Неделя 3. Общий доступ к файлам и совместная работа над ними

Выполните эти задачи, чтобы научиться использовать облачное хранилище и освоить совместную работу

• Используйте Диск и редакторы Документов для работы с файлами
• Изучите рекомендации по настройке совместного доступа
• Работайте над файлами вместе с командой

Развернуть все  |  Свернуть все

Используйте Диск и редакторы Документов для работы с файлами

Загрузите файлы на Google Диск, чтобы иметь к ним доступ с любого устройства

На Диске можно хранить любые файлы, в том числе изображения, рисунки, видео и многое другое. Если вы загрузите их один раз с любого устройства, они автоматически станут доступны на всех остальных. Отправить файлы на Google Диск можно тремя способами.

Как загрузить файлы с помощью браузера

На компьютере загружать файлы в личные и общие папки можно на странице drive.google.com, а также в приложении "Google Диск".

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. В левом верхнем углу страницы нажмите СоздатьЗагрузить файлы или Загрузить папку.
3. Выберите файлы или папку.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

Как загрузить файлы с мобильного устройства

1. Выберите один из следующих вариантов (в зависимости от устройства):
   • На телефоне или планшете Android нажмите на значок Google Play .
   • На устройствах iOS нажмите на значок App Store .
2. Найдите и установите приложение Google Диск.
3. Найдите файл, который нужно загрузить на Диск, в соответствующем приложении, нажмите Поделиться и выберите Диск.

Примечание. Если позже вы решите удалить приложение, это никак не скажется на ваших файлах – они будут по-прежнему доступны в браузере.

Как загрузить файлы на Диск с компьютера (расширенные возможности)

Чтобы загружать файлы с компьютера, установите приложение "Google Диск для компьютеров".

Примечание. Приложение "Диск для компьютеров" доступно, только если администратор включил его для вашей команды или организации.

Подробнее о том, как начать работу с Диском для компьютеров…

Создавайте новые файлы в Документах с помощью коротких URL-ссылок

Вместо постоянного создания новых файлов в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах вы можете использовать короткие URL-ссылки.

Введите в браузере один из указанных ниже URL.

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

Откроется пустой файл, и вы сможете сразу приступить к работе.

Откроется пустой файл, и вы сможете сразу приступить к добавлению контента.

Выделяйте важные папки с помощью пометок и цветовой кодировки

Как пометить важные файлы и папки

1. Нажмите правой кнопкой мыши на файл или папку.
2. Выберите УпорядочитьДобавить в помеченные.
3. Чтобы посмотреть все помеченные файлы и папки, нажмите Помеченные.

Как выбрать цвета для папок на Диске

Вы можете упорядочить контент Диска с помощью папок разных цветов.

1. Нажмите правой кнопкой мыши на папку, которую хотите изменить.
2. Нажмите Изменить цвет и выберите нужный цвет. 

Контролируйте версии файлов

Возможно, раньше вам приходилось хранить несколько черновиков документа на случай, если потребуется одна из его старых версий. На Диске все черновики хранятся в одном файле, поэтому вы можете легко восстановить любую из них.

Как просматривать файлы Google Документов, Таблиц и Презентаций и восстанавливать их предыдущие версии

1. Откройте файл на Диске.
2. Нажмите Файл История версий Смотреть историю версий.
3. Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
   • имена пользователей, работавших над документом;
   • квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
4. Чтобы сделать активной одну из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.

Примечание. Смотреть историю изменений может только владелец документа или пользователи, у которых есть права на редактирование.

Как загрузить на Диск новую версию файла другого формата (не Google)

В случае файлов другого формата, например PDF, вы можете загружать новые версии на Диск с компьютера:

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Нажмите на нужный файл.
3. В правом верхнем углу нажмите на значок "Другие действия" Управлять версиями Загрузить новую версию.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

Работайте с файлами в офлайн-режиме

Отсутствие подключения к интернету не должно мешать работе с Диском. Настройте офлайн-режим, чтобы открывать и редактировать нужные файлы когда и где угодно. В офлайн-режиме можно работать со следующими сервисами:

• Google Документы;
• Google Таблицы
• Google Презентации.

Важно! Из соображений безопасности и во избежание несанкционированного доступа к файлам настройте офлайн-режим только на личных устройствах, а не на корпоративных.

Как настроить офлайн-режим для работы с Документами, Таблицами и Презентациями

Только для браузеров Chrome и Microsoft Edge

1. Установите расширение Google Документы офлайн.
2. На Диске нажмите "Настройки" Настройки.
3. В разделе Офлайн-доступ установите флажок Разрешить создание файлов и работу с недавними документами, таблицами и презентациями Google на этом устройстве, даже когда оно не подключено к Интернету.
4. Нажмите Готово.
5. Нажмите правой кнопкой мыши на файл и включите параметр Офлайн-доступ.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска. 

Прикрепляйте файлы с Диска к электронным письмам и мероприятиям в календаре

Как прикреплять файлы с Диска к электронным письмам

Как прикрепить к письму файл с Google Диска

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите Написать.
3. Внизу сообщения нажмите на кнопку "Вставить ссылки на файлы в Google Диске" .
4. Выберите нужные файлы.
5. Внизу окна выберите способ отправки:
   • Ссылка на Диск – позволяет добавить любые файлы с Диска, в том числе созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах.
   • Прикрепленный файл – позволяет добавить файлы других форматов (созданные не в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах).
6. Нажмите Вставить.

Как прикреплять файлы с Диска к мероприятиям в Календаре

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Создайте новое мероприятие или откройте существующее.
3. Если вы создаете новое мероприятие, нажмите Другие параметры.
4. Нажмите на значок "Добавить файл" в поле с описанием в нижней части страницы.
5. Выберите нужный файл на Google Диске. Чтобы прикрепить файл с компьютера, нажмите Загрузить.
6. После этого нажмите Выбрать или Загрузить.

Примечание. Если администратор запретил предоставление доступа к файлам на Google Диске пользователям за пределами организации, можно отправить файлы сторонним участникам с помощью Gmail.

Изучите рекомендации по настройке совместного доступа

Задайте настройки доступа к файлам и папкам

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями и настроить уровни доступа

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок добавления пользователей .
3. Введите адрес электронной почты нужного пользователя или название группы Google.
4. Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
5. Вы можете добавить срок действия совместного доступа, если у вашего аккаунта есть разрешение на это.
6. Укажите, следует ли оповещать пользователей о том, что они получили доступ.
   • Если вы хотите сообщить пользователям о том, что им предоставлен доступ, установите флажок "Уведомить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
   • Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
7. Выберите Отправить или Открыть доступ.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

Выберите срок действия предоставленного доступа

1. Откройте файл на Google Диске.
2. Нажмите Поделиться.
3. Рядом с именем нужного пользователя нажмите на стрелку вниз Добавить срок действия.
4. Чтобы установить 30-дневный срок, нажмите Отправить.
5. Чтобы изменить срок, нажмите Доступ будет закрыт, затем выберите "Изменить" и укажите в календаре дату окончания срока действия доступа.
6. Чтобы удалить срок доступа, нажмите Предоставить постоянный доступ.
7. Нажмите ГотовоОтправить.

Разрешите общий доступ к файлу

Вы можете открыть общий доступ к файлу или предоставить его только выбранным вами пользователям. Если установить доступ для всех, у кого есть ссылка, то ограничения, заданные для папки, не будут распространяться на файл.

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
3. В разделе "Общий доступ" нажмите на стрелку вниз .
4. Укажите, кому разрешен доступ к файлу.

5. Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
   • Подробнее о правах доступа…
6. Нажмите Готово.

Предоставьте доступ к файлам команде, используя общие диски

Общие диски позволяют удобно хранить и искать совместно используемые файлы, а также открывать их на различных устройствах. В отличие от объектов в папке "Мой диск", файлы на общем диске принадлежат группе людей, а не отдельному пользователю. Даже если участники покидают команду, файлы остаются на месте, поэтому другие сотрудники смогут и далее обмениваться информацией и продуктивно работать.

Ниже перечислены распространенные сценарии использования общих дисков.

• Проекты. Группа людей работает над одним проектом.
• Мероприятия. Группа людей готовит мероприятие или работает над проектом, который ограничен во времени.
• Шаблоны. Хранилище файлов, которые можно копировать и использовать повторно.
• Корпоративные файлы. Хранилище файлов, доступ к которым нужен всем сотрудникам организации (например, обучающие материалы).
• Конфиденциальные файлы. Хранилище конфиденциальных материалов, к которым можно ограничить доступ, включив дополнительную защиту.

Начало работы с общими дисками

Работайте над файлами вместе с командой

Вносите изменения в документы одновременно с коллегами

Поделившись файлом из Документов, Таблиц или Презентаций, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями. Каждое внесенное изменение сохраняется автоматически, а также вы можете видеть все правки, сделанные другими пользователями.

Добавляйте комментарии и назначайте задачи

Как добавить комментарий

1. Откройте документ, таблицу или презентацию Google в браузере на компьютере.
2. Выделите фрагмент (текст, изображение, ячейку или слайд), к которому вы хотите добавить комментарий.
3. На панели инструментов нажмите на значок "Добавить комментарий" .
4. Введите комментарий.
5. Нажмите Добавить.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

Как назначить задачу

Если вы пользуетесь рабочим или учебным аккаунтом, то можете назначать пользователям задачи прямо в комментариях. Вы можете назначить комментарий коллеге, а если кто-то назначит задачу вам, вы можете пометить ее как выполненную.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

Настройте уведомления о комментариях

Вы можете выбирать, насколько часто мы должны оповещать вас по электронной почте о комментариях в Google Документах, Рисунках, Таблицах и Презентациях. Для Google Документов и Таблиц также можно изменять настройки уведомлений об изменениях. Вы можете получать такие сообщения по электронной почте или непосредственно в браузере.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

Добавляйте и просматривайте предложенные изменения

Вы можете предлагать изменения в файле, при этом ваши правки не будут применены, пока автор документа их не одобрит. Предлагать изменения могут пользователи, у которых есть право редактировать или комментировать документ.

	В верхней части экрана выберите в раскрывающемся меню режим Советовать (может обозначаться значком ).
	Чтобы предложить изменения, введите нужный текст там, где это необходимо. Ваш текст будет выделен специальным цветом, а удаленные фрагменты будут вычеркнуты (но не удалены, пока автор документа не одобрит ваши правки).
	Владелец документа получит письмо с вашими предложениями и сможет принять или отклонить их.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

Используйте для переписки чат в файлах Документов

Если вы работаете с файлом, который открыли другие пользователи, вы можете организовать совместную работу с помощью группового чата. Общаться в чате можно в документах, таблицах и презентациях. Быстро обменивайтесь информацией, не закрывая файл.

1. Откройте документ, таблицу или презентацию Google в браузере на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите "Показать чат" . Если файл просматриваете только вы, чат будет недоступен.
   1. Примечание. Если над файлом совместно работает несколько пользователей, то количество ваших соавторов будет указано в синем круге в правом верхнем углу экрана справа от аватаров. Нажмите на синий круг Присоединиться к чату .
3. В открывшемся окне введите текст сообщения.
4. Чтобы завершить беседу, нажмите кнопку᠎ в правом верхнем углу окна чата.

Примечание. Чаты в Google Документах, Таблицах и Презентациях доступны всем, кто просматривает файл в данный момент. История бесед не сохраняется.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

Отслеживайте, кто вносит изменения в ваши файлы

Как узнать, кто комментировал, изменял, перемещал файл или предоставлял к нему доступ

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. В левой части страницы выберите Мой диск.
3. В правом верхнем углу экрана нажмите на значок информации .
4. Чтобы посмотреть недавние изменения, нажмите Действия.
5. Чтобы увидеть правки, внесенные в определенный файл или папку, нажмите на нужный объект.
6. Чтобы увидеть более ранние изменения, прокрутите вниз список в правой части экрана.

Как посмотреть или отменить изменения

1. Откройте файл на Диске.
2. Нажмите Файл История версий Смотреть историю версий.
3. Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
   • имена пользователей, работавших над документом;
   • квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
4. Чтобы сделать активной одну из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.

Примечание. Смотреть историю изменений может только владелец документа или пользователи, у которых есть права на редактирование.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

Создавайте опросы и тесты

Google Формы позволяют управлять регистрацией на мероприятия, создавать тесты, анализировать ответы на них и использовать множество других возможностей.

Начало работы с Google Формами

Дальнейшие действия

Неделя 4. Эффективная реализация проектов 

               

Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?

Попробуйте Google Workspace уже сегодня

 

 

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}