Definir retenções de documentos para mensagens do Hangouts Chat

Use as retenções de documentos para preservar os dados por tempo indeterminado e cumprir as obrigações de preservação ou os requisitos legais.

Se excluir dados, um usuário sujeito a uma retenção de documentos deixará de vê-los, embora esses dados continuem preservados no Vault. Enquanto a retenção estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar os dados.

Observação: quando um administrador do G Suite exclui a conta de um usuário no Admin console, os dados do usuário não ficam mais disponíveis no Vault e não podem ser restaurados. Se você quiser reter os dados de um usuário, ele precisará ter a licença do G Suite e do Vault. Saiba mais sobre as licenças do Google Vault.

Para mais informações sobre retenções, consulte Perguntas frequentes sobre retenções de documentos.

Informações importantes sobre o Hangouts Chat e as retenções de documentos

As regras de retenção e as guardas de documentos só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado

As regras de retenção e as guardas de documentos são sempre aplicáveis às salas. No entanto, elas só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado. Um administrador do G Suite pode ativar ou desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam.

Uma guarda de documentos só preserva conversas em salas se um usuário sujeito à guarda de documento tiver enviado uma mensagem

Uma guarda de documentos aplicada a um usuário abrange apenas as conversas em que o usuário enviou pelo menos uma mensagem. As conversas em uma sala onde o usuário não era um participante ativo não são incluídas na guarda de documentos mesmo que o usuário tenha visualizado as mensagens.
As mensagens diretas enviadas a um usuário sujeito a uma guarda de documentos são incluídas na guarda de documentos mesmo que o usuário não as responda.

Não é possível incluir uma sala inteira em uma guarda de documentos

As salas no Hangouts Chat não podem ficar restritas a uma unidade organizacional. Todas as pessoas no domínio podem ser convidadas para qualquer sala. O Vault não armazena as mensagens enviadas pelos participantes da sala não cobertos por uma guarda de documentos. 
Messages on hold are visible to users

When you create a hold, messages covered by the hold will remain visible to the user, even if a retention rule should have removed the messages from that user's view.

Definir uma retenção de documentos para o Hangouts Chat

  1. Crie ou abra o caso que conterá a retenção de documentos.
  2. Clique em Criar retenção.
  3. Digite um nome exclusivo para a retenção. 
  4. Escolha o tipo de retenção: Hangouts Chat.
  5. Use a seta para baixo para aplicar a retenção a contas individuais ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas: digite um ou mais endereços de e-mail para as contas que estão sujeitas à retenção.
    • Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
  6. (Opcional) Marque a caixa para incluir as conversas das salas. 
  7. Clique em Salvar para criar a retenção.

Modificar uma retenção de documentos existente no Hangouts Chat

Você pode alterar alguns dos critérios de uma retenção de documentos. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a retenção de documentos.
  2. Clique na guarda de documentos e em Editar retenção.
  3. Modifique qualquer um dos seguintes critérios:
    • Contas: adicione ou remova contas ou unidades organizacionais. Observação: não é possível adicionar contas a uma retenção que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma retenção que abranja contas individuais. Além disso, se remover todos os usuários, você receberá uma solicitação para excluir a retenção. 
    • Incluir também as conversas associadas nas salas: altere esta configuração conforme a necessidade para incluir ou excluir conversas nas salas.
  4. Clique em Salvar.

 

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