Google Apps を使い始める際の基本事項

Google Apps は、会社や学校に新しい形のオンライン体験を提供するクラウド ベースのサービス パッケージです。メールやチャットだけでなく、ビデオ会議、ソーシャル メディア、ドキュメントのリアルタイム共同編集などを利用できます。Google のサービスで使用したいドメイン名を指定して Google Apps アカウントをお申し込みください。ドメインの所有権を Google で確認した後、Gmail、カレンダー、ドライブ、その他の主要な Google Apps サービスの他、Google+、ハングアウト、Blogger などの追加サービスもご利用いただけるようになります。

Google Apps の管理に関する 10 のヒント

Google Apps アカウントの管理者は、クラウドから新たな形でユーザー サービスを管理することになります。これは、アカウントにユーザーを追加したり、ユーザーのメールを有効にしたり、ユーザーがサービスを使用できるようにしたりするのと同じぐらいシンプルです。Google Apps には、ユーザーのデータやセキュリティを詳細に管理できる機能が備わっていますので、管理機能を有効活用することをおすすめします。組織の Google Apps を管理するための主要なヒントをいくつか紹介します。

1. ユーザーの追加やサービスの管理は Google 管理コンソールで行う
組織のユーザーが Google Apps を使用するには、まずユーザーをアカウントに追加する必要があります。ユーザーの追加は Google 管理コンソールから行いますが、あらゆるパソコン、あるいは携帯端末からでも操作できます。ウェブブラウザで admin.google.com にアクセスして管理者名とパスワードでログインしてください。管理コンソールから、ユーザーのサービスやパスワードなど、アカウントのさまざまな項目を管理することもできます。

2. プライバシーとセキュリティをさらに強化する
Google Apps には、Google のシステムに保存されているお客様データを安全に保つためのセキュリティ機能が数多く組み込まれています。また、メールの不正使用に対抗するために、Google のセキュリティに関するベスト プラクティスを実践し、パスワードのセキュリティを強化する 2 段階認証プロセスやなりすまし対策機能を利用してセキュリティをさらに強化することをおすすめします。

3. 機能やサービスへのユーザー アクセスを制御する
最初は大半のサービスをすべてのユーザーが使用できるようになっています。しかし、管理コンソールを使って、使用しないサービスをオフにしたり、サービスの動作を調整したりすることができます。すべてのユーザーに同じ設定を適用することも、ユーザーごとにポリシーを適用することもできます。たとえば、サポート チームだけにハングアウトを有効にしたり、マーケティング部門だけに Google サイトの一般公開を許可したりすることができます。

4. ビジネス メールを Gmail に切り替える
Google Apps アカウントに追加したユーザーには、アカウントの作成時に指定したドメインのメール アドレスが支給されます。このアドレスを Google Apps の Gmail サービスで使用することができます。以前のメール システムでこのアドレスを使用している場合は、いつ切り替えるかは管理者次第であり、ドメインの MX レコードが Gmail を参照するよう管理者が変更しない限り、メールは Gmail アカウントには配信されません(以前のメール システムへの配信は停止しません)。Gmail の開始方法をご覧ください。

5. Google が用意した導入リソースやトレーニング リソースを使用する
導入をスムーズに進めるために、Google Apps のユーザーへの導入に関するリソースを数多く用意しています。ユーザーに Google Apps ラーニング センターを案内し、クイックスタート ガイドや動画、ビジネス ユーザー向けヒントを参照してもらいましょう。導入サイトには、導入計画、技術ガイド、独自のラーニング センターを構築する場合のテンプレートを用意しています。

6. IT スタッフに管理者権限を与える
組織の規模にかかわらず、ユーザーとサービスを管理する役割を、信頼できる一部のユーザーで分担することをおすすめします。これを行うには、対象ユーザーに管理者権限を付与します。管理者が各自の Google Apps アカウントにログインすると、管理コンソールが表示されます。一方で、管理者ではないユーザーがログインしても管理コンソールは表示されず、管理されたサービスの一覧が表示されます。

7. ユーザーへの機能リリースを管理する
Google Apps は完全にウェブベースであるため、新機能やアップデートは自動的に反映されます。ソフトウェアのインストールや更新を行う必要はありません。今後のリリースはリリース カレンダーやブログで簡単に確認できます。また、Google Apps リリース プロセスを設定して、新機能のユーザーへの提供時期を制御することもできます。

8. 携帯端末を一括してリモート管理する
管理コンソールを使ってユーザーの携帯端末を管理します。 すべての携帯端末にセキュリティ ポリシーを適用したり、紛失した端末や盗難にあった端末をリモート ワイプしたりすることができます。

9. 使用状況や傾向を追跡する
管理コンソールで使用状況のグラフやレポートを確認して、組織でのサービスごとの使用状況を監視します。チームの共同編集の使用を分析したり、望ましくないセキュリティ パターンを識別したり、その他の傾向を追跡したりできます。

10. ドメインを無料で追加する
新しいドメインを取得した場合や、複数のドメインでビジネスを展開している場合は、アカウントにすべてのドメインを追加することができます。追加費用はかかりません。その場合、ユーザーは 1 つ以上のドメインに ID を持つことができ、1 つの組織の一部としてサービスを共有することができます。

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