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Vous venez de passer à G Suite ? Suivez notre tour d'horizon des fonctionnalités.

G Suite est un ensemble de services basés sur le cloud qui peut révolutionner la manière dont les membres de votre entreprise ou de votre établissement d'enseignement collaborent en ligne : les outils de collaboration ne se limitent pas aux simples échanges d'e-mails ou au chat, mais s'étendent à la visioconférence, aux réseaux sociaux, à la collaboration en temps réel sur des documents, et bien plus encore. Il vous suffit d'ouvrir un compte G Suite en fournissant le nom de domaine que vous voulez utiliser avec les services Google. Dès que vous avez apporté la preuve que vous êtes bien le propriétaire du domaine, votre équipe et vous pouvez commencer à utiliser Gmail, Agenda, Drive, les autres services composant la suite principale de G Suite, ainsi que des services complémentaires tels que Google+, les Hangouts, Blogger, etc.

Dix conseils pour gérer G Suite

En tant qu'administrateur de votre compte G Suite, vous allez découvrir une nouvelle façon de gérer les services de vos utilisateurs depuis le cloud. Il peut simplement s'agir d'ajouter des utilisateurs à votre compte, d'activer leur messagerie et de leur donner accès aux services. Nous vous recommandons toutefois de tirer pleinement parti d'autres fonctionnalités de G Suite qui permettent d'aller encore plus loin dans le contrôle de la sécurité et des données de vos utilisateurs. Voici quelques conseils clés pour gérer G Suite au sein de votre organisation.

1. Ajouter des comptes utilisateur et gérer les services dans la console d'administration Google
Pour que les membres de votre organisation puissent utiliser G Suite, vous devez les ajouter à votre compte. Vous pouvez réaliser cette opération sur n'importe quel ordinateur ou même sur votre appareil mobile via la console d'administration Google. Dans un navigateur Web, accédez à l'adresse admin.google.com et connectez-vous à l'aide du nom d'utilisateur et du mot de passe de votre compte administrateur. Vous pouvez également utiliser la console d'administration pour gérer les services et mots de passe des utilisateurs, ainsi que tous les autres éléments de votre compte.

2. Ajouter des niveaux de sécurité et de confidentialité supplémentaires
G Suite comprend de nombreuses fonctionnalités de sécurité essentielles conçues pour protéger les données que vous placez sur nos systèmes. Nous vous conseillons également de suivre nos bonnes pratiques concernant la sécurité et d'ajouter des niveaux de sécurité supplémentaires comme la validation en deux étapes, pour accroître la sécurité des mots de passe, ou les mesures antispoofing, pour combattre l'utilisation abusive de la messagerie.

3. Contrôler l'accès des utilisateurs aux fonctionnalités et services
À l'origine, la plupart des services sont activés pour tous vos utilisateurs. Vous pouvez néanmoins utiliser votre console d'administration pour désactiver certains services, si vous ne voulez pas qu'ils soient utilisés, ou pour adapter leur fonctionnement à vos besoins. Effectuez le même paramétrage pour l'ensemble des utilisateurs ou appliquez des règles différentes selon les utilisateurs. Par exemple, vous pouvez activer les Hangouts uniquement pour les membres du service d'assistance ou n'autoriser que le département marketing à partager des sites Google en mode public.

4. Transférer votre messagerie professionnelle dans Gmail
Les utilisateurs que vous ajoutez à votre compte G Suite obtiennent une adresse e-mail sur le domaine que vous avez fourni lors de la création de votre compte. Ils peuvent utiliser cette adresse dans le service Gmail de G Suite. Toutefois, s'ils utilisent actuellement cette adresse avec votre ancien programme de messagerie, c'est vous qui décidez de la date de la transition. Tant que vous n'aurez pas modifié les enregistrements MX de votre domaine pour qu'ils renvoient aux serveurs Google, les e-mails ne seront pas distribués dans le compte Gmail des utilisateurs (et continueront à être dirigés vers leur ancien programme). Consultez l'article sur la manière de faire vos premiers pas avec Gmail.

5. Utiliser nos ressources de formation et de déploiement
Pour que le déploiement de G Suite auprès de vos utilisateurs s'effectue dans les meilleures conditions, nous avons préparé un grand nombre de ressources. Orientez vos utilisateurs vers le centre de formation G Suite. Ils y trouveront des guides de démarrage rapide, des vidéos, ainsi que des conseils adaptés aux professionnels. En outre, consultez notre site de déploiement pour obtenir des plans de déploiement, des guides techniques et des modèles permettant de concevoir votre propre centre de formation.

6. Octroyer des droits d'administrateur aux membres de votre service informatique
Quelle que soit la taille de votre organisation, nous vous recommandons de répartir la responsabilité de la gestion des utilisateurs et services entre plusieurs utilisateurs de confiance. Pour ce faire, octroyez à ces derniers des droits d'administrateur. Lorsqu'un administrateur se connecte à son compte G Suite, il est orienté, tout comme vous, vers la console d'administration. En revanche, lorsqu'ils se connectent, les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs ne voient pas la console d'administration, mais sont dirigés directement vers la liste de leurs services gérés.

7. Gérer le lancement des nouvelles fonctionnalités
G Suite fonctionne entièrement sur le Web. Vous et vos utilisateurs bénéficiez donc automatiquement des nouvelles fonctionnalités et mises à jour, sans avoir à installer ou mettre à jour un quelconque logiciel. Vous pouvez toutefois suivre facilement les lancements à venir via l'agenda des mises à jour ou sur notre blog. Vous pouvez également contrôler le moment où les fonctionnalités sont mises à la disposition de vos utilisateurs en configurant le processus de lancement de G Suite.

8. Gérer à distance l'ensemble des appareils de votre organisation
Utilisez votre console d'administration pour gérer les appareils mobiles des utilisateurs. Appliquez des règles de sécurité relatives à l'utilisation des appareils mobiles au sein de votre organisation, effacez à distance les données des appareils perdus ou volés, etc.

9. Suivre l'utilisation et les tendances
Surveillez la manière dont chaque service est utilisé au sein de votre organisation en consultant les rapports et graphiques d'utilisation dans votre console d'administration. Analysez le niveau de collaboration au sein de votre équipe, identifiez les comportements risquant de compromettre la sécurité et suivez d'autres tendances.

10. Ajouter des domaines gratuitement
Si votre entreprise fait l'acquisition d'un nouveau nom de domaine ou si ses activités sont liées à plusieurs domaines, vous pouvez ajouter tous vos domaines à votre compte sans frais supplémentaires. Les utilisateurs peuvent ainsi bénéficier d'une identité sur un ou plusieurs de vos domaines tout en partageant les services, en tant que membres de la même organisation.

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