Settimana 2: comunicare in modo efficace con i team

Ora che hai acquisito le nozioni di base, esplora questi modi per... 

• Usa il canale di comunicazione più adatto
• Scopri altri modi di gestire l'email
• Personalizzare gli eventi del calendario per il lavoro o la scuola

Queste istruzioni riguardano solo i computer desktop.

Espandi tutto  |  Comprimi tutto

Usa il canale di comunicazione più adatto

Canali disponibili tramite Google Workspace

Scegli il canale di comunicazione più adatto per il tuo pubblico e il tuo messaggio.

Comunicare con singole persone:

• Messaggio diretto nella chat: per una domanda veloce o che necessita di una risposta immediata, invia un messaggio di Google Chat.
• Email: se devi discutere una questione più complessa o non hai fretta, invia un'email con Gmail.

Comunicare con gruppi di persone:

• Gruppo di contatti: per gruppi temporanei, ad esempio un team per un progetto a breve termine, puoi creare un gruppo di contatti. I gruppi di contatti si possono utilizzare nelle email e anche nelle chat. Non puoi condividere direttamente il tuo gruppo di contatti con altri. Tuttavia, se invii un'email a un gruppo di contatti, le altre persone possono rispondere a tutti i destinatari del gruppo o copiare il tuo elenco di indirizzi.

• Mailing list di Gruppi: facilita la comunicazione creando mailing list di Google Gruppi per il tuo team. Poi, anziché inviare singole email a ciascun membro, usa l'indirizzo email del gruppo per inviare aggiornamenti sullo stato e condividere con tutti risorse come i calendari del team e i documenti di Drive in una sola operazione.
  
  Nota: se l'amministratore non ha attivato Gruppi per l'organizzazione, puoi utilizzare come alternativa i gruppi di contatti.  

Chattare con le persone dall'app Chat o da Gmail

Inviare un messaggio diretto a una persona

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. Se il nome non è già presente in "Chat", fai clic su Avvia una chat .
3. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
   • Per inviare un messaggio 1:1 a una persona esterna alla tua organizzazione, inserisci il suo indirizzo email.
4. Fai clic sulla persona a cui vuoi inviare un messaggio.
5. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Avviare una conversazione di gruppo

1. Vai a Google Chat o al tuo account Gmail.
2. In "Chat", fai clic su una conversazione di gruppo esistente, inserisci un messaggio fai clic su Invia .
3. Se la conversazione di gruppo non si trova in "Chat", fai clic su Avvia una chat Avvia conversazione di gruppo.
4. Inserisci un nome o un indirizzo email. Quando inserisci del testo vengono visualizzati dei suggerimenti.
5. Fai clic su Fine .
6. Inserisci un messaggio e fai clic su Invia .

Cambiare la posizione del riquadro di Chat in Gmail

Puoi spostare il riquadro di Chat sul lato destro o sinistro della Posta in arrivo di Gmail.

1. Apri Gmail sul computer.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Visualizza tutte le impostazioni.
3. In alto, fai clic su Chat e riunioni.
4. Accanto a "Posizione della chat", seleziona A sinistra della Posta in arrivo o A destra della Posta in arrivo.
5. Fai clic su Salva modifiche.

Disattivare le notifiche di Chat quando devi concentrarti

1. Vai a Chat o Gmail.
2. In alto, fai clic sul tuo stato.
3. Seleziona Non disturbare.  
4. Per impostare la durata preferita, selezionane una dall'elenco o fai clic su "Fino a un orario specifico".  
5. Fai clic su Imposta.

Suggerimento: le notifiche vengono riattivate automaticamente al termine del periodo di disattivazione. Per interrompere in anticipo la disattivazione, fai clic sul tuo stato  Non disturbare  Disattiva Non disturbare.

Scopri di più

Creare una mailing list di Gruppi

1. Accedi a Google Gruppi.
2. In alto, fai clic su Crea gruppo.
3. Inserisci le informazioni e scegli le impostazioni per il gruppo.
4. Fai clic su Crea gruppo.
5. Devi attendere qualche minuto perché il nuovo gruppo risulti attivo e sia possibile inviare un messaggio al gruppo stesso. In caso contrario, potresti ricevere una notifica che indica che non è stato possibile consegnare il messaggio.

Scopri di più

Creare un gruppo di contatti

Se vuoi contattare rapidamente lo stesso gruppo di persone via email, puoi creare e salvare un gruppo di contatti. La volta successiva che vuoi inviare un'email a quell'insieme di contatti, dovrai solo inserire il nome del gruppo come destinatario dell'email.

Puoi creare un gruppo di contatti anche se l'amministratore non ha attivato Gruppi per l'organizzazione.

Creazione di un gruppo di contatti

1. In Gmail, fai clic su Scrivi.
2. Fai clic su A, Cc o Ccn. 
3. Trova i contatti che vuoi aggiungere al gruppo e seleziona le caselle accanto ai loro nomi.
4. Fai clic su Gestisci etichetteCrea etichetta.
5. Inserisci il nome dell'etichetta.
6. Fai clic su Salva.
7. Fai clic su Inserisci per aggiungere i contatti al messaggio corrente. 

Inviare email a un gruppo di contatti

1. In Gmail, fai clic su Scrivi.
2. Accanto ad A, inserisci il nome dell'etichetta del gruppo.
3. Scrivi il messaggio e fai clic su Invia.

Scopri altri modi di gestire l'email

Posticipare le email per ricevere un promemoria in un secondo momento

Posticipa le email di conferma con date e orari, fino a quando ti serviranno esattamente. La tua email tornerà in cima alla tua posta in arrivo quando vorrai: domani, la settimana prossima o anche questa sera. 

1. Su un computer, apri Gmail. 
2. Vai sull'email.
3. A destra, fai clic su Posticipa .
4. Scegli un giorno e un'ora successivi in cui visualizzare di nuovo l'email.

Per posticipare più messaggi, selezionali. In alto, fai clic su Posticipa .

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail

Disattivare le email di cui non vuoi visualizzare le risposte

Se sei incluso in una conversazione di Gmail che non ti interessa più, disattiva l'audio della conversazione. Se disattivi la conversazione, le future risposte al thread resteranno fuori dalla tua Posta in arrivo, così potrai concentrarti sui messaggi importanti.

Scopri come al Centro assistenza Gmail

Programmare l'invio posticipato di email

1. Accedi a Gmail da un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su  Scrivi.
3. Crea l'email.
4. In basso a sinistra, accanto a "Invia", fai clic sulla Freccia giù .
5. Fai clic su Programma l'invio.

Nota: puoi avere fino a 100 email programmate.

Per ulteriori informazioni, visita il Centro assistenza Gmail

Inoltrare un'intera conversazione email

1. Su un computer, apri Gmail.
2. Apri la conversazione da inoltrare.
3. Nella parte superiore della conversazione, fai clic su Altro Inoltra tutto.
4. Nel campo "A", aggiungi i destinatari.
5. Digita eventuali contenuti aggiuntivi per il messaggio.
6. In basso, fai clic su Invia. 

Scopri altri modi di rispondere e inoltrare

Archiviare automaticamente le email dopo l'invio

1. Apri Gmail.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Visualizza tutte le impostazioni.
3. Scorri fino alla sezione Invia e archivia e seleziona Mostra il pulsante "Invia e archivia" nella risposta.
4. Fai clic su Salva modifiche.
5. Apri un'email a cui vuoi rispondere e fai clic su Rispondi.
6. Scrivi il messaggio e fai clic su Invia+.

Personalizzare gli eventi del calendario per il lavoro o la scuola

Creare spazi per appuntamenti

Trasforma le diverse fasce orarie del tuo calendario in spazi per appuntamenti che altri possono prenotare. Gli appuntamenti prenotati vengono visualizzati nel tuo calendario, così saprai chi devi incontrare e quando.

1. Accedi al tuo account di lavoro o della scuola su un computer e apri Google Calendar.
2. Assicurati di aver aperto la visualizzazione Settimana o una visualizzazione Giorno.
3. Fai clic su un punto qualsiasi del calendario. Nella finestra degli eventi che viene visualizzata, fai clic su Spazi per appuntamenti.
4. Inserisci i dettagli, compreso il titolo, e scegli il calendario in cui mostrare l'evento.
5. Per aggiungere ulteriori informazioni, come luogo o descrizione, fai clic su Altre opzioni.

Suggerimento: se vuoi fare in modo che il blocco di appuntamenti si ripeta, imposta la ripetizione prima di invitare gli altri a prenotare uno spazio. Quando attivi la ripetizione di un blocco di appuntamenti esistente con spazi riservati, questi vengono duplicati come nuovi spazi e può verificarsi una doppia prenotazione.Scopri come creare eventi ripetuti.

Il blocco di appuntamenti viene visualizzato come evento singolo nel tuo calendario, con il simbolo della griglia nell'angolo in alto a sinistra. Man mano che vengono prenotati appuntamenti, questi verranno visualizzati come normali eventi in sovrapposizione del blocco di appuntamenti.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza Google Calendar

Creare eventi dalla Posta in arrivo

Crea un evento da un'email

1. Scrivi un'email in Gmail.
2. Fai clic su Altro Imposta un orario per la riunioneCrea un evento.
3. Aggiungi i dettagli al nuovo evento e fai clic su Salva.

Vedi anche:  Suggerimenti per gestire gli eventi di Calendar in Gmail

Configurare una riunione del team ricorrente

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. In alto a sinistra, fai clic su Crea .
3. Aggiungi il titolo dell'evento e gli eventuali altri dettagli.
4. Accanto a "Non si ripete", fai clic sulla Freccia giù .
5. Scegli la frequenza e quando vuoi che l'evento si ripeta.
6. Fai clic su Salva in alto a destra.

Aggiungere un'agenda all'evento

Calendar può creare un'agenda per te oppure puoi allegare un'agenda esistente al tuo evento.

Creare un'agenda per un nuovo evento

1. Apri Google Calendar sul computer.
2. Crea un evento.
3. (Facoltativo) Inserisci il titolo, l'orario, gli invitati e altri dettagli.
4. Fai clic su Aggiungi descrizione o allegati Crea note sulla riunione Salva.
   • Le note sulla riunione, precompilate con i dettagli dell'evento, sono allegate all'evento e condivise con i tuoi invitati, inclusi quelli esterni all'organizzazione.

Creare o allegare un'agenda a un evento esistente

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Seleziona un'opzione:
   • Fai clic su un evento Crea note sulla riunione.
     All'evento vengono allegate le note sulla riunione precompilate con i dettagli dell'evento.
   • Fai clic su un evento  Menu   Allega un documento.
     Le note sulla riunione selezionate vengono allegate all'evento.
3. Le note sulla riunione si aprono in una nuova finestra. A destra, fai clic su Condividi.

Suggerimento: se l'amministratore non consente la condivisione di file di Google Drive all'esterno dell'organizzazione, puoi utilizzare Gmail per inviare i file come allegati agli invitati esterni.

Per saperne di più, visita il Centro assistenza Google Calendar

Creare un documento di note e attività

Creare il documento di note e attività

1. Apri la schermata Home di Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google sul computer.
2. Fai clic su Crea .

Puoi anche creare un documento da un modello.

Aggiungere commenti e assegnarli a persone specifiche

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
2. Fai clic su Aggiungi commento .
3. Inserisci il commento nella casella.
4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Creare un evento privato (viene visualizzato con lo stato "occupato")

Puoi aggiungere eventi personali al tuo calendario di lavoro, dove i dettagli non vengono mostrati agli altri utenti. Ad esempio, programma una visita medica o un evento sportivo personale e imposta la visibilità dell'evento su Privato. Vedrai i dettagli dell'evento sul tuo calendario, ma per gli altri lo stato dell'evento risulta solo "occupato".

Scopri come fare nel Centro assistenza Google Calendar

Consentire agli invitati di modificare un evento per evitare il viavai di email

Per evitare il viavai di email quando devi verificare la disponibilità degli invitati a partecipare alle riunioni, consenti agli utenti di modificare l'evento in modo che possano scegliere un orario consono.

Consentire agli invitati di modificare un evento

1. Apri Google Calendar sul computer.
2. Fai clic su un eventoModifica evento .
3. A destra, sotto "Gli invitati possono", seleziona "Modificare l'evento".
4. Fai clic su Salva.

Nota: quando selezioni "Gli invitati possono modificare l'evento", questi potranno modificare tutti i campi, visualizzare l'elenco degli invitati, prenotare sale e gestire l'evento esattamente come puoi fare tu.

Consentire agli invitati di modificare gli eventi per impostazione predefinita

1. In Calendar, fai clic su Impostazioni  Impostazioni.
2. Nella sezione Impostazioni evento, fai clic su Autorizzazioni predefinite per gli invitati e seleziona Modificare l'evento.

Proporre o rivedere i nuovi orari delle riunioni

Gli invitati possono proporre un nuovo orario per la riunione, che l'organizzatore può esaminare ed eventualmente accettare. 

Proporre un nuovo orario (come partecipante)

1. Nel tuo calendario, fai clic sull'evento.
2. Accanto a "Forse", fai clic sulla Freccia su  Proponi un nuovo orario.
3. Seleziona un altro orario o giorno.
   Suggerimento: puoi anche aggiungere un messaggio all'ora proposta.
4. Fai clic su Invia proposta.

Nota: se l'organizzatore dell'evento ti ha autorizzato ad accedere per modificare gli eventi, puoi riprogrammarli direttamente senza proporre un nuovo orario

Rivedere gli orari proposti (come organizzatore)

1. Sul calendario, fai clic su un evento con l'icona a forma di orologio.
2. Nella sezione "Invitati ", trova gli orari suggeriti.
3. Fai clic su Rivedi orario proposto.
4. Per modificare l'evento adottando l'orario proposto, fai clic su Salva.

Come funzionano gli orari proposti

• Le proposte vengono disattivate per gli eventi con oltre 200 invitati e per gli eventi che durano tutto il giorno. Ulteriori informazioni sugli eventi per gruppi di grandi dimensioni.
• Tutti gli invitati possono proporre un nuovo orario. Gli organizzatori non possono proporre un nuovo orario.
• Su un computer, nelle impostazioni di Google Calendar, se gli organizzatori attivano l'impostazione "Risposte a eventi" ricevono notifiche email per le proposte.

Eliminare e ripristinare eventi

Eliminare un evento per annullarlo

Se crei un evento, puoi eliminarlo. In questo modo, l'evento viene rimosso dal tuo calendario e da quelli di tutti gli altri invitati.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Fai clic sull'evento da eliminare.
3. Fai clic su Elimina evento .

Ripristinare un evento

Hai circa 30 giorni di tempo per ripristinare un evento che hai eliminato per errore.

1. Apri Google Calendar.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Cestino. Troverai gli eventi eliminati da questo calendario.
   • Per ripristinare un singolo evento, fai clic su Ripristina accanto all'evento.
   • Per ripristinare gli eventi selezionati, fai clic su Ripristina tutti gli elementi selezionati sopra l'elenco.

Passaggi successivi

Settimana 3: condivisione dei file e collaborazione

               

Vuoi utilizzare le funzionalità avanzate di Google Workspace per la tua attività?

Prova subito Google Workspace

 

 

_{Google, Google Workspace e marchi e loghi correlati sono marchi di Google LLC. Tutti gli altri nomi di società e prodotti sono marchi delle rispettive società a cui sono associati.}