Settimana 3: condivisione dei file e collaborazione

Per sfruttare al meglio le applicazioni Google al lavoro o a scuola registrati per una prova gratuita di Google Workspace

Completa questo elenco di controllo per gestire al meglio lo spazio di archiviazione e la collaborazione sul cloud

• Gestire i file di Drive e degli editor di documenti
• Imparare a condividere le best practice
• Collaborare sui file con il team

Espandi tutto  |  Comprimi tutto

Gestire i file di Drive e degli editor di documenti

Caricare i file su Google Drive per potervi accedere da qualsiasi dispositivo

Puoi archiviare qualsiasi file su Drive: immagini, disegni, video e altro ancora. Devi solo archiviare il file su Drive da un dispositivo e sarà automaticamente disponibile su tutti gli altri dispositivi. Puoi scegliere tra tre metodi per archiviare i file su Drive.

Caricare i file in Drive sul Web

1. Vai a Drive.
2. Fai clic su  Nuovo Caricamento di file o Caricamento di una cartella, quindi scegli il file o la cartella che vuoi caricare.
3. Fai clic su Apri.

Caricare i file dal tuo dispositivo mobile:

Nota: se in un secondo momento decidi di disinstallare l'app, l'operazione non avrà alcun effetto sui file di Drive, che continueranno a essere disponibili per l'accesso da Drive sul Web.

1. In base al dispositivo, scegli una di queste opzioni:
   • Telefono o tablet Android: tocca Google Play .
   • Dispositivi iOS: tocca App Store .
2. Individua e installa l'app Drive.
3. Apri l'app contenente il file che vuoi caricare, tocca Condividi e quindi tocca Drive.

(Livello avanzato) Caricare i file su Drive dal desktop

Se vuoi caricare file dal desktop, installa e utilizza Google Drive per desktop.

Nota: Drive per desktop è disponibile solo se l' l'amministratore lo ha attivato per l'organizzazione o per il team

Scopri di più

Creare nuovi file di Documenti con scorciatoie URL

Invece di creare sempre i nuovi file da Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google, puoi utilizzare un URL come scorciatoia.

Nel browser, inserisci uno di questi URL:

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

Si apre un file vuoto e tu puoi iniziare subito ad apportare le modifiche.

Scopri di più

Evidenziare le cartelle importanti con le stelle e i colori delle cartelle

Contrassegnare come Speciali i file e le cartelle importanti

Contrassegnare i file o le cartelle importanti per trovarli in un secondo momento.

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un file o su una cartella.
2. Seleziona Aggiungi a Speciali.
3. Per visualizzare tutti i file e le cartelle che hai contrassegnato come speciali, fai clic su Speciali sulla barra laterale sinistra. (facoltativo)

Applicare un codice colore alla cartella Drive

Organizza visivamente il tuo Drive con le cartelle codificate con colori.

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che vuoi modificare.
2. Fai clic su Cambia colore e scegli un colore. 

Scopri di più

Gestire le versioni dei file

In passato era spesso inevitabile dover tenere più copie dei file come riferimento o per poter tornare alle versioni precedenti. Drive conserva tutte le bozze in un solo file, così puoi facilmente visualizzare o ripristinare le versioni precedenti.

Visualizzare o ripristinare versioni precedenti di un file di Documenti, Fogli e Presentazioni Google

1. Apri il file su Drive.
2. Fai clic su File Cronologia versioni Vedi la cronologia delle versioni.
3. Fai clic su un timestamp per visualizzare una versione precedente del file. Sotto il timestamp, vedrai:
   • Nomi di persone che hanno modificato il documento.
   • Un colore accanto al nome di ogni persona, che contrassegna le modifiche apportate da ciascuno.
4. Per tornare alla versione selezionata, fai clic su Ripristina questa versione. (facoltativo)

Scaricare o ripristinare su Drive versioni precedenti di file non Google

1. In Drive, fai clic sul file, quindi su Altro Gestisci versioni, in alto a destra.
2. Per scaricare il file, fai clic su Altro Scarica .
3. Per tornare a una versione precedente, ad esempio a quella scaricata sopra, fai clic su Carica nuova versione, individua la versione del file e fai clic su Apri. (facoltativo)
4. Fai clic su Chiudi.

Scopri di più

Accedere offline ai file

Eventuali interruzioni della connessione a Internet non dovrebbero impedirti di lavorare su Drive. Configura l'accesso offline per visualizzare e modificare i tuoi file quando vuoi.

Importante: per assicurarti che gli altri non possano vedere i tuoi file, imposta l'accesso offline sui dispositivi che appartengono solo a te.

Sul Web

Solo browser Chrome

Configurare l'accesso offline per Documenti, Fogli e Presentazioni:

1. Installa l'estensione Documenti Google offline.
2. In Drive, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
3. Nella sezione Offline, seleziona la casella Crea, apri e modifica i file recenti di Documenti Google, Fogli e Presentazioni su questo dispositivo quando sei in modalità offline.
4. Fai clic su Fine.
5. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un file e attiva Disponibile offline.

Sul dispositivo mobile

Solo browser Chrome

Configurare l'accesso offline per Documenti, Fogli e Presentazioni:

1. Sul tuo dispositivo Android o Apple iOS, apri l'applicazione Documenti, Fogli o Presentazioni Google.
2. Tocca Menu Impostazioni.
3. Attiva Rendi i file recenti disponibili offline.

Sul computer

Configurare sul tuo computer desktop l'accesso offline per PDF, file di Microsoft Office e altro ancora:

1. Fai clic su Drive per desktop Apri Google Drive .
2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella a cui vuoi accedere offline.
3. Fai clic su Drive File StreamDisponibile offline.

Per maggiori dettagli, vedi Accedere ai file. 

Scopri di più 

Allegare file di Drive nelle email e negli eventi di Calendar

Allegare file di Drive in Gmail

1. Apri Gmail su un computer.
2. In alto a sinistra, fai clic su Scrivi.
3. Fai clic su Google Drive .
4. Seleziona i file da allegare.
5. Nella parte inferiore della pagina, scegli come inviare il file:
   • Link di Drive: per i file salvati in Drive, compresi quelli creati con Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google.
   • Allegato: per i file che non sono stati creati con Documenti, Fogli, Presentazioni o Moduli Google.
6. Fai clic su Inserisci.

Allegare file di Drive negli eventi di Calendar

1. Fai clic sul campo Aggiungi descrizione o allegati.
2. Fai clic su Il mio Drive o su Carica e seleziona il file.
3. Fai clic su Seleziona o Carica. Il file verrà allegato all'evento.

Nota: se l'amministratore non consente la condivisione di file di Google Drive all'esterno dell'organizzazione, puoi utilizzare Gmail per inviare i file come allegati agli invitati esterni.

Scopri di più

Imparare a condividere le best practice

Personalizzare le impostazioni di condivisione per file e cartelle

Condividere un file o una cartella con persone specifiche e impostare i livelli di accesso

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o Condividi .
3. Digita l'indirizzo email o il gruppo Google con cui vuoi condividere l'elemento.
4. Per decidere quale ruolo avranno le persone rispetto al file, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Se il tuo account è idoneo, puoi aggiungere una data di scadenza per l'accesso.
6. Scegli se inviare notifiche ai destinatari della condivisione.
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un elemento con loro, seleziona la casella accanto a Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi inseriti riceveranno l'email.
   • Se non vuoi inviare una notifica agli utenti, deseleziona la casella.
7. Fai clic su Invia o Condividi.

Scopri di più

Scegliere una data di scadenza per la condivisione

1. Apri un file in Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
2. Fai clic su Condividi  e individua l'utente a cui vuoi concedere le autorizzazioni temporanee.
   • Se non hai ancora condiviso il file con quella persona, aggiungi l'email dell'utente e fai clic su Invia o Condividi. In alto a destra del documento, fai nuovamente clic su Condividi .
3. Accanto al nome della persona, fai clic su Freccia giù   Concedi accesso temporaneo.
4. Accanto a "Scadenza accesso", fai clic su una data per impostarla come data di scadenza. Scegli una data compresa in un periodo di un anno a partire dalla data corrente.
5. Fai clic su Salva.

Scopri di più

Consentire l'accesso generale a un file

 

Puoi scegliere se rendere il file accessibile da chiunque o solo da chi ha i diritti necessari. Se consenti l'accesso a chiunque abbia il link, la cartella non limiterà l'accesso al file.

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o Condividi .
3. Sotto "Accesso generale", fai clic sulla Freccia giù .
4. Scegli chi può accedere al file.

5. Per stabilire quale ruolo avranno gli utenti rispetto al file, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
   • Scopri di più su come le altre persone possono visualizzare, modificare o commentare i file.
6. Fai clic su Fine.

Scegliere di condividere un file da una cartella di un Drive condiviso

Il livello di accesso minimo è Collaboratore.

Analogamente a quanto accade per Drive, esistono diversi modi per condividere file dei Drive condivisi con persone della tua organizzazione che non ne sono membri.

Nota: le cartelle dei Drive condivisi non possono essere condivise. Inoltre, l'organizzazione potrebbe aver posto dei limiti alla possibilità di condividere i file. Per ulteriori informazioni, contatta il tuo amministratore.

Condividere file con individui o gruppi

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o Condividi .
3. Digita l'indirizzo email o il gruppo Google con cui vuoi condividere l'elemento.
4. Per decidere quale ruolo avranno le persone rispetto al file, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Se il tuo account è idoneo, puoi aggiungere una data di scadenza per l'accesso.
6. Scegli se inviare notifiche ai destinatari della condivisione.
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un elemento con loro, seleziona la casella accanto a Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi inseriti riceveranno l'email.
   • Se non vuoi inviare una notifica agli utenti, deseleziona la casella.
7. Fai clic su Invia o Condividi.

Condividere un link

Per rendere un file ampiamente accessibile ed evitare di gestire l'accesso nell'organizzazione, puoi condividere il file con un link. Qualsiasi utente della tua organizzazione che abbia il link può accedere al file. Se necessario, puoi consentire ad altri utenti di condividere il link con persone che non sono nella tua organizzazione.

1. In un Drive condiviso, fai clic sul file o sulla cartella che vuoi condividere.
   Per condividere link a più file o cartelle, tieni premuto Maiusc sulla tastiera e seleziona i file o le cartelle.
2. In alto, fai clic su Condividi .
3. (Facoltativo) Per specificare quali azioni possono effettuare gli utenti sul file o sulla cartella che condividi, fai clic su Modifica sotto il nome della tua organizzazione:
   • Per modificare l'autorizzazione, a destra, fai clic sulla Freccia giù  e seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor per i file; Visualizzatore, Commentatore, Collaboratore o Gestore di contenuti per le cartelle.
   • Per consentire la condivisione del link all'esterno dell'organizzazione, accanto al nome dell'organizzazione, fai clic sulla Freccia giù Pubblico.

     Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

4. Fai clic su Copia link.
5. Fai clic su Fine.
6. Incolla il link in un messaggio email, su un sito web o dovunque tu debba condividerlo.

Creare e collaborare sui file insieme al tuo team

Modificare i documenti contemporaneamente al tuo team

Più persone possono lavorare contemporaneamente a un file di Documenti, Fogli o Presentazioni se è condiviso. Puoi vedere le modifiche apportate dalle persone in tempo reale e ogni modifica viene salvata automaticamente.

Aggiungere commenti e assegnare attività

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
2. Fai clic su Aggiungi commento .
3. Inserisci il commento nella casella.
4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

Configurare le notifiche per i commenti

1. Apri un file in Documenti, Fogli o Presentazioni.
2. Fai clic su Commenta Notifiche.
3. Scegli quando vuoi ricevere le notifiche:
   • Tutte: ogni volta che viene aggiunto un commento.
   • Solo tuoi: ogni volta che altre persone rispondono ai tuoi commenti o ai commenti a cui sei stato aggiunto.
   • Nessuna: non ricevere mai email relative ai commenti sul file.

Scopri di più

Aggiungere e rivedere le modifiche suggerite

Puoi proporre le modifiche direttamente nel documento senza cambiare il testo, semplicemente suggerendole. I suggerimenti non cambieranno il testo originale finché il proprietario del documento non li approva. Per suggerire modifiche in un documento, devi disporre dell'accesso in modifica o per commentare.

	Nell'angolo in alto, verifica di essere in modalità Suggerimento, che può apparire anche come .
	Per suggerire una modifica, è sufficiente iniziare a digitare nel punto del documento in cui pensi che debba essere apportata. I tuoi suggerimenti vengono visualizzati in un nuovo colore e il testo che contrassegni per l'eliminazione o la sostituzione è barrato (ma non viene eliminato finché il proprietario del documento non approva il suggerimento).
	Il proprietario del documento riceverà un'email con i tuoi suggerimenti. Quando fa clic su un suggerimento, il proprietario può accettarlo  o rifiutarlo .

Scopri di più

Chattare nei file di Documenti

Puoi anche collaborare all'interno di documenti, fogli di lavoro o presentazioni usando la chat. Se il file è aperto da più persone, fai clic su Mostra chat  per aprire una chat di gruppo. Puoi ricevere immediatamente un feedback senza uscire dal file.

Scopri di più

Vedere chi ha modificato i tuoi file

Visualizza tutte le modifiche apportate a un file o ripristina una versione precedente

Apri il tuo file su Google Drive. Da Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona FileCronologia delle versioniVedi la cronologia delle versioni. Nota: è necessario disporre dell'accesso al file come Proprietario o Editor. Fai clic su un timestamp per visualizzare una versione precedente del file. Sotto il timestamp, vedrai: Nomi di persone che hanno modificato il documento. Un colore accanto al nome di ogni persona, che contrassegna le modifiche apportate da ciascuno. (Facoltativo) Per ripristinare, copiare o assegnare un nome a una versione precedente, fai clic su: Ripristina questa versione, per impostarla come versione attiva. AltroAssegna un nome a questa versione, per assegnare un nome a una versione precedente.  AltroCrea una copia, per creare una copia di una versione precedente.

Guarda chi ha commentato, modificato, spostato o condiviso un file

1. Su Drive, in alto a destra, fai clic su Visualizza dettagli .
2. La scheda Attività viene selezionata automaticamente e vengono mostrate tutte le attività per Il mio Drive. Tra i dettagli riportati per ogni attività sono inclusi i seguenti:
   • Il file o la cartella interessati
   • L'utente che ha apportato la modifica
   • La data e l'ora dell'attività
   • Qualsiasi altro utente interessato dall'attività
3. In Il mio Drive, seleziona un elemento per visualizzarne i dettagli.

Scopri di più

Utilizzare lo strumento Esplora degli editor di documenti

Utilizzare lo strumento Esplora con Documenti

Trova e aggiungi contenuti suggeriti a un documento in Documenti Google. I contenuti suggeriti sono correlati ai contenuti del documento. Dall'interno di un documento puoi anche effettuare ricerche tra i tuoi documenti e sul Web.

Utilizzare un argomento suggerito

1. Nella parte inferiore del documento, fai clic su Esplora .

   Sulla destra verranno visualizzati dei suggerimenti basati sui tuoi contenuti.

2. Fai clic su un argomento.
3. Fai clic sui link pertinenti all'argomento.
4. Copia il testo dai contenuti suggeriti e incollalo sul tuo documento.

   Suggerimento: per cancellare tutta la formattazione del testo, selezionalo e fai clic su Formato Cancella formattazione.

5. Nel documento, seleziona il punto in cui vuoi inserire la nota a piè di pagina. Quindi, nei risultati di Esplora, passa il mouse sopra la fonte che hai citato e fai clic su Cita come nota a piè di pagina .

Utilizzare le ricerche correlate

1. Nella parte inferiore del documento, fai clic su Esplora .

   Sulla destra verranno visualizzati dei suggerimenti basati sui tuoi contenuti.

2. Fai clic su un elemento della ricerca per visualizzarne i contenuti completi online. (facoltativo)
3. Passa il mouse sopra un elemento della ricerca e fai clic su Aggiungi  per aggiungere il testo e una nota a piè di pagina.

Cercare un argomento

1. Nella parte inferiore del documento, fai clic su Esplora .
2. Nella casella di ricerca, inserisci informazioni pertinenti alla citazione (libro, autore, titolo dell'articolo e così via).
3. Fai clic sui link pertinenti all'argomento.
4. Copia il testo dai contenuti suggeriti e incollalo sul tuo documento.

   Suggerimento: per cancellare tutta la formattazione del testo, selezionalo e fai clic su FormatoCancella formattazione.

5. Nel documento, seleziona il punto in cui vuoi inserire la nota a piè di pagina. Quindi, nei risultati di Esplora, passa il mouse sopra la fonte che hai citato e fai clic su Cita come nota a piè di pagina .

Scopri di più

Utilizzare lo strumento Esplora con Fogli

Un foglio di lavoro pieno di dati può essere difficile da consultare. Puoi visualizzare riepiloghi e grafici dei tuoi dati semplicemente facendo clic su un pulsante in Fogli Google.

Come consultare i dati

1. In Fogli, apri un foglio di lavoro che contiene dei dati.
2. Seleziona un intervallo di celle, colonne o righe. In caso contrario, le informazioni significative verranno estratte dai dati che si trovano nella posizione del cursore.
3. Fai clic su Esplora  in basso a destra.
4. In base ai dati nel foglio, puoi:
   1. Vedere su quali dati si basa un grafico: passa il mouse su un grafico per evidenziarne i dati nel foglio di lavoro.
   2. Porre domande sui dati: inserisci una ricerca o scegli una domanda suggerita. Se la risposta include una formula, puoi trascinarla in una cella per aggiungerla.
   3. Aggiungere un grafico: passa il mouse su un grafico e fai clic su Inserisci grafico .
   4. Aggiungere una tabella pivot: passa il mouse su una tabella pivot e fai clic su Inserisci tabella pivot .

Scopri di più

Utilizzare lo strumento Esplora con Presentazioni

Non hai bisogno di passare a un'altra applicazione o di disporre di altro software per aggiungere e modificare immagini fantastiche nei documenti e nelle presentazioni.

Aggiungere e modificare un'immagine

1. Su Google Drive, apri il documento o la presentazione.
2. Trascina un'immagine dal tuo computer oppure esegui le seguenti operazioni:
   1. Fai clic su Inserisci Immagine e scegli da dove vuoi prendere l'immagine (Drive, Foto, Web e altro).
   2. Fai doppio clic sull'immagine che vuoi aggiungere.
3. Per modificare l'immagine, selezionala Opzioni immagine o Opzioni formato. (facoltativo)
4. Apporta le modifiche:
   • Scegli un altro colore.
   • Regola la trasparenza, la luminosità o il contrasto.
   • In Presentazioni, aggiungi un'ombreggiatura.
   • In Presentazioni, aggiungi un riflesso.

   Per annullare queste modifiche, fai clic su Reimposta immagine .

Ritagliare un'immagine

1. Fai clic sull'immagine per selezionarla.
2. Scegli un'opzione:
   • Fai clic su Ritaglia  e trascina la casella dove vuoi posizionarla.
   • In Presentazioni, per ritagliare un'immagine in base a una forma, fai clic sulla freccia giù  accanto a Ritaglia  e seleziona una forma.

   Per ripristinare l'immagine originale, selezionala e fai clic su Reimposta immagine .

Visualizzare suggerimenti per le immagini

1. Nella parte inferiore della presentazione o del documento, fai clic su Esplora .
2. Nella finestra Esplora, fai clic su Cerca  e cerca testi correlati all'immagine che ti interessa.
3. Fai clic su Immagini, quindi passa il mouse sopra un'immagine e fai clic su Aggiungi .

Trovare contenuti suggeriti per le presentazioni

1. In Presentazioni, apri una presentazione e fai clic su Esplora .
2. Nella finestra Esplora, accanto a Cerca , inserisci la query e premi INVIO.
3. Scegli un'opzione:

   • Per aprire un risultato web, fai clic su un link in Web.
   • Per aggiungere un'immagine, fai clic su Immagini. Passa il mouse sopra un'immagine e fai clic su Aggiungi .
   • Per aprire un file di Drive, fai clic su Drive e seleziona un file.

Scopri di più

Creare sondaggi e quiz

Con Moduli puoi gestire le registrazioni per gli eventi, creare quiz, analizzare le risposte e altro ancora.

Scopri di più

Passaggi successivi

Settimana 4: gestisci progetti efficienti 

 

_{Google, Google Workspace e marchi e loghi correlati sono marchi di Google LLC. Tutti gli altri nomi di società e prodotti sono marchi delle rispettive società a cui sono associati.}