Primeiros passos: clientes do Postini

Parabéns pela recente transição para o G Suite e o Vault. Sabemos que você usa a e-discovery e já pode começar.

Get started with search and export
Observação: para instruções completas sobre a transição do Postini e uma comparação mais detalhada entre os recursos do GMD e do Vault, consulte Primeiros passos no Google Vault no Guia de transição do Postini.

1. Fazer login no Google Vault

O Google Apps Vault tem uma interface própria, não usa a dos outros aplicativos do Google Apps.

Fazer login no Google Apps Vault

2. Criar um caso

No Google Apps Vault, um caso tem a mesma finalidade que uma investigação no Postini. Um caso é um repositório virtual de todos os dados relacionados a uma investigação. Não é possível pesquisar no Google Apps Vault sem um caso.

Diferentemente do Postini, que sempre abre a última investigação na qual você trabalhou, o Google Apps Vault exige a criação ou a escolha de um caso no momento do login. Isso ajuda a assegurar que seu trabalho esteja sempre associado ao caso correto.

É fácil compartilhar casos com outras pessoas, inclusive usuários externos.

3. Pesquisar mensagens do Gmail e do Hangouts clássico

Pesquisar mensagens em um domínio grande com vários usuários pode ser difícil. Muitas vezes, você encontra resultados insuficientes ou em excesso. Mas, com os termos de pesquisa certos, o Google Vault acha exatamente as mensagens que você quer.

Contar os resultados da pesquisa

Use a função Contar resultados, na seta suspensa Pesquisar, para avaliar a eficácia da pesquisa. Com ela, o Vault conta quantas mensagens correspondem aos critérios estipulados. Você pode ampliar ou restringir a busca com base nos requisitos do caso.

Você encontrou mensagens demais

Para reduzir o número de mensagens encontradas pelo Vault, considere o seguinte:

  • Você está procurando mensagens enviadas por usuários específicos? Digite um nome no campo "Contas" ou tente usar operadores de pesquisa, como from:usuário1@empresa.com e to:usuário2@emp.com.
  • Você está procurando uma frase específica? O Gmail de muitas organizações contém milhões de mensagens, além das palavras mais usadas da língua. Muitos dos termos que você está procurando podem aparecer em e-mails irrelevantes para o caso. Tente agrupar palavras em frases entre aspas.
  • Encontrou muitas cópias da mesma mensagem? O Google Apps Vault salva diversas versões de uma mensagem à medida que o remetente escreve a mensagem. Se você não precisar de tantos detalhes, clique na caixa Excluir rascunhos para remover essas mensagens dos resultados.
  • Deseja eliminar determinadas mensagens dos resultados da pesquisa? Use um hífen (-) para retirá-las. Por exemplo, -subject:férias remove todas as mensagens cujo assunto inclua a palavra "férias".

 

Você encontrou um número insuficiente de mensagens

Para encontrar mais mensagens:

  • Revise os termos de pesquisa. Talvez eles estejam limitando os resultados.
  • Você só pode procurar mensagens em contas com uma licença do Google Vault atribuída. As mensagens em contas sem licença não ficam retidas nem podem ser acessadas com o Vault. Se sua organização utiliza licenciamento de domínio parcial, veja Atribuir licenças do Vault.
  • O Vault retorna uma troca de mensagens como uma única conversa recolhida.

    Conversa recolhida:

     

    Clique na conversa para expandi-la. Para ler cada mensagem, clique nela:

Mais dicas de pesquisa

Veja aqui outras consultas que você pode fazer para encontrar mensagens relevantes para o caso.

Orientações Exemplo de consulta
Encontrar todas as mensagens enviadas ou recebidas de um domínio externo Esta consulta retorna todas as mensagens trocadas com o domínio externo, qualquer que seja o remetente:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Encontrar apenas mensagens de bate-papo Esta consulta retorna as mensagens de bate-papo e exclui os e-mails:
is:chat
Encontrar algumas palavras e excluir outras Esta consulta retorna "convidar" e "convite", mas não "convidativo" ou "convidado":
(convidar* -convidativo -convidado)
Encontrar palavras que estejam próximas umas das outras em uma mensagem Esta consulta retorna "nunca distribuir", mas exclui "não acho que devemos distribuir". Use qualquer número de 1 a 50.
"don't AROUND 3 distribute"
Eliminar mensagens excluídas com um marcador aplicado pelo usuário Esta consulta exclui todas as mensagens excluídas que tenham o marcador "viagem" aplicado pelo usuário:
-(label:^excluídas AND label:viagem)
Encontrar tipos específicos de anexos Esta consulta retorna todas as mensagens com PDFs anexos:
(has:attachment filename:pdf)
Excluir mensagens colocadas em quarentena

Esta consulta exclui mensagens na quarentena de administrador:
-label:^admin_quarantine

Refinar sua pesquisa

Quando você está analisando os resultados da pesquisa, a parte superior da tela mostra os termos digitados.

Clique na barra de pesquisa para abrir o formulário de pesquisa rápida e modificar os termos.

4. Pesquisar arquivos no Google Drive

Quando você pesquisa arquivos no Google Drive, precisa pesquisar por nome de conta ou unidade organizacional (com menos de 5.000 usuários). O Google Apps Vault pesquisa nomes de arquivos e o conteúdo de tipos de arquivos compatíveis.

Tipos de arquivos indexados pelo Google Apps Vault:
Observação: os clientes do Google Apps for Government não podem pesquisar o conteúdo de arquivos, mas podem pesquisar nomes e outras propriedades de arquivos.
Você pode visualizar arquivos do Google Apps e a maioria dos tipos de arquivos dos quais os usuários fazem upload diretamente no Google Apps Vault.

5. Salvar sua pesquisa

Depois de finalizar os parâmetros da pesquisa, você pode salvar a consulta e executar a pesquisa rapidamente em outro momento. As pesquisas salvas são dinâmicas, isto é, as futuras pesquisas incluirão mensagens e arquivos criados desde a última pesquisa.

6. Exportar e analisar

Depois que você encontrar as mensagens ou os arquivos necessários para o caso: 

  1. Exporte os resultados da pesquisa.
  2. Comece a analisar os arquivos exportados.

Outras tarefas do Google Vault

Se você tiver os privilégios apropriados do Google Vault, estas são outras tarefas que talvez seja necessário executar:

  • Você pode preservar mensagens e arquivos específicos como exigido pelas obrigações de retenção da sua organização. Analise as políticas de retenção e atualize-as conforme necessário.
  • Você pode criar retenções de documentos para preservar os dados de usuários individuais ou unidades organizacionais. As mensagens e os arquivos sujeitos à retenção de documentos não são excluídos, independentemente das configurações de retenção. 
  • Analise os privilégios que controlam o que os outros usuários podem fazer no Vault.

Comparação entre recursos do Postini e do Vault

Agora que você concluiu a transição para o G Suite, pode reavaliar as políticas e os procedimentos de e-discovery da sua organização para aproveitar as vantagens da migração do GMD para o Vault.

Recursos do Vault Benefícios para o cliente
Criado no G Suite e no Gmail Você tem opções de pesquisa expandidas:
  • O Google Apps Vault é integrado a outros serviços do Google, incluindo o bate-papo e o Google Drive.
  • Não há limite para o número de contas que você pode pesquisar ou o período que você pode especificar. É possível pesquisar todas as mensagens do Gmail no seu domínio com uma única consulta.
  • As mensagens ficam disponíveis no Vault assim que são recebidas pelo Gmail.
  • O Google Apps Vault é totalmente compatível com os operadores de pesquisa usados pelo Gmail e pelo Google Drive, além de aceitar pesquisas booleanas e com caracteres curinga.
Políticas de retenção flexíveis Agora você pode reter mensagens específicas com base na unidade organizacional, nos termos de pesquisa e/ou na data de envio. Analise as políticas de retenção e atualize-as conforme necessário.
Observação: atualmente, o Google Apps Vault não pode reter nem guardar arquivos no Google Drive.
Guardas de documentos segmentadas Agora você pode criar guardas de documentos com base na conta do usuário, na data de envio e/ou nos termos de pesquisa.
Retenção ilimitada Sua organização não está mais restrita ao período de retenção de 10 anos do Google Message Discovery. O Google Apps Vault pode reter mensagens por tempo indeterminado.
Armazenamento no local Como o Google Apps Vault é totalmente integrado a outros serviços do Google, não é preciso manter arquivos duplicados.

Consulte as seções a seguir para ver informações adicionais sobre os recursos do Vault.

Recursos do Postini incluídos no Google Apps Vault

Estes recursos já existem no Google Apps Vault e estão prontos para serem usados.

Recurso do Postini Recursos do Vault
Pesquisa de e-mails arquivados Pesquisar dados do Gmail

Pesquise e exporte mensagens no Gmail para fins de e-discovery e compliance.

Pesquisa booleana avançada Operadores de pesquisa

Use operadores de pesquisa avançados, incluindo operadores booleanos, operadores do Gmail e o operador de caractere curinga.

Pesquisa de identidade Pesquisar dados do Gmail 

Pesquise mensagens do Gmail com base em uma ou mais contas de usuário.

Gerenciamento da investigação Organizar e criar casos

Crie um caso para gerenciar suas investigações e organizar as consultas ao arquivo. No Google Apps Vault, um caso é um repositório de todos os dados relacionados a um determinado caso ou a uma determinada investigação.

Guardas de usuários Guardas de documentos

Coloque uma conta em uma guarda de documentos para preservar os dados do Gmail de um usuário. Para acessar os dados guardados no Google Apps Vault, faça uma pesquisa.

Restrição de pesquisas Privilégios do Google Apps Vault

Configure funções para seu domínio e atribua-as aos usuários do Google Apps Vault.

Resumos de mensagens, exibição detalhada de mensagens, visualização de anexos Visualizar os resultados da pesquisa

Visualize os resultados de pesquisas, incluindo conversas de mensagens, detalhes de cabeçalhos e conteúdo de arquivos, antes de exportá-los.

Arquivamento de relatórios Relatórios e auditorias

Analise as ações que os usuários executaram após fazerem login no Google Apps Vault.

Aplicação de guarda de documentos a resultados de pesquisa salvos Guarda de documentos segmentada

Use guardas de documentos para evitar que mensagens sejam excluídas do arquivo. As guardas de documentos podem ser segmentadas com base em usuários específicos, unidades organizacionais e termos de pesquisa específicos.

Exportação de resultados salvos Exportar os resultados da pesquisa

Exporte mensagens e arquivos para análise complementar e compartilhamento com usuários que não utilizam o Google Apps Vault.

Retenção baseada em unidade organizacional Regras de retenção

Defina políticas de retenção para usuários específicos ou unidades organizacionais.

Recursos do Postini não incluídos no Vault

Estes recursos não podem ser usados no Vault:

  • Arquivamento abrangente: o Vault não arquiva os usuários que não foram provisionados no G Suite.
  • Compatibilidade com o Lotus Notes™: o GMD permitia a ingestão de diários do Lotus Notes. O Google Apps Vault não é compatível com o Lotus Notes.
  • Ingestão de diários do Exchange não padrão: o Google Apps Vault só aceita diários MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) RFC 822 (ou partes múltiplas) padrão com relatórios de diário em formato de texto ou texto simples, ou partes MIME em formato de texto ou HTML. O Google Apps Vault não aceita diários em outros formatos nem aceita mensagens encaminhadas com cópia oculta (Cco) para um endereço de diário que não esteja em formato de diário.
  • Alertas em diários do Exchange: o Vault não tem recursos para rastrear o fluxo de diários do Exchange no servidor de e-mail de um cliente e alertar os administradores do cliente por e-mail sobre eventos.
  • Resultados de pesquisas salvos: no GMD, era possível salvar pesquisas e resultados. No Google Apps Vault, é possível salvar pesquisas, mas não resultados. Para salvar resultados, os usuários precisam exportar o conjunto de dados ou criar uma guarda de documentos segmentada.
  • Tamanho da mensagem: o Google Apps Vault é integrado ao Gmail, que aceita mensagens de até 25 MB. Portanto, os usuários estão limitados a 25 MB por mensagem.
  • Minha investigação: este recurso foi descontinuado. Os usuários que quiserem fazer pesquisas de descoberta, ou uma investigação, ou criar uma guarda de documentos precisam criar um caso no Google Apps Vault. Isso equivale a uma pesquisa por meio de um caso nomeado no Google Message Discovery. O Google fez a transição do recurso "Minha investigação" de cada usuário para o Google Apps Vault.
  • Pesquisa: o recurso específico do Google Message Discovery para procurar o endereço de um usuário foi descontinuado, mas o Google Apps Vault ainda permite que os usuários encontrem IDs específicos. O Google Apps Vault pesquisa automaticamente um ID de usuário à medida que você digita o ID de usuário na caixa de pesquisa.
  • Painel do diretório da empresa: no Google Message Discovery, você podia pesquisar a identidade de um usuário, o que incluía todos os endereços e aliases de e-mail registrados para o usuário no serviço de segurança de mensagens. Não é possível fazer esse tipo de pesquisa no Google Apps Vault.
  • Transferência segura via FTP: o Google Message Discovery permitia transferências seguras via FTP de exportações da interface. O Google Apps Vault não possui esse recurso. No entanto, em uma versão futura, o Google Apps Vault permitirá que você gerencie exportações no Google Drive, o que elimina a necessidade de transferências via FTP.
  • Limpeza manual do arquivo: o Google Message Discovery permitia a limpeza manual do arquivo, mas o Google Apps Vault só permite a limpeza automática de dados do arquivo. No entanto, o Google Apps Vault reconcilia automaticamente vários períodos de retenção em um determinado documento e em qualquer guarda de documentos.
  • Classificação de resultados por data, de, para e assunto: no Vault, a classificação de resultados só pode ser feita por data.
  • Pesquisa no fluxo de e-mails: este recurso está sendo desativado e não foi incluído no Vault.
Isso foi útil?
Como podemos melhorá-lo?