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Preguntas frecuentes de Drive para administradores

A continuación, puedes ver algunas preguntas frecuentes sobre cómo gestionar un equipo de usuarios de G Suite en Google Drive.

¿Estás buscando información general sobre las funciones de Drive?

Información general

¿Es Google Drive diferente a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google?

Sí. Drive es el lugar en el que puedes almacenar y acceder a todos tus archivos, mientras que Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones son tipos de editores web, al igual que Formularios y Dibujos. Al paquete de editores web de Google se le denomina editores de Documentos de Google.

De forma similar, los mapas de Google My Maps también son documentos web que puedes crear o compartir en Google Drive y, al igual que los editores de Documentos, My Maps también se puede usar con o sin Drive.

¿Están seguros los archivos que almaceno en Drive?

Con Drive, siempre tendrás una copia de tus datos en la nube. Así, pase lo que pase con tus dispositivos, tus archivos estarán seguros en todo momento. Obtienes el mismo nivel de protección de datos y de seguridad empresarial que ofrece G Suite, tal como se describe en el artículo sobre seguridad y privacidad de G Suite.

Acceder a archivos de Drive

¿Se almacenan los documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y mapas en el ordenador?

No. Los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mapas se encuentran en la sección Mi unidad del ordenador en forma de archivos que son básicamente enlaces a los documentos en la Web. Estos pequeños archivos de enlace tienen extensiones de Google (como .gdoc, .gsheet o .gslides) y no se tienen en cuenta al calcular la cuota de almacenamiento. Al abrir estos archivos en el ordenador, se muestran en el navegador, donde puedes modificarlos online de la forma habitual.

¿Se puede acceder a los archivos de Drive sin conexión?

En el caso de los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios basados en la nube, puedes habilitar el acceso sin conexión a los editores de Documentos. Los mapas de My Maps no están disponibles sin conexión.

Con Copia de seguridad y sincronización (o la versión anterior, Drive para Mac/PC), los archivos locales siempre están disponibles sin conexión. Por ejemplo, los archivos PDF, los documentos de Word, las hojas de cálculo de Excel y otros archivos de tu carpeta de Google Drive que no se crearon con editores de Documentos están disponibles sin conexión.

Con File Stream de Drive, puedes habilitar el acceso sin conexión a los archivos de Drive que elijas.

¿Dónde está la caché de File Stream de Drive?

Si quieres incluir la caché de File Stream de Drive en una lista negra para impedir que virus o software de copia de seguridad tengan acceso, excluye este directorio:

  • Windows: %USERPROFILE%\AppData\Local\Google\DriveFS
  • Mac: ~/Library/Application Support/Google/DriveFS
¿Qué ocurre con mis archivos de Drive si pierdo el acceso a mi cuenta de Google?

Con Copia de seguridad y sincronización, los archivos locales (no creados con editores de Documentos o My Maps) seguirán en tu ordenador, igual que antes. Los cambios posteriores en los archivos locales no se sincronizarán, ya que tu ordenador no podrá autenticarse con Drive. Como los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios se almacenan en la nube, debes introducir tu nombre de usuario y contraseña para acceder a ellos.

Con File Stream de Drive, necesitas una cuenta de Google válida para acceder a todos los archivos de Drive.

¿Puedo inhabilitar Drive en mi dominio y seguir manteniendo Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones?

Puedes inhabilitar algunos componentes del servicio de Drive, pero no puedes inhabilitar Drive y mantener los editores de Documentos. Si desactivas Drive, se inhabilitarán todos los componentes del servicio y los editores de Documentos. 

Consulta el artículo Configuración de usuario para obtener más información sobre las opciones que se pueden habilitar o inhabilitar.
¿Qué partes de los archivos de Drive están indexados para realizar búsquedas?
  • G Suite para Administraciones Públicas: la búsqueda de Drive incluye la búsqueda en los títulos de los archivos y permite usar los operadores que se mencionan en este artículo.
  • Resto de las ediciones de G Suite: la búsqueda de Drive incluye la búsqueda en todo el contenido de los archivos y permite usar los operadores que se mencionan en este artículo.

Sincronizar archivos

Nota: A menos que se especifique lo contrario, todas las referencias a Copia de seguridad y sincronización también se aplican a la versión anterior del cliente de sincronización, Drive para Mac/PC. A partir del 11 de diciembre del 2017, Drive para Mac/PC dejará de estar disponible.

¿Cómo sincroniza los archivos Google Drive?

Depende de si utilizas File Stream de Drive o Copia de seguridad y sincronización. Para comparar estas opciones, consulta el artículo Elegir una solución de sincronización.

¿Los archivos sincronizados se eliminan de mi ordenador y se almacenan exclusivamente online?

Si utilizas File Stream de Drive, los archivos de Drive se mueven a la nube, con lo que se libera espacio en disco y se elimina el ancho de banda de la red necesario para mantener todos los archivos sincronizados entre el ordenador y la nube. Puedes acceder en streaming a los archivos de Drive cuando quieras o habilitar el acceso a ellos sin conexión.

Si utilizas Copia de seguridad y sincronización, tus archivos locales seguirán en la carpeta de Drive del ordenador y también se almacenará una copia sincronizada online. Asimismo, puedes configurar Copia de seguridad y sincronización para eliminar archivos locales y mantenerlos seguros en la nube.

¿Sincronizar archivos utiliza mucho ancho de banda de Internet?

Con File Stream de Drive, los archivos se almacenan en la nube y no es necesario que los sincronices con las versiones online, por lo que se ahorra ancho de banda. Los archivos que se almacenen para acceder a ellos sin conexión se volverán a sincronizar con la nube cuando estés online.

Copia de seguridad y sincronización no limita el ancho de banda de forma predeterminada, pero puedes limitar la configuración del ancho de banda si lo prefieres. Asimismo, puedes pausar la sincronización en cualquier momento si Drive consume demasiado ancho de banda de tu conexión a Internet.

Consulta el artículo Crear copias de seguridad de archivos y sincronizarlos con Google Drive para obtener información sobre cómo limitar el ancho de banda.

¿Puedo controlar qué aplicación de sincronización se utiliza en mi organización?

Sí. Como administrador, puedes activar o desactivar File Stream de Drive, Copia de seguridad y sincronización, ambas aplicaciones o ninguna de las dos. Consulta el artículo Activar la sincronización en tu organización para obtener más información.

¿Puedo usar File Stream de Drive y Copia de seguridad y sincronización a la vez?

Sí. Si se permite el uso de ambas aplicaciones en tu organización. Descubre qué ocurre si permites ambas aplicaciones.

¿Qué sistemas de archivos admite el cliente de sincronización de Drive?

La función Copia de seguridad y sincronización es compatible con APFS, HFS+ y FAT (en OS X), y ReFS, NTFS y FAT (en Windows). Actualmente no es compatible con volúmenes de red (por ejemplo, SMB o NFS).

Almacenamiento

¿Cuáles son los límites de tamaño de los archivos y del almacenamiento en Drive?

El almacenamiento en Drive se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos. El espacio de almacenamiento gratuito para cada usuario depende del tipo de cuenta que tengas:

G Suite Basic 30 GB

G Suite Enterprise
G Suite Business
G Suite para Centros Educativos

Almacenamiento ilimitado
(1 TB si tienes 4 usuarios o menos)
Edición gratuita de Google Apps (antigua)
Cuentas de usuario particulares
15 GB

Si fuera necesario, puedes comprar almacenamiento adicional.

El contenido que se crea con editores de Documentos de Google o con My Maps no se tiene en cuenta al calcular la cuota de almacenamiento. Para obtener más información, consulta ¿Qué elementos ocupan espacio de almacenamiento?

El tamaño máximo de los archivos que puedes subir o sincronizar en Google Drive es de 5 TB. Para los documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google se aplican unas limitaciones de tamaño distintas.

¿Qué diferencia hay entre el almacenamiento en Google Drive y en Google Cloud Storage?

El almacenamiento en Drive es para usuarios, y Cloud Storage, para desarrolladores.

¿Se tienen en cuenta las revisiones de un archivo al calcular el límite de almacenamiento?

Las revisiones de un archivo se encuentran disponibles online, pero solo la versión más reciente se guarda en el ordenador. Las revisiones online no se tienen en cuenta al calcular la cuota de almacenamiento, salvo que hayas decidido expresamente mantener las revisiones anteriores.

Si un archivo está en varias carpetas de Drive en la Web, ¿se tiene en cuenta varias veces al calcular la cuota?

No. Al calcularla, solo se tiene en cuenta una versión.

¿Se tienen en cuenta los archivos que se han compartido conmigo al calcular mi cuota de almacenamiento?

No. Los archivos que se han compartido contigo en Drive nunca se tienen en cuenta al calcular el límite de almacenamiento, aunque los muevas a Mi unidad.

Consulta qué elementos ocupan espacio de almacenamiento.

¿Qué sucede si utilizo más almacenamiento online del que dispongo en mi ordenador?

Con File Stream de Drive, esto no es problema. Los archivos se almacenan de forma exclusiva online, a menos que habilites el acceso sin conexión a ellos.

Con Copia de seguridad y sincronización (o la versión anterior, Drive para Mac/PC), si no tienes suficiente espacio de almacenamiento en el ordenador, puedes sincronizar solo un subconjunto de carpetas en Drive. Para obtener más información, consulta el artículo Crear copias de seguridad de archivos y sincronizarlos con Google Drive.

¿Qué ocurre si un usuario supera su cuota o se le retira la licencia de almacenamiento?

El usuario podrá seguir accediendo a los archivos que ya estén en Drive, pero recibirá una advertencia y no podrá añadir más archivos hasta que vuelva a haber suficiente cuota de almacenamiento o esta se haya incrementado.

 

Pasos siguientes: Configurar Google Drive para tu equipo

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