第 3 週:共用檔案並進行協作

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透過共用檔案與同事協同合作如要開始共用檔案並有效率地與同事協同合作,請完成下列各項工作。

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顯示所有操作說明 | 隱藏所有操作說明

1. 管理雲端硬碟和文件編輯器的檔案

核取方塊只要將檔案上傳至 Google 雲端硬碟,即可透過任何裝置輕鬆存取檔案

您可以將任何檔案儲存在雲端硬碟,包括相片、繪圖、影片等。您只需透過一部裝置將檔案儲存在雲端硬碟中,即可透過您的其他裝置存取檔案,無須額外進行設定。您可以透過三種方式將檔案上傳到雲端硬碟。

透過雲端硬碟線上版上傳檔案:

  1. 前往雲端硬碟
  2. 依序按一下 [Google+ 新增] 接下來 [檔案上傳] 或 [資料夾上傳],然後選擇您要上傳的檔案或資料夾。
  3. 按一下 [開啟]

透過行動裝置上傳檔案:

注意:如果您日後決定解除安裝應用程式,雲端硬碟中的檔案不會受到影響,您仍可透過雲端硬碟線上版存取檔案。

  1. 根據您的裝置選擇下列其中一種做法:
    • Android 手機或平板電腦:輕觸 Google Play Google Play
    • iOS 裝置:輕觸 App Store iOS App Store
  2. 尋找並安裝雲端硬碟應用程式。
  3. 確認您要上傳的檔案位於哪個應用程式中,開啟該應用程式,然後依序輕觸 [分享] 和 [雲端硬碟]

(進階) 透過電腦將檔案上傳至雲端硬碟:

如果您想要上傳電腦中的檔案,請安裝並使用雲端硬碟檔案串流

注意:如要使用雲端硬碟檔案串流功能,您的 G Suite 管理員必須先為貴機構或團隊啟用這項服務。

瞭解詳情

核取方塊使用捷徑網址建立新的 Google 文件檔案

只要使用捷徑網址,就無需不斷地在 Google 文件、試算表、簡報或表單中建立新檔案。

在瀏覽器中輸入下列其中一個網址:

文件
  • docs.new
  • doc.new
  • document.new
試算表
  • sheets.new
  • sheet.new
  • spreadsheet.new
簡報
  • slides.new
  • slide.new
  • presentation.new
表單
  • forms.new
  • form.new

就會開啟一個空白檔案,您即可開始編輯內容。

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核取方塊運用星號和顏色來醒目顯示重要的資料夾

為重要的檔案和資料夾加上星號:

您可以為重要的檔案或資料夾加上標記,方便日後找出所需內容。

  1. 在檔案或資料夾上按一下滑鼠右鍵。
  2. 新增至「已加星號」專區
  3. (選用) 如要查看所有已加星號的檔案和資料夾,請按一下左方側欄中的 [已加星號]

為雲端硬碟資料夾加上顏色標示:

透過標有顏色的資料夾,以視覺化的方式組織您的雲端硬碟。

  1. 在您要變更的資料夾上按一下滑鼠右鍵。
  2. 按一下 [變更顏色],然後選擇所需顏色。

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核取方塊管理檔案版本

過去您可能會為檔案保存多版草稿,以備查閱或替換版本之用。現在雲端硬碟會將所有草稿儲存在單一檔案中,方便您查閱或將檔案還原至先前版本。

查看 Google 文件、試算表和簡報檔案,或將檔案還原為先前版本:

  1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
  2. 依序按一下 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [查看版本記錄]
  3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
    • 編輯文件的使用者名稱。
    • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
  4. (選用) 如要還原成這個版本,請點選 [還原這個版本]

注意:您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

下載雲端硬碟中的非 Google 檔案,或將檔案還原為先前版本:

  1. 按一下雲端硬碟中的檔案,然後依序點選右上角的「更多」圖示 更多 下一步 [管理版本]
  2. 依序按一下「更多」圖示 更多 下一步 [下載 下載],即可下載檔案。
  3. (選用) 如要將檔案還原成較舊的版本 (例如您按照上述步驟下載的檔案),請按一下 [上傳新版本] 並找出所需的檔案版本,然後點選 [開啟]
  4. 按一下 [關閉]

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核取方塊離線存取檔案

即使是在網際網路連線中斷的情況下,您仍然可以使用雲端硬碟。只要設定離線存取功能,就能隨時存取及編輯檔案。

重要事項:為了確保他人無法查看您的檔案,請勿在與他人共用的電腦上設定離線存取功能。

使用線上版

僅限 Chrome 瀏覽器

為 Google 文件、試算表和簡報設定離線存取功能:

  1. 安裝 Google 文件離線版擴充功能
  2. 依序按一下雲端硬碟中的「設定」圖示 設定 接下來 [設定]
  3. 勾選「離線設定」部分的 [即使處於離線狀態,你仍可在這部裝置上建立、開啟及編輯最近的 Google 文件、試算表和簡報檔案] 方塊。
  4. 按一下 [完成]
  5. 在檔案上按一下滑鼠右鍵,然後開啟 [可離線存取]

使用行動裝置

僅限 Chrome 瀏覽器

為 Google 文件、試算表和簡報設定離線存取功能:

  1. 在 Android 或 Apple® iOS® 裝置上開啟 Google 文件、試算表或簡報應用程式。
  2. 依序輕觸「選單」圖示 接下來 [設定]
  3. 啟用 [將最近使用過的檔案設為可離線存取]

使用電腦

在電腦上針對 PDF 和 Microsoft® Office® 等檔案設定離線存取功能:

  1. 依序按一下「雲端硬碟檔案串流」圖示 Drive File Stream 接下來「開啟 Google 雲端硬碟」圖示 資料夾
  2. 在您要離線存取的檔案上按一下滑鼠右鍵。
  3. 依序按一下 [雲端硬碟檔案串流] 接下來 [可離線使用]。
核取方塊在電子郵件和日曆活動中附加雲端硬碟檔案

在 Gmail 中附加雲端硬碟檔案:

  1. Gmail 中,按一下 [撰寫]
  2. 按一下「撰寫」工具列的「雲端硬碟」圖示 ,然後選擇您的檔案。
  3. 按一下 [插入]。
  4. 電子郵件撰寫完畢後,請點選 [傳送]

在日曆活動中附加雲端硬碟檔案:

  1. 按一下 [新增說明或附件] 欄位。
  2. 按一下 [我的雲端硬碟] 或 [上傳],然後選取您想附加的檔案。
  3. 按一下 [選取] 或 [上傳],就能將您的檔案附加至活動中。

注意:如果您的 G Suite 管理員不允許您將 Google 雲端硬碟檔案與機構外部的人士共用,您可以改為傳送 Gmail 附件給外部邀請對象

瞭解詳情

2. 瞭解共用檔案的最佳做法

核取方塊自訂檔案和資料夾的共用設定

與特定使用者共用檔案或資料夾,並設定存取層級:

  1. 選取您要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share
  3. 在 [與使用者和群組共用] 底下,輸入共用對象的電子郵件地址。
    • 重要事項:如果對方使用的電子郵件地址並非 Google 帳戶,則只能檢視檔案。
  4. 如要變更使用者對文件的操作權限,請按一下右側的向下箭頭 向下箭頭 下一步 然後選擇 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知他人。
    • 如要讓他人知道您已與他們共用文件,請勾選 [通知邀請對象] 旁邊的方塊。如果您選擇通知使用者,輸入的所有電子郵件地址都會加入通知電子郵件中。
    • 如果不想要通知邀請對象,請取消勾選這個方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]

與貴機構共用檔案或資料夾,並設定存取層級:

  1. 雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾,在上面按一下滑鼠右鍵,並選取「共用」圖示 共用

    使用 Google 文件試算表簡報時,請按一下頂端的 [共用]

    注意:您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

  2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作,請點選機構名稱下方的 [變更]
    • 如要變更權限,請點選右側的向下箭頭 ,然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
    • 如要允許與機構外的人士共用連結,請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭  接下來 [公開]

      注意:如果找不到這個選項,請與您的 G Suite 管理員聯絡。

  3. 按一下 [複製連結]
  4. 按一下 [完成]
  5. 將連結貼到電子郵件、網站,或者您想共用檔案的任何地方。

瞭解詳情

核取方塊選擇共用到期日
  1. 開啟 Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報的主畫面。
  2. 按一下 [共用]
  3. 與使用者共用檔案,選取你要授予臨時權限的使用者。
  4. 依序按一下向下箭頭 向下箭頭 下一步 [授予暫時存取權]
  5. 在 [存取權有效期限] 旁邊,按一下你要變更的到期日。請選擇自當天起一年內的日期。
  6. 按一下 [儲存]

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核取方塊共用檔案連結

與他人共用 Google 雲端硬碟的檔案時,您可以設定是否要讓共用對象編輯檔案、為檔案新增註解,或是只允許對方檢視檔案。

透過瀏覽器中的網址共用檔案:

您可以直接在網路瀏覽器的網址列中複製檔案連結,再將連結貼到電子郵件或您想共用檔案的任何地方。

注意:分享共用連結之前,請記得先檢查檔案的共用設定,確保共用對象能夠存取檔案。

使用 [共用] 按鈕:

  1. 選取您要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share 下一步 [取得連結]
  3. 按一下 [取得連結] 下方的「連結設定」圖示 設定
  4. 選取 [公開連結] 下一步 [儲存]
  5. 按一下 [完成]
  6. 複製連結並貼到電子郵件內,或貼到您要分享連結的任何地方。

未登入 Google 帳戶的使用者會以匿名顯示的動物圖像出現在檔案中。進一步瞭解匿名顯示的動物圖像

分享連結:

  1. 雲端硬碟中找到您要共用的檔案或資料夾,在上面按一下滑鼠右鍵,並選取「共用」圖示 共用

    使用 Google 文件試算表簡報時,請按一下頂端的 [共用]

    注意:您只能共用您所擁有或取得編輯權限的檔案。

  2. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作,請點選機構名稱下方的 [變更]
    • 如要變更權限,請點選右側的向下箭頭 ,然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
    • 如要允許與機構外的人士共用連結,請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭  接下來 [公開]

      注意:如果找不到這個選項,請與您的 G Suite 管理員聯絡。

  3. 按一下 [複製連結]
  4. 按一下 [完成]
  5. 將連結貼到電子郵件、網站,或者您想共用檔案的任何地方。

 

核取方塊在共用雲端硬碟資料夾中選擇要共用的檔案

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

您可以透過多種方式,將共用雲端硬碟內的檔案與未加入共用雲端硬碟的使用者共用,就和使用雲端硬碟一樣。

注意:共用雲端硬碟內的資料夾無法共用。此外,貴機構可能會限制您共用檔案的權限。如要瞭解詳情,請洽詢您的 G Suite 管理員

與個別使用者或群組共用檔案:

  1. 選取您要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 Share
  3. 在 [與使用者和群組共用] 底下,輸入共用對象的電子郵件地址。
    • 重要事項:如果對方使用的電子郵件地址並非 Google 帳戶,則只能檢視檔案。
  4. 如要變更使用者對文件的操作權限,請按一下右側的向下箭頭 向下箭頭 下一步 然後選擇 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知他人。
    • 如要讓他人知道您已與他們共用文件,請勾選 [通知邀請對象] 旁邊的方塊。如果您選擇通知使用者,輸入的所有電子郵件地址都會加入通知電子郵件中。
    • 如果不想要通知邀請對象,請取消勾選這個方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]

分享連結:

您可以透過連結來共用檔案,這樣不僅能讓多人使用檔案,也無須管理貴機構中的存取權。貴機構所有知道連結的使用者皆可存取該檔案,您也可以選擇是否讓貴機構的其他使用者與機構外人員分享連結。

  1. 在共用雲端硬碟中按一下您要共用的檔案。
  2. 按一下頂端的「共用」圖示 共用
  3. (選用) 如要指定共用對象可對檔案執行的操作,請點選機構名稱下方的 [變更]
    • 如要變更權限,請點選右側的向下箭頭 ,然後選取 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
    • 如要允許與機構外的人士共用連結,請依序點選機構名稱旁邊的向下箭頭  接下來 [公開]

      注意:如果找不到這個選項,請與您的 G Suite 管理員聯絡。

  4. 按一下 [複製連結]
  5. 按一下 [完成]
  6. 將連結貼到電子郵件、網站,或者您想共用檔案的任何地方。

3. 建立檔案並與團隊成員協同合作

核取方塊與團隊成員同時編輯文件

共用 Google 文件試算表簡報中的檔案後,多位使用者即可同時處理一份檔案。您將能夠即時查看其他使用者變更的內容,而且系統會自動儲存所有變更。

核取方塊新增註解並指派操作項目
  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 Add comment
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+),並接著輸入對方的電子郵件地址。您可以視需求新增使用者,人數不限。每位使用者都會收到電子郵件,其中附有您的註解內容和檔案連結。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給:] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]
核取方塊設定註解通知
  1. 在 Google 文件試算表簡報中開啟檔案。
  2. 依序按一下「註解」圖示 接下來 [通知]。
  3. 選擇您要接收通知的時間:
    • 全部:只要有新註解,您就會收到電子郵件通知。
    • 僅限與您有關的事件:當其他使用者回覆您的註解或傳送註解給您時,您就會收到電子郵件通知。
    • 無:您將不會收到任何與該檔案的註解有關的電子郵件通知。

瞭解詳情

核取方塊新增及查看修訂建議

您可以提出修訂建議,在不變更文字的情況下直接在文件中提出修訂建議。在文件擁有者核准建議內容之前,原始文字不會因為您提出的建議而有所變更。您必須擁有文件的編輯或註解權限,才能提出修訂建議。

1 請查看頂端角落,確認您已開啟「建議操作」模式 (可能會顯示 建議)。
2 如要提出修訂建議,只要在文件中您認為需要編輯的地方輸入內容即可。系統會以和原文不同的顏色顯示您的修訂建議,並將您標記要刪除或取代的文字以橫線劃掉 (但在文件擁有者核准建議內容之前,不會將這類文字真正刪除)。
3

文件擁有者會收到一封電子郵件,內含您的修訂建議。擁有者只需點選任一建議,即可針對建議內容選擇 [接受建議] 勾選標記 或 [拒絕建議] 關閉

提出修訂建議

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核取方塊在 Google 文件檔案中進行時即時通訊

您也可以在文件中透過即時通訊與他人進行協作。當有其他使用者和您同時開啟文件時,您可以點選「顯示即時通訊」圖示 顯示即時通訊 來開啟群組通訊,讓您不必離開文件就能即時獲得回應。

瞭解詳情

核取方塊查看變更檔案的使用者

查看檔案的所有異動,或將檔案還原為先前版本:

  1. Google 雲端硬碟中開啟檔案。
  2. Google 文件試算表簡報中依序選取 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [查看版本記錄]

    注意:您必須具備該檔案的「擁有者」或「編輯者」權限。

  3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
    • 編輯文件的使用者名稱。
    • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
  4. (選用) 如要還原或複製先前的版本,或為先前的版本命名,請分別執行以下操作:
    • 按一下 [還原這個版本],該版本就會成為您目前選用的版本。
    • 依序按一下「更多」圖示 接下來 [為這個版本命名],即可為先前的版本命名。
    • 依序按一下「更多」圖示 接下來 [建立副本],即可建立先前版本的副本。

查看加註、編輯、移動或共用檔案的使用者:

  1. 按一下雲端硬碟中右上角的「顯示詳細資訊」圖示
  2. 系統會自動選取 [活動] 分頁標籤,並列出「我的雲端硬碟」的所有活動。每項活動都包含下列詳細資料:
    • 受到影響的檔案或資料夾
    • 做出變更的使用者
    • 活動的日期和時間
    • 受到活動影響的任何其他使用者
  3. 只要在「我的雲端硬碟」中選取任一項目,即可查看具體的詳細資料。

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核取方塊使用文件編輯器探索工具

將探索工具與 Google 文件搭配使用:

您可以尋找建議內容並將其加入 Google 文件中的文件,這類建議內容與您的文件內容相關。您也可以直接在文件中搜尋您的文件和網路內容,不必跳出使用中的文件。

使用建議主題:

  1. 按一下文件底部的「探索」圖示 探索

    右邊會顯示系統根據您的內容所提供的建議。

  2. 按一下特定主題。
  3. 按一下與該主題相關的連結。
  4. 將建議內容中的任何文字複製貼入文件。

    提示:如要清除任何文字格式設定,請選取所需文字並依序點選 [格式] 接下來 [清除格式]

  5. 選取要在文件中插入註腳的位置,然後在探索工具找到的結果中,將滑鼠游標懸停在您要引用的來源上,接著按一下「引用」圖示 以註腳格式引用 即可新增註腳。

使用相關搜尋:

  1. 按一下文件底部的「探索」圖示 探索

    右邊會顯示系統根據您的內容所提供的建議。

  2. (選用) 按一下研究項目即可查看完整線上內容。
  3. 將滑鼠游標懸停在研究項目上,然後按一下「新增」圖示 ,即可新增相關文字與註腳。

搜尋主題:

  1. 按一下文件底部的「探索」圖示 探索
  2. 在搜尋框中輸入您的引用文獻相關資訊 (書籍、作者、文章標題等)。
  3. 按一下與該主題相關的連結。
  4. 將建議內容中的任何文字複製貼入文件。

    提示:如要清除任何文字格式設定,請選取所需文字並依序點選 [格式] 接下來 [清除格式]

  5. 選取要在文件中插入註腳的位置,然後在探索工具找到的結果中,將滑鼠游標懸停在您要引用的來源上,接著按一下「引用」圖示 以註腳格式引用 即可新增註腳。

瞭解詳情

將探索工具與 Google 試算表搭配使用:

一份滿是資料的試算表往往令人感到難以著手。不過,只要在 Google 試算表中按個按鈕,系統就會根據您的資料產生摘要和圖表。

開始探索您的資料:

  1. In Sheets, open a spreadsheet with data.
  2. Select a range of cells, columns, or rows. Otherwise, you’ll get insights based on where your cursor is.
  3. At the bottom, click Explore 開啟「探索」.
  4. Depending on the data in the sheet, you can:
    1. See which data a chart is based on—Hover over a chart to highlight its data in the spreadsheet.
    2. Ask questions about your data—Enter a search or choose a suggested question. If your answer includes a formula, you can drag it into a cell to add it.
    3. Add a chart—Hover over a chart and click Insert chart 插入圖表.
    4. Add a pivot table—Hover over a pivot table and click Insert pivot table 新增表格.

瞭解詳情

將探索工具與 Google 簡報搭配使用:

您不必切換使用其他應用程式,也無須配備額外的軟體,輕輕鬆鬆就能為文件和簡報新增及編輯精美圖片。

新增及編輯圖片:

  1. Google 雲端硬碟中開啟文件或簡報。
  2. 將電腦中的圖片拖曳到文件或簡報中,或執行下列步驟:
    1. 依序按一下 [插入] 接下來 [圖片],然後從 Google 雲端硬碟、Google 相簿、網路等來源選擇圖片。
    2. 在您要新增的圖片上按兩下。
  3. (選用) 如要編輯圖片,請依序點選所需圖片 接下來 [圖片選項] 或 [格式選項]
  4. 進行所需的變更:
    • 選取其他顏色選項。
    • 調整圖片的透明度、亮度或對比。
    • 在 Google 簡報中加入投射陰影。
    • 在 Google 簡報中加入映射效果。

    如要復原變更,請按一下「重設圖片」圖示 重設圖片

裁剪圖片:

  1. 按一下圖片予以選取。
  2. 選擇下列其中一個選項:
    • 按一下「裁剪」圖示 ,然後將方塊邊框拖曳到所需位置。
    • 在 Google 簡報中,如要將圖片裁剪成特定形狀,請按一下「裁剪」圖示 旁邊的向下箭頭 ,然後選取圖案。

    如要還原成原始圖片,請選取該圖片,然後按一下「重設圖片」圖示 重設圖片

取得圖片建議:

  1. 按一下簡報或文件底部的「探索」圖示 探索
  2. 按一下「探索」視窗中的「搜尋」圖示 ,然後搜尋與您所需圖片相關的文字。
  3. 按一下 [圖片],將滑鼠游標懸停在所需圖片上,然後點選「新增」圖示

取得簡報內容建議:

  1. 在 Google 簡報中開啟簡報,然後按一下「探索」圖示 開啟「探索」
  2. 在「探索」視窗的「搜尋」圖示 旁邊輸入您要查詢的內容,然後按下 Enter 鍵。
  3. 選擇下列其中一個選項:
    • 如要開啟網頁搜尋結果,請點選「網頁」之下的連結。
    • 如要新增圖片,請按一下 [圖片],然後將滑鼠游標懸停在所需圖片上,再按一下「插入圖片」圖示
    • 如要開啟雲端硬碟檔案,請按一下 [雲端硬碟],然後點選所需檔案。

瞭解詳情

核取方塊建立問卷調查和測驗

Google 表單提供您管理活動報名資料、製作測驗、分析回應等更多功能。

 

後續步驟

想要快速在 G Suite 中提升效率嗎?請參閱第 4 週的檢查清單
 
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