Gestionar unidades compartidas como administrador

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; y G Suite Business.  Comparar ediciones

Si gestionas una unidad compartida, consulta este artículo.

Como administrador, puedes cambiar los miembros y el nivel de acceso de las unidades compartidas de tu organización. También puedes cambiar las opciones para compartir de una unidad compartida, así como las opciones para compartir predeterminadas de todas las unidades compartidas nuevas. Por ejemplo, si te preocupa que un usuario concreto tenga acceso a una unidad compartida, puedes quitar su cuenta o cambiar su nivel de acceso.

En esta página

• Puedes añadir miembros a una unidad compartida o quitarlos
• Cambiar el nivel de acceso de un miembro de una unidad compartida
• Configurar las opciones para compartir predeterminadas de las unidades compartidas
• Cambiar las opciones para compartir de una unidad compartida
• Restringir quién puede mover contenido a unidades compartidas externas
• Revisar la actividad de los usuarios en unidades compartidas
• Revisar y apelar unidades compartidas inhabilitadas

Añadir miembros a una unidad compartida o quitarlos

Como administrador, quizá tengas que añadir miembros a una unidad compartida desde la consola de administración si en ella no hay miembros ni administradores. Otra opción es quitar a miembros de una unidad compartida si no deberían tener acceso al contenido.

Nota: Puedes asignar hasta 100 grupos a una unidad compartida y hasta 600 miembros (entre grupos y usuarios concretos). Una unidad compartida no puede tener más de 50.000 miembros individuales por grupos o personas.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
4. Coloca el cursor sobre la unidad compartida que quieras actualizar y haz clic en Gestionar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
   1. Para encontrar unidades compartidas que no tengan miembros, haz clic en Añadir un filtroNingún miembro.
   2. Para buscar unidades compartidas que no tengan administradores, haz clic en Añadir un filtroNingún administrador.
5. Para añadir una persona o un grupo, sigue estos pasos:
   1. Introduce la dirección de correo electrónico de dicha persona o grupo.
   2. Selecciona un nivel de acceso.
   3. Selecciona si quieres enviar una notificación a los usuarios y, si lo haces, incluye un mensaje.
   4. Haz clic en Enviar (si has elegido enviar una notificación a las personas) o en Compartir (si no quieres notificar a las personas).
6. Para quitar una persona o un grupo:
   1. Junto al nombre de la persona o grupo, haz clic en el nivel de acceso.
   2. Haz clic en Quitar acceso.

      Nota: Al quitar un miembro de una unidad compartida, este también pierde el acceso a los archivos y las carpetas de la unidad que se hayan compartido directamente con él. 

7. Haz clic en Guardar.

Cambiar el nivel de acceso de un miembro de una unidad compartida

Como administrador, puedes cambiar el nivel de acceso de los miembros de una unidad compartida, aunque no seas administrador de dicha unidad. Por ejemplo, si te preocupa que un usuario concreto tenga acceso de Administrador a una unidad compartida, puedes reducir su nivel de acceso.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
4. Coloca el cursor sobre la unidad compartida que quieras actualizar y haz clic en Gestionar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
5. En la fila del miembro que quieres actualizar, haz clic en su nivel de acceso actual y, a continuación, en el nuevo.
6. Haz clic en Listo.

Configurar las opciones para compartir predeterminadas de las unidades compartidas

Como administrador, puedes elegir las opciones para compartir predeterminadas de las unidades compartidas a las que están asignadas las unidades organizativas. También puedes impedir que los miembros con acceso de Administrador cambien la configuración. Por ejemplo, si no quieres que los usuarios de una unidad organizativa compartan contenido con personas ajenas a tu organización, puedes impedir que los usuarios externos compartan esos archivos y evitar que los administradores cambien ese ajuste.

Importante: Las opciones para compartir predeterminadas solo se aplican a las unidades compartidas nuevas. Si ya has cambiado alguna unidad compartida y quieres cambiar sus opciones para compartir, ve a la siguiente sección.

Antes de empezar: para aplicar la configuración solo a determinados usuarios, coloca sus cuentas en una unidad organizativa.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Selecciona Opciones para compartir.
4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria.
5. Elige la configuración predeterminada que se aplicará a las unidades compartidas nuevas y elige si los administradores de las unidades compartidas pueden anularlas.

   • Si quieres impedir que los usuarios externos accedan a los archivos de unidades compartidas, desmarca la segunda casilla. Los usuarios externos no tendrán acceso, aunque permitas que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Este ajuste también impide que los administradores de unidades compartidas puedan añadir usuarios externos como miembros. Si los usuarios no pueden compartir elementos en Drive fuera de tu organización, este ajuste no tendrá efecto porque no puede anular la opción para compartir.
   • Si no quieres que los miembros de una unidad compartida concedan permiso para ver, comentar o editar archivos de esa unidad a usuarios que no pertenecen a ella, o que compartan archivos mediante un enlace, desmarca la tercera casilla. Te puede interesar hacerlo en el caso de unidades organizativas que gestionan datos sensibles que no se deben compartir fuera de ella.
   • Para evitar que los gestores de contenido compartan carpetas, desmarca la casilla Permitir que los gestores de contenido compartan carpetas. Te recomendamos que lo hagas si solo quieres que los administradores puedan compartir carpetas.
   • Si no quieres que los miembros de una unidad compartida que tengan permiso para ver o comentar puedan descargar, copiar o imprimir archivos de unidades compartidas, desmarca la cuarta casilla. Te recomendamos que lo hagas con unidades organizativas que trabajen con datos o proyectos confidenciales.
     Nota: Los archivos y las carpetas de unidades compartidas conservan este ajuste cuando se sacan de unidades compartidas. En el caso de las carpetas, este ajuste no se puede deshacer una vez que el archivo está en Mi unidad.
   • Para impedir que los miembros de unidades compartidas con acceso de administrador cambien los ajustes predeterminados, desmarca la primera casilla. En la mayoría de los casos, quizá te interese permitir que los administradores de unidades compartidas cambien la configuración de acceso de una unidad compartida para que puedan colaborar con usuarios externos o con otros equipos.
6. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa secundaria, es posible que tengas la opción de heredar o anular la configuración de su unidad organizativa superior.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

Cambiar las opciones para compartir de una unidad compartida

Antes de empezar

• Si haces que las opciones para compartir sean más restrictivas, es posible que algunos usuarios pierdan el acceso. Si haces que las opciones para compartir sean menos restrictivas, es posible que algunos usuarios obtengan acceso. Revisa el contenido de la unidad compartida para saber qué debería compartirse y qué no.
• Si la configuración de Drive es más restrictiva, se anulará la configuración para compartir de Drive. Para obtener más información sobre las opciones para compartir y las unidades compartidas, consulta el artículo Gestionar políticas de datos de unidades compartidas concretas.

Para cambiar las opciones para compartir de una unidad compartida, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
4. Coloca el cursor sobre la unidad compartida que quieres actualizar y haz clic en Configuración. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
5. Actualiza las opciones para compartir. Los cambios se guardarán automáticamente a medida que los actualices.
6. (Opcional) Para evitar que los administradores de unidades compartidas anulen la nueva configuración, desmarca la primera casilla.
7. Haz clic en Listo.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

Restringir quién puede mover contenido a unidades compartidas externas

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; y G Suite Business.  Comparar ediciones

Puedes controlar quién tiene permiso para sacar archivos y carpetas fuera de tu organización si se mueve contenido de esta forma:

• De unidades compartidas de tu organización: 
  • A unidades compartidas de otra organización
  • Al área Mi unidad de usuarios de otra organización
• Del área Mi unidad de usuarios de tu organización a una unidad compartida de otra organización 

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Opciones para compartirOpciones para compartir.
4. Selecciona la unidad organizativa o el grupo que quieres. 
5. En Distribuir contenido fuera de tu organización, selecciona una de estas opciones:
   • Cualquier usuario
     • Los usuarios que tienen acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información
     • Los miembros de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de una organización distinta, como otra empresa, grupo o centro educativo. Más información
   • Solo los usuarios de tu organización
     • Los usuarios que tienen acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.
     • Los usuarios de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otra organización.
   • Nadie
     • Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.
     • Ningún usuario de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otra organización.
     • Ningún usuario de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede crear archivos en unidades compartidas de otra organización.
6. Haz clic en Guardar.

Importante: Si seleccionas una unidad organizativa o un grupo secundarios, este ajuste solo controla el contenido que se mueva de Mi unidad a una unidad compartida de otra organización (por ejemplo, de otra empresa o de centro educativo). Si la unidad organizativa de nivel superior permite al usuario compartir archivos fuera de su organización, pero la unidad organizativa secundaria no, el usuario no podrá compartir archivos fuera de su organización.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Revisar la actividad de los usuarios en unidades compartidas

Para ver cuándo han cambiado los archivos, la configuración o los miembros de las unidades compartidas, y consultar quién ha hecho los cambios, utiliza el registro de auditoría de Drive.

Revisar y apelar unidades compartidas inhabilitadas

Si Google detecta que una unidad compartida incluye contenido que infringe los Términos del Servicio, es posible que la inhabilite. Tu contenido no se eliminará, pero los usuarios no podrán acceder a él hasta que Google restaure la unidad compartida después de tu apelación.

Si crees que la unidad compartida se ha inhabilitado por error, puedes enviar una solicitud de revisión. Tienes 29 días para apelar la decisión. Si no apelas la decisión, la unidad compartida inhabilitada se eliminará automáticamente.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
4. Haz clic en Añadir filtroEstadoInhabilitado y, a continuación, en Aplicar.
5. Coloca el cursor sobre la unidad compartida inhabilitada que quieras apelar y haz clic en MásSolicitar revisión.

Se revisará tu apelación sobre la unidad compartida. Si la unidad compartida se aprueba, se restaurará.