第 3 周：共享和协作处理文件

完成此核对清单以了解云端存储空间和协作

• 管理您的云端硬盘和文档编辑器文件
• 了解共享文件的最佳做法
• 与团队成员协同处理文件

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管理您的云端硬盘和文档编辑器文件

将文件上传到 Google 云端硬盘，以便在每台设备上访问这些文件

您可以在云端硬盘中存储任何文件：图片、绘图、视频等。只需在一台设备上将文件存储到云端硬盘中，您就可以直接在所有其他设备上访问该文件。将文件添加到云端硬盘的方法有三种。

将文件上传到网页版云端硬盘

在计算机上，您可以通过 drive.google.com 或桌面上传文件。文件可以上传到不公开文件夹或共享文件夹。

1. 在计算机上访问 drive.google.com。
2. 点击左上角的新建  上传文件或上传文件夹。
3. 选择您要上传的文件或文件夹。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

通过移动设备上传文件

1. 根据您所用的设备，选择下面的一项操作步骤：
   • Android 手机或平板电脑：点按“Google Play”图标 。
   • iOS 设备：点按“App Store”图标 。
2. 查找并安装云端硬盘应用。
3. 打开包含您要上传的文件的应用，点按共享，然后点按云端硬盘。

注意：即使您日后决定卸载该应用，您的云端硬盘文件也不会受到影响。您仍可通过网页版云端硬盘访问这些文件。

（高级）通过桌面设备将文件上传到云端硬盘

如果您想通过桌面设备上传文件，请安装和使用桌面版 Google 云端硬盘。

注意：如要使用桌面版云端硬盘，您的管理员必须先为您的组织或团队启用该功能

桌面版云端硬盘使用入门

使用网址快捷方式创建新的文档文件

您可以借助快捷方式网址创建新文件，而不必每次都在 Google 文档、表格、幻灯片或表单中进行此操作。

在您的浏览器中，输入以下网址：

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

系统会打开一个空白文件，您可以立即开始编辑。

系统会打开一个空白文件，然后您就可以开始添加内容了。

使用星标和文件夹颜色突出显示重要文件夹

为重要文件和文件夹加注星标

1. 右键点击相应文件或文件夹。
2. 选择整理添加到“已加星标”。
3. （可选）要查看所有已加星标的文件和文件夹，请点击左侧边栏的已加星标。

设置云端硬盘文件夹颜色

使用有颜色标记的文件夹来整理云端硬盘。

1. 右键点击要更改的文件夹。
2. 点击更改颜色，然后选择所需的颜色。

管理文件版本

过去，您可能会保留多份文件草稿，以防日后需要参考或恢复到早期版本。云端硬盘将所有草稿保存在一个文件中，您可以在其中轻松查看或恢复之前的版本。

查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本

1. 在云端硬盘中打开您的文件。
2. 点击文件 版本历史记录 查看版本历史记录。
3. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方，您会看到：
   • 编辑了文档的人的姓名。
   • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色，其所编辑的内容会以相应颜色显示。
4. （可选）要还原为某个版本，请点击恢复此版本。

注意：您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。

将非 Google 文件的新版本上传到云端硬盘

对于 PDF 文件等非 Google 文件，您可以在计算机上将新版本上传到云端硬盘：

1. 在计算机上访问 drive.google.com。
2. 点击要替换的文件。
3. 在右上角，点击“更多”图标   管理版本  上传新版本。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

离线访问您的文件

互联网服务中断不会影响您在云端硬盘中的工作。设置离线访问功能，以便您随时查看和编辑您的文件。 您可以在以下应用中离线工作：

• Google 文档
• Google 表格
• Google 幻灯片

重要提示：出于安全原因，以及防止意外访问您的文件，请仅在您自己的设备上设置离线访问功能，不要在公共设备上设置离线访问功能。

设置文档、表格和幻灯片的离线访问功能

仅限 Chrome 和 Microsoft Edge 浏览器

1. 安装“Google 文档的离线功能”扩展程序。
2. 在云端硬盘中，点击“设置”图标 设置。
3. 在离线部分，勾选即使处于离线状态，仍可在此设备上创建、打开和编辑近期的 Google 文档、表格和幻灯片文件对应的复选框。
4. 点击完成。
5. 右键点击某个文件，然后开启可离线使用。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情 

在电子邮件和日历活动中附加云端硬盘文件

将云端硬盘文件附加到电子邮件中

发送 Google 云端硬盘附件

1. 在计算机上打开 Gmail。
2. 点击左上方的写邮件。
3. 在邮件底部，点击“使用云端硬盘插入文件”图标 。
4. 选择您要附加的文件。
5. 在页面底部，确定您要使用何种方式发送文件：
   • 云端硬盘链接：此方式适用于存储在云端硬盘中的任何文件，包括使用 Google 文档、工作表、幻灯片或表单创建的文件。
   • 附件：此方式仅适用于并非使用 Google 文档、工作表、幻灯片或表单创建的文件。
6. 点击插入。

在日历活动中附加云端硬盘文件

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 创建一个新活动或打开某个现有活动。
3. 在创建新活动时，点击更多选项。
4. 点击底部说明框中的“添加附件”图标 。
5. 选择 Google 云端硬盘中的现有文件。要添加计算机中的文件作为附件，请点击上传。
6. 完成后，点击选择或上传。

注意：如果您的管理员不允许与组织以外的人员共享 Google 云端硬盘文件，则可以改为向外部邀请对象发送 Gmail 附件。

了解共享文件的最佳做法

自定义文件和文件夹的共享设置

与特定人员共享文件或文件夹并设置访问权限级别

1. 选择您要共享的文件。
2. 点击共享或“共享”图标 。
3. 输入共享对象的电子邮件地址或者您要与之共享内容的 Google 群组。
4. 选择查看者、评论者或编辑者，指定共享对象对文件所具备的角色。
5. 如果您的帐号符合条件，您可以添加访问权限的到期日期。
6. 选择是否通知共享对象。
   • 如果您想通知对方您与其共享了内容，请勾选“通知对方”旁边的复选框。如果您选择通知对方，则通知电子邮件会发送至您输入的每个电子邮件地址。
   • 如果您不想通知对方，请取消选中该复选框。
7. 点击发送或共享。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

选择共享失效日期

1. 在 Google 云端硬盘中打开文件。
2. 点击共享。
3. 找到相应用户，然后点击该用户姓名旁边的向下箭头 添加到期日期。
4. 点击发送以接受 30 天的过期日期。
5. 如果您想更改默认失效日期，请在访问权限到期日期部分点击“修改”图标 ，然后从日历中选择失效日期。
6. （可选）要移除过期日期，请点击移除过期设置。
7. 点击完成 发送。

允许对文件进行常规访问

您可以选择您的文件是可供任何人访问，还是仅限拥有访问权限的人员访问。如果您允许任何知道链接的人访问文件，则您的文件夹不会限制哪些用户可以访问该文件。

1. 选择您要共享的文件。
2. 点击共享或“共享”图标 。
3. 在“常规访问权限”下方，点击向下箭头 。
4. 选择哪些人可以访问文件。

5. 为了给共享对象指定针对您文件的角色，您可以选择查看者、评论者或编辑者。
   • 详细了解如何为共享对象设置文件的查看、评论或编辑权限。
6. 点击完成。

使用共享云端硬盘与团队共享文件

共享云端硬盘是共享的空间，可供团队随时随地使用任意设备轻松存储、搜索和访问他们的文件。与“我的云端硬盘”中的文件不同，共享云端硬盘中的文件归整个团队（而非个人）所有。即使有成员退出，文件也会保留在原处，因此您的团队成员可以继续共享信息和照常工作。

共享云端硬盘的常见用途如下：

• 项目 - 参与同一项目的人员。
• 活动 - 需要在一段确定的时期内为特定的活动或交付内容工作的人员。
• 模板 - 供用户复制和重复使用的文件。
• 公司级文件 - 所有人都需要访问的文件，例如培训文件。
• 敏感文件 - 高度敏感的文件。您可以添加额外安全措施来限制访问。

共享云端硬盘使用入门

与团队协作处理文件

与其他团队成员同时编辑文档

当您共享文档、表格或幻灯片文件后，多位用户便可同时处理该文件。您会看到他人所做的更改，而且所有更改均会自动保存。

添加评论和分配操作项

添加评论

1. 在计算机上打开相应文档、电子表格或演示文稿。
2. 突出显示要添加评论的文本、图片、单元格或幻灯片。
3. 要添加评论，请在工具栏中点击“添加评论”图标 。
4. 输入相应评论。
5. 点击评论。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

分配待办项

您可以通过单位或学校账号，使用评论分配任务或待办项。您可以向同事分配评论，或者，如果有人向您分配了待办项，您可以将其标记为已完成。

如需了解操作方法，请参阅 Google 文档编辑器帮助中心

设置评论通知

您可以更改接收关于 Google 文档、绘图、表格或幻灯片中评论的电子邮件通知的频率。在 Google 文档和表格中，您还可以更改关于修改操作的通知设置。您可以选择通过电子邮件还是浏览器接收通知。

如需了解操作方法，请参阅 Google 文档编辑器帮助中心

添加和查看建议的修改

您可以直接在文档中提出修改建议，而不必更改文本。在文档所有者批准之前，这些建议不会更改原文。您必须对文档拥有编辑权限或评论权限，才能提出修改建议。

	查看右上角，确保您处于建议模式，该模式也可能显示为 。
	要建议修改，您只需在文档中您认为应当修改的地方输入内容。系统会以不同颜色显示您建议的内容，并且会划掉您标记要删除或替换的文本（但在文档所有者批准建议前，系统不会真正删除相应内容）。
	文档所有者会收到包含您的建议的电子邮件。当他们点击任意建议时，可以“接受建议” 或“拒绝建议”。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

在 Google 文档文件中聊天

如果您正在处理其他人也已打开的文件，则可以通过打开群聊来直接与其协作。在文档、电子表格或演示文稿中聊天。无需离开文件就能获得即时反馈。

1. 在计算机上打开相应文档、电子表格或演示文稿。
2. 点击右上角的“显示聊天面板”图标 。如果您是文件的唯一使用者，此功能将无法使用。
   1. 提示：如果文件包含许多协作者，则在右上方协作者头像的右侧会显示一个蓝色圆圈，其中标识了未显示出的其他协作者的数量。依次点击该蓝色圆圈 “加入聊天”图标 。
3. 在聊天框中输入消息。
4. 完成后，点击聊天窗口右上方的“关闭”图标 。

注意：Google 文档、表格和幻灯片中的所有聊天都包含查看文件的任何人。系统不保存聊天内容。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

查看谁更改了您的文件

查看谁评论、编辑、移动或共享了文件

1. 在计算机上访问 drive.google.com。
2. 点击左侧的我的云端硬盘。
3. 点击右上方的“查看详细信息”图标 。
4. 要查看近期更改，请点击操作记录。
5. 要查看特定文件或文件夹的操作记录，请点击相应文件或文件夹。
6. 要查看最近的更改，请在右侧向下滚动。

查看先前的版本或还原为先前的版本

1. 在云端硬盘中打开您的文件。
2. 点击文件 版本历史记录 查看版本历史记录。
3. 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方，您会看到：
   • 编辑了文档的人的姓名。
   • 每个人的姓名旁边会显示一种颜色，其所编辑的内容会以相应颜色显示。
4. （可选）要还原为某个版本，请点击恢复此版本。

注意：您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

创建调查问卷和测验

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Google 表单使用入门

后续步骤

第 4 周：高效开展项目 

               

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