現在您已熟悉基本概念,可以嘗試下列方法...
下列操作說明的適用對象為電腦版使用者。
使用適當的通訊管道
可透過 Google Workspace 使用的管道視目標對象和您要傳送的訊息內容而定,選擇適當的通訊管道。
與個別使用者溝通交流:
- 直接傳送即時通訊訊息:如果您有簡短或具有時效性的問題,可以傳送 Google Chat 訊息。
- 電子郵件:如果您要討論的事務較為複雜或不具時效性,則可透過 Gmail 傳送電子郵件。
與多組使用者溝通交流:
傳送即時訊息給使用者
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
- 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士,請輸入對方的電子郵件地址。
- 按一下你要傳送訊息的對象。
- 輸入要傳送的訊息,然後點選「傳送」圖示 。
發起群組對話
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
- 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
- 按一下「完成」圖示 。
- 輸入要傳送的訊息,然後按一下「傳送」圖示 。
在 Gmail 中變更 Chat 面板的位置
你可以將 Chat 面板移至 Gmail 收件匣的左側或左側。
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示 [查看所有設定]。
- 按一下頂端的 [即時通訊和視訊會議]。
- 在「即時通訊位置」旁邊,選取 [收件匣左側] 或 [收件匣右側]。
- 按一下 [儲存變更]。
- 登入 Google 網路論壇。
- 按一下頂端的「建立群組」。
-
輸入群組的相關資訊並選擇設定。
- 按一下 [建立群組]。
- 如果你要向新群組傳送郵件,請先稍候片刻,等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件,可能會收到無法傳送郵件的通知。
如果您想透過電子郵件與同一群使用者快速聯絡,可以建立並儲存聯絡人群組。這樣一來,下次只要在電子郵件收件者欄位輸入群組名稱,即可輕鬆將電子郵件寄給這群使用者。
如果管理員沒有為貴機構啟用網路論壇功能,您也可以建立聯絡人群組。
如何建立聯絡人群組
- 在 Gmail 中點選「撰寫」。
- 按一下「收件者」、「副本」或「密件副本」。
- 找到您要加入群組的聯絡人,並勾選該聯絡人名稱旁邊的方塊。
- 按一下 [管理標籤] [建立標籤]。
- 輸入標籤名稱。
- 按一下 [儲存]。
- 按一下「插入」,將聯絡人新增至目前的郵件。
如何傳送電子郵件給聯絡人群組
- 在 Gmail 中點選「撰寫」。
- 在「收件者」旁邊,輸入群組的標籤名稱。
- 撰寫郵件內容,然後按一下「傳送」。
進一步瞭解其他管理電子郵件的方式
延後顯示電子郵件並於稍後提醒- 在電腦上前往 Gmail。
- 將滑鼠游標指向您要延後的電子郵件。
- 按一下右側的「延後」圖示 。
- 選擇於稍晚的日期和時間接收這封郵件。
如要延後多封郵件,請先選取您要延後的郵件,然後按一下頂端的「延後」圖示 。
如果您是某個 Gmail 會話群組的收件者,但該會話群組的郵件已經與您無關,可以選擇略過這個會話群組。如此一來,該會話串新增的所有回覆就不會再傳送到您的收件匣,方便您專注處理重要郵件。
- 在電腦上前往 Gmail 。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示 。
- 輸入電子郵件內容。
- 在左下方的 [傳送] 旁邊,點選向下箭頭 。
- 按一下 [排定傳送時間]。
附註:你最多可以排定 100 封電子郵件的傳送時間。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 開啟要轉寄的會話群組。
- 依序按一下會話群組頂端的「更多」圖示 「全部轉寄」。
- 在「收件者」欄位中新增收件者。
- 在郵件中輸入任何其他內容。
- 按一下底部的「傳送」。
- 開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示 [查看所有設定]。
- 捲動至「傳送並封存」部分,然後選取 [在回覆中顯示 [傳送並封存] 按鈕]。
- 按一下 [儲存變更]。
- 開啟您要回覆的郵件,然後按一下 [回覆]。
- 撰寫郵件內容,然後按一下 [傳送 + ]。
自訂公司或學校的日曆活動
建立預約時段- 在電腦上使用自己的公司或學校帳戶開啟 Google 日曆。
- 確定您使用的是 [週] 檢視或 [天] 檢視。
- 按一下日曆中的任何一個位置。然後在隨即彈出的活動方塊中按一下 [預約時段]。
- 輸入詳細資料 (包括標題),並選擇您要讓活動出現在哪個日曆中。
- 如要新增更多資訊 (例如地點或說明),請按一下「更多選項」。
提示:如果你想將預約區塊設定為週期性活動,請在邀請他人預訂時段前先進行設定。當你將包含已預訂時段的現有預約區塊設為重複時,系統會複製已預訂的時段作為新時段,並且可以進行重複預訂。瞭解如何設定重複活動。
您的預約區塊會在日曆中顯示為一個活動,且左上角帶有格狀符號 。有人預約時,預約時段就會顯示為一般活動,蓋過原本的預約區塊。
透過電子郵件建立活動
- 在 Gmail 中撰寫電子郵件。
- 依序按一下「更多」圖示 「插入會議時間」「建立活動」。
- 新增新的活動詳細資訊後,按一下 [儲存]。
另請參閱:在 Gmail 中管理日曆活動的訣竅
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 按一下左上方的「建立」圖示 。
- 新增活動名稱以及其他詳細資訊。
- 按一下「不重複」旁邊的向下箭頭 。
- 選擇活動的重複頻率,以及重複活動結束的時間。
- 按一下右上方的 [儲存]。
Google 日曆可以為您建立議程,也可以將活動現有的議程附加到您的活動中。
為新活動建立議程
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 建立活動。
- (選用) 請依需要輸入標題、時間、邀請對象和其他詳細資料。
- 依序按一下 [新增說明或附件] [建立會議記錄] [儲存]。
- 預先填入活動詳細資料的會議記錄隨即附加到活動中,並與包括機構外部人員在內的邀請對象共用。
在現有活動中建立或附加議程
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 選擇下列任一做法:
- 依序按一下活動 「製作會議記錄」。
系統會自動將會議記錄附加到該活動,並在會議記錄中預先填入活動詳細資料。 - 依序按一下活動 「選單」圖示 「附加文件」。
系統會將所選的會議記錄附加到活動中。
- 依序按一下活動 「製作會議記錄」。
- 系統會在新視窗中開啟會議記錄。按一下右側的「共用」。
注意:如果管理員不允許您將 Google 雲端硬碟檔案與機構外部的人士共用,您可以改為傳送 Gmail 附件給外部邀請對象。
如何建立記事和操作項目文件
如何新增註解並指派給特定使用者
您可以在工作日曆中新增個人活動,其他使用者無法查看這類活動的詳情。例如,安排醫師預約或個人體育活動,並將活動的瀏覽權限設為「私人」。您會在日曆上看到活動詳細資訊,但其他使用者只會看到該活動顯示「忙碌」狀態。
與其來回傳送大量電子郵件、討論邀請對象是否有空參與會議,建議您不妨開放邀請對象修改活動,讓對方挑選自己有空的時段。
如何允許邀請對象修改活動
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 依序按一下活動 「編輯活動」圖示 。
- 在右側的「邀請對象權限」下方,勾選「修改活動」。
- 按一下「儲存」。
注意:若您勾選「邀請對象可以修改活動」,他們就可以和您一樣編輯所有欄位、查看邀請對象名單、預約會議室及管理活動。
如何預設允許邀請對象修改活動
- 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示 [設定]。
- 在「活動設定」部分按一下 [預設邀請對象權限],然後選取 [修改活動]。
邀請對象可以建議新的會議時間,發起人可以自由選擇是否接受該提議。
提議新時間 (以與會者身分)
- 點選日曆上的活動。
- 在「不確定」旁邊依序輕觸向上箭頭 [建議新時間]。
- 選取其他時間或日期。
提示:你也可以為建議的時間留下訊息。 - 按一下 [傳送提議]。
注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。
查看提議時間 (以主辦人身分)
- 點選日曆上有時鐘圖示的活動。
- 查看「邀請對象」下方的建議時間。
- 在你要查看的提議時間之下,點選 [查看提議時間]。
- 如要將活動時間變更為提議時間,請按一下 [儲存]。
提議時間的運作方式
- 系統會為邀請對象超過 200 人的大型活動和全天活動關閉提議功能。進一步瞭解大型活動。
- 所有邀請對象都能提議新時間,但是主辦人不行。
- 在電腦的 Google 日曆設定中,如果主辦人開啟了「活動回應」功能,就能收到提議時間的電子郵件通知。
刪除活動即可取消活動
你可以刪除自己建立的活動。系統會將這項活動從你的日曆以及受邀對象的日曆中刪除。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 按一下你要刪除的活動。
- 按一下「刪除活動」圖示 。
如何還原活動
如果您不小心誤刪活動,大約在 30 天內都還能將該活動復原。
- 開啟 Google 日曆。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示 [垃圾桶],畫面上就會顯示你在這個日曆中刪除的活動。
- 如要還原個別活動,請按一下活動旁邊的「還原」圖示 。
- 如要還原所有選取的活動,請按一下清單上方的「還原所有選取項目」圖示 。
後續步驟
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。