Definir retenções de documentos para o Drive

Use as retenções de documentos para preservar os dados por tempo indeterminado e cumprir as obrigações de preservação ou os requisitos legais.

Se excluir dados, um usuário sujeito a uma retenção de documentos deixará de vê-los, embora esses dados continuem preservados no Vault. Enquanto a retenção estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar os dados.

Observação: quando um administrador do G Suite exclui a conta de um usuário no Admin console, os dados do usuário não ficam mais disponíveis no Vault e não podem ser restaurados. Se você quiser reter os dados de um usuário, ele precisará ter a licença do G Suite e do Vault. Saiba mais sobre as licenças do Google Vault.

Para mais informações sobre retenções, consulte Perguntas frequentes sobre retenções de documentos.

Informações importantes sobre o Drive e as guardas de documentos

Os arquivos na guarda de documentos ficam visíveis para os usuários

Quando você cria uma guarda de documentos, os arquivos cobertos permanecem visíveis para o usuário, mesmo que eles tenham sido removidos da visualização do usuário por uma regra de retenção.

Variações na cobertura da guarda de documentos dependendo da configuração
  • Uma retenção de documentos no Drive é aplicável aos arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com usuários ou organizações cobertos por essa retenção. Isso inclui os arquivos de um Drive de equipe compartilhados diretamente com o usuário, independentemente da associação do usuário a esse Drive de equipe.
  • Se você aplicar uma retenção de documentos a Drives de equipe, ela também será aplicável aos Drives de equipe que têm os usuários retidos como membros.
  • Não é possível colocar um Drive de equipe em uma retenção de documentos. Aplique-a aos membros do Drive de equipe e marque a caixa Incluir Drives de equipe.
Como o Drive de equipe afeta uma retenção de documentos?
Os arquivos em um Drive de equipe não serão preservados por uma retenção de documentos nestas situações:
  • Se um membro do Drive de equipe:
    • remover um arquivo sem estar sujeito a uma retenção de documentos;
    • remover outro membro sujeito a uma retenção de documentos sem que haja mais ninguém sujeito a essa retenção.
  • Nenhum membro do Drive de equipe está sujeito a guardas de documentos.

 

Definir guardas de documentos para o Drive

  1. Crie ou abra o caso que conterá a retenção de documentos.
  2. Clique em Criar retenção.
  3. Digite um nome exclusivo para a retenção de documentos. 
  4. Escolha o tipo de retenção: Drive.
  5. Use a lista suspensa para aplicar a retenção de documentos a contas individuais ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas: digite um ou mais endereços de e-mail para as contas que estão sujeitas à retenção.
    • Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
    • Marque a caixa Incluir arquivos de Drives da equipe associados para incluir o conteúdo do Drive de equipe acessível pelos usuários escolhidos, além do conteúdo do próprio Drive deles. 
  6. Clique em Salvar para criar a retenção.

Modificar uma retenção de documentos existente no Drive

Você pode alterar alguns dos critérios de uma retenção de documentos. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a retenção de documentos.
  2. Clique na guarda de documentos e em Editar retenção.
  3. Modifique qualquer um dos seguintes critérios:
    • Contas: adicione ou remova contas ou unidades organizacionais. Observação: não é possível adicionar contas a uma retenção que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma retenção que abranja contas individuais. Além disso, se remover todos os usuários, você receberá uma solicitação para excluir a retenção. 
    • Incluir arquivos de Drives de equipe associados: altere esta configuração conforme necessário para incluir ou excluir arquivos em Drives de equipe.
  4. Clique em Salvar.
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