Definir retenções de documentos para o e-mail e o Hangouts clássico

Use as retenções de documentos para preservar os dados por tempo indeterminado e cumprir as obrigações de preservação ou os requisitos legais.

Se excluir dados, um usuário sujeito a uma retenção de documentos deixará de vê-los, embora esses dados continuem preservados no Vault. Enquanto a guarda de documentos estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar esses dados.

Observação: se o administrador do G Suite excluir a conta de um usuário no Admin Console, os dados do usuário não estarão mais disponíveis no Vault nem será possível restaurá-los. Se você quiser reter ou guardar os dados de um usuário, ele precisará ter a licença do G Suite e do Vault. Saiba mais sobre as licenças do Google Vault.
Importante: a partir de outubro de 2019, o Hangouts clássico será desativado para todos os clientes do G Suite. Os administradores do Vault precisam tomar providências para se preparar para essa transição.

Saiba mais em Perguntas frequentes sobre retenções de documentos.

As mensagens na guarda de documentos ficam visíveis para os usuários

Quando você cria uma guarda de documentos, as mensagens cobertas permanecem visíveis para o usuário, mesmo que elas tenham sido removidas da visualização do usuário por uma regra de retenção.

Os marcadores do Gmail gerados pelo sistema podem afetar as retenções

O Gmail usa dois tipos de marcadores para organizar mensagens nas Caixas de entrada dos usuários:

  • Os marcadores visíveis para o usuário aparecem na interface do Gmail. Alguns marcadores comuns aparecem em todas as contas do Gmail, e os usuários podem criar novos marcadores para organizar as mensagens.
  • Os marcadores gerados pelo sistema são usados pelos sistemas de back-end do Gmail para classificar mensagens. Eles não ficam visíveis para os usuários finais.

Os marcadores gerados pelo sistema controlam como as mensagens são apresentadas aos usuários do Gmail. Por exemplo, o Gmail pode aplicar o marcador finance às mensagens enviadas pelo banco de um usuário e o marcador travel às mensagens que incluem reservas de hotéis.

Quando um usuário cria um marcador que corresponde a um marcador gerado pelo sistema, o Gmail remove a ambiguidade e exibe as mensagens corretamente. No entanto, o Vault não distingue os marcadores gerados pelo sistema dos que foram criados pelo usuário quando eles têm o mesmo nome. Criar uma regra de retenção baseada em um marcador gerado pelo sistema pode incluir ou excluir mais mensagens do que você pretendia.

Por exemplo, suponha que uma organização seja obrigada a manter todos os dados relacionados às finanças corporativas por sete anos:

  • Os funcionários são orientados a criar o marcador finance e aplicá-lo às mensagens que incluem informações financeiras corporativas.
  • Alguns funcionários recebem extratos bancários pessoais na conta corporativa. O Gmail aplica o marcador finance gerado pelo sistema a essas mensagens também.

Nesse caso, uma retenção baseada em label:finance incluirá as mensagens com os extratos bancários pessoais dos funcionários.

Recomendamos que você tenha cuidado ao basear as retenções nos seguintes marcadores:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Definir retenções de documentos para o e-mail e o Hangouts clássico

  1. Crie ou abra o caso que conterá a retenção de documentos.
  2. Clique em Criar retenção.
  3. Digite um nome exclusivo para a retenção de documentos. 
  4. Escolha o tipo de retenção: E-mail. As retenções de e-mail também se aplicam às mensagens clássicas do Hangouts.
  5. Use a lista suspensa para aplicar a retenção a contas individuais ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas: digite um ou mais endereços de e-mail para as contas que estão sujeitas à retenção de documentos.
    • Organização: escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
  6. Defina as condições da retenção de documentos:
    • Data de envio: você pode usar um intervalo de datas para reter mensagens. Se você digitar uma data apenas no primeiro campo, todas as mensagens enviadas na data ou depois dela serão retidas. Se você digitar uma data apenas no segundo campo, todas as mensagens enviadas na data ou antes dela serão retidas. Deixe este campo em branco para aplicar a retenção a todas as mensagens.
    • Termos: você pode usar termos e operadores de pesquisa para especificar o conteúdo das mensagens que serão retidas.
  7. Clique em Salvar para criar a retenção.

Modificar uma retenção de documentos existente no e-mail e no Hangouts clássico

Você pode alterar alguns dos critérios de uma retenção de documentos. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a retenção de documentos.
  2. Clique na guarda de documentos e em Editar retenção.
  3. Modifique qualquer um dos seguintes critérios:
    • Contas: adicione ou remova contas ou unidades organizacionais. Observação: não é possível adicionar contas a uma retenção que abranja uma unidade organizacional, nem adicionar unidades organizacionais a uma retenção que abranja contas individuais. Além disso, se remover todos os usuários, você receberá uma solicitação para excluir a retenção de documentos. 
  4. Modifique qualquer uma das seguintes condições:
    • Data de envio: expanda ou restrinja o intervalo de datas sujeitas à guarda de documentos.
    • Termos: adicione ou remova termos e operadores de pesquisa para alterar as mensagens que estão sujeitas a esta retenção.
  5. Clique em Salvar.
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