Primeiros passos com a pesquisa e a exportação

Boas-vindas ao Google Vault! Este guia ajudará você a dar rapidamente os primeiros passos no Google Vault para pesquisar e exportar os dados da sua organização.

Get started with search and export

1. Fazer login no Google Vault

O Google Apps Vault tem uma interface própria, não usa a dos outros aplicativos do Google Apps.

Fazer login no Google Apps Vault

2. Criar um caso

Um caso no Google Apps Vault é um repositório virtual de todos os dados relacionados à sua consulta. Não é possível pesquisar no Google Vault sem um caso.

É fácil compartilhar casos com outras pessoas, inclusive usuários externos.

3. Pesquisar e-mails

Pesquisar e-mails em um domínio grande com muitos usuários pode ser trabalhoso. Talvez você encontre mensagens demais ou um número insuficiente de mensagens. Entretanto, com os termos de pesquisa adequados, o Google Apps Vault pode encontrar as mensagens que você procura.

Contar os resultados da pesquisa

Uma forma rápida de avaliar a eficiência da pesquisa é usar a função Contar resultados, disponível na seta suspensa Pesquisar. O Google Apps Vault fornece uma contagem sem exibir os resultados da pesquisa. Você pode ampliar ou restringir a pesquisa com base nos requisitos do caso.

Você encontrou mensagens demais

Para reduzir o número de mensagens encontradas pelo Google Apps Vault:

  • Você está procurando mensagens enviadas por usuários específicos? Digite um nome no campo "Contas" ou tente usar operadores de pesquisa, como from:usuário1@empresa.com e to:usuário2@emp.com.
  • Está procurando uma frase específica? Um arquivo de e-mails pode conter milhões de mensagens e a maioria das palavras mais usadas em um determinado idioma. Talvez você descubra que as palavras que está procurando aparecem regularmente em mensagens que não pertencem ao caso. Tente agrupar palavras em frases entre aspas.
  • Encontrou muitas cópias da mesma mensagem? O Google Apps Vault salva diversas versões de uma mensagem à medida que o remetente escreve a mensagem. Se você não precisar dessa quantidade de detalhes, clique na caixa Excluir rascunhos para remover essas mensagens dos resultados da pesquisa.
  • Deseja eliminar determinadas mensagens dos resultados da pesquisa? Use um hífen (-) para subtrair mensagens da sua pesquisa. Por exemplo, -subject:férias remove todas as mensagens cujo assunto inclua a palavra "férias".

 

Você encontrou um número insuficiente de mensagens

Para encontrar mais mensagens:

  • Revise os termos de pesquisa. Talvez eles estejam limitando os resultados.
  • Você só pode pesquisar e-mails em contas às quais uma licença do Google Apps Vault foi atribuída. Os e-mails em contas não licenciadas não são retidos e não podem ser acessados por meio do Google Apps Vault. Se sua organização utiliza licenciamento de domínio parcial, consulte Atribuir licenças do Google Apps Vault.
  • O Google Apps Vault retorna a conversa inteira de uma mensagem recolhida em uma única conversa.

    Conversa recolhida:

     

    Clique na conversa para expandi-la. Clique em mensagens específicas para lê-las:

Mais dicas de pesquisa

Estas são algumas consultas adicionais que você pode usar para encontrar os e-mails necessários para o caso.

Como fazer Exemplo de consulta
Encontrar todas as mensagens enviadas ou recebidas de um domínio externo Esta consulta retorna todas as mensagens trocadas com o domínio externo, qualquer que seja o remetente:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Encontrar palavras específicas, mas excluir outras Esta consulta retorna "convidar" e "convite", mas não "convidativo" ou "convidado":
(convidar* -convidativo -convidado)
Encontrar palavras que estejam próximas umas das outras em uma mensagem Esta consulta retorna "nunca distribuir", mas exclui "não acho que devemos distribuir". Use qualquer número de 1 a 50.
(não AROUND 3 distribuir)
Excluir mensagens excluídas com um marcador aplicado pelo usuário Esta consulta exclui todas as mensagens excluídas que tenham o marcador "viagem" aplicado pelo usuário:
-(label:^excluídas AND label:viagem)
Encontrar tipos específicos de anexos Esta consulta retorna todas as mensagens com PDFs anexados:
(has:attachment mimetype:pdf)
Refinar sua pesquisa

Quando você está analisando os resultados da pesquisa, a parte superior da tela mostra os termos digitados.

Clique na barra de pesquisa para abrir o formulário de pesquisa rápida e modificar os termos.

4. Pesquisar arquivos no Google Drive

Quando você pesquisa arquivos no Google Drive, precisa pesquisar por nome de conta ou unidade organizacional (com menos de 5.000 usuários). O Google Apps Vault pesquisa nomes de arquivos e o conteúdo de tipos de arquivos compatíveis.

Tipos de arquivos indexados pelo Google Apps Vault:
Observação: os clientes do Google Apps for Government não podem pesquisar o conteúdo de arquivos, mas podem pesquisar nomes e outras propriedades de arquivos.
Você pode visualizar arquivos do Google Apps e a maioria dos tipos de arquivos dos quais os usuários fazem upload diretamente no Google Apps Vault.

5. Salvar sua pesquisa

Depois de finalizar os parâmetros da pesquisa, você pode salvar a consulta e executar a pesquisa rapidamente em outro momento. As pesquisas salvas são dinâmicas, isto é, as futuras pesquisas incluirão mensagens e arquivos criados desde a última pesquisa.

6. Exportar e analisar

Depois que você encontrar as mensagens ou os arquivos necessários para o caso: 

  1. Exporte os resultados da pesquisa.
  2. Comece a analisar os arquivos exportados.

Outras tarefas do Google Vault

Se você tiver os privilégios apropriados do Google Vault, estas são outras tarefas que talvez seja necessário executar:

  • Você pode preservar mensagens e arquivos específicos como exigido pelas obrigações de retenção da sua organização. Revise as políticas de retenção e atualize o que precisar.
  • Você pode criar retenções de documentos para preservar os dados de usuários individuais ou unidades organizacionais. As mensagens e os arquivos sujeitos à retenção de documentos não são excluídos, independentemente das configurações de retenção. 
  • Também é possível analisar os privilégios que controlam o que outros usuários podem fazer no Google Vault.

 

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