Definir retenções de documentos para Grupos do Google

Use as retenções de documentos para preservar os dados por tempo indeterminado e cumprir as obrigações de preservação ou os requisitos legais.

Se excluir dados, um usuário sujeito a uma retenção de documentos deixará de vê-los, embora esses dados continuem preservados no Vault. Enquanto a guarda de documentos estiver em vigor, você poderá pesquisar e exportar os dados.

Observação: o Vault retém mensagens nos grupos em que o arquivamento está ativado. Os proprietários dos grupos podem ativar ou desativar o arquivamento. Se o proprietário de um grupo desativar o arquivamento, as mensagens desse grupo ainda ficarão disponíveis nas caixas de correio dos usuários.

Saiba mais em Perguntas frequentes sobre guardas de documentos.

As mensagens na guarda de documentos ficam visíveis para os usuários

Quando você cria uma guarda de documentos, as mensagens cobertas permanecem visíveis para o usuário, mesmo que elas tenham sido removidas da visualização do usuário por uma regra de retenção.

Definir retenções de documentos para Grupos do Google

  1. Crie ou abra o caso que conterá a retenção de documentos.
  2. Clique em Criar retenção.
  3. Digite um nome exclusivo para a retenção de documentos. 
  4. Escolha o tipo de retenção: Grupos.
  5. Use a lista suspensa para aplicar a retenção a contas individuais ou a uma unidade organizacional inteira:
    • Contas em grupo: digite um ou mais grupos para colocá-los em uma retenção de documentos.
    • Todos os grupos: aplique a retenção de documentos a todos os grupos no domínio. 
  6. Defina as condições da retenção de documentos:
    • Data de envio: você pode usar um intervalo de datas para reter mensagens. Se você digitar uma data apenas no primeiro campo, todas as mensagens enviadas na data ou depois dela serão retidas. Se você digitar uma data apenas no segundo campo, todas as mensagens enviadas na data ou antes dela serão retidas. Deixe este campo em branco para aplicar a retenção a todas as mensagens.
    • Termos: você pode usar termos e operadores de pesquisa para especificar o conteúdo das mensagens que serão retidas.
  7. Clique em Salvar para criar a retenção.

Modificar uma retenção de documentos existente no Grupos

Você pode alterar alguns dos critérios de uma retenção de documentos existente. No entanto, não é possível alterar o tipo de dados.

  1. Abra o caso que contém a retenção de documentos.
  2. Clique na retenção e em Editar retenção.
  3. No caso das retenções de documentos aplicáveis a grupos específicos, você pode adicionar ou remover grupos. Não é possível modificar grupos nas retenções aplicáveis a todos os grupos no domínio.
  4. Modifique qualquer uma das seguintes condições:
    • Data de envio: expanda ou restrinja o intervalo de datas sujeito à retenção de documentos.
    • Termos: adicione ou remova termos e operadores de pesquisa para alterar as mensagens que estão sujeitas à retenção de documentos.
  5. Clique em Salvar.
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