Vecka 3: Dela filer och samarbeta

Vill du få ut mer av Google-appar på jobbet eller i skolan? Registrera dig för en kostnadsfri testperiod på Google Workspace
” ”

Samarbeta med kollegor genom att dela filerSlutför uppgifterna nedan för att börja dela filer och samarbeta effektivt med dina kolleger.

” ”


Visa alla anvisningar | Dölj alla anvisningar

1. Hantera filer i Drive- och Dokumentredigerare

KryssrutaLadda upp filer till Google Drive för att komma åt dem på alla enheter

Du kan lagra alla filer på Drive: bilder, ritningar, videor med mera. Du behöver bara lagra en fil i Drive på en enhet så är den automatiskt tillgänglig på alla dina andra enheter. Det finns tre sätt att få dina filer till Drive.

Ladda upp filer till Drive på webben:

  1. Öppna Drive.
  2. Klicka på Plus Ny följt av Filuppladdning eller Mappuppladdning och välj sedan den fil eller mapp du vill ladda upp.
  3. Klicka på Öppna.

Ladda upp filer från din mobila enhet:

Obs! Om du bestämmer dig senare för att avinstallera appen berörs inte dina Drive-filer och kan fortfarande nås från Drive på webben.

  1. Beroende på enheten väljer du ett av följande alternativ:
    • Telefon eller surfplatta med Android: Tryck på Google Play Google Play.
    • iOS-enheter: Tryck på App Store ios app store.
  2. Leta upp och installera Drive-appen.
  3. Öppna appen med filen du vill ladda upp, tryck på Dela och tryck sedan på Drive.

(Avancerat) Ladda upp filer till Drive från datorn:

Om du vill ladda upp filer från datorn installerar och använder du Drive Direktsynk

Obs! Drive Direktsynk är endast tillgängligt om G Suite-administratören har aktiverat funktionen för din organisation eller ditt team

Läs mer 

KryssrutaSkapa nya dokumentfiler med webbadressgenvägar

Istället för att ständigt skapa nya filer i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär kan du använda en webbadressgenväg.

Ange en av dessa webbadresser i din webbläsare:

Dokument
  • docs.new
  • doc.new
  • document.new
Kalkylark
  • sheets.new
  • sheet.new
  • spreadsheet.new
Presentationer
  • slides.new
  • slide.new
  • presentation.new
Formulär
  • forms.new
  • form.new

En tom fil öppnas och du kan börja redigera direkt.

Läs mer

KryssrutaMarkera viktiga mappar med stjärnor och mappfärger

Stjärnmärka viktiga filer och mappar

Markera viktiga filer eller mappar för att hitta dem senare.

  1. Högerklicka på en fil eller mapp.
  2. Välj Lägg till stjärna.
  3. (Valfritt) Om du vill se alla dina stjärnmärkta filer och mappar klickar du på Stjärnmärkt i det vänstra sidofältet.

Färgkoda Drive-mappar:

Organisera din enhet visuellt med färgkodade mappar.

  1. Högerklicka på den mapp du vill ändra.
  2. Klicka på Ändra färg och välj färg. 

Läs mer 

KryssrutaHantera filversioner

Tidigare har du kanske behållit flera utkast av dina filer om du skulle behöva gå tillbaka till dem eller byta till tidigare versioner. Drive sparar alla dina utkast i en fil. Du kan enkelt visa eller återställa tidigare versioner.

Visa eller återgå till tidigare versioner av Google Dokument-, Kalkylark- och Presentationer-filer:

  1. Öppna din fil i Drive.
  2. Klicka på Arkiv följt av Versionshistorik följt av Se versionshistorik.
  3. Klicka på en tidstämpel för att se en tidigare version av filen. Nedanför tidstämpeln ser du:
    • Namn på personerna som redigerade dokumentet.
    • En färg bredvid varje persons namn. Ändringarna som gjorts visas i respektive färg.
  4. (Valfritt) Återgå till den här versionen genom att klicka på Återställ den här versionen.

Obs! Du måste ha åtkomst som Ägare eller Redigeringsbehörig för att se versionshistoriken.

Ladda ned eller återgå till tidigare versioner av filer som inte kommer från Google i Drive:

  1. I Drive klickar du på filen. Längst upp till höger klickar du på Mer Mer följt av Hantera versioner.
  2. Klicka på Mer Mer följt av Ladda ned Hämta för att ladda ned filen.
  3. (Valfritt) Om du vill återgå till en tidigare version (som den som du laddade ned ovan) klickar du på Ladda upp ny version, letar upp filversionen och klickar på Öppna.
  4. Klicka på Stäng.

Läs mer

KryssrutaFå tillgång till filer offline

Internetavbrott ska inte hindra dig från att arbeta i Drive. Ställ in offlineåtkomst så att du kan visa och redigera dina filer när som helst.

Viktigt! Om du vill se till att andra inte kan se dina filer, ställer du in offlineåtkomst på enheter som bara hör till dig.

På webben

Enbart Chrome

Ställ in offlineåtkomst för Dokument, Kalkylark och Presentationer:

  1. Installera offlinetillägget för Google Dokument.
  2. I Drive klickar du på Inställningar Inställningar följt av Inställningar.
  3. I Offline-avsnittet markerar du rutan Skapa, öppna och redigera dina senaste Google-filer offline.
  4. Klicka på Klar.
  5. Högerklicka på en fil och slå på Tillgänglig offline.

På mobilen

Enbart Chrome

Ställ in offlineåtkomst för Dokument, Kalkylark och Presentationer:

  1. På din Android eller Apple iOS-enhet öppnar du appen Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer.
  2. Tryck på Meny "" följt av Inställningar.
  3. Slå på Gör de senaste filerna tillgängliga offline.

På datorn

Ställ in offlineåtkomst för PDF-filer, Microsoft Office-filer med mera på datorn:

  1. Klicka på Drive Direktsynk "" följt av Öppna Google Drive Mapp.
  2. Högerklicka på filen eller mappen du vill komma åt offline.
  3. Klicka på Drive Direktsynk följt av Tillgänglig offline.
KryssrutaBifoga Drive-filer i e-postmeddelanden och kalenderhändelser

Bifoga Drive-filer i Gmail:

  1. I Gmail klickar du på Skriv.
  2. Klicka på Drive "" i meddelanderutan och välj din fil.
  3. Klicka på Infoga.
  4. Klicka på Skicka när meddelandet är klart.

Bifoga Drive-filer i kalenderhändelser:

  1. Klicka på fältet Lägg till beskrivning eller bilagor.
  2. Klicka på Min enhet eller Ladda upp och välj filen.
  3. Klicka på Välj eller Ladda upp. Din fil bifogas till händelsen

Obs! Om G Suite-administratören inte tillåter delning av Google Drive-filer utanför organisationen kan du istället skicka Gmail-bilagor till externa gäster.

Läs mer

2. Läs metodtips för delning

KryssrutaAnpassa delningsinställningarna för filer och mappar

Dela en fil eller mapp med specifika personer och ange åtkomstnivåer:

  1. Välj den fil du vill dela.
  2. Klicka på Dela eller Dela Share.
  3. Under Dela med personer och grupper anger du den e-postadress du vill dela med. 
    • Viktigt! Om du delar med en e-postadress som inte är ett Google-konto kan de bara visa filen.
  4. Om du vill ändra vad andra kan göra med dokumentet klickar du på nedåtpilen till höger Ned följt av Tittare, Kommentator eller Redigerare.
  5. Välj att avisera personer.
    • Om du vill meddela personer om att du har delat ett dokument med dem markerar du rutan bredvid Avisera personer. Om du meddelar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
    • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan.
  6. Klicka på Dela eller Skicka.

Dela en fil eller mapp med din organisation och ange åtkomstnivåer:

  1. Högerklicka på filen eller mappen du vill dela i Drive och välj Dela Dela.

    Klicka på Dela i Dokument, Kalkylark eller Presentationer högst upp.

    Obs! Du kan bara dela filer som du äger eller har redigeringsåtkomst till.

  2. (Valfritt) Ange vad andra får göra med din fil när du delar den genom att klicka på Ändra under organisationens namn:
    • Du kan ändra behörigheten genom att klicka på nedåtpilen "" till höger   och väljer Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
    • Om du vill tillåta delning av länken utanför organisationen klickar du på nedåtpilen "" bredvid organisationens namn följt avOffentlig.

      Obs! Om du inte ser det här alternativet kontaktar du G Suite-administratören.

  3. Klicka på Kopiera länk.
  4. Klicka på Klar.
  5. Klistra in länken i ett e-postmeddelande, på en webbplats eller där du behöver dela den.

Läs mer

KryssrutaVälj sista giltighetsdatum för delning
  1. Öppna startskärmen för Google Drive, Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer.
  2. Klicka på Dela.
  3. Dela filen med en användare eller välj den användare du vill ge tillfällig behörighet till.
  4. Klicka på nedåtpilen Ned följt av Ge tillfällig åtkomst.
  5. Bredvid Åtkomst upphör klickar du på antalet dagar för att ändra förfallodatumet. Välj ett datum inom ett år från dagens datum.
  6. Klicka på Spara.

Läs mer

KryssrutaDela en länk till en fil

När du delar på Google Drive kan du styra om andra kan redigera, kommentera eller bara visa filen.

Dela filens webbadress från din webbläsare:

Du kan kopiera filens länk direkt från webbläsarens adressfält. Klistra sedan in länken i ett e-postmeddelande eller på en plats där du vill dela den.

Obs! Kontrollera filens delningsinställningar innan du delar den och se till att personen du delar med kan komma åt den. 

Använd Dela-knappen:

  1. Välj den fil du vill dela.
  2. Klicka på Dela eller Dela Share följt av Hämta länk.
  3. Klicka på Ändra till någon med länken under Hämta länk.
  4. Välj LäsbehörigKommentator eller Redigerare om du vill bestämma vad andra kan göra med din offentliga länk när du delar den.
  5. Klicka på Klar.
  6. Kopiera och klistra in länken i ett e-postmeddelande eller någon annanstans där du vill dela den.

Personer som inte har loggat in på ett Google-konto visas som anonyma djur i filen Läs mer om anonyma djur.

Dela en länk:

  1. Högerklicka på filen eller mappen du vill dela i Drive och välj Dela Dela.

    Klicka på Dela i Dokument, Kalkylark eller Presentationer högst upp.

    Obs! Du kan bara dela filer som du äger eller har redigeringsåtkomst till.

  2. (Valfritt) Ange vad andra får göra med din fil när du delar den genom att klicka på Ändra under organisationens namn:
    • Du kan ändra behörigheten genom att klicka på nedåtpilen "" till höger   och väljer Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
    • Om du vill tillåta delning av länken utanför organisationen klickar du på nedåtpilen "" bredvid organisationens namn följt avOffentlig.

      Obs! Om du inte ser det här alternativet kontaktar du G Suite-administratören.

  3. Klicka på Kopiera länk.
  4. Klicka på Klar.
  5. Klistra in länken i ett e-postmeddelande, på en webbplats eller där du behöver dela den.

 

KryssrutaVälj att dela en fil från en delad enhetsmapp

Kräver minst åtkomst som deltagare

Precis som på Drive finns det olika sätt att dela filer på delade enheter med personer som inte är medlemmar på den delade enheten.

Obs! Det går inte att dela appar på delade enheter. Dessutom kan din förmåga att dela filer begränsas av organisationen. Be G Suite-administratören om mer information.

Dela filer med personer eller grupper:

  1. Välj den fil du vill dela.
  2. Klicka på Dela eller Dela Share.
  3. Under Dela med personer och grupper anger du den e-postadress du vill dela med. 
    • Viktigt! Om du delar med en e-postadress som inte är ett Google-konto kan de bara visa filen.
  4. Om du vill ändra vad andra kan göra med dokumentet klickar du på nedåtpilen till höger Ned följt av Tittare, Kommentator eller Redigerare.
  5. Välj att avisera personer.
    • Om du vill meddela personer om att du har delat ett dokument med dem markerar du rutan bredvid Avisera personer. Om du meddelar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
    • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan.
  6. Klicka på Dela eller Skicka.

Dela en länk:

Om du vill göra en fil allmänt tillgänglig och undvika att hantera åtkomst i organisationen kan du dela filen med en länk. Alla i din organisation som har länken kan komma åt filen. Du kan välja att låta andra användare dela länken med personer som inte finns i organisationen.

  1. På en delad enhet klickar du på filen du vill dela.
  2. Klicka på Dela Dela högst upp.
  3. (Valfritt) Ange vad andra får göra med din fil när du delar den genom att klicka på Ändra under organisationens namn:
    • Du kan ändra behörigheten genom att klicka på nedåtpilen "" till höger   och välja Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
    • Om du vill tillåta delning av länken utanför organisationen klickar du på nedåtpilen "" bredvid organisationens namn följt avOffentlig.

      Obs! Om du inte ser det här alternativet kontaktar du G Suite-administratören.

  4. Klicka på Kopiera länk.
  5. Klicka på Klar.
  6. Klistra in länken i ett e-postmeddelande, på en webbplats eller där du behöver dela den.

3. Skapa och samarbeta i filer med ditt team

KryssrutaRedigera dokument samtidigt med ditt team

När du har delat en Dokument-, Kalkylark- eller Presentationer-fil kan flera personer arbeta med den samtidigt. Då syns alla inmatningar i takt med att de görs och alla ändringar sparas automatiskt.

KryssrutaLägg till kommentarer och tilldela åtgärder
  1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
  2. Klicka på Lägg till kommentar "".
  3. Skriv din kommentar i rutan.
  4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
  5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
  6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.
KryssrutaStäll in kommentarsaviseringar
  1. Öppna en fil i Dokument, Kalkylark eller Presentationer.
  2. Klicka på Kommentar ""följt avAviseringar.
  3. Välj när du vill ta emot aviseringar:
    • Alla: När det finns nya kommentarer.
    • Enbart dina: När andra svarar på dina kommentarer eller kommentarer du har lagt till.
    • Inga: Få aldrig e-post om kommentarer för filen.

Läs mer

KryssrutaLägga till och granska föreslagna ändringar

Du kan föreslå ändringar direkt i dokumentet utan att redigera texten. Dina förslag ändrar inte den ursprungliga texten förrän dokumentägaren godkänt dem. Du måste ha behörighet att redigera eller kommentera dokumentet för att kunna föreslå ändringar.

1 I det övre hörnet kontrollerar du att du är i förslagsläge. Det kan även visas som Föreslå.
2 Om du vill föreslå en ändring börjar du skriva där du tycker att ändringen ska göras i dokumentet. Dina förslag visas i en ny färg och texten du markerar för radering eller ersättning är överstruken (men raderas inte förrän dokumentägaren godkänner förslaget).
3

Dokumentets ägare får ett e-postmeddelande med dina förslag. När de klickar på ett förslag kan han eller hon godkänna Checkmark eller avvisa Stäng det.

Föreslå ändringar

Läs mer

KryssrutaChatta i Dokument-filer

Du kan även samarbeta i dokument via chatt. Om fler än en person har ditt dokument öppet klickar du bara på Visa chatt Visa chatt för att öppna en gruppchatt. Du kan få direkt återkoppling utan att lämna dokumentet.

Läs mer

KryssrutaSe vem som har ändrat dina filer

Visa alla ändringar i en fil eller återgå till en tidigare version:

  1. Öppna filen i Google Drive.
  2. Välj Arkiv från Dokument, Kalkylark eller Presentationer följt avVersionshistorikföljt avSe versionshistorik.

    Obs! Du behöver åtkomst som Ägare eller Redigerare till filen.

  3. Klicka på en tidstämpel för att se en tidigare version av filen. Nedanför tidstämpeln ser du:
    • Namn på personerna som redigerade dokumentet.
    • En färg bredvid varje persons namn. Ändringarna som gjorts visas i respektive färg.
  4. (Valfritt) Om du vill återställa, namnge eller kopiera en tidigare version klickar du på:
    • Återställ den här versionen om du vill göra den till den aktiva versionen.
    • Mer""följt avNamnge den här versionen om du vill namnge en tidigare version. 
    • Mer""följt avKopiera om du vill skapa en kopia av en tidigare version.

Se vem som har kommenterat, redigerat, flyttat eller delat en fil:

  1. Överst till höger i Drive klickar du på Visa detaljer "".
  2. Fliken Aktivitet väljs automatiskt och all aktivitet för Min enhet visas. För varje aktivitet ingår följande detaljer:
    • Den aktuella filen eller mappen
    • Användaren som gjorde ändringen
    • Datum och tid för aktiviteten
    • Andra användare som berörs av aktiviteten
  3. I Min enhet väljer du ett objekt för att se specifika detaljer.

Läs mer

KryssrutaAnvänd verktyget Utforska för Dokumentredigerare

Använd verktyget Utforska med Dokument:

Hitta och lägg till förslaget innehåll i dokument i Google Dokument. Det föreslagna innehållet är relaterat till det som finns i dokumentet. Du kan också söka i dina dokument och på webben från ett dokument.

Använda ett ämnesförslag:

  1. Längst ned i dokumentet klickar du på Utforska Utforska.

    Till höger ser du förslag baserat på ditt innehåll.

  2. Klicka på ett ämne.
  3. Klicka på länkar som är relevanta för ditt ämne.
  4. Kopiera och klistra in text från förslag till innehåll i ditt dokument.

    Tips! Om du vill rensa textformatering väljer du texten och klickar på Formatera följt av Rensa formatering.

  5. Välj var du vill ha fotnoten i dokumentet. I Utforska resultat håller du sedan muspekaren över källan du citerade och klickar på Citera Citera som fotnot för att lägga till en fotnot.

Använda relaterad forskning:

  1. Längst ned i dokumentet klickar du på Utforska Utforska.

    Till höger ser du förslag baserat på ditt innehåll.

  2. (Valfritt) Klicka på ett utforskningsobjekt om du vill se hela innehållet online.
  3. Håll muspekaren över ett utforskningsobjekt och klicka på Lägg till "" för att lägga till text och en fotnot.

Söka efter ett ämne:

  1. Längst ned i dokumentet klickar du på Utforska Utforska.
  2. I sökrutan anger du information som är relevant för ditt citat (bok, skribent, artikeltitel osv.).
  3. Klicka på länkar som är relevanta för ditt ämne.
  4. Kopiera och klistra in text från förslag till innehåll i ditt dokument.

    Tips! Om du vill rensa textformatering väljer du texten och klickar på Formatera följt av Rensa formatering.

  5. Välj var du vill ha fotnoten i dokumentet. I Utforska resultat håller du sedan muspekaren över källan du citerade och klickar på Citera Citera som fotnot för att lägga till en fotnot.

Läs mer

Använd verktyget Utforska med Kalkylark:

Ett kalkylark fullt av data kan vara skrämmande. Få sammanfattningar och diagram över din data med ett klick i Google Kalkylark.

Börja utforska din data:

  1. Öppna kalkylarket med data i Kalkylark.
  2. Markera en rad med celler, kolumner eller rader. Annars visas insikter beroende på var markören är.
  3. Klicka på Utforska Öppna Utforska längst ned.
  4. Beroende på data i arbetsbladet kan du:
    1. Se vilken data ett diagram baseras på – håll muspekaren över ett diagram för att markera dess data i kalkylarket.
    2. Ställ frågor om din data – ange en sökning eller välj ett frågeförslag. Om ditt svar innehåller en formel kan du dra den till en cell för att lägga till den.
    3. Lägg till ett diagram – håll muspekaren över ett diagram och klicka på Infoga diagram Infoga diagram.
    4. Lägg till en pivottabell – håll muspekaren över en pivottabell och klicka på Infoga pivottabell Lägg till tabell.

Läs mer

Använd verktyget Utforska med Presentationer:

Du behöver inte byta till en annan app eller ägna extra program för att lägga till och redigera bra bilder för dina dokument och presentationer.

Lägga till och redigera en bild:

  1. Öppna ditt dokument eller din presentation i Google Drive.
  2. Dra en bild från datorn eller gör följande:
    1. Klicka på Infoga följt av Bild och välj var du vill hämta bilden från (Drive, Foto, webben med mera).
    2. Dubbelklicka på bilden du vill lägga till.
  3. (Valfritt) Om du vill redigera bilden klickar du på den följt av Bildalternativ eller Formatalternativ.
  4. Gör ändringarna:
    • Välj ett annat färgalternativ.
    • Justera transparens, ljusstyrka eller kontrast.
    • Lägg till en skugga i Presentationer.
    • Lägg till en reflektion i Presentationer.

    Ångra ändringarna genom att klicka på Återställ bild Återställ bild.

Beskära en bild: 

  1. Klicka på bilden för att välja den.
  2. Välj ett alternativ:
    • Klicka på Beskär "" och dra rutan dit där du vill ha den.
    • Om du vill beskära bilden till en form i Bildspel klickar du på nedåtpil "" bredvid Beskär "" och väljer en form.

    Återgå till originalbilden genom att välja bilden och klicka på Återställ bild Återställ bild.

Få förslag på bilder:

  1. Längst ned i presentationen eller dokumentet klickar du på Utforska Utforska.
  2. I fönstret Utforska klickar du på Sök "" och letar efter texten som rör den bild du vill ha.
  3. Klicka på Bilder och håll sedan muspekaren över en bild och klicka på Lägg till "".

Få förslag på innehåll för presentationer:

  1. I Presentationer öppnar du en presentation och klickar på Utforska Öppna Utforska.
  2. Ange din fråga och tryck på Retur i fönstret Utforska bredvid Sök "".
  3. Välj ett alternativ:
    • Öppna ett webbresultat genom att klicka på en länk under Webb.
    • Om du vill lägga till en bild klickar du på Bilder. Håll muspekaren över en bild och klicka på Lägg till "".
    • Om du vill öppna en Drive-fil klickar du på Drive och sedan på en fil.

Läs mer

KryssrutaSkapa undersökningar och quiz

Med Formulär kan du hantera anmälningar till evenemang, skapa quiz, analysera svar med mera.

 

Nästa steg

Vill du komma igång snabbt med att bli produktiv på G Suite? Se Checklista för vecka 4.


Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.

 
Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?