć ich archiwizację przy użyciu interfejsów Admin SDK API:
- Postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi w artykule Method: users.update.
- Ustaw zmienną logiczną archived (zarchiwizowane) na TRUE (PRAWDA) lub FALSE (FAŁSZ) dla poszczególnych użytkowników.
Archiwizowanie kont użytkowników zamiast anulowania subskrypcji
Jeśli zaczniesz anulować subskrypcję Google Workspace, podczas procesu anulowania możesz mieć możliwość zarchiwizowania wszystkich kont użytkowników. Ta opcja jest dostępna, jeśli zostały spełnione te warunki:
- Masz subskrypcję Google Workspace Business, Enterprise Standard lub Enterprise Plus.
- Rozliczasz się w ramach abonamentu elastycznego.
- Masz od 2 do 300 użytkowników.
W zależności od liczby użytkowników może minąć kilka godzin, zanim wszystkie konta zostaną zarchiwizowane.
Aby sprawdzić stan zarchiwizowania konta użytkownika:
Do wykonania tych czynności potrzebujesz odpowiedniego uprawnienia Zarządzanie użytkownikami. Bez odpowiedniego uprawnienia nie zobaczysz wszystkich opcji wymaganych do wykonania tych czynności.
-
Zaloguj się na konto administratora w Konsola administracyjna Google.
Jeśli nie używasz konta administratora, nie możesz uzyskać dostępu do konsoli administracyjnej.
- Kliknij Menu
- Znajdź użytkownika na liście Użytkownicy. Jeśli potrzebujesz pomocy, skorzystaj z artykułu Znajdowanie konta użytkownika.
- Informację o tym, czy konto użytkownika zostało zarchiwizowane, znajdziesz w kolumnie Stan.
Aby sprawdzić ogólny stan procesu archiwizowania, u góry kliknij Zadania .
Po zarchiwizowaniu wszystkich kont użytkowników możesz przywrócić z archiwum dowolną liczbę z nich, wykonując czynności opisane wcześniej na tej stronie.
Więcej informacji o anulowaniu subskrypcji znajdziesz w artykule Anulowanie Google Workspace.
