A continuación, puedes ver algunas preguntas frecuentes sobre la gestión de Google Drive en un equipo u organización.
¿Estás buscando información general sobre las funciones de Drive?
Descripción general
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¿Es Google Drive diferente a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google?Sí. Drive es el lugar en el que puedes almacenar y acceder a todos tus archivos, mientras que Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones son tipos de editores web, al igual que Formularios y Dibujos. Al paquete de editores web de Google se le denomina editores de Documentos de Google.
De forma similar, los mapas de Google My Maps también son documentos web que puedes crear o compartir en Google Drive. Al igual que los editores de Documentos, My Maps también se puede usar con o sin Drive.
Con Drive, siempre tendrás una copia de tus datos en la nube. Así, pase lo que pase con tus dispositivos, tus archivos estarán seguros en todo momento. Obtienes el mismo nivel de protección de datos y de seguridad empresarial que ofrece Google Workspace, tal como se describe en el artículo sobre la seguridad y la privacidad en Google Workspace.
Acceder a archivos de Drive
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Con Drive para ordenadores, ¿se almacenan los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y My Maps en mi ordenador?No. Los archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y My Maps que tienes en tu ordenador son, básicamente, enlaces a los documentos en la Web. Estos pequeños archivos de enlace tienen extensiones de Google (como .gdoc, .gsheet o .gslides). Al abrir estos archivos en el ordenador, se muestran en el navegador, donde puedes modificarlos online de la forma habitual.
En el caso de los Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios basados en la nube, puedes habilitar el acceso sin conexión a los editores de Documentos. Los mapas de My Maps no están disponibles sin conexión.
Con Google Drive para ordenadores, puedes habilitar el acceso sin conexión a los archivos de Drive que elijas.
Si quieres excluir la caché de Drive para ordenadores del software antivirus o de la copia de seguridad, excluye el siguiente directorio:
- Windows:
%LOCALAPPDATA%\Google\DriveFS - Mac:
~/Library/Application Support/Google/DriveFS
Puedes cambiar la ubicación de la caché.
Con Drive para ordenadores, necesitas una cuenta de Google válida para acceder a todos los archivos de Drive.
No. Al desactivar Drive, se inhabilitan los editores de Documentos y todos los componentes de Drive, como Drive en la Web, las aplicaciones móviles y las aplicaciones de sincronización de Drive.
La búsqueda de Drive incluye una búsqueda completa en todo el contenido de los archivos, además de los operadores que se enumeran en esta página.
Límites de archivos y carpetas en Google Drive
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¿Cuántos elementos puedo tener en Drive?Cada usuario puede tener hasta 500 millones de elementos creados en esa cuenta. Cuando alcance dicho límite, el usuario ya no podrá crear ni subir elementos a Drive. Sin embargo, podrá ver y editar los elementos que ya tenga. Para poder crear archivos de nuevo, deberá eliminar elementos definitivamente o usar otra cuenta.
Qué elementos cuentan de cara al límite:
- Elementos creados o subidos por el usuario en Drive
- Elementos creados por el usuario, pero que ahora son propiedad de otra persona
- Elementos en la papelera
- Accesos directos
Qué elementos no se tienen en cuenta de cara al límite:
- Archivos eliminados definitivamente
- Elementos que se han compartido con el usuario, pero que son propiedad de otra persona
- Elementos que son propiedad del usuario, pero que ha creado otra persona
Una carpeta de Drive que no esté en una unidad compartida puede contener un máximo de 500.000 elementos. Este límite no se aplica a la carpeta raíz de Mi unidad.
Los siguientes elementos se tienen en cuenta para este límite:
- Carpetas, pero no el número de elementos que contienen
- Archivos
- Todos los archivos que puedes guardar en Drive se tienen en cuenta a la hora de calcular el límite.
- Quién es el propietario del archivo no se tiene en cuenta.
- Accesos directos
- Un acceso directo cuenta como un único elemento dentro de una carpeta, incluso si el elemento al que hace referencia no se encuentra en esa carpeta.
Ejemplo 1
En el siguiente ejemplo se muestra cómo se cuentan los archivos y las carpetas. La carpeta A tiene cuatro elementos y la carpeta B, dos:
- Mi unidad (raíz)
- Carpeta A (esta carpeta tiene cuatro elementos almacenados en el primer nivel: Documento 1, Documento 2, Documento 3, Carpeta B)
- Documento 1
- Documento 2
- Documento 3
- Carpeta B (esta carpeta tiene dos elementos almacenados en el primer nivel: Documento 4, Documento 5)
- Documento 4
- Documento 5
- Carpeta A (esta carpeta tiene cuatro elementos almacenados en el primer nivel: Documento 1, Documento 2, Documento 3, Carpeta B)
Ejemplo 2
En el siguiente ejemplo se muestra que los elementos de una carpeta se tienen en cuenta de cara al límite de 500.000 elementos, pero no los elementos de carpetas secundarias.
- Mi unidad (raíz)
- La carpeta C tiene 300.000 elementos almacenados en el primer nivel
- La carpeta D tiene 400.000 elementos almacenados en el primer nivel
- La carpeta E tiene 200.000 elementos almacenados en el primer nivel
- La carpeta C tiene 300.000 elementos almacenados en el primer nivel
En este caso, la carpeta C contiene 300.000 elementos, incluidas la carpeta D y la carpeta E. El contenido de la carpeta D y la carpeta E no se tienen en cuenta de cara al límite de elementos de la carpeta C.
Las carpetas de Mi unidad se pueden anidar hasta en 100 niveles de profundidad, incluyendo la carpeta superior. Una carpeta (la carpeta superior) puede contener una carpeta (una carpeta anidada) que, a su vez, puede contener otra carpeta y así sucesivamente hasta que haya 100 carpetas anidadas.En la carpeta más profunda, el usuario puede añadir archivos y accesos directos, pero no carpetas. Sin embargo, el límite no se aplica a los elementos que se hayan restaurado o migrado a otra cuenta.
Por ejemplo, en el siguiente diagrama, una nueva carpeta se puede anidar dentro de la carpeta número 99, pero no dentro de la carpeta número 100. Sin embargo, la carpeta número 100 puede almacenar archivos como cualquier otra carpeta de Drive:
Sincronizar archivos
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¿Cómo sincroniza los archivos Google Drive?Para obtener más información sobre cómo sincroniza Google Drive para ordenadores los archivos, consulta el artículo Usar Google Drive para ordenadores.
Con Drive para ordenadores, los archivos de Drive se mueven a la nube, con lo que se libera espacio en disco y se reduce el ancho de banda de red necesario para mantener todos los archivos sincronizados entre el ordenador y la nube. Puedes acceder en streaming a los archivos de Drive cuando quieras o habilitar el acceso a ellos sin conexión.
Con Drive para ordenadores, los archivos se almacenan en la nube y no es necesario que los sincronices con las versiones online, por lo que ahorras ancho de banda. Los archivos que se hayan almacenado en caché para acceder a ellos sin conexión se volverán a sincronizar con la nube cuando estés online.
Los archivos eliminados de Drive para ordenadores se eliminarán definitivamente de la papelera del sistema tras 30 días.
La caché de contenido de Drive para ordenadores es compatible con sistemas de archivos APFS, HFS+ en macOS o NTFS en Windows. Por el momento, Drive para ordenadores no es compatible con volúmenes de red (por ejemplo, SMB o NFS).
Drive para ordenadores crea una unidad virtual, que aparece como un sistema de archivos FAT.
Nota: FAT tiene algunas limitaciones en cuanto al tamaño de los archivos. Por ejemplo, el tamaño de archivo más grande posible para una unidad FAT32 es de 4 GB (menos 2 bytes).
- No puedes subir una carpeta con un tamaño mayor que el almacenamiento disponible en la partición donde se encuentra la carpeta de la caché.
- Drive para ordenadores mostrará una cuota de Drive limitada (incluso en el caso de las cuentas ilimitadas), según el espacio disponible en la unidad local donde se encuentre la caché.
Además, si intentas arrastrar un archivo .gdoc o .gsheet desde tu ordenador a una unidad compartida que tengas abierta en el navegador, aparecerá el mensaje de error "No se puede duplicar nombre de archivo.gdoc". Si quieres añadir un archivo a una unidad compartida, debes hacerlo a través de un navegador web y siguiendo estas instrucciones.
Almacenamiento
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¿Qué son los límites de almacenamiento y subida de Google Workspace?El espacio de almacenamiento de Google Workspace se comparte entre Google Drive, Gmail y Google Fotos. Más información sobre cómo se calcula el uso del almacenamiento
El espacio de almacenamiento del que dispone cada usuario depende de la edición de Google Workspace. La mayoría de las ediciones de Google Workspace tienen almacenamiento compartido. En las tablas siguientes se indica el almacenamiento compartido, bien como almacenamiento total, bien como el espacio de almacenamiento multiplicado por el número de licencias de usuarios finales.
El almacenamiento compartido se concede por fases:
- En el momento de la compra, obtienes una parte del espacio de almacenamiento.
- Conforme vas efectuando los pagos de tu suscripción puntualmente, el espacio de almacenamiento aumentará hasta alcanzar su límite total. Después de realizar el pago, el almacenamiento puede tardar hasta 72 horas en aumentar.
| Edición o suscripción de Google Workspace | Límites de almacenamiento |
|---|---|
|
G Suite Basic Ya no está disponible para clientes nuevos |
30 GB por usuario final |
|
G Suite Business G Suite Business: usuarios archivados Ya no está disponible para clientes nuevos |
Almacenamiento ilimitado 1 TB por usuario archivado |
| Google Workspace Business Starter | 30 GB multiplicados por el número de usuarios finales, incluidos los usuarios archivados |
| Google Workspace Business Standard | 2 TB multiplicados por el número de usuarios finales, incluidos los usuarios archivados |
| Google Workspace Business Plus | 5 TB multiplicados por el número de usuarios finales, incluidos los usuarios archivados |
| Google Workspace Enterprise Starter | 1 TB multiplicado por el número de usuarios finales |
|
Google Workspace Enterprise Standard Google Workspace Enterprise Plus |
5 TB multiplicados por el número de usuarios finales, incluidos los usuarios archivados En el caso de los clientes que tengan 5 usuarios finales o más, Google podrá adjudicarles más espacio de almacenamiento, a su entera discreción y si lo solicitan razonablemente. Consulta cómo solicitar almacenamiento. |
Google Workspace for Education
| Edición o suscripción de Google Workspace | Límites de almacenamiento |
|---|---|
|
Google Workspace for Education Fundamentals Google Workspace for Education Standard |
100 TB en total para todos los usuarios finales |
| Google Workspace for Education: Teaching and Learning Upgrade | 100 GB adicionales multiplicados por el número de licencias de usuarios finales |
| Google Workspace for Education Plus | 20 GB adicionales multiplicados por el número de licencias de usuarios finales |
Para obtener más información sobre el almacenamiento de Google Workspace for Education, consulta el artículo Información sobre la disponibilidad y el uso del espacio de almacenamiento.
Google Workspace Essentials
Las ediciones de Google Workspace Essentials no incluyen Gmail.
| Edición o suscripción de Google Workspace | Límites de almacenamiento |
|---|---|
|
Google Workspace Essentials Starter |
15 GB por usuario final |
|
Google Workspace Essentials Ya no está disponible para clientes nuevos |
100 GB multiplicado por el número de usuarios finales, hasta un máximo de 2 TB |
| Google Workspace Enterprise Essentials | 1 TB multiplicado por el número de usuarios finales |
| Google Workspace Enterprise Essentials Plus | 5 TB multiplicado por el número de usuarios finales |
Google Workspace Frontline
| Edición o suscripción de Google Workspace | Límites de almacenamiento |
|---|---|
|
Google Workspace Frontline Starter Google Workspace Frontline Standard |
5 GB por usuario final* |
* Este límite de almacenamiento se aplica a todos los usuarios finales que usen una edición Google Workspace Frontline, incluso si el cliente ha comprado otro producto de Google Workspace con límites de almacenamiento distintos.
Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro
| Edición o suscripción de Google Workspace | Límites de almacenamiento |
|---|---|
|
Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro |
100 TB para todos los usuarios finales |
Si necesitas más espacio de almacenamiento, consulta las opciones de las ediciones de Google Workspace que no son Education o las opciones de las ediciones Education.
Límites adicionales
Los siguientes archivos ocupan espacio de tu cuota de almacenamiento:
Google Drive
- Elementos de Google Drive, como PDFs, imágenes, vídeos, grabaciones de Meet y archivos de proyectos de Sites.
- Los archivos creados o editados después del 2 de mayo del 2022 en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos de Google, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Formularios, Grabadora y Jamboard.
- Contenido incluido en unidades compartidas.
- Contenido de la papelera hasta que se elimine definitivamente.
Gmail
- Mensajes y archivos adjuntos, incluidos los elementos de las carpetas Spam y Papelera.
Google Fotos
- Copias de seguridad de fotos y vídeos en calidad original creadas en Google Fotos.
- Copias de seguridad de fotos y vídeos en alta calidad (ahora denominada "ahorro de almacenamiento") y en calidad exprés creadas en Google Fotos después del 1 de junio del 2021. Las fotos o los vídeos de los que hayas creado copias de seguridad en alta calidad o en calidad exprés antes del 1 de junio del 2021 no restan espacio de almacenamiento de tu cuenta de Google. Más información acerca de este cambio
El siguiente contenido no ocupa espacio de almacenamiento:
- Accesos directos de Drive
- Mensajes y archivos adjuntos de Google Chat
- Contenido creado con My Maps
- Archivos compartidos con los usuarios. Los archivos compartidos solo se tienen en cuenta para el almacenamiento del propietario del archivo, no para los usuarios con los que se comparte el archivo.
- Historial de versiones de los archivos creados en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, a menos que el usuario decida explícitamente conservar versiones anteriores.
- Copias de seguridad de WhatsApp de dispositivos Android
Puedes consultar el uso del almacenamiento que hace tu organización en la consola de administración, incluidos los usuarios y las unidades compartidas que utilizan más espacio. Para obtener más información, consulta el artículo Revisar el uso del espacio de almacenamiento en toda tu organización.
Si no tienes acceso a los datos de la página Almacenamiento, es posible que puedas consultar el informe "Cuentas":
- Consulta el artículo Ver informes sobre las aplicaciones de la organización.
- Sigue las instrucciones sobre cómo acceder al informe "Cuentas" > Almacenamiento total utilizado.
Consultar el estado del almacenamiento de un solo usuario
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Directorio
Usuarios.
- Haz clic en un usuario para abrir la página de su cuenta.
En la parte superior de la página, puedes ver los porcentajes de almacenamiento de correo y de Drive utilizados por el usuario.
Si un usuario supera el límite de almacenamiento definido por su administrador o por su licencia, sus servicios de Google se verán afectados de inmediato.
Cuando una organización supera el límite de almacenamiento, los usuarios no podrán añadir ni crear copias de seguridad de fotos en Google Fotos.
Si tu organización supera su límite de almacenamiento en un 25 % o durante 14 días (lo que ocurra antes), afectará a los siguientes servicios:
- Los usuarios no pueden añadir imágenes ni archivos nuevos a Google Drive.
- Los usuarios no pueden crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios de Google. Hasta que no reduzca su uso de almacenamiento, nadie podrá editar ni copiar los archivos afectados, ni tampoco enviar formularios que sean propiedad del usuario.
- Los usuarios no pueden grabar reuniones nuevas en Google Meet.
Cuando se supere el límite de tu organización, los usuarios podrán seguir iniciando sesión en su cuenta de Google Workspace, enviar y recibir correos, y ver y descargar archivos.
Si necesitas más espacio de almacenamiento, consulta las opciones de las ediciones de Google Workspace que no son Education o las opciones de las ediciones Education.
En última instancia, tu límite de espacio de almacenamiento es el que se especifica en nuestros términos del servicio y, si superas ese límite, nos reservamos el derecho de inhabilitar las subidas a Drive, suspender tu dominio o eliminar tu dominio junto con todos sus datos.
Las formas de aumentar el almacenamiento destinado al correo, los archivos y las fotos de tu organización dependen de la edición que tengas:
- Google Workspace for Education: consulta el artículo Liberar o añadir más almacenamiento en instituciones educativas.
- El resto de las ediciones: consulta el artículo Liberar o añadir más almacenamiento en organizaciones.
El almacenamiento de Google Workspace es más adecuado para archivos a los que los usuarios acceden y editan con frecuencia o en los que colaboran con Drive, Gmail o Fotos. Cloud Storage es la solución más adecuada para los archivos a los que los usuarios acceden indirectamente a través de un sitio web u otro sistema configurado por los desarrolladores de tu organización.
El almacenamiento de Google Workspace se vende y se calcula en unidades binarias. Por ejemplo, cada licencia de usuario de Enterprise Standard añade 5 TiB a tu almacenamiento compartido, que equivale a ~5,5 TB.
Las suscripciones de almacenamiento individual ya no se pueden comprar. Si cambias a una edición superior que incluye almacenamiento compartido o si tu edición pasa a tener almacenamiento compartido:
- El almacenamiento antiguo no se añade al almacenamiento compartido de tu organización.
- Las suscripciones de almacenamiento antiguas se cancelan automáticamente.
Almacenamiento comprado por el usuario
Si los usuarios han comprado más espacio de almacenamiento, te recomendamos que te prepares antes del cambio para asegurarte de que tu organización tenga suficiente almacenamiento compartido para todos. Para identificar qué usuarios podrían tener una suscripción de almacenamiento antigua que hayan comprado, sigue estos pasos:
- Revisa la cantidad de almacenamiento que incluye tu suscripción a Google Workspace. En esta página, ve al apartado ¿Qué son los límites de almacenamiento y subida de Google Workspace?
- En la consola de administración, utiliza las herramientas de gestión de almacenamiento para identificar a los usuarios que consumen mucho espacio. Si su uso de almacenamiento es superior al que incluye su licencia, es posible que haya adquirido una suscripción de almacenamiento antigua. Por ejemplo, un usuario con una edición Business Starter debería disponer de 30 GB de almacenamiento, pero, si usa 50 GB, puede que haya comprado más espacio.
También tienen la opción de cancelar su suscripción antes del cambio. Para cancelar una suscripción de almacenamiento individual, el usuario tiene que hacer lo siguiente:
- Abrir https://play.google.com/store/account/subscriptions con la cuenta que utiliza en su trabajo o en su centro educativo.
- Encontrar la suscripción a Google One en cuestión (las suscripciones de almacenamiento individual gestionadas por los usuarios ahora aparecen como suscripciones a Google One).
- Hacer clic en Gestionar
Almacenamiento comprado por el administrador
Si has comprado almacenamiento adicional para tus usuarios con la antigua suscripción de almacenamiento gestionado por el administrador, puedes consultar cuánto almacenamiento has añadido en la consola de administración (ve a Facturación Suscripciones).En esa página, puedes cancelar la suscripción si ya no la necesitas. Se cancelará automáticamente después del cambio al almacenamiento compartido.
Pasos siguientes: Configurar Drive para tu equipo