目次
予算を管理する
データを可視化して整理する
コンテンツを共同編集して共有する
予算見積書を作成して共同で編集する
Google ドキュメントを使ってプロジェクトの予算見積書の下書きを作成し、チームのフィードバックを求めます。下書きを共有する相手はコメントの追加やインライン編集ができ、作成者はコメントに返信したり、必要箇所に対し承認を受けたりできます。変更履歴には誰がどの変更を行ったか記録されており、過去の版にも戻すことができます。
Google ドライブからスプレッドシート ファイルを共有する
- 共有するファイルを選択します。
- [共有] または共有アイコン
をクリックします。
- 共有相手のメールアドレスまたは Google グループを入力します。
- ファイルに対する共有相手のロールを指定するには、[閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] のいずれかを選択します。
- アカウントに利用資格がある場合は、共有アクセスの有効期限を追加できます。
- 通知を送信するかどうかを選択します。
- アイテムを共有したことを共有相手に通知する場合は、[通知を送信する] の横にあるチェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛てに通知メールが送信されます。
- 共有相手に通知しない場合は、チェックボックスをオフにします。
- [送信] または [共有] をクリックします。
をクリックします。予算と戦略についてリアルタイムにブレインストーミングを行う
プロジェクトの予算が確定したら、Google Meet のビデオ会議を使用してチームとの共同編集を始めます。Google スプレッドシートで作成した予算書へのリンクを会議で共有し、共同で編集したりブレインストーミングに使用したりできるようにします。Hangouts Meet で意見を交換しながらアイデアを書き込むことで、全員が共通の認識を持つことができます。
ビデオ会議中にプレゼンテーションを行う
- Meet のビデオ会議に参加します。
- 画面下部の画面共有アイコン
をクリックします。
- [あなたの全画面]、[ウィンドウ]、[タブ] のいずれかを選択します。
- Chrome のタブを共有すると、そのタブの音声もデフォルトで共有されます。
- 別のタブを共有するには、共有するタブを選択し、[代わりにこのタブを共有] をクリックします。
- タブを使用してスライドのプレゼンテーションを画面共有する場合は、Meet でプレゼンテーションを操作できます。
- [共有] をクリックします。
- 省略可: 共有画面の固定を解除してタイル表示にするには、固定解除アイコン
をクリックします。これで、画面共有中により多くの参加者を会議画面に表示できるようになります。
をクリックします。
をクリックします。これで、画面共有中により多くの参加者を会議画面に表示できるようになります。ヒント:
- カメラがオンになっていると、画面を共有している間も自分の映像が参加者に表示されます。
- 画面を共有する場合は、会議ウィンドウではなく、新しいウィンドウや特定のタブを共有してください。これにより、画面共有がよりスムーズになるほか、画面が合わせ鏡のように無限に表示される事象を避けることができます。
- 音声を共有するには、[Chrome タブを共有] または [このタブを共有] を選択する必要があります。
株価情報をスプレッドシートに追加する
- Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
- 空白のセルに「=GOOGLEFINANCE」と入力します。
- かっこの中に、以下の項目をカンマ区切りで入力します。
- ティッカー シンボルを引用符で囲って指定します。
- （省略可）価格など、表示する属性を二重引用符で囲みます。
- （省略可）「DATE」の後に、開始日と終了日をそれぞれかっこの中に数字で指定します。
- （省略可）日次か週次の頻度を引用符で囲って指定します。
- Enter キーを押します。
テンプレートを使って財務諸表や予算を作成する
会計ソフトウェア Xero の Google スプレッドシート テンプレートをもとに財務諸表を作成し、決算処理を行うことができます。Intuit QuickBooks のテンプレートを使えば、年間の収入と支出を管理できます。
今すぐテンプレートを入手する: Google スプレッドシートのテンプレート ギャラリー
財務モデルを作成してプロジェクトを評価する
新規プロジェクトを評価するために、Google スプレッドシートを使って財務モデルを作り、内部収益率（IRR）、投資収益率（ROI）、正味現在価値（NPV）を計算します。こうして作成したモデルで主要なデータを調整し、仮定シナリオでインパクトを見定めます。条件付き書式設定を使えば、経費が予算の上限に近づいたときに色付きで表示できます。その後、スプレッドシートをチームと共有してフィードバックを求めます。
Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する
ピボット テーブルや滝グラフで変動を確認する
滝グラフを使えば、毎年四半期ごとの会社の収益の変動を確認することができます。または、それぞれの地域の売上合計をグループにまとめて、ピボット テーブルに小計を表示できます。
滝グラフを追加する
- パソコンの Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
- グラフに含めるセルを選択します。
- [挿入]
[グラフ] をクリックします。
[グラフ] をクリックします。Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する
ピボット テーブルを追加する
- パソコンの Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
- 使用するソースデータを含むセルを選択します。重要: 列ごとに見出しを付ける必要があります。
- 上部のメニューで [挿入]
[ピボット テーブル] をクリックします。ピボット テーブルのシートをクリックします（開いていない場合）。
- サイドパネルで [行] または [列] の横にある [追加] をクリックし、値を選択します。
- 選択したデータに基づいてピボット テーブルの候補が表示される場合があります。ピボット テーブルを追加するには、[候補] でピボット テーブルを選択します。
- ピボット テーブルの作成時に、信頼性の高いピボット テーブルの候補が自動的に挿入されます。
- ピボット テーブルの候補を無効にする方法は次のとおりです。
- 上部の [ツール]
- [ピボット テーブルの候補を有効にする] をオフにします。
- 上部の [ツール]
- サイドパネルの [値] の横にある [追加] をクリックし、行または列に表示する値を選択します。
- データの表示、並べ替え、概要、フィルタを変更できます。変更するアイテムの横にある下矢印アイコン
をクリックします。
[ピボット テーブル] をクリックします。ピボット テーブルのシートをクリックします（開いていない場合）。
をクリックします。関数を使って財務情報を整理する
Google スプレッドシートを使えば、財務データを処理しやすくなります。IMPORTRANGE 関数を使用すると、財務データを複数のスプレッドシートから 1 つのスプレッドシートにまとめられます。また、GOOGLEFINANCE 関数を使用すると、入力した株価に関する市場の動向を可視化できます。
- Google スプレッドシートで、スプレッドシートを開きます。
- 空白のセルに「=GOOGLEFINANCE」と入力します。
- かっこの中に、以下の項目をカンマ区切りで入力します。
- ティッカー シンボルを引用符で囲って指定します。
- （省略可）価格など、表示する属性を二重引用符で囲みます。
- （省略可）「DATE」の後に、開始日と終了日をそれぞれかっこの中に数字で指定します。
- （省略可）日次か週次の頻度を引用符で囲って指定します。
- Enter キーを押します。
例: 2019 年の毎日同時刻の Google 株価をリストにするには、「=GOOGLEFINANCE("GOOG", "price", DATE(2019,1,1), DATE(2019,12,31), "DAILY")」と入力します。
部門間での共有とファイル アクセスの管理
財務部ではマーケティングや営業といった他部門と連携することがよくありますが、チーム内での話し合いであれ他部署とのコミュニケーションであれ、全員で意思の疎通を図るのは簡単ではありません。Google グループを使用することで、簡単に全員と連絡を取ることができます。また、特定の人のみをグループに追加することで、プロジェクトに関する機密事項へのアクセスを制御することもできます。グループにメールアドレスを追加すれば、メールを送信できます。
内部アンケートを実施し、結果を分析する
財務部が他のグループにサービスを提供している場合は、社内アンケートでサービスの質を測ることができます。関係者にアンケートを送って財務データを集め、プロジェクトに優先順位をつけることもできます。重要度が低く不要なプロセスや手順がないかどうか判断したりすることで、仕事を合理化することもできます。アンケートを作成して送信するには、Google フォームを使用します。回答は Google スプレッドシートで分析し、チームとしての決定事項を伝えます。
Google フォームでアンケートを作成する
をクリックします。スプレッドシートで結果を表示する
- Google フォームでフォームを開きます。
- 左上の [回答] で、[概要] をクリックします。
- 右上のその他アイコン
- 次のいずれかを行います。
- 新しいスプレッドシートを作成: Google スプレッドシートで回答用のスプレッドシートを作成します。
- 既存のスプレッドシートを選択: Google スプレッドシートで既存のスプレッドシートを選択して回答を保存します。
- [作成] または [選択] をクリックします。
提案や計画用のプレゼンテーションを作成する
プロジェクト開始時に、Google スライドで提案書の下書きを作成します。既存のテンプレートを使って作成すれば、時間を節約できます。主な目標、プロジェクトのマイルストーン、構想の計画、更新情報を追加して、全員がフィードバックを追加できるようにプレゼンテーションをチームで共有します。提案書ができあがったら、世界各地に分散している他部門に提出します。
詳細: Google スライドでプレゼンテーションを作成する
1 つのウェブサイトでリアルタイムの指標と視覚化されたデータを提供する
部門間で連携する際、チームメンバーには予算、ROI、収支決算といった指標が必要です。Google サイトでチーム用ウェブサイトを作成し、こうしたデータとともに重要なドキュメントへのリンクを記載します。その後、Google グループの権限機能を使って機密情報へのアクセスを制御します。
Google サイトでサイトを作成する
次のいずれかを行います。
- Google サイトのホームページの上部にある [空白] をクリックするか、[テンプレート ギャラリー] をクリックしてテンプレートを選択します。
- Google Driveで、[新規]
[その他]
グループを作成してチームメンバーを追加する
- Google グループにログインします。
- 上部の [グループを作成] をクリックします。
- グループの情報を入力し、設定を選択します。 おすすめの設定は次のとおりです。
- 会話を閲覧できるユーザー: チームメンバーのみ（プロジェクトのコミュニケーションを非公開にする場合）。
- グループ メンバー: プロジェクト チームの各メンバーのメールアドレス。
- グループ マネージャー: 後からチームへの追加が必要になる可能性があるチームメンバーのメールアドレス。
- メンバーを直接追加: このオプションをオンにすると、グループに参加するユーザーを指定できます。
- [グループを作成] をクリックします。
チームメンバーにサイトへのアクセス権を付与する
- パソコンから、新しい Google サイトでサイトを開きます。
- 上部の共有アイコン
をクリックします。
- [公開済みサイト] の横のプルダウン リストから、[制限付き] または [公開] を選択します。
- 職場や学校で Google サイトをご利用の場合は、その他のオプションが表示される場合があります。
- [保存] または [完了] をクリックします。
- [制限付き] を選択した場合は、特定のユーザーを対象にサイトを共有してグループを追加できます。 追加するユーザーの名前またはメールアドレスを入力し、プルダウン
[公開済みアイテムの閲覧者]
- 個人またはグループにメール通知を送信するには、[通知] チェックボックスをオンにします。
をクリックします。
[公開済みアイテムの閲覧者] 詳しくは、Google サイト ヘルプセンターをご覧ください
詳細