Perguntas frequentes sobre retenções de documentos

O que é preservado quando uma guarda de documentos está em vigor?
  • As mensagens e os anexos armazenados no Gmail, inclusive o conteúdo em Enviados, Rascunhos, Lixeira e Spam
  • As mensagens nos Grupos do Google
  • As mensagens dos bate-papos do Hangouts clássico com o histórico ativado
  • Os arquivos nos Drives dos usuários e (opcionalmente) nos drives compartilhados associados
  • Determinadas mensagens do Hangouts Chat
Qual é a diferença entre uma guarda de documentos e uma regra de retenção?

Essas duas opções permitem o acesso às mensagens no Vault. No entanto, existem diferenças importantes:

Guardas de documentos Regras de retenção
As guardas de documentos preservam os dados por tempo indeterminado. As regras de retenção preservam os dados durante um período de retenção especificado. Após o período de retenção expirar, os dados são excluídos de todos os sistemas do Google.
As guardas de documentos costumam ser usadas para fins legais e de investigação. Apenas as pessoas que têm acesso ao caso podem ver quem e o que está retido. As regras de retenção são usadas para o gerenciamento de dados e para aplicar políticas de gerenciamento do ciclo de vida de informações. Somente as pessoas com privilégios de regra de retenção no Vault podem visualizar, criar ou modificar regras de retenção.
Se os dados estiverem sujeitos à guarda de documentos e à regra de retenção, qual delas terá prioridade?

Uma guarda de documentos substitui qualquer regra de retenção.

Um usuário com conteúdo retido precisa de uma licença do Google Apps Vault?

Sim. Saiba mais sobre como licenciar usuários.

O que acontece quando mais de uma guarda de documentos se aplica ao mesmo usuário?

As guardas de documentos são acumulativas. Uma guarda de documentos não substitui outra.

Por exemplo, você cria a Guarda A para o usuário joao@exemplo.com com o termo "projeto X". E também cria a Guarda B para o mesmo usuário, mas com o termo "orçamento". Com essas duas guardas de documentos em vigor, o Vault preservará o conteúdo de joao@exemplo.com que tiver "projeto X" ou "orçamento". Se você remover a Guarda A, o conteúdo relacionado apenas à Guarda B será preservado.

De que privilégios uma pessoa precisa para visualizar, criar ou modificar guardas de documentos?

Consulte o artigo Compreender e conceder privilégios do Google Vault para sabe mais.

O que acontece se o administrador do G Suite exclui um usuário que está sob a guarda de documentos?

Se o administrador do G Suite excluir um usuário no Admin Console, todos os dados desse usuário serão excluídos, mesmo que o usuário esteja sob a guarda de documentos. Como administrador do Vault, você precisa orientar o administrador do G Suite a suspender os usuários em vez de excluí-los.

Como posso ver as guardas de documentos em vigor?

A forma mais conveniente de ver todas as guardas de documentos é em Relatórios. Para ver as guardas de documentos dessa forma, os usuários do Google Apps Vault precisam ter o privilégio "Gerenciar auditorias".  Para ver as guardas de documentos em vigor, também é possível consultar os vários casos que contêm guardas de documentos.

  1. Faça login no Vault
  2. Clique em Relatórios na barra de navegação à esquerda.
  3. Clique em Guardas de documentos de domínios ou em Guardas de documentos de usuários:
    • Guardas de documentos de domínios: são aplicáveis aos dados de todos os usuários com licenças do Vault. Na lista de guardas de documentos de domínios, você vê as informações sobre a guarda de documentos, inclusive os casos que contêm a guarda de documentos, os termos de pesquisa específicos e a data em que a guarda de documentos entrou em vigor.
    • Guardas de documentos de usuários: são aplicáveis aos dados de usuários específicos com licenças do Vault. Na lista de guardas de documentos de usuários, você vê os usuários cujas mensagens estão sob a guarda de documentos. Clique em um nome para ver mais detalhes, incluindo os casos que contêm a guarda de documentos, os termos de pesquisa específicos e a data na qual a guarda de documentos entrou em vigor.
  4. Você tem a opção de clicar em Fazer o download do CSV no canto superior direito para fazer o download de um arquivo CSV com a lista de guardas de documentos.

Observação: um nome em vermelho riscado por uma linha significa que a licença do Vault do usuário foi removida. Entre em contato com seu administrador do G Suite para reatribuir uma licença do Vault a esse usuário no Admin Console.

O que acontece quando uma guarda de documentos é excluída?
Os dados não cobertos por outras guardas de documentos ficam sujeitos imediatamente às regras de retenção aplicáveis. Os dados que os usuários excluíram há mais de 30 dias podem ser eliminados imediatamente.

 

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