G Suite を使い始める際の基本事項

G Suite は、会社や学校に新しい形のオンライン体験を提供するクラウドベースのサービス パッケージです。メールやチャットのほかに、ビデオ会議、ソーシャル メディア、ドキュメントのリアルタイム共同編集なども利用できます。Google のサービスで使用するドメイン名を指定して G Suite アカウントをお申し込みください。ドメインの所有権を Google で確認した後、Gmail、カレンダー、ドライブなどの主要な G Suite サービスのほかに、Google+、ハングアウト、Blogger などの追加サービスもご利用いただけるようになります。

G Suite の管理に関する 10 のヒント

G Suite アカウントの管理者は、クラウドから新たな形でユーザーのサービスを管理できるようになります。これは、アカウントにユーザーを追加したり、ユーザーのメールを有効にしたり、ユーザーにサービスの利用を許可したりといった簡単な作業です。この他にも G Suite には、ユーザーのデータやセキュリティを詳細に管理できる便利な機能が用意されています。ぜひご活用ください。組織の G Suite を管理するための主なポイントをご紹介します。

1. ユーザーの追加やサービスの管理は Google 管理コンソールで行う
組織のユーザーが G Suite を利用できるようにするには、ユーザーをアカウントに追加する必要があります。ユーザーの追加は Google 管理コンソールから行います。管理コンソールはあらゆるパソコンやモバイル端末から操作できます。ウェブブラウザから admin.google.com にアクセスし、管理者名とパスワードを入力すればログインできます。管理コンソールでは、ユーザーのサービスやパスワードなど、アカウントのさまざまな項目を管理することもできます。

2. プライバシーとセキュリティをさらに強化する
G Suite には、Google のシステムに保存されるお客様のデータを安全に保つための重要なセキュリティ機能が多数組み込まれています。それ以外にも、パスワードのセキュリティを強化する 2 段階認証プロセスや、メールの不正使用を防止するためのなりすまし対策機能など、おすすめのセキュリティ対策を実施してセキュリティをさらに強化できます。

3. 機能やサービスへのユーザー アクセスを制御する
導入当初は、ほとんどのサービスがすべてのユーザーに対して有効になっています。管理コンソールを使って、不要なサービスをオフにしたり、サービスを最適化したりすることができます。すべてのユーザーに同じ設定を適用することも、ユーザーごとにポリシーを適用することもできます。たとえば、サポート チームだけにハングアウトを有効にしたり、マーケティング部門だけに Google サイトの一般公開を許可したりすることができます。

4. ビジネス メールを Gmail に切り替える
G Suite アカウントにユーザーを追加すると、アカウントの作成時に指定したドメインのメール アドレスが使用できるようになります。このアドレスを G Suite の Gmail サービスで使うことができます。以前のメールシステムでこのアドレスを現在も利用している場合は、管理者が切り替えの時期を決めます。管理者がドメインの MX レコードを変更してメール配信先を Google のサーバーに設定しない限り、メールは Gmail アカウントには配信されず、既存のメール プログラムへの配信が停止することもありません。Gmail の開始方法をご覧ください。

5. Google の導入リソースやトレーニング リソースを活用する
管理者とユーザーが利用できるアプリ内トレーニングなど、G Suite をスムーズに導入するために役立つリソースが多数用意されています。G Suite ラーニング センターでは、クイックスタート ガイド、動画、ビジネス ユーザー向け活用法を参照できます。導入サイトには、導入計画、技術ガイド、独自のラーニング センター構築に使えるテンプレート集も用意されています。

6. IT スタッフに管理者権限を与える
組織の規模にかかわらず、ユーザー管理の役割やサービス管理の役割を、信頼できる一部のユーザーで分担することをおすすめします。役割を分担するには、対象ユーザーに管理者権限を付与します。管理者が各自の G Suite アカウントにログインすると、管理コンソールが表示されます。管理者ではないユーザーの場合は、ログインしても管理コンソールは表示されず、管理対象サービスの一覧が表示されます。

7. ユーザーへの機能リリースを管理する
G Suite は完全にウェブベースであるため、新機能やアップデートは自動的に反映されます。ソフトウェアのインストールや更新は不要です。今後のリリース情報は、リリース カレンダーブログで簡単に確認できます。また、G Suite リリース プロセスを設定して、新機能をユーザーに提供する時期を指定することもできます。

8. モバイル端末をリモートで一括管理する
管理コンソールを使ってユーザーのモバイル端末を管理できます。 すべてのモバイル端末にセキュリティ ポリシーを適用することも、紛失した端末や盗難にあった端末をリモートワイプすることもできます。

9. 使用の状況や傾向を追跡する
管理コンソールで使用状況のグラフやレポートを表示して、組織でのサービスごとの使用状況を確認できます。チームにおける共同編集の利用度の分析や、望ましくないセキュリティ パターンの識別など、さまざまな傾向を追跡できます。

10. ドメインを無料で追加する
組織でドメインを複数所有している場合や、新たにドメインを取得した場合も、追加料金なしですべてのドメインをアカウントに追加できます。ユーザーの ID は 1 つのドメインで利用することも複数ドメインで利用することもでき、複数ドメインの場合も統一された 1 つの組織の一部としてサービスを共有できます。

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