Primeiros passos: clientes do Postini

Parabéns pela recente transição para o G Suite e o Google Vault. Sabemos que você utiliza a e-discovery e está pronto para dar os primeiros passos.

Get started with search and export
Observação: para instruções detalhadas sobre a transição do Postini e uma comparação mais detalhada entre os recursos do Google Message Discovery e do Google Vault, consulte Primeiros passos no Google Vault no Guia de transição do Postini (em inglês).

1. Fazer login no Google Vault

O Google Apps Vault tem uma interface própria, não usa a dos outros aplicativos do Google Apps.

Fazer login no Google Apps Vault

2. Criar um caso

No Google Vault, um caso tem a mesma finalidade que uma investigação no Postini. Um caso é um repositório virtual de todos os dados relacionados a uma investigação. Não é possível pesquisar no Google Vault sem um caso.

Diferentemente do Postini, que sempre abre a última investigação na qual você trabalhou, o Google Vault exige a criação ou a escolha de um caso no momento do login. Isso ajuda a assegurar que seu trabalho esteja sempre associado ao caso correto.

É fácil compartilhar casos com outras pessoas, inclusive usuários externos.

3. Pesquisar e-mails

Pesquisar e-mails em um domínio grande com muitos usuários pode ser trabalhoso. Talvez você encontre mensagens demais ou um número insuficiente de mensagens. Entretanto, com os termos de pesquisa adequados, o Google Apps Vault pode encontrar as mensagens que você procura.

Contar os resultados da pesquisa

Uma forma rápida de avaliar a eficiência da pesquisa é usar a função Contar resultados, disponível na seta suspensa Pesquisar. O Google Apps Vault fornece uma contagem sem exibir os resultados da pesquisa. Você pode ampliar ou restringir a pesquisa com base nos requisitos do caso.

Você encontrou mensagens demais

Para reduzir o número de mensagens encontradas pelo Google Apps Vault:

  • Você está procurando mensagens enviadas por usuários específicos? Digite um nome no campo "Contas" ou tente usar operadores de pesquisa, como from:usuário1@empresa.com e to:usuário2@emp.com.
  • Está procurando uma frase específica? Um arquivo de e-mails pode conter milhões de mensagens e a maioria das palavras mais usadas em um determinado idioma. Talvez você descubra que as palavras que está procurando aparecem regularmente em mensagens que não pertencem ao caso. Tente agrupar palavras em frases entre aspas.
  • Encontrou muitas cópias da mesma mensagem? O Google Apps Vault salva diversas versões de uma mensagem à medida que o remetente escreve a mensagem. Se você não precisar dessa quantidade de detalhes, clique na caixa Excluir rascunhos para remover essas mensagens dos resultados da pesquisa.
  • Deseja eliminar determinadas mensagens dos resultados da pesquisa? Use um hífen (-) para subtrair mensagens da sua pesquisa. Por exemplo, -subject:férias remove todas as mensagens cujo assunto inclua a palavra "férias".

 

Você encontrou um número insuficiente de mensagens

Para encontrar mais mensagens:

  • Revise os termos de pesquisa. Talvez eles estejam limitando os resultados.
  • Você só pode pesquisar e-mails em contas às quais uma licença do Google Apps Vault foi atribuída. Os e-mails em contas não licenciadas não são retidos e não podem ser acessados por meio do Google Apps Vault. Se sua organização utiliza licenciamento de domínio parcial, consulte Atribuir licenças do Google Apps Vault.
  • O Google Apps Vault retorna a conversa inteira de uma mensagem recolhida em uma única conversa.

    Conversa recolhida:

     

    Clique na conversa para expandi-la. Clique em mensagens específicas para lê-las:

Mais dicas de pesquisa

Estas são algumas consultas adicionais que você pode usar para encontrar os e-mails necessários para o caso.

Como fazer Exemplo de consulta
Encontrar todas as mensagens enviadas ou recebidas de um domínio externo Esta consulta retorna todas as mensagens trocadas com o domínio externo, qualquer que seja o remetente:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Encontrar palavras específicas, mas excluir outras Esta consulta retorna "convidar" e "convite", mas não "convidativo" ou "convidado":
(convidar* -convidativo -convidado)
Encontrar palavras que estejam próximas umas das outras em uma mensagem Esta consulta retorna "nunca distribuir", mas exclui "não acho que devemos distribuir". Use qualquer número de 1 a 50.
(não AROUND 3 distribuir)
Excluir mensagens excluídas com um marcador aplicado pelo usuário Esta consulta exclui todas as mensagens excluídas que tenham o marcador "viagem" aplicado pelo usuário:
-(label:^excluídas AND label:viagem)
Encontrar tipos específicos de anexos Esta consulta retorna todas as mensagens com PDFs anexados:
(has:attachment mimetype:pdf)
Refinar sua pesquisa

Quando você está analisando os resultados da pesquisa, a parte superior da tela mostra os termos digitados.

Clique na barra de pesquisa para abrir o formulário de pesquisa rápida e modificar os termos.

4. Pesquisar arquivos no Google Drive

Quando você pesquisa arquivos no Google Drive, precisa pesquisar por nome de conta ou unidade organizacional (com menos de 5.000 usuários). O Google Apps Vault pesquisa nomes de arquivos e o conteúdo de tipos de arquivos compatíveis.

Tipos de arquivos indexados pelo Google Apps Vault:
Observação: os clientes do Google Apps for Government não podem pesquisar o conteúdo de arquivos, mas podem pesquisar nomes e outras propriedades de arquivos.
Você pode visualizar arquivos do Google Apps e a maioria dos tipos de arquivos dos quais os usuários fazem upload diretamente no Google Apps Vault.

5. Salvar sua pesquisa

Depois de finalizar os parâmetros da pesquisa, você pode salvar a consulta e executar a pesquisa rapidamente em outro momento. As pesquisas salvas são dinâmicas, isto é, as futuras pesquisas incluirão mensagens e arquivos criados desde a última pesquisa.

6. Exportar e analisar

Depois que você encontrar as mensagens ou os arquivos necessários para o caso: 

  1. Exporte os resultados da pesquisa.
  2. Comece a analisar os arquivos exportados.

Outras tarefas do Google Vault

Se você tiver os privilégios apropriados do Google Vault, estas são outras tarefas que talvez seja necessário executar:

  • Você pode preservar mensagens específicas com base na unidade organizacional, nos termos de pesquisa e na data de envio. Analise as políticas de retenção e atualize-as conforme necessário.
  • Agora você pode criar guardas de documentos com base na conta do usuário, na data de envio e nos termos de pesquisa.
  • É possível analisar os privilégios que controlam o que outros usuários podem fazer no Google Vault.

Comparação entre recursos do Postini e do Google Vault

Agora que você concluiu a transição para o G Suite, pode reavaliar as políticas e os procedimentos de e-discovery da sua organização para aproveitar as vantagens da migração do Google Message Discovery para o Google Vault.

Recursos do Google Vault Benefícios para o cliente
Integração com o G Suite e o Gmail Você tem opções de pesquisa expandidas:
  • O Google Vault é integrado a outros serviços do Google, incluindo o bate-papo e o Google Drive.
  • Não há um limite para o número de contas que você pode pesquisar ou para o período que pode ser especificado. É possível pesquisar todos os e-mails no seu domínio com uma única consulta.
  • As mensagens ficam disponíveis no Google Vault assim que são recebidas pelo Gmail.
  • O Google Vault é totalmente compatível com os operadores de pesquisa usados pelo Gmail e pelo Google Drive, além de aceitar pesquisas booleanas e com caracteres curinga.
Políticas de retenção flexíveis Agora você pode reter mensagens específicas com base na unidade organizacional, nos termos de pesquisa e/ou na data de envio. Analise as políticas de retenção e atualize-as conforme necessário.
Observação: atualmente, o Google Vault não pode reter nem guardar arquivos no Google Drive.
Guardas de documentos segmentadas Agora você pode criar guardas de documentos com base na conta do usuário, na data de envio e/ou nos termos de pesquisa.
Retenção ilimitada Sua organização não está mais restrita ao período de retenção de 10 anos do Google Message Discovery. O Google Vault pode reter mensagens por tempo indeterminado.
Armazenamento no local Como o Google Vault é totalmente integrado a outros serviços do Google, não é preciso manter arquivos duplicados.

Consulte as seções a seguir para ver informações adicionais sobre os recursos do Google Vault.

Recursos do Postini incluídos no Google Vault

Estes recursos já existem no Google Vault e estão prontos para serem usados.

Recurso do Postini Recursos do Google Vault
Pesquisa de e-mails arquivados Pesquisar dados de e-mails

Pesquise e exporte e-mails da sua organização para fins de e-discovery e compliance.

Pesquisa booleana avançada Operadores de pesquisa

Use operadores de pesquisa avançados, incluindo operadores booleanos, operadores do Gmail e o operador de caractere curinga.

Pesquisa de identidade Pesquisar dados de e-mails

Pesquise mensagens arquivadas com base em uma ou mais contas de usuário.

Gerenciamento da investigação Organizar e criar casos

Crie um caso para gerenciar suas investigações e organizar as consultas ao arquivo. No Google Vault, um caso é um repositório de todos os dados relacionados a um determinado caso ou a uma determinada investigação.

Guardas de usuários Guardas de documentos

Coloque uma conta em uma guarda de documentos para preservar os dados do Gmail de um usuário. Para acessar os dados guardados no Google Vault, faça uma pesquisa.

Restrição de pesquisas Privilégios do Google Vault

Configure funções para seu domínio e atribua-as aos usuários do Google Vault.

Resumos de mensagens, exibição detalhada de mensagens, visualização de anexos Visualizar os resultados da pesquisa

Visualize os resultados de pesquisas, incluindo conversas de mensagens, detalhes de cabeçalhos e conteúdo de arquivos, antes de exportá-los.

Arquivamento de relatórios Relatórios e auditorias

Analise as ações que os usuários executaram após fazerem login no Google Vault.

Aplicação de guarda de documentos a resultados de pesquisa salvos Guarda de documentos segmentada

Use guardas de documentos para evitar que mensagens sejam excluídas do arquivo. As guardas de documentos podem ser segmentadas com base em usuários específicos, unidades organizacionais e termos de pesquisa específicos.

Exportação de resultados salvos Exportar resultados da pesquisa

Exporte mensagens e arquivos para análise complementar e compartilhamento com usuários que não utilizam o Google Vault.

Retenção baseada em unidade organizacional Regras de retenção

Defina políticas de retenção para usuários específicos ou unidades organizacionais.

Recursos do Postini que serão lançados em breve no Google Vault

Atualmente estes recursos estão em desenvolvimento e em breve estarão disponíveis para serem utilizados no Google Vault. Esta tabela será atualizada à medida que novos recursos forem lançados.

Dica: consulte a seção O que há de novo no Google Vault para ficar por dentro dos novos recursos, aprimoramentos e correções.
Recurso do Postini Recursos do Google Vault
Arquivo pessoal Acesso do usuário final a dados do Google Vault no Gmail

Permite que os usuários acessem todos os arquivos cobertos por uma regra de retenção ou guarda de documentos do Google Vault. Quando este recurso estiver ativado, a pasta "Lixeira" se tornará o arquivo pessoal de cada usuário. Os usuários poderão recuperar as mensagens excluídas sem ajuda de um administrador nem necessidade de fazer login em um aplicativo separado.

Observação: não é possível usar este recurso em caixas de correio que não são do Gmail. Ele exige o G Suite Business.

Cancelamento de exclusão Cancelamento de exclusão feito pelo administrador

Permite que os administradores restaurem mensagens do Google Vault excluídas acidentalmente por usuários.

Transferência da propriedade de pesquisas ou de investigações salvas Permite que você transfira a propriedade de um caso para outro usuário do Google Vault.
Observação: o Google Vault nunca exclui um caso automaticamente. Se o proprietário de um caso sair da organização, o caso continuará disponível para os administradores do Google Vault.
Página de resumo da investigação Resumo da investigação

Fornece um resumo dos critérios de pesquisa usados para um caso.

Recursos do Postini não incluídos no Google Vault

Estes recursos não podem ser usados no Google Vault:

  • Arquivamento "pega-tudo": o Google Vault não arquiva usuários não aprovisionados no G Suite.
  • Compatibilidade com o Lotus Notes™: o Google Message Discovery permitia a ingestão de diários do Lotus Notes. O Google Vault não é compatível com o Lotus Notes.
  • Ingestão de diários do Exchange não padrão: o Google Vault só aceita diários MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) RFC 822 (ou partes múltiplas) padrão com relatórios de diário em formato de texto ou texto simples, ou partes MIME em formato de texto ou HTML. O Google Vault não aceita diários em outros formatos nem aceita mensagens encaminhadas com cópia oculta (Cco) para um endereço de diário que não esteja em formato de diário.
  • Alertas em diários do Exchange: o Google Vault não tem recursos para rastrear o fluxo de diário do Exchange do servidor de e-mail de um cliente e alertar os administradores do cliente por e-mail sobre eventos.
  • Exportação como PST: o Google Message Discovery permitia exportações de em formato mbox e PST (Personal Storage Table). O Google Vault só permite a exportação de e-mails no formato mbox.
  • Resultados de pesquisas salvos: no Google Message Discovery, era possível salvar pesquisas e resultados de pesquisas. No Google Vault, é possível salvar pesquisas, mas não resultados. Para salvar resultados, os usuários precisam exportar o conjunto de dados ou criar uma guarda de documentos segmentada.
  • Tamanho da mensagem: o Google Vault é integrado ao Gmail, que aceita mensagens de até 25 MB. Portanto, os usuários estão limitados a 25 MB por mensagem.
  • Minha investigação: este recurso foi descontinuado. Os usuários que quiserem fazer pesquisas de descoberta, ou uma investigação, ou criar uma guarda de documentos precisam criar um caso no Google Vault. Isso equivale a uma pesquisa por meio de um caso nomeado no Google Message Discovery. O Google fez a transição do recurso "Minha investigação" de cada usuário para o Google Vault.
  • Pesquisa: o recurso específico do Google Message Discovery para procurar o endereço de um usuário foi descontinuado, mas o Google Vault ainda permite que os usuários encontrem IDs específicos. O Google Vault pesquisa automaticamente um ID de usuário à medida que você digita o ID de usuário na caixa de pesquisa.
  • Painel do diretório da empresa: no Google Message Discovery, você podia pesquisar a identidade de um usuário, o que incluía todos os endereços e aliases de e-mail registrados para o usuário no serviço de segurança de mensagens. Não é possível fazer esse tipo de pesquisa no Google Vault.
  • Transferência segura via FTP: o Google Message Discovery permitia transferências seguras via FTP de exportações da interface. O Google Vault não possui esse recurso. No entanto, em uma versão futura, o Google Vault permitirá que você gerencie exportações no Google Drive, o que elimina a necessidade de transferências via FTP.
  • Limpeza manual do arquivo: o Google Message Discovery permitia a limpeza manual do arquivo, mas o Google Vault só permite a limpeza automática de dados do arquivo. No entanto, o Google Vault reconcilia automaticamente vários períodos de retenção em um determinado documento e em qualquer guarda de documentos.
  • Classificação de resultados por data, de, para e assunto: no Google Vault, a classificação de resultados só pode ser feita por data.
  • Pesquisa no fluxo de e-mails: este recurso está sendo descontinuado e não foi incluído no Google Vault.
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