Use guardas de documentos para impedir a exclusão de dados associados a custodiantes específicos, tanto de contas individuais quanto de todas as contas em uma unidade organizacional.
Ao contrário das regras de retenção, as guardas de documentos nunca expiram. Quando um usuário tem dados em uma guarda de documento, um administrador do Google Workspace precisa remover a guarda antes de excluir a conta.
Os dados colocados em guarda só podem ser limpos depois que um usuário do Vault exclui a guarda de documentos, um custodiante é removido ou um usuário não tem mais uma licença do Vault.
Quais são os dados protegidos por guardas de documentos
As guardas de documentos são definidas por serviço do Google. Por exemplo:
- Gmail: as mensagens e os anexos armazenados no Gmail, inclusive o conteúdo em Enviados, Rascunhos (apenas os que não foram excluídos), Lixeira, Arquivar e Spam.
- Grupos: as mensagens no Grupos do Google (até que o grupo seja excluído).
- Chat: mensagens gravadas do Google Chat no histórico.
- Drive: os itens (exceto pastas e atalhos) nos Drives dos usuários e nos drives compartilhados associados (opcional). As guardas de documentos do Drive também são válidas para gravações do Meet, arquivos de registros associados a elas e arquivos do novo Google Sites. Observação: uma guarda de documentos não impede que os usuários editem os arquivos no Drive. Mas todas as versões de um arquivo do Documentos, Planilhas, Apresentações, Sites e Desenhos Google são mantidas.
- Voice: as mensagens de texto, os correios de voz, as transcrições do Google Voice e os registros de chamadas.
Veja mais detalhes em Tipos de dados compatíveis.
Prioridade das regras de retenção e guardas de documentos
- As guardas de documentos substituem as regras de retenção. Se uma regra de retenção for definida para limpar os dados no fim do período de armazenamento, os dados em guarda só serão limpos após a remoção da guarda.
- As guardas de documentos são acumulativas. Uma guarda de documentos não substitui outra.
Por exemplo, você cria duas guardas de documentos para o Gmail:
-
A guarda A é para o usuário jwong@example.com e corresponde às mensagens com o termo
projeto X. -
A guarda B é para o mesmo usuário e corresponde às mensagens com o termo
orçamento.
Com essas duas guardas de documentos em vigor, o Vault preserva as mensagens de jwong@example.com que têm
projeto Xouorçamento. Se você remover a guarda A, as mensagens correspondentes à guarda B ainda serão preservadas, mas as outras poderão ser limpas. -
Quando os dados retidos são limpos
A guarda de documentos protege os dados até que um dos seguintes eventos ocorra:
- Exclusão da guarda: os dados que não estão protegidos por outras guardas ficam imediatamente sujeitos às regras de retenção aplicáveis. Os dados que os usuários excluíram há mais de 30 dias podem ser limpos imediatamente.
- Remoção de um custodiante da guarda: os dados que não estão protegidos por outras guardas ficam imediatamente sujeitos às regras de retenção aplicáveis. Os dados que os usuários excluíram há mais de 30 dias podem ser limpos imediatamente.
- Licença do Vault inválida: um usuário precisa ter uma licença do Vault para que os dados sejam retidos. Ao fazer downgrade de um usuário em guarda de documentos do Google Workspace para uma edição que não atribui uma licença do Vault automaticamente a cada conta, primeiro atribua uma licença de complemento para proteger os dados. Caso contrário, a guarda de documentos não será mais aplicada, e os dados poderão ser limpos imediatamente.
- Um arquivo não é compartilhado com um custodiante: os dados não compartilhados com o custodiante estão imediatamente sujeitos às regras de retenção aplicáveis.
Trabalhar com guardas de documentos
Para colocar dados em guarda, você precisa deste privilégio do Vault: Gerenciar guardas de documentos.
Você pode revisar as guardas por caso ou de todos os casos. Veja mais detalhes em Conferir todas as guardas de documentos da sua organização.
Você poderá editar uma guarda de documentos se precisar mudar os custodiantes sujeitos a ela. Quando estiver tudo pronto para você fechar o caso e liberar os dados dos custodiantes, exclua a guarda de documentos.
Perguntas frequentes
Expandir tudo | Recolher tudo e voltar ao início
As guardas de documentos e as regras de retenção mantêm dados no Vault, mas têm diferenças importantes:
| Guardas de documentos | Regras de retenção | |
|---|---|---|
|
Uso |
As guardas de documentos costumam ser criadas em casos de investigação ou questões legais. |
As regras de retenção são usadas para controlar o período de preservação dos dados. |
| Escopo | As guardas de documentos podem ser aplicadas a:
|
As regras de retenção podem ser aplicadas a:
Observação: as regras de retenção não podem ser aplicadas a contas individuais, mas podem ser aplicadas a contas com termos correspondentes. |
|
Período de preservação |
As guardas de documentos preservam os dados indefinidamente até serem excluídas. |
As regras de retenção preservam os dados por um período especificado, que pode ser um número de dias definido ou ilimitado. |
|
Precedência |
As guardas de documentos prevalecem sobre as regras de retenção. Quando uma guarda de documentos é excluída, os dados ficam imediatamente sujeitos às regras de retenção aplicáveis. |
As regras de retenção só são aplicadas aos dados preservados por uma guarda de documentos depois que essa guarda é removida. As regras personalizadas prevalecem sobre as regras padrão. Isso acontece mesmo quando a regra padrão expira depois da personalizada. Os dados podem ser removidos dos sistemas de produção do Google após a data de validade da última regra de retenção aplicável. |
|
Acesso |
Apenas os usuários do Vault com acesso a um caso podem ver quem e o que está sujeito à guarda de documentos. |
Apenas os usuários do Vault com privilégios de regra de retenção podem gerenciar regras de retenção. |
Recomendamos que você não defina uma guarda de documentos para a unidade organizacional principal pelos seguintes motivos:
- Os administradores do Google Workspace não podem excluir contas de usuário.
- Manter dados desnecessários pode aumentar o risco da organização.
- Os custos do e-discovery podem aumentar porque você tem mais dados para análise e processamento.
Considere a possibilidade de aplicar regras de retenção mais abrangentes e trabalhar com a equipe jurídica para identificar usuários, unidades organizacionais ou grupos específicos que precisem ser retidos.