Неделя 3. Общий доступ к файлам и совместная работа над ними

Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно,подпишитесь на бесплатную пробную версию G Suite.
" "

Совместная работа с помощью общего доступа к файламЧтобы предоставить доступ к файлам своим коллегам и организовать эффективную совместную работу, выполните приведенные ниже задания.

" "


Показать все инструкции | Скрыть все инструкции

1. Используйте Диск и редакторы Документов для работы с файлами

ФлажокЗагрузите файлы на Google Диск, чтобы иметь к ним доступ с любого устройства

На Диске можно хранить любые файлы, в том числе изображения, рисунки, видео и многое другое. Если вы загрузите их один раз с любого устройства, они автоматически станут доступны на всех остальных.Отправить файлы на Google Диск можно тремя способами.

Как загрузить файлы с помощью браузера

  1. Откройте Google Диск.
  2. Нажмите Плюс Создать а затем выберите Загрузить файлы или Загрузить папку, а затем выберите их на компьютере.
  3. Нажмите Открыть.

Как загрузить файлы с мобильного устройства

Примечание. Если позже вы решите удалить приложение, это никак не скажется на ваших файлах – они будут по-прежнему доступны в браузере.

  1. Выберите один из следующих вариантов (в зависимости от устройства):
    • На телефоне или планшете Android нажмите на значок Google Play Google Play.
    • На устройствах iOS нажмите на значок App Store Магазин приложений для iOS.
  2. Найдите и установите приложение Google Диск.
  3. Найдите файл, который нужно загрузить на Диск, в соответствующем приложении, нажмите Поделиться и выберите Диск.

Как загрузить файлы на Диск с компьютера (расширенные возможности)

Чтобы загружать файлы с компьютера, установите Клиент Google Диска.

Примечание. Клиент Google Диска доступен, только если администратор G Suite включил его для вашей команды или организации.

Подробнее…

ФлажокСоздавайте новые файлы в Документах с помощью коротких URL-ссылок

Вместо постоянного создания новых файлов в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах вы можете использовать короткие URL-ссылки.

Введите в браузере один из указанных ниже URL.

Документы
  • docs.new
  • doc.new
  • document.new
Таблицы
  • sheets.new
  • sheet.new
  • spreadsheet.new
Презентации
  • slides.new
  • slide.new
  • presentation.new
Формы
  • forms.new
  • form.new

Откроется пустой файл, и вы сможете сразу приступить к работе.

Подробнее…

ФлажокВыделяйте важные папки с помощью пометок и цветовой кодировки

Как пометить важные файлы и папки

Вы можете пометить важные файлы и папки, чтобы упростить их поиск.

  1. Нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку.
  2. Выберите Добавить пометку.
  3. Чтобы посмотреть все помеченные файлы и папки, нажмите Помеченные.

Как присвоить цветовые коды папкам на Диске

Вы можете упорядочить контент Диска с помощью папок разных цветов.

  1. Нажмите правой кнопкой мыши на папку, которую хотите изменить.
  2. Нажмите Изменить цвет и выберите нужный цвет. 

Подробнее…

ФлажокКонтролируйте версии файлов

Возможно, раньше вам приходилось хранить несколько черновиков документа на случай, если потребуется одна из его старых версий. На Диске все черновики хранятся в одном файле, поэтому вы без труда можете посмотреть и при необходимости восстановить любую предыдущую версию документа.

Как просматривать файлы Google Документов, Таблиц и Презентаций и восстанавливать их предыдущие версии

  1. Откройте файл на Диске.
  2. Нажмите Файл а затем История версий а затем Смотреть историю версий.
  3. Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
    • имена пользователей, работавших над документом;
    • квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
  4. Чтобы сделать активной одну из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.

Примечание. Смотреть историю изменений может только владелец документа или пользователи, у которых есть права на редактирование.

Как скачивать файлы другого формата (не Google) и восстанавливать их предыдущие версии на Диске

  1. На Диске нажмите на файл и в правом верхнем углу выберите Ещё затемУправление версиями.
  2. Нажмите на значок Ещё затем Скачать, чтобы скачать файл.
  3. Чтобы вернуться к более ранней версии (например, к той, которую вы скачали), нажмите Загрузить новую версию, найдите нужную версию файла и нажмите Открыть.
  4. Нажмите Закрыть.

Подробнее…

ФлажокРаботайте с файлами в офлайн-режиме

Отсутствие подключения к Интернету не должно мешать работе с Диском. Настройте офлайн-режим, чтобы открывать и редактировать нужные файлы когда и где угодно.

Важно! Чтобы у других пользователей не было доступа к вашим файлам, используйте офлайн-режим только на личных устройствах.

На сайте

Только для браузера Chrome

Как настроить офлайн-режим для работы с Документами, Таблицами и Презентациями

  1. Установите расширение Google Документы офлайн.
  2. На Диске нажмите Настройки а затем Настройки.
  3. В разделе "Офлайн-доступ" установите флажок Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google, даже когда отсутствует подключение к Интернету.
  4. Нажмите Готово.
  5. Нажмите правой кнопкой мыши на файл и включите параметр Офлайн-доступ.

На мобильном устройстве

Только для браузера Chrome

Как настроить офлайн-режим для работы с Документами, Таблицами и Презентациями

  1. На устройстве Android или Apple iOS откройте приложение "Google Документы", "Google Таблицы" или "Google Презентации".
  2. Нажмите на значок меню "" а затем Настройки.
  3. Включите параметр Включить офлайн-доступ к недавним файлам.

На компьютере

Как настроить офлайн-режим для работы с файлами PDF, Microsoft Office и других форматов

  1. Выберите "Клиент Google Диска" Drive File Stream а затем "Открыть Google Диск" Папка.
  2. Нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, к которым хотите получить офлайн-доступ.
  3. Выберите Клиент Google Диска а затем Офлайн-доступ.
ФлажокПрикрепляйте файлы с Диска к электронным письмам и мероприятиям в календаре

Как прикреплять файлы с Диска в Gmail

  1. В Gmail нажмите Написать.
  2. На панели инструментов нажмите на значок Диска "" и выберите файл.
  3. Нажмите Вставить.
  4. Когда сообщение будет готово, нажмите Отправить.

Как прикреплять файлы с Диска к мероприятиям в Календаре

  1. Нажмите на поле Добавьте описание или прикрепленные файлы.
  2. Нажмите Мой диск или Загрузка и выберите файл.
  3. Нажмите Выбрать или Загрузить. Файл будет прикреплен к мероприятию.

Примечание. Если администратор G Suite запретил предоставление доступа к файлам на Google Диске пользователям за пределами организации, можно отправить файлы сторонним участникам с помощью Gmail.

Подробнее…

2. Изучите рекомендации по настройке совместного доступа

ФлажокЗадайте настройки доступа к файлам и папкам

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

  1. Выберите нужный файл.
  2. Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Share.
  3. В диалоговом окне "Предоставьте доступ пользователям и группам" введите адреса электронной почты. 
    • Внимание! Если вы укажете адрес, не связанный с аккаунтом Google, пользователь сможет только просматривать файл.
  4. Чтобы выбрать уровень доступа к файлу, справа нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз > Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей.
    • Если вы хотите уведомить тех, кому предоставляете доступ, установите флажок "Оповестить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
    • Если вы не хотите никого уведомлять, снимите упомянутый флажок.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Как поделиться файлом или папкой со всей организацией и настроить уровни доступа к ним

  1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" Поделиться.

    В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

    Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

  2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
    • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз "" и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
    • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз ""а затемВсе в Интернете.

      Примечание. Если значок сохранения на Диске недоступен, обратитесь к администратору G Suite.

  3. Нажмите Копировать ссылку.
  4. Нажмите Готово.
  5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.

Подробнее…

ФлажокВыберите срок окончания действия предоставленного доступа
  1. Откройте главный экран Google Диска, Документов, Таблиц или Презентаций.
  2. Нажмите Настройки доступа.
  3. Откройте нужному пользователю доступ к файлу или выберите пользователя, которому хотите предоставить временный доступ.
  4. Нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз > Предоставить временный доступ.
  5. В поле "Доступ будет закрыт" выберите нужное количество дней. Обратите внимание, что от начальной до конечной даты действия доступа должно пройти не более года.
  6. Нажмите Сохранить.

Подробнее…

ФлажокПоделитесь ссылкой на файл

Открывая доступ к объекту на Диске, вы можете разрешить другим людям просматривать, комментировать или редактировать его.

Как поделиться URL-адресом файла из браузера

Выделите и скопируйте ссылку на файл прямо в адресной строке вашего браузера. Затем вставьте ссылку в письмо или разместите ее на любом ресурсе.

Примечание. Не забудьте установить соответствующие флажки в настройках доступа к этому файлу, чтобы получатель ссылки мог с ним работать.

Как использовать кнопку "Поделиться"

  1. Выберите нужный файл.
  2. Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Share > Копировать ссылку.
  3. В окне "Скопируйте ссылку" нажмите Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка.
  4. Выберите роль: Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Нажмите Готово.
  6. Скопируйте ссылку и вставьте ее в письмо или опубликуйте в Интернете.

Когда люди, не вошедшие в аккаунт Google, просматривают файл одновременно с вами, вместо их фото профиля отображаются значки с изображением различных животных Подробнее…

Как поделиться ссылкой

  1. На Диске нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку, доступ к которой хотите предоставить, и выберите "Открыть доступ" Поделиться.

    В Документах, Таблицах или Презентациях в верхней части страницы нажмите Настройки доступа.

    Примечание. Вы можете предоставить доступ к файлам, только если они принадлежат вам или у вас есть права на их редактирование.

  2. (Необязательно.) Чтобы указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
    • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз "" и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
    • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз ""а затемВсе в Интернете.

      Примечание. Если значок сохранения на Диске недоступен, обратитесь к администратору G Suite.

  3. Нажмите Копировать ссылку.
  4. Нажмите Готово.
  5. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.

 

ФлажокИспользуйте папку на общем диске, чтобы делиться файлами

Для выполнения указанных ниже действий требуются права соавтора.

Участники общего диска могут делиться отдельными файлами с пользователями, которые не являются его участниками.

Примечание. Папками, хранящимися на общем диске, поделиться нельзя. Кроме того, в организации может быть запрещено предоставление доступа к файлам. За подробными сведениями обращайтесь к своему администратору G Suite.

Как поделиться файлом с пользователем или группой

  1. Выберите нужный файл.
  2. Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Share.
  3. В диалоговом окне "Предоставьте доступ пользователям и группам" введите адреса электронной почты. 
    • Внимание! Если вы укажете адрес, не связанный с аккаунтом Google, пользователь сможет только просматривать файл.
  4. Чтобы выбрать уровень доступа к файлу, справа нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз > Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей.
    • Если вы хотите уведомить тех, кому предоставляете доступ, установите флажок "Оповестить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
    • Если вы не хотите никого уведомлять, снимите упомянутый флажок.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Как поделиться ссылкой

Чтобы предоставить доступ к файлу широкому кругу пользователей, не настраивая права доступа в пределах организации, поделитесь ссылкой на него. Все сотрудники организации, у которых есть ссылка, смогут работать с этим файлом. Вы также можете разрешить получателям делиться ссылкой с пользователями за пределами вашей организации.

  1. На общем диске выберите файл, к которому хотите предоставить доступ.
  2. Нажмите на значок "Открыть доступ" Поделиться в верхней части страницы.
  3. Чтобы при необходимости указать, что могут делать с файлом другие пользователи после того, как вы предоставите им доступ, под названием организации нажмите Изменить и выполните описанные ниже действия.
    • Чтобы изменить уровень разрешений, справа нажмите на стрелку вниз "" и выберите Читатель, Комментатор или Редактор.
    • Если вы планируете отправлять ссылку пользователям за пределами вашей организации, рядом с ее названием нажмите на стрелку вниз ""а затемВсе в Интернете.

      Примечание. Если значок сохранения на Диске недоступен, обратитесь к администратору G Suite.

  4. Нажмите Копировать ссылку.
  5. Нажмите Готово.
  6. Вставьте ссылку в письмо или опубликуйте в Интернете.

3. Создавайте файлы и работайте над ними вместе с командой

ФлажокВносите изменения в документы одновременно с коллегами

Поделившись файлом из Документов, Таблиц или Презентаций, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями. Каждое внесенное изменение сохраняется автоматически, а также вы можете видеть все правки, сделанные другими пользователями.

ФлажокДобавляйте комментарии и назначайте задачи
  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" Add comment.
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и добавьте адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылку на файл.
  5. Если вы хотите назначить комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить.
  6. Нажмите Комментировать или Назначить.
ФлажокНастройте уведомления о комментариях
  1. Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.
  2. Нажмите на значок "Добавить комментарий" а затемвыберите Уведомления.
  3. Выберите нужный вариант:
    • Все. Получать уведомления обо всех комментариях.
    • Только мои. Получать уведомления об адресованных вам комментариях и ответах на ваши записи.
    • Ничего. Не уведомлять о комментариях.

Подробнее…

ФлажокДобавляйте и просматривайте предложенные изменения

Вы можете предлагать изменения в файле, при этом ваши правки не будут применены, пока автор документа их не одобрит. Предлагать изменения могут пользователи, у которых есть право редактировать или комментировать документ.

1 В верхней части экрана выберите в раскрывающемся меню режим Советовать (может обозначаться значком Подсказки).
2 Чтобы предложить изменения, введите нужный текст там, где это необходимо. Ваш текст будет выделен специальным цветом, а удаленные фрагменты будут вычеркнуты (но не удалены, пока автор документа не одобрит ваши правки).
3

Владелец документа получит письмо с вашими предложениями и сможет принять Галочка или отклонить Закрыть их.

Предлагать правки

Подробнее…

ФлажокИспользуйте для переписки чат в файлах Документов

Для совместной работы над документами также можно использовать чат. Если документ открыт у нескольких пользователей, нажмите на значок "Показать чат" Показать чат, и вы сможете моментально обмениваться комментариями, не закрывая документ.

Подробнее…

ФлажокОтслеживайте, кто вносит изменения в ваши файлы

Как посмотреть все изменения, внесенные в файл, или вернуться к его предыдущей версии

  1. Откройте Google Диск, а затем – нужный файл.
  2. В Документах, Таблицах или Презентациях выберите Файл и затем История версий и затем Смотреть историю версий.

    Примечание. Для просмотра истории версий необходим уровень доступа Владелец или Редактор.

  3. Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
    • имена пользователей, работавших над документом;
    • квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
  4. Чтобы вернуться к предыдущей версии файла, переименовать или скопировать ее, выполните одно из следующих действий:
    • Нажмите Восстановить эту версию.
    • Нажмите на значок "Ещё" "" и затем Указать название версии
    • Нажмите на значок "Ещё" "" и затем Создать копию.

Как узнать, кто комментировал, изменял, перемещал файл или предоставлял к нему доступ

  1. В правом верхнем углу экрана Диска нажмите на значок .
  2. На открывшейся панели будет автоматически выбрана вкладка "Статистика", где перечислены все действия с папками и файлами, хранящимися на Диске. Для каждого действия будут указаны следующие сведения:
    • файл или папка, затронутые изменением;
    • пользователь, который внес изменение;
    • дата и время действия;
    • другие пользователи, которых затронуло изменение.
  3. Выберите любой элемент в папке "Мой Диск", чтобы посмотреть подробные сведения о нем.

Подробнее…

ФлажокИспользуйте расширенный поиск в редакторах Документов

Как использовать расширенный поиск в Документах

Google Документы автоматически подбирают дополнительные материалы для ваших файлов, основываясь на их содержании. Кроме того, вы можете выполнять поиск по своим файлам и в Интернете прямо из документа.

Как использовать предложенные темы

  1. Внизу окна документа нажмите "Расширенный поиск" Анализ данных.

    В правой части экрана появятся ссылки на источники, связанные с вашей темой.

  2. Нажмите на одну из них.
  3. Перейдите к материалу, который вас заинтересовал.
  4. Скопируйте нужный текст в документ.

    Совет. При необходимости нажмите Формат а затем Очистить форматирование.

  5. Укажите, где вы хотите разместить сноску. В результатах поиска наведите указатель мыши на источник, контент из которого вы скопировали, и нажмите "Сослаться в нижнем колонтитуле" Сослаться в нижнем колонтитуле.

Как использовать предложенные статьи

  1. Внизу окна документа нажмите "Расширенный поиск" Анализ данных.

    В правой части экрана появятся ссылки на источники, связанные с вашей темой.

  2. При необходимости нажмите на результат, чтобы просмотреть страницу в новом окне.
  3. Наведите указатель мыши на результат и нажмите "Вставить текст" , чтобы добавить цитату и ссылку в нижнем колонтитуле.

Как найти тему

  1. Внизу окна документа нажмите "Расширенный поиск" Анализ данных.
  2. В поле поиска введите запрос (название книги или статьи, имя автора и т. п.).
  3. Перейдите к материалу, который вас заинтересовал.
  4. Скопируйте нужный текст в документ.

    Совет. При необходимости нажмите Формат а затем Очистить форматирование.

  5. Укажите, где вы хотите разместить сноску. В результатах поиска наведите указатель мыши на источник, контент из которого вы скопировали, и нажмите "Сослаться в нижнем колонтитуле" Сослаться в нижнем колонтитуле.

Подробнее…

Как использовать расширенный поиск в Таблицах

Большие объемы данных бывает трудно интерпретировать. Однако в Google Таблицах вы можете автоматически формировать сводные отчеты и диаграммы на основе своей информации.

Как анализировать данные

  1. Откройте в Таблицах файл с данными.
  2. Выберите несколько ячеек, строк или столбцов. Иначе вы увидите информацию только по той ячейке, в которую установлен курсор.
  3. Внизу экрана нажмите "Анализ данных" Открыть Анализ данных.
  4. В зависимости от исходных данных вы сможете:
    1. Узнать, на каких данных основана диаграмма. Наведите указатель мыши на диаграмму, и соответствующие данные на листе будут подсвечены.
    2. Задать вопрос о своих данных. Введите ключевое слово или выберите один из предложенных вопросов. Если в ответе будет содержаться формула, вы сможете перетащить ее в ячейку.
    3. Добавить диаграмму. Наведите на нее указатель мыши и нажмите Вставить диаграмму.
    4. Добавить сводную таблицу. Наведите на нее указатель мыши и нажмите Добавить таблицу.

Подробнее…

Как использовать расширенный поиск в Презентациях

Вам больше не придется переключаться на другое приложение или устанавливать дополнительное ПО, чтобы добавлять и изменять изображения для своих документов и презентаций.

Как добавить и изменить изображение

  1. Откройте Google Диск, а затем – нужный документ или презентацию.
  2. Перетащите нужное изображение с компьютера или выполните указанные ниже действия.
    1. Нажмите Вставка а затем Изображение и выберите изображение с Диска, из Фото, Интернета или других источников.
    2. Дважды нажмите на изображение, чтобы вставить его.
  3. Чтобы отредактировать изображение, нажмите на него а затем Параметры изображения или Параметры форматирования.
  4. Внесите изменения.
    • Выберите нужный цвет.
    • Отрегулируйте прозрачность, яркость или контрастность.
    • В Презентациях можно добавить тень.
    • В Презентациях можно добавить отражение.

    Чтобы отменить изменения, нажмите "Исходное изображение" Исходное изображение.

Как обрезать изображение

  1. Выберите изображение нажатием кнопки мыши.
  2. Выберите один из вариантов:
    • Нажмите "Обрезать" и перетащите границы рамки.
    • Чтобы обрезать изображение по определенному контуру в Презентациях, нажмите на стрелку вниз "" рядом с кнопкой и выберите нужный вариант.

    Чтобы вернуться к исходному изображению, нажмите кнопку Исходное изображение.

Как получать рекомендации об изображениях

  1. Внизу окна презентации нажмите "Расширенный поиск" Анализ данных.
  2. В окне Расширенный поиск нажмите на значок поиска и введите ключевые слова, чтобы найти картинку.
  3. Нажмите Картинки, затем наведите указатель мыши на нужную и нажмите "Вставить изображение" .

Как получать рекомендации по контенту для презентаций

  1. Откройте файл в "Презентациях" и нажмите на значок Расширенный поиск Открыть Анализ данных.
  2. В окне Обзор рядом со значком поиска введите запрос и нажмите Ввод.
  3. Выберите нужный вариант:
    • Чтобы открыть один из сайтов, на вкладке Интернет нажмите на ссылку.
    • Чтобы добавить изображение, перейдите на вкладку Картинки. Наведите указатель мыши на нужное изображение и нажмите "Вставить изображение" .
    • Чтобы открыть файл на Диске, перейдите на вкладку Диск и выберите файл.

Подробнее…

ФлажокСоздавайте опросы и тесты

Google Формы позволяют управлять регистрацией на мероприятия, создавать тесты, анализировать ответы на них и использовать множество других возможностей.

 

Дальнейшие действия

Хотите быстро начать работу с G Suite? Перейдите к контрольному списку для недели 4.


Google, G Suite и другие связанные товарные знаки и логотипы принадлежат компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.

 
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?