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Como administrador, puedes mover carpetas a unidades compartidas, siempre que tengas permiso para ver la carpeta y tú seas administrador de la unidad compartida. También puedes controlar quién puede mover archivos de Mi unidad a unidades compartidas en Google Drive y asignar un rol de administrador limitado a los usuarios que lo necesiten.
Mover carpetas a unidades compartidas como administrador
Los usuarios que tienen acceso de Administrador en una unidad compartida pueden mover una carpeta de Mi unidad a la unidad compartida. Sin embargo, tienen limitaciones en cuanto a los archivos que pueden mover, por lo que a veces puede ser más conveniente que un administrador mueva la carpeta.
En los siguientes pasos se describe cómo añadirte como administrador de la unidad compartida, obtener acceso a la carpeta para moverla y, a continuación, moverla.
Nota: El acceso a los archivos puede cambiar al mover una carpeta.
- Todos los miembros de la unidad compartida pueden ver el contenido de la carpeta, incluidos los archivos que se hayan ocultado previamente. Los archivos se ocultan en Mi unidad cuando compartes una carpeta con alguien, pero restringes el acceso a un archivo concreto de dicha carpeta.
- Los usuarios que tenían una carpeta compartida directamente con ellos antes de moverla seguirán teniendo acceso a ella. Los usuarios con acceso de editor a la carpeta antes de moverla tendrán acceso de gestor de contenido después.
- Los usuarios que tenían acceso indirecto a una carpeta y su contenido a través de una carpeta superior podrían perder el acceso a la carpeta. Los permisos de archivos indirectos heredados de los permisos de las carpetas superiores no se copian.
Para mover una carpeta a una unidad compartida, sigue estos pasos:
- Si aún no tienes acceso de administrador a la unidad compartida, sigue estos pasos:
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
- Coloca el cursor sobre la unidad compartida a la que quieras mover las carpetas y haz clic en Gestionar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida o por otros atributos.
- Añade tu cuenta de administrador a la unidad compartida con permisos de Administrador.
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- Si aún no tienes acceso a las carpetas que quieres mover a una unidad compartida, pide al propietario que dé acceso de lector (o más permisos) a tu cuenta de administrador.
- Abre drive.google.com con tu cuenta de administrador.
- A la izquierda, haz clic en Compartido conmigo y busca la carpeta que quieras mover.
- A la izquierda, despliega Unidades compartidas y busca la que quieras mover a la carpeta.
- Arrastra la carpeta que quieras mover a la unidad compartida.
- Acepta la solicitud de confirmación para mover la carpeta a la unidad compartida. Es posible que recibas notificaciones sobre los siguientes problemas:
- La carpeta tiene elementos inamovibles, como los que pertenecen a otra organización. Para revisar una lista de los elementos inamovibles, en el cuadro de la notificación, haz clic en Descargar lista de archivos (CSV). La lista incluye el nombre del elemento, su propietario y el motivo por el que no se puede mover. Para obtener más información, consulta el apartado Archivos y carpetas inamovibles de esta página.
- Intentas mover más de 100.000 elementos a la vez. Si la carpeta principal es demasiado grande, puedes crear otra carpeta principal en la unidad compartida y, a continuación, mover las subcarpetas una a una para no sobrepasar el límite.
- El traslado dará lugar a más de 400.000 elementos en la unidad compartida o más de 20 carpetas anidadas. Consulta más información en el artículo Límites de las unidades compartidas.
- No puedes mover carpetas de Mi unidad a unidades compartidas que pertenezcan a organizaciones externas.
Archivos y carpetas inamovibles
En el caso de los archivos o las carpetas que no se puedan mover debido a problemas con permisos o accesos, se crea un acceso directo al elemento en la unidad compartida para conservar la estructura de carpetas actual, y el elemento se moverá a la raíz de Mi unidad del propietario del archivo. Para evitar que se reorganice la estructura de carpetas o el contenido debido a elementos que no se pueden mover, se rechaza el traslado de las carpetas en los siguientes casos:
- No se pueden mover 25 elementos o más
- No se pueden mover un 10 % o más de los elementos
Para revisar una lista de archivos que no se pueden mover y los motivos por los que no se pueden mover, en la notificación que aparece después de intentar mover el archivo, haz clic en Descargar lista de archivos (CSV).
Permitir que los propietarios o editores de archivos muevan archivos a unidades compartidas
Con este ajuste se controla quién puede mover archivos a una unidad compartida, ya sea los propietarios y los editores, o solo el propietario de un archivo. Como la propiedad de los archivos cambia de propietario a organización, cuando se mueven archivos a una unidad compartida, esta opción controla quién puede cambiar la propiedad de un archivo.
- Si la opción Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas está marcada:
- El propietario de un archivo puede moverlo a una unidad compartida donde tenga como mínimo acceso de Colaborador, Gestor de contenido o Administrador.
- Los editores pueden mover archivos a una unidad compartida si tienen acceso de Colaborador, Gestor de contenido o Administrador. Sin embargo, si la unidad compartida está configurada para que sus archivos no se puedan compartir con usuarios que no sean miembros, el propietario de los archivos debe ser miembro de esa unidad.
- Cuando la opción Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas está desmarcada, solo el propietario del archivo puede moverlo a una unidad compartida donde tenga acceso de Colaborador, Gestor de contenido o Administrador.
Antes de empezar: Para aplicar el ajuste a cuentas de usuario concretas, coloca esas cuentas en una unidad organizativa o en un grupo de configuración. Con la primera opción aplicarás el ajuste a todos los usuarios de un departamento, mientras que con la segunda podrás aplicarlo a usuarios específicos de un mismo departamento o de departamentos diferentes.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en Configuración de migración.
- Si quieres que el ajuste que elijas a continuación se aplique a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.
- Marca la casilla Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas.
- Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.
Permitir que un usuario mueva la mayoría de los archivos y las carpetas a unidades compartidas
Si un usuario necesita mover archivos y carpetas que no son de su propiedad o que no tiene permiso para editar, y si no hay ningún problema en delegarle el acceso de administrador, puedes asignarle un rol de administrador limitado.
- Crea un rol de administrador con el privilegio Mover cualquier archivo o carpeta a unidades compartidas de Drive y Documentos.
- Asigna el rol de administrador al usuario.
