Chúng tôi đã tổng hợp một số câu hỏi thường gặp để trợ giúp bạn gửi thông tin thuế thuộc Hoa Kỳ trong AdSense. Những câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thông tin mà bạn cần cung cấp khi gửi thông tin thuế thuộc Hoa Kỳ cho Google.
Câu hỏi thường gặp
Chuẩn bị thông tin để điền vào biểu mẫu thuế
Tại sao tôi được yêu cầu hoàn thành biểu mẫu này?
Bạn được yêu cầu hoàn thành biểu mẫu này nhằm giúp Google tuân thủ các nghĩa vụ của mình theo Mục 1441 (Chương 3) và Mục 3406 của Bộ luật thuế vụ Hoa Kỳ.
Biểu mẫu này dùng để xác định tỷ lệ khấu lưu chính xác đối với các khoản thanh toán bạn có thể nhận được, trong trường hợp có thể áp dụng việc khấu lưu thuế đối với các khoản thanh toán trong tương lai.
Sở Thuế vụ ("IRS") yêu cầu Google phải cập nhật lại thông tin trên các biểu mẫu thuế của đối tác và nhà cung cấp bên ngoài Hoa Kỳ
- (1) mỗi 3 năm một lần hoặc
- (2) Nếu có sự thay đổi trong các trường hợp gây ảnh hưởng đến hiệu lực của biểu mẫu.
Google đang cập nhật thông tin về những người nhận thanh toán để xác nhận tình hình tuân thủ các quy định này của IRS.
Nếu tôi không phải là người phù hợp để hoàn thành biểu mẫu này thì sao?
Nếu không phải là người có thẩm quyền để hoàn thành biểu mẫu được yêu cầu, bạn có thể chuyển tiếp email đến đúng người trong tổ chức của mình để họ đăng nhập. Người đó phải có quyền quản trị đối với tài khoản thanh toán của Google. Sau đó, họ có thể sử dụng thông tin được cung cấp trong email để hoàn thành biểu mẫu. Để cấp quyền quản trị tài khoản cho người ký tên, hãy làm theo các bước sau.
Mặc dù các câu hỏi trong biểu mẫu thuế được viết bằng ngôn ngữ mà bạn chọn trong AdSense, nhưng các trường trong biểu mẫu thuế chỉ hỗ trợ các chữ cái viết hoa hoặc viết thường (a-z, A-Z), số (0-9), dấu cách, dấu gạch nối (-), ký hiệu và (&).
Nếu bạn sử dụng ký tự có dấu, hãy sử dụng chữ cái tương đương, ví dụ như n thay cho ñ hoặc a thay cho á. Sở Thuế vụ (cơ quan thuế của Hoa Kỳ) yêu cầu thông tin thuế chỉ được chứa chữ cái (a-z, A-Z), số (0-9), dấu cách, dấu gạch nối (-), ký hiệu và (&) khi được báo cáo. Nếu có thể, hãy tham chiếu đến loại giấy tờ hiện có nêu rõ tên hoặc địa chỉ của bạn ở dạng chữ cái (chẳng hạn như hộ chiếu hoặc giấy phép lái xe). Nếu không có loại giấy tờ đó, bạn có thể cần phiên âm thông tin.
Chọn biểu mẫu thuế
Sự khác nhau giữa tài khoản cá nhân và tài khoản không phải của cá nhân là gì?
Một tài khoản cá nhân thuộc sở hữu và điều hành của một cá nhân chứ không phải của một tổ chức hợp pháp. Các khoản thuế được nộp dưới tên của chủ sở hữu trên tờ khai thuế cá nhân.
Một tài khoản không phải cá nhân hoặc một tài khoản pháp nhân là một tài khoản kinh doanh tách biệt với chủ sở hữu, dùng để xử lý thuế.
Biểu mẫu thuế thích hợp được tạo tự động dựa trên các câu trả lời mà bạn cung cấp. Nếu bạn nghi ngờ, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn thuế.
- Biểu mẫu W-9 là yêu cầu bắt buộc đối với người Hoa Kỳ, công ty, công ty hợp danh và các tổ chức khác của Hoa Kỳ.
- Nhìn chung, Biểu mẫu W-8BEN hoặc Biểu mẫu W-8BEN-E lần lượt là yêu cầu bắt buộc đối với những cá nhân và pháp nhân bên ngoài Hoa Kỳ khi họ là chủ sở hữu hưởng lợi của khoản thu nhập nhận được. Biểu mẫu này cũng được dùng để yêu cầu hưởng lợi ích theo hiệp định (hay nói cách khác là giảm tỷ lệ khấu lưu thuế).
- Biểu mẫu W-8ECI dành cho những người kê khai khoản thu nhập nhận được là có liên quan đến hoạt động kinh doanh hay thương mại tại Hoa Kỳ. Tất cả những người nhận thanh toán cung cấp Biểu mẫu W-8ECI phải có Mã số định danh người nộp thuế (TIN) của Hoa Kỳ.
- Biểu mẫu W-8IMY là yêu cầu bắt buộc đối với một số đơn vị trung gian, công ty hợp danh hoặc pháp nhân lưu chuyển không phải của Hoa Kỳ. Nếu bạn cung cấp biểu mẫu này, Google có thể yêu cầu giấy tờ bổ sung (chẳng hạn như bảng kê khai phân bổ nguồn tiền).
- Biểu mẫu W-8EXP được các pháp nhân sử dụng để xác lập tư cách chủ sở hữu hưởng lợi không phải người Hoa Kỳ và để đủ điều kiện hưởng tỷ lệ khấu lưu thuế thấp hơn với vai trò là ngân hàng trung ương của chính phủ không thuộc Hoa Kỳ, tổ chức quốc tế, tổ chức được miễn thuế không phải của Hoa Kỳ, quỹ tư nhân nước ngoài không phải của Hoa Kỳ hoặc chính quyền ở các lãnh thổ thuộc Hoa Kỳ.
Địa chỉ, quy trình xác minh bằng giấy tờ tùy thân và các giới hạn về lợi ích
Tôi cần lưu ý điều gì trong quá trình hoàn thành quy trình này?
Dưới đây là một số điểm chính bạn cần cân nhắc trong quá trình hoàn thành biểu mẫu:
- Không sử dụng hộp thư bưu điện hoặc "địa chỉ nhờ chuyển hộ" làm địa chỉ thường trú: Chúng tôi nhận thấy rằng một số cá nhân và doanh nghiệp lấy hộp thư bưu điện hoặc "địa chỉ nhờ chuyển hộ" làm địa chỉ thường trú. Nếu địa chỉ thường trú của bạn trùng với địa chỉ hộp thư bưu điện, địa chỉ nhờ chuyển hộ hoặc địa chỉ của nhà cung cấp dịch vụ cho công ty (chẳng hạn như hãng luật hoặc công ty ủy thác), bạn có thể cần phải tải bản sao điều lệ công ty hoặc giấy tờ thích hợp khác lên để chứng minh địa chỉ đó là địa chỉ hợp pháp đã đăng ký của bạn.
- Xác minh danh tính: Bạn có thể sẽ được yêu cầu xác minh danh tính nếu một trong các trường hợp sau xảy ra:
- Không có mã TIN hoặc mã TIN không phải là số có 9 chữ số
- Mã TIN bạn nhập vào hiện chưa được cấp
- Mã TIN và tên kèm theo không khớp với thông tin trong hồ sơ của IRS
- Yêu cầu so sánh mã TIN không hợp lệ
- Địa chỉ tại Hoa Kỳ cần phải có thêm giấy tờ chứng minh: Nếu kê khai tình trạng cư trú là không phải người Hoa Kỳ và có địa chỉ thường trú hoặc địa chỉ gửi thư tại Hoa Kỳ, thì bạn sẽ cần phải cung cấp thêm thông tin để chứng minh bạn không phải là người Hoa Kỳ.
- Giới hạn về quyền lợi thuế (chỉ áp dụng cho pháp nhân): Các pháp nhân yêu cầu được hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định phải cam đoan rằng họ đáp ứng các giới hạn về điều khoản quyền lợi của hiệp định thuế có liên quan. Để xác định xem bạn có đủ điều kiện hưởng ưu đãi theo hiệp định thuế hay không, hãy tham khảo hiệp định thuế hiện hành hoặc trao đổi với một chuyên viên tư vấn thuế chuyên nghiệp.
Mã số thuế
Một số thuật ngữ chính liên quan đến mã số thuế là gì?
Tên pháp lý
Điền tên hợp pháp đúng như trên các giấy tờ pháp lý của bạn.
- Nếu bạn nhận khoản thu nhập với tư cách là cá nhân: Hãy nhập tên hợp pháp của bạn vào trường tên. Bạn có thể phải cung cấp tên được dịch ra như trên giấy tờ pháp lý của mình (ví dụ: hộ chiếu của bạn).
- Nếu bạn có một doanh nghiệp và muốn liên kết doanh nghiệp đó với biểu mẫu này thì hãy điền doanh nghiệp đó vào trường tên thương mại (DBA). Nếu hồ sơ thanh toán của bạn mang tên của một doanh nghiệp, hãy điền tên của doanh nghiệp đó vào trường DBA.
- Nếu bạn nhận khoản thu nhập với tư cách là pháp nhân: Hãy điền tên của pháp nhân đó vào trường tên. Nếu hồ sơ thanh toán của bạn mang tên của một cá nhân, hãy điền tên của cá nhân đó vào trường DBA.
Bạn có thể sẽ được yêu cầu cung cấp thêm giấy tờ để xác minh tên hợp pháp của mình. Nếu bạn cần cập nhật hồ sơ thanh toán, hãy làm theo hướng dẫn này.
Tên thương mại (DBA)
Tên thương mại (DBA) là tên công ty, khác với tên của chủ sở hữu. Tùy thuộc vào loại biểu mẫu mà bạn cung cấp, bạn có thể cũng cần cung cấp tên hợp pháp của một người.
Thực thể một thành viên trực thuộc
Thực thể một thành viên trực thuộc là một pháp nhân doanh nghiệp có một chủ sở hữu duy nhất, không phải là công ty theo luật thuế của Hoa Kỳ và không được coi là một pháp nhân tách biệt với chủ sở hữu theo quy định về thuế thu nhập liên bang của Hoa Kỳ. Tìm hiểu thêm về thực thể một thành viên trực thuộc từ IRS (cơ quan thuế vụ Hoa Kỳ).Mã số định danh người nộp thuế (TIN) là mã số dùng để xử lý thuế do IRS (cơ quan thuế vụ Hoa Kỳ) yêu cầu đối với tất cả biểu mẫu thuế của Hoa Kỳ. Công dân của những quốc gia không phải Hoa Kỳ có thể cần mã TIN cá nhân (ITIN). Nếu đang yêu cầu hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định, bạn phải cung cấp mã TIN nước ngoài hoặc mã TIN Hoa Kỳ. Tìm hiểu thêm về mã TIN từ IRS.
Xin lưu ý rằng các trang thông tin trên trang web của IRS không được Google duy trì hay xem xét, do đó Google không thể xác nhận tính chính xác của thông tin được trình bày tại đây. Nếu vẫn còn thắc mắc, bạn nên tìm đến dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp.
Để biết Mã số định danh người nộp thuế được chấp nhận, vui lòng liên hệ cơ quan thuế tại địa phương hoặc dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp. Google không thể tư vấn về thuế.
Dưới đây là một số ví dụ về mã TIN nước ngoài của một số nước trên thế giới (danh sách này chưa đầy đủ):
- Ấn Độ: Số tài khoản cố định (PAN).
- Indonesia: Nomor Pookok Wajib Pajak (NPWP).
- Nhật Bản: Số cá nhân (còn gọi là "Số của tôi").
- Nga: Mã số định danh cá nhân của người nộp thuế (INN).
- Vương quốc Anh: Số tham chiếu duy nhất của người nộp thuế (UTR), Số bảo hiểm quốc gia (NINO).
Vui lòng liên hệ với cơ quan thuế tại địa phương của bạn hoặc tìm dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp để xác định Mã số định danh người nộp thuế hợp lệ. Google không thể đưa ra lời khuyên về thuế.
Những lợi ích theo hiệp định thuế
Quốc gia của tôi và Hoa Kỳ có hiệp định thuế thu nhập. Làm cách nào để đảm bảo rằng các nội dung chi tiết của hiệp định được áp dụng?Nếu quốc gia của bạn và Hoa Kỳ có hiệp định thuế thu nhập, thì công cụ thuế trong AdSense sẽ xác định thông tin về hiệp định đó trong quá trình gửi biểu mẫu thuế.
Bạn muốn biết liệu quốc gia của mình có ký kết hiệp định thuế với Hoa Kỳ không? Tham khảo trang web của IRS. Đây là một trang web của IRS và không phải do Google duy trì hay xem xét. Vì vậy, Google không thể xác nhận tính chính xác của thông tin xuất hiện trên đó. Nếu vẫn còn thắc mắc, bạn nên tìm đến dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp.
Tại sao lại có nhiều hình thức thanh toán và tôi cần chọn phương thức nào?
Đôi khi, các khoản thanh toán liên quan đến các sản phẩm của Google có thể được phân loại vào nhiều danh mục. Các đối tác của YouTube, AdSense và Play nên chọn tất cả các loại thu nhập mà mình đủ điều kiện để yêu cầu được hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định và đảm bảo được hưởng mức thuế khấu lưu phù hợp. Google sẽ khấu lưu theo tỷ lệ phù hợp dựa trên loại thu nhập được thanh toán và hiệp định thuế tương ứng được yêu cầu. Google sẽ không chấp nhận thêm yêu cầu hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định trừ phi loại thu nhập đó được thanh toán. Để biết loại thanh toán nào liên quan đến quan hệ đối tác của bạn với Google, hãy sử dụng các danh mục sau:
- Các loại phí bản quyền khác (chẳng hạn như Play và Chương trình đối tác YouTube)
- Phí bản quyền đối với phim ảnh và chương trình truyền hình (chẳng hạn như các đối tác cung cấp phim và chương trình trên YouTube và đối tác của Play)
- Dịch vụ (chẳng hạn như AdSense)
Xem trước chứng từ thuế
Tôi có thể xem trước biểu mẫu thuế mà tôi đã điền không?
Google sẽ tạo tệp PDF cho các biểu mẫu thuế của IRS mà bạn đã điền vào. Bạn sẽ được yêu cầu xác minh tính chính xác của các giấy tờ bạn cung cấp. Nếu cần thay đổi thông tin, bạn chỉ cần quay lại AdSense và sửa đổi.
Giấy chứng nhận thuế
Hoạt động tại Hoa Kỳ là gì?
Bản cam kết không thay đổi tình trạng thuế là gì?
Bạn có thể cung cấp một bản cam kết không thay đổi tình trạng cùng một biểu mẫu W-8 hợp lệ. Bằng bản cam kết đó, Google có thể áp dụng biểu mẫu bạn mới cung cấp cho một khoảng thời gian trước đó, tức là thời gian mà người sáng tạo đã được thanh toán. Điều này có nghĩa là đối với mọi khoản thanh toán được trả trong khoảng thời gian nêu trong bản cam kết, Google có thể xem như các khoản thanh toán đó có tình trạng thuế như được xác định trong biểu mẫu thuế mới ở thời điểm hiện tại.
Google có thể dùng thông tin này để hoàn thuế khấu lưu, miễn là biểu mẫu cho phép người sáng tạo hưởng tỷ lệ khấu lưu thấp hơn và người này đã yêu cầu hoàn tiền trong khung thời gian hợp lệ đối với việc hoàn tiền (tính đến ngày 31/12 của năm khấu lưu thuế).
Gửi thông tin thuế và quy trình xem xét
Trạng thái của biểu mẫu thuế của tôi là gì?- Đang xem xét: Thông tin thuế bạn gửi đang được xem xét. Quá trình này có thể mất tối đa 7 ngày làm việc. Nếu bạn phải cung cấp thêm tài liệu để xác thực thông tin thuế hoặc xác minh danh tính, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn qua Trung tâm thanh toán của Google và qua email.
- Đã phê duyệt: Thông tin thuế của bạn đã được gửi, xem xét và chấp nhận.
- Bị từ chối: Thông tin thuế của bạn có thể bị từ chối vì một số lý do sau:
- Mã số định danh người nộp thuế (TIN) mà bạn nhập không có trong hồ sơ của IRS. Điều này có thể xảy ra do hệ thống của IRS chưa cập nhật thông tin hoặc bạn mới tạo mã TIN gần đây.
- Mã TIN và tên kèm theo mà bạn nhập không khớp với thông tin trong hồ sơ của IRS.
- Không thể xác thực thông tin thuế của bạn qua các giấy tờ bạn đã cung cấp.
Nếu tờ khai của bạn bị từ chối, thì chúng tôi sẽ thông báo cho bạn trên trung tâm thanh toán của Google và qua email. Gửi biểu mẫu mới hoặc liên hệ với chuyên gia tư vấn thuế của bạn. Bạn cần đảm bảo thông tin pháp lý trong hồ sơ thanh toán của bạn trùng khớp hoàn toàn với thông tin trên tờ khai thuế trước khi gửi.
Tại sao các giấy tờ của tôi lại đang được xem xét?
Thông tin bạn cung cấp trong công cụ thuế sẽ được kiểm tra nhiều lần để đảm bảo tính an toàn, chính xác và đầy đủ. Đôi khi, chỉ cần một lỗi nhỏ trên giấy tờ của bạn cũng có thể khiến thông tin thuế của bạn bị đánh dấu là "đang xem xét". Việc đảm bảo thông tin thuế bạn cung cấp trùng khớp với thông tin trên hồ sơ thanh toán của bạn là cách tốt nhất để hạn chế sự chậm trễ trong quá trình xử lý thông tin thuế.
Một số trường hợp phổ biến làm hồ sơ bị xem xét bao gồm:
Đối với Biểu mẫu W9:
- "Tên pháp lý" được cung cấp trong công cụ thuế không trùng khớp với tên trên hồ sơ thanh toán của bạn.
- Tên của "thực thể một thành viên trực thuộc" được cung cấp trong công cụ thuế không trùng khớp với tên trên hồ sơ thanh toán của bạn.
- Số an sinh xã hội (SSN) được cung cấp trong công cụ thuế không hợp lệ hoặc thuộc về người có tên không trùng khớp với tên trên tài khoản. Vấn đề này có thể kéo dài thời gian xem xét.
Đối với Biểu mẫu W8:
- "Tên pháp lý" được cung cấp trong công cụ thuế không trùng khớp với tên trên hồ sơ thanh toán của bạn
- Tên của "thực thể một thành viên trực thuộc" được cung cấp trong công cụ thuế không trùng khớp với tên trên hồ sơ thanh toán của bạn.
- "Địa chỉ cư trú" hoặc "địa chỉ gửi thư" được cung cấp trong công cụ thuế là địa chỉ ở Hoa Kỳ hoặc không khớp với quốc gia nơi bạn đang yêu cầu hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định.
- Địa chỉ được nhập vào công cụ thuế là "địa chỉ nhờ chuyển hộ" hoặc "hộp thư bưu điện".
- Có dữ liệu trong trường "vai trò" của công cụ thuế.
Lưu ý rằng tất cả các Biểu mẫu W8-IMY được gửi đi sẽ có trạng thái là đang được xem xét.
Vì sao tôi được yêu cầu cung cấp giấy tờ xác minh?
Bạn có thể được yêu cầu xác minh danh tính của mình nếu một trong các trường hợp sau xảy ra:
- Không có mã TIN (mã số định danh người nộp thuế) hoặc mã TIN không phải là số có 9 chữ số
- Mã TIN bạn nhập vào hiện chưa được cấp
- Mã TIN và tên kèm theo không khớp với thông tin trong hồ sơ của IRS
- Yêu cầu so sánh mã TIN không hợp lệ
Tìm hiểu thêm về các giấy tờ được chấp nhận đối với mỗi biểu mẫu thuế.
