Gdy pracownik opuści firmę, możesz zmienić stan jego konta z aktywnego na zarchiwizowane. Spowoduje to przypisanie użytkownikowi licencji na zarchiwizowane konto użytkownika. W ten sposób możesz bardziej bezpiecznie przechowywać dane użytkowników, a jednocześnie uniemożliwić im dostęp do usług Google Workspace.
Jak działa licencjonowanie zarchiwizowanych kont użytkowników
Aby zarchiwizować konto użytkownika, musisz mieć dostępną licencję na zarchiwizowane konto użytkownika.
Typ licencji odpowiada Twojej wersji Google Workspace. Jeśli na przykład masz wersję Enterprise Plus, kup licencje na zarchiwizowane konto użytkownika Enterprise Plus. Licencje na zarchiwizowane konto użytkownika są dostępne w tych wersjach:
- Enterprise Plus,
- Enterprise Standard,
- Business Plus.
- G Suite Business
Po zarchiwizowaniu konta użytkownika jego aktywną licencję Google Workspace możesz przypisać innemu użytkownikowi. Może upłynąć do 24 godzin, zanim będzie można przypisać aktywną licencję innemu użytkownikowi.
Jeśli po przeniesieniu subskrypcji Google Workspace chcesz archiwizować więcej kont użytkowników, musisz też przenieść subskrypcję na zarchiwizowane konto użytkownika. Jeśli masz już zarchiwizowane konta użytkowników, ich licencje na zarchiwizowane konto użytkownika zostaną automatycznie przeniesione na nową subskrypcję. Dowiedz się więcej o przenoszeniu abonamentu na zarchiwizowane konto użytkownika.
Jak archiwizowanie i przywracanie z archiwum wpływa na konto użytkownika
Po zarchiwizowaniu konta użytkownika bezpiecznie przechowujemy znajdujące się na nim dane z usług Google Workspace i udostępniamy je w Google Vault. Dane są chronione zgodnie z regułami przechowywania i blokadami Vault. Możesz je wyszukiwać i eksportować. Więcej informacji
- Dane użytkowników Enterprise Plus i G Suite Business pozostają objęte regionami danych ustawionymi wcześniej przez administratora. Zobacz Wybieranie lokalizacji geograficznej na potrzeby przechowywania danych.
- Dane z Currents (posty, komentarze i polubienia) też są zachowywane, ale nie są dostępne dla innych użytkowników.
- W przypadku użytkowników wersji Enterprise Plus i Enterprise Standard funkcja zapobiegania utracie danych (DLP) na Dysku nadal działa w odniesieniu do ich danych. Zobacz Skanowanie i ochrona plików na Dysku przy użyciu reguł DLP.
Kiedy konto użytkownika jest zarchiwizowane:
- Użytkownik nie może zalogować się na swoje konto Google w żadnym systemie. Obejmuje to Gmaila, Kalendarz Google, Dysk i wszystkie inne usługi Google Workspace.
- Konto nie występuje na globalnej liście adresów. W katalogu użytkowników dane konto użytkownika jest oznaczone jako zarchiwizowane. Dowiedz się więcej o globalnej liście adresów.
Stan zarchiwizowania konta jest wskazywany w raportach dotyczących użytkowników, co ułatwia monitorowanie zarchiwizowanych kont użytkowników, zarządzanie nimi i ich ostateczne usuwanie.
Jeśli cofniesz archiwizację konta użytkownika, zostanie do niego zastosowana wersja Google Workspace zgodna z daną licencją na zarchiwizowane konto użytkownika. Dane z Currents użytkownika ponownie staną się dostępne dla innych użytkowników. Jeśli nie jest dostępna żadna aktywna licencja, proces cofania archiwizacji nie powiedzie się, a konto pozostanie zarchiwizowane z zastosowaniem odpowiedniej licencji na zarchiwizowane konto użytkownika.
Jak działa archiwizacja i cofanie archiwizacji
Konta użytkowników możesz archiwizować ręcznie lub przy użyciu pola archived interfejsu Directory API. Jeśli nie jest dostępna żadna licencja na zarchiwizowane konto użytkownika, przy próbie zarchiwizowania konta jest wyświetlany komunikat o błędzie.
Możesz archiwizować zarówno aktywne, jak i zawieszone konta użytkowników. Jeśli cofniesz archiwizację konta użytkownika, zostanie przywrócony jego poprzedni stan.
Zarchiwizowane konto użytkownika możesz usunąć lub przywrócić, ale nie zawiesić.
