Gdy pracownik opuści firmę, możesz zmienić stan jego konta z aktywnego na zarchiwizowane. Spowoduje to przypisanie użytkownikowi licencji na zarchiwizowane konto użytkownika. W ten sposób możesz bezpieczniej przechowywać dane użytkownika, a jednocześnie uniemożliwić mu dostęp do usług Google Workspace.
Jak działa licencjonowanie zarchiwizowanych kont użytkowników
Aby zarchiwizować konto użytkownika, musisz mieć dostępną licencję na zarchiwizowane konto użytkownika.
Typ licencji odpowiada Twojej wersji Google Workspace. Jeśli na przykład masz wersję Enterprise Plus, kup licencje na zarchiwizowane konto użytkownika Enterprise Plus. Licencje na zarchiwizowane konto użytkownika są dostępne w tych wersjach:
- Enterprise Plus,
- Enterprise Standard,
- Business Plus,
- G Suite Business
Po zarchiwizowaniu konta użytkownika jego aktywną licencję Google Workspace możesz przypisać innemu użytkownikowi już w ciągu 24 godzin.
Jeśli po przeniesieniu subskrypcji Google Workspace chcesz archiwizować więcej kont użytkowników, musisz też przenieść subskrypcję na zarchiwizowane konto użytkownika. Jeśli masz już zarchiwizowane konta użytkowników, ich licencje na zarchiwizowane konto użytkownika zostaną automatycznie przeniesione na nową subskrypcję. Dowiedz się więcej o przenoszeniu zarchiwizowanego konta użytkownika.
Jak archiwizowanie i przywracanie z archiwum wpływa na konto użytkownika
Po zarchiwizowaniu konta użytkownika bezpiecznie przechowujemy znajdujące się na nim dane z usług Google Workspace i udostępniamy je w Google Vault. Dane są chronione zgodnie z regułami przechowywania i blokadami Vault. Możesz je wyszukiwać i eksportować. Więcej informacji
Dane użytkownika (z usług podstawowych, takich jak Gmail i Dysk, oraz z pozostałych usług, takich jak Google Classroom) są dostępne dla innych użytkowników wewnątrz organizacji.
- Dane użytkowników Enterprise Plus i G Suite Business pozostają objęte regionami danych ustawionymi wcześniej przez administratora. Zobacz Regiony danych: wybierz lokalizację geograficzną swoich danych.
- Dane z Currents (posty, komentarze i polubienia) również są zachowywane, ale może upłynąć do 7 dni, zanim pojawią się w strumieniu. Zobacz Archiwizowanie kont użytkowników Currents.
- W przypadku użytkowników wersji Enterprise Plus i Enterprise Standard funkcja zapobiegania utracie danych (DLP) na Dysku nadal działa w odniesieniu do ich danych. Zobacz Korzystanie z DLP dla Dysku w celu zapobiegania utracie danych.
Zarchiwizowane konta użytkowników
- Użytkownik nie może zalogować się na swoje konto Google w żadnym systemie. Dotyczy to usług Google Workspace, takich jak Gmail, Kalendarz Google i Dysk.
- Konto nie występuje na globalnej liście adresów. W katalogu użytkowników dane konto użytkownika jest oznaczone jako zarchiwizowane. Dowiedz się więcej o globalnej liście adresów.
- Możesz je usunąć lub przywrócić, ale nie zawiesić w konsoli administracyjnej.
Stan zarchiwizowania konta jest wskazywany w raportach dotyczących użytkowników, co ułatwia monitorowanie zarchiwizowanych kont użytkowników, zarządzanie nimi i ich ostateczne usuwanie.
Jak działa archiwizacja i cofanie archiwizacji
Konta użytkowników możesz archiwizować ręcznie lub przy użyciu pola archived interfejsu Directory API. Jeśli nie jest dostępna żadna licencja na zarchiwizowane konto użytkownika, przy próbie zarchiwizowania konta jest wyświetlany komunikat o błędzie.
Możesz archiwizować zarówno aktywne, jak i zawieszone konta użytkowników. Jeśli cofniesz archiwizację konta użytkownika, zostanie przywrócony jego poprzedni stan i odzyska on dostęp do poprzednich danych.
Gdy cofniesz archiwizację konta użytkownika, musi być dostępna licencja odpowiadająca jego wersji Google Workspace. Jeśli nie jest dostępna żadna aktywna licencja, proces cofania archiwizacji nie powiedzie się, a konto pozostanie zarchiwizowane z zastosowaniem odpowiedniej licencji na zarchiwizowane konto użytkownika.
Po cofnięciu archiwizacji konta użytkownika musisz ręcznie przypisać mu licencję na Google Workspace.
