Preguntas frecuentes de administradores sobre Drive

A continuación, puedes ver algunas preguntas frecuentes sobre la gestión de Google Drive en un equipo u organización.

¿Estás buscando información general sobre las funciones de Drive?

Información general

¿Es Google Drive diferente a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google?

Sí. Drive es el lugar en el que puedes almacenar y acceder a todos tus archivos, mientras que Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones son tipos de editores web, al igual que Formularios y Dibujos. Al paquete de editores web de Google se le denomina editores de Documentos de Google.

De forma similar, los mapas de Google My Maps también son documentos web que puedes crear o compartir en Google Drive. Al igual que los editores de Documentos, My Maps también se puede usar con o sin Drive.

¿Están seguros los archivos que almaceno en Drive?

Con Drive, siempre tendrás una copia de tus datos en la nube. Así, pase lo que pase con tus dispositivos, tus archivos estarán seguros en todo momento. Obtienes el mismo nivel de protección de datos y de seguridad empresarial que ofrece Google Workspace, tal como se describe en el artículo sobre la seguridad y la privacidad en Google Workspace.

Acceder a archivos de Drive

Con Drive para ordenadores, ¿se almacenan los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y My Maps en mi ordenador?

No. Los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y My Maps que tienes en tu ordenador son, básicamente, enlaces a los documentos en la Web. Estos pequeños archivos de enlace tienen extensiones de Google (como .gdoc, .gsheet o .gslides). Al abrir estos archivos en el ordenador, se muestran en el navegador, donde puedes modificarlos online de la forma habitual.

¿Se puede acceder a los archivos de Drive sin conexión?

En el caso de los Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios basados en la nube, puedes habilitar el acceso sin conexión a los editores de Documentos. Los mapas de My Maps no están disponibles sin conexión.

Con Copia de seguridad y sincronización, los archivos locales siempre están disponibles sin conexión. Por ejemplo, podrás acceder a los archivos PDF, los documentos de Word, las hojas de cálculo de Excel y otros archivos de tu carpeta de Google Drive que no se hayan creado con editores de Documentos aunque no tengas conexión.

Con Google Drive para ordenadores, puedes habilitar el acceso sin conexión a los archivos de Drive que elijas.

¿Dónde está la caché de Drive para ordenadores?

Si quieres incluir la caché de Drive para ordenadores en una lista de elementos no permitidos para impedir que virus o software de copia de seguridad tengan acceso, excluye este directorio:

  • Windows: %LOCALAPPDATA%\Google\DriveFS
  • Mac: ~/Library/Application Support/Google/DriveFS

Puedes cambiar la ubicación de la caché.

Advertencia: Ten cuidado cuando vayas a borrar la caché de Google Drive para ordenadores para intentar solucionar problemas generales. Los archivos se almacenan aquí antes de subirse, por lo que si borras la caché antes de que finalice el proceso de subida, perderás el archivo en cuestión.
¿Qué ocurre con mis archivos de Drive si pierdo el acceso a mi cuenta de Google?

Con Copia de seguridad y sincronización, los archivos locales (no creados con editores de Documentos o My Maps) seguirán en tu ordenador, igual que antes. Los cambios posteriores en los archivos locales no se sincronizarán, ya que tu ordenador no podrá autenticarse con Drive. Como los Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios se almacenan en la nube, debes introducir tu nombre de usuario y contraseña para acceder a ellos.

Con Drive para ordenadores, necesitas una cuenta de Google válida para acceder a todos los archivos de Drive.

¿Puedo inhabilitar Drive y mantener Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones?

No. Al desactivar Drive, se inhabilitan los editores de Documentos y todos los componentes de Drive, incluidos Drive en la Web, las aplicaciones móviles y las aplicaciones de sincronización. 

¿Qué partes de los archivos de Drive están indexadas para hacer búsquedas?

La búsqueda de Drive incluye una búsqueda completa en todo el contenido de los archivos, además de los operadores que se enumeran en esta página.

Límites aplicados a las carpetas de Google Drive

¿Cuántos elementos puedo guardar en el primer nivel de una carpeta?

Cualquier carpeta de Drive que no esté en una unidad compartida puede contener hasta 500.000 elementos. Este límite no se aplica a la carpeta raíz de "Mi unidad".

Para calcular el contenido que un usuario tiene almacenado en Drive, se tienen en cuenta los siguientes elementos: 

  • Carpetas
  • Archivos
    • Todos los archivos que puedes guardar en Drive se tienen en cuenta la hora de calcular el espacio disponible para alcanzar el límite.
    • No importa la propiedad del archivo.
  • Accesos directos 
    • Un acceso directo cuenta como un único elemento dentro de una carpeta, incluso si el elemento al que hace referencia no se encuentra en esa carpeta.

Ejemplo 1

En este ejemplo se muestra cómo se cuentan los elementos: se considera que la carpeta A contiene cuatro elementos y que la carpeta B tiene dos:

  • Mi unidad (raíz)
    • Carpeta A (esta carpeta tiene cuatro elementos almacenados en el primer nivel: Documento 1, Documento 2, Documento 3, Carpeta B)
      • Documento 1
      • Documento 2
      • Documento 3
      • Carpeta B (esta carpeta tiene dos elementos almacenados en el primer nivel: Documento 4, Documento 5)
        • Documento 4
        • Documento 5

Ejemplo 2

En este ejemplo se muestra que todos los elementos incluidos en el primer nivel de una carpeta se tienen en cuenta respecto al límite de 500.000 elementos; sin embargo, no se tienen en cuenta los elementos que están en carpetas secundarias.

  • Mi unidad (raíz)
    • La carpeta C tiene 300.000 elementos almacenados en el primer nivel
      • La carpeta D tiene 400.000 elementos almacenados en el primer nivel
      • La carpeta E tiene 200.000 elementos almacenados en el primer nivel

Este ejemplo se permite porque hay menos de 500.000 elementos almacenados en una misma carpeta. Ten en cuenta que, en este ejemplo, las carpetas D y E cuentan como un elemento respecto al límite de la carpeta C.

Sincronizar archivos

¿Cómo sincroniza los archivos Google Drive?

Depende de si utilizas Google Drive para ordenadores o Copia de seguridad y sincronización. Para comparar estas opciones, consulta el artículo Elegir una solución de sincronización.

¿Los archivos sincronizados se eliminan de mi ordenador y se almacenan exclusivamente online?

Si utilizas Drive para ordenadores, los archivos de Drive se mueven a la nube, con lo que se libera espacio en disco y también el ancho de banda de red necesario para mantener todos los archivos sincronizados entre el ordenador y la nube. Puedes acceder en streaming a los archivos de Drive cuando quieras o habilitar el acceso a ellos sin conexión.

Si utilizas Copia de seguridad y sincronización, tus archivos locales seguirán en la carpeta de Drive del ordenador y también se almacenará una copia sincronizada online. Asimismo, puedes configurar Copia de seguridad y sincronización para eliminar archivos locales y mantenerlos seguros en la nube.

¿La sincronización de archivos utiliza mucho ancho de banda de Internet?

Con Drive para ordenadores, los archivos se almacenan en la nube y no es necesario que los sincronices con las versiones online, por lo que ahorras ancho de banda. Los archivos que se hayan almacenado en caché para acceder a ellos sin conexión se volverán a sincronizar con la nube cuando estés online.

Copia de seguridad y sincronización no limita el ancho de banda de forma predeterminada, pero puedes limitar la configuración del ancho de banda si lo prefieres. Asimismo, puedes pausar la sincronización en cualquier momento si Drive consume demasiado ancho de banda de tu conexión a Internet.

Consulta el artículo Crear copias de seguridad de archivos y sincronizarlos con Google Drive para obtener información sobre cómo limitar el ancho de banda.

¿Puedo controlar qué aplicación de sincronización se utiliza en mi organización?

Sí. Como administrador, puedes activar o desactivar Drive para ordenadores, Copia de seguridad y sincronización, ambas aplicaciones o ninguna de las dos. Consulta el artículo Activar la sincronización en tu organización para obtener más información.

¿Puedo usar Drive para ordenadores y Copia de seguridad y sincronización a la vez?

Sí, siempre que se permita el uso de ambas aplicaciones en tu organización. Descubre qué ocurre si permites ambas aplicaciones.

¿Qué sistemas de archivos son compatibles con la función Copia de seguridad y sincronización?

La función Copia de seguridad y sincronización es compatible con APFS, HFS+ y FAT (en OS X), y ReFS, NTFS y FAT (en Windows). Actualmente no es compatible con volúmenes de red (por ejemplo, SMB o NFS).

¿Qué ocurre cuando elimino un archivo en Drive para ordenadores?

Los archivos eliminados de Drive para ordenadores se eliminarán definitivamente de la papelera del sistema tras 30 días.

¿Qué sistemas de archivos son compatibles con Drive para ordenadores?

La caché de contenido de Drive para ordenadores es compatible con sistemas de archivos APFS, HFS+ o NTFS conectados. Por el momento, Drive para ordenadores no es compatible con volúmenes de red (por ejemplo, SMB o NFS).

Drive para ordenadores crea una unidad virtual, que aparece como un sistema de archivos FAT.

Nota: FAT tiene algunas limitaciones en cuanto al tamaño de los archivos. Por ejemplo, el tamaño de archivo más grande posible para una unidad FAT32 es de 4 GB (menos 2 bytes).

¿Cuáles son las limitaciones de la caché de Drive para ordenadores?
  • No puedes subir una carpeta con un tamaño mayor que el almacenamiento disponible en la partición donde se encuentra la carpeta de la caché.
  • Drive para ordenadores mostrará una cuota de Drive limitada (incluso en el caso de las cuentas ilimitadas), según el espacio disponible en la unidad local donde se encuentre la caché.
Si necesito subir un gran conjunto de datos a Google Drive, ¿debo utilizar Copia de seguridad y sincronización o Drive para ordenadores?

Te recomendamos que utilices Copia de seguridad y sincronización, ya que las limitaciones de la caché de Drive para ordenadores y de FAT pueden provocar errores. En cualquier caso, mantén siempre una copia del original (utiliza copiar y pegar, no cortar y pegar), ya que no podemos recuperar archivos que nunca han llegado a la nube.

¿Por qué no puedo subir archivos de Hojas de cálculo y de Documentos de Google directamente a unidades compartidas ni sincronizarlos con otros clientes?
Cuando utilices Drive para ordenadores o Copia de seguridad y sincronización, verás archivos .gdoc y .gsheet en tu equipo local. Otros clientes, como Dropbox o OneDrive, no podrán crear una copia de seguridad de estos archivos porque son accesos directos que dirigen a archivos específicos alojados en la nube de Google. Estos archivos de acceso directo no se pueden subir ni copiar con otras herramientas de sincronización.

Además, si intentas arrastrar un archivo .gdoc o .gsheet desde tu ordenador a una unidad compartida que tengas abierta en el navegador, aparecerá el mensaje de error "No se puede duplicar nombre de archivo.gdoc". Si quieres añadir un archivo a una unidad compartida, debes hacerlo a través de un navegador web y siguiendo estas instrucciones.

Almacenamiento

¿Cuáles son los límites de tamaño de los archivos y del almacenamiento en Drive?

El almacenamiento en Drive se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos. El espacio de almacenamiento gratuito para cada usuario depende del tipo de cuenta:

  • Frontline
2 GB por usuario
  • G Suite Basic

30 GB por usuario

  • Business Starter

30 GB por usuario

  • Business Standard

2 TB por usuario, además del almacenamiento conjunto

  • Business Plus

5 TB por usuario, además del almacenamiento conjunto

  • Ediciones Enterprise

Tanto como necesites.

Solicita más información a un representante de ventas de Google.

  • Essentials

100 GB por usuario, además del almacenamiento conjunto,
hasta un máximo de 2 TB

  • G Suite Business

Almacenamiento ilimitado
(1 TB si tienes 4 usuarios o menos)

  • Education Fundamentals
  • Education Standard*
  • Teaching and Learning Upgrade*
  • Education Plus

100 TB de almacenamiento conjunto en la nube

Almacenamiento adicional:

  • Teaching and Learning Upgrade: 100 GB por usuario
  • Education Plus: 20 GB por usuario
  • Cuentas personales particulares
  • Edición gratuita antigua de Workspace

15 GB

Disponible el 1 de abril del 2021

Si fuera necesario, puedes comprar almacenamiento adicional.

El contenido que se crea con My Maps no ocupa espacio de la cuota de almacenamiento de tu organización.

¿Cómo se aplican los límites a las unidades compartidas?

El contenido de las unidades compartidas ocupa espacio de la cuota de almacenamiento de tu organización.

Cada usuario puede subir hasta 750 GB al día entre Mi unidad y todas las unidades compartidas. Los usuarios que alcancen el límite de 750 GB o suban un archivo que supere este tamaño no podrán subir más archivos hasta el día siguiente, aunque se completarán las subidas que estén en curso. No se pueden subir ni sincronizar archivos individuales cuyo tamaño supere los 5 TB.

Qué contenido cuenta a efectos de la cuota de almacenamiento

  • Copias de seguridad de fotos y vídeos en calidad original creadas en Google Fotos.
  • Copias de seguridad de fotos y vídeos en alta calidad (que ahora se llama "ahorro de almacenamiento") y en calidad exprés creadas en Google Fotos a partir del 1 de junio del 2021. Las fotos o los vídeos de los que hayas creado copias de seguridad en alta calidad o en calidad exprés antes del 1 de junio del 2021 no se tendrán en cuenta a efectos del almacenamiento de tu cuenta de Google. Consulta más información sobre este cambio.
  • Mensajes y archivos adjuntos de Gmail, incluidos los de las carpetas Spam y Papelera.
  • Archivos de Google Drive, como PDFs, imágenes y vídeos.
  • Archivos creados o editados en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos de Google, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Formularios, Grabadora y Jamboard. 
    • Los archivos creados o editados después del 1 de junio del 2021 se tendrán en cuenta para calcular tu cuota. 
    • Los archivos subidos o editados por última vez antes del 1 de junio del 2021 no se tendrán en cuenta para calcular tu cuota. 

Usuarios afectados

Administradores y usuarios finales. Aunque los límites de almacenamiento son diferentes en las distintas ediciones de Google Workspace y G Suite, creemos que estos cambios no afectarán a la mayoría de los usuarios.

¿Cómo funciona el almacenamiento conjunto?
El almacenamiento conjunto es espacio que se comparte entre todos tus usuarios para almacenar todo el contenido de sus cuentas, incluidos archivos de Google Drive, Gmail y Google Fotos. Consulta más información en el artículo Cómo funciona el almacenamiento de Google Workspace
 ¿Qué contenidos ocupan espacio de almacenamiento?

Google Drive

  • La mayoría de los archivos de Mi unidad. Por ejemplo:
    • Archivos PDF
    • Imágenes
    • Vídeos
  • Los elementos de la papelera. Consulta cómo vaciar la papelera.
  • Desde el 1 de junio del 2021, los archivos nuevos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Jamboard y Formularios de Google se tendrán en cuenta en el espacio de almacenamiento. Los archivos que ya existen no se tendrán en cuenta a efectos del almacenamiento, salvo que se modifiquen a partir del 1 de junio.
    Importante: En Google Workspace y G Suite, este cambio entrará en vigor el 1 de febrero del 2022.

Gmail

  • Mensajes y archivos adjuntos, como los elementos de las carpetas Spam y Papelera.

Google Fotos

  • Copias de seguridad de fotos y vídeos en calidad original.
  • Fotos o vídeos de los que hayas creado copias de seguridad en alta calidad (que ahora se llama "ahorro de almacenamiento") o en calidad exprés después del 1 de junio del 2021. Las fotos o los vídeos de los que hayas creado copias de seguridad en alta calidad o en calidad exprés antes del 1 de junio del 2021 no se tendrán en cuenta a efectos del almacenamiento de tu cuenta de Google. Más información sobre las opciones de copia de seguridad de Fotos

¿Cómo puedo saber qué cantidad de almacenamiento usa mi organización?

A partir del 1 de febrero del 2022, los archivos nuevos y actualizados de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos o Jamboard de Google ocuparán espacio de la cuota de almacenamiento de tu organización.

Consultar el estado del almacenamiento de toda la organización

Importante: El total no incluirá los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos o Jamboard de Google hasta el 1 de febrero del 2022. Por lo general, estos archivos añaden 100 MB de almacenamiento por usuario al mes.

  1. Consulta el artículo Ver informes sobre las aplicaciones de la organización.
  2. Sigue las instrucciones sobre cómo acceder al informe "Cuentas"y luegoAlmacenamiento total utilizado.

Consultar el estado del almacenamiento de un solo usuario

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Usuarios.
  3. Haz clic en un usuario para abrir la página de su cuenta.
    En la parte superior de la página, puedes ver los porcentajes del almacenamiento en Drive y el correo utilizados por el usuario.

¿Mis usuarios pueden ver cuánto almacenamiento tienen disponible?

Sí. Tus usuarios pueden ver cuánto almacenamiento tienen disponible en drive.google.com/settings/storage.

¿Cuánto espacio de almacenamiento utilizan los archivos de los editores de Documentos de Google?

A partir del 1 de febrero del 2022, los archivos nuevos y actualizados de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos o Jamboard de Google ocuparán espacio de la cuota de almacenamiento de tu organización.

Al igual que en la mayoría de los formatos de archivo, el tamaño del archivo aumenta a medida que se añade contenido. Las imágenes grandes o los vídeos insertados pueden aumentar considerablemente el tamaño del archivo.

En general, los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google tienen un tamaño similar al del mismo archivo exportado al formato correspondiente de Microsoft Office. Como media, un usuario de Google Workspace crea menos de 100 MB de contenido de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos o Jamboard de Google al mes.

¿Cómo puedo ayudar a mis usuarios a gestionar su almacenamiento? ¿Qué diferencia hay entre el almacenamiento en Google Drive y en Google Cloud Storage?

El almacenamiento en Drive es para usuarios; Cloud Storage es para desarrolladores.

¿Ocupan cuota de almacenamiento las revisiones de archivos?

Las revisiones de un archivo se encuentran disponibles online, pero solo la versión más reciente se guarda en el ordenador. Las revisiones online no ocupan cuota de almacenamiento, salvo que hayas decidido expresamente mantener las revisiones anteriores.

Si un archivo está en varias carpetas de Drive en la Web, ¿se tiene en cuenta varias veces al calcular el espacio de almacenamiento restante de mi cuota?

No. Al calcularlo, solo se tiene en cuenta una versión.

¿Ocupan cuota de almacenamiento los archivos que se han compartido conmigo?

No. Los archivos que se han compartido contigo en Drive nunca se tienen en cuenta al calcular el espacio de almacenamiento restante de la cuota, aunque los muevas a Mi unidad. Para obtener más información, consulta Gestionar archivos en tu espacio de almacenamiento en Google Drive.

¿Qué sucede si utilizo más almacenamiento online del que dispongo en mi ordenador?

Con Google Drive para ordenadores, esto no es un problema. Los archivos solo se almacenan online, a menos que habilites el acceso sin conexión a ellos.

Con Copia de seguridad y sincronización, si no tienes suficiente espacio en el ordenador, solo puedes sincronizar un grupo determinado de carpetas de Drive. Para obtener más información, consulta el artículo Crear copias de seguridad de archivos y sincronizarlos con Google Drive.

¿Qué ocurre si un usuario supera su cuota o se le retira la licencia de almacenamiento?

El usuario podrá seguir accediendo a los archivos que ya estén en Drive, pero no podrá añadir más archivos hasta que vuelva a tener suficiente cuota de almacenamiento o esta se haya aumentado.

A partir del 1 de febrero del 2022, los archivos nuevos y actualizados de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Formularios o Jamboard de Google ocuparán espacio de almacenamiento en Drive. Los archivos que ya hayas creado con estos productos no se tendrán en cuenta al calcular el espacio disponible, salvo si los modificas el 1 de febrero del 2022 o después de esa fecha. Si superas la cuota, no podrás crear archivos con estos productos Además, mientras no reduzcas el uso del espacio de almacenamiento, nadie podrá editar ni copiar los archivos afectados. Más información

Las organizaciones que necesiten más espacio de almacenamiento deberán cambiar a una edición superior de Workspace.

En última instancia, tu límite de espacio de almacenamiento es el que se especifica en nuestros términos del servicio y nos reservamos el derecho de deshabilitar las subidas a Drive si superas ese límite.

 

Pasos siguientes: Configurar Drive para tu equipo

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